Управление документами презентация

выявить метаданные (классификаторы и справочники СЭД/СУД), необходимые для составления и оформления приказа и управления им (приказ Минэкономразвития России о внесении изменений в административный регламент)

системе управления рисками
Технология делопроизводства
Алгоритмы управления документами

и использование документов.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
(ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства (законности) проведения деловых (управленческих) операций
(ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»).

Управление документами

исполнение;
исполнение (деятельность любого специалиста; в исполнение включается документирование);
контроль исполнения;
отправка;
формирование дел;
текущее оперативное хранение.
Точки маршрутизации документов = точки контроля рисков.
Формирующиеся новые регламентируемые операции – согласование, передача, трансляция/опубликование.

документа (определение вида, отражающее одну из общих функций управления или назначение документа);
разновидность (название разновидности отражает управленческую ситуацию, управленческое действие);
значение (отражение конкретной цели создания документа);
функция документа (преобладающая в документе, зависящая от цели его создания);
срок действия (effective document, effective records – отражение принадлежности документа к подсистеме документации);
срок хранения;
форма документа (электронная, бумажная; лист, бланк, журнал, типовая форма, в т.ч. электронный шаблон);
формуляр (структура документа, т.е. заголовочная, содержательная, оформляющая части; состав реквизитов каждой части);
текст (структура текста: В – Д или И – З; преобладающая функция языка; средства делового стиля русского литературного языка).

на основе классификаторов и справочников и системы метаданных документов.

Пример - создание «входной» формы для приказа по основной деятельности:
инициатор – классификатор структурных подразделений, которые имеют право инициировать издание приказа;
информационная система – классификатор ИС, в которой будет создан приказ;
владелец информационной системы – ИС и ответственное структурное подразделение;
система документации – классификатор систем и подсистем документации;

– классификатор вопросов/участков деятельности (возможно применение классификатора для предварительного рассмотрения документов);
должностное лицо-автор документа – классификатор руководителей, ответственных исполнителей;
вид электронной подписи – классификатор видов, типов и статусов ЭП;
срок хранения – номенклатура дел или локальный классификатор сроков хранения в зависимости от формы представления документов;

форма представления оригинала;
формат создания – классификатор применяемых форматов;
местонахождение/локализация – данные о сервере;
место хранения – подлежит ли передаче в архив или хранится в подразделении в течение установленного срока;
подлежит ли выгрузке в архивный формат – «да»/»нет» + классификатор применяемых архивных форматов;

классификатор способов публикации; типовые маршруты ознакомления; типовые маршруты направления ответственным исполнителям (+ классификатор ответственных исполнителей)
ответственный за хранение/уничтожение – классификаторов сотрудников-пользователей ИС; классификатор руководителей структурных подразделений; классификатор ответственных исполнителей;
порядок уничтожения - централизованный в службе делопроизводства или в архиве; децентрализованный + классификатор структурных подразделений.