Основы делопроизводства и требования к его ведению презентация

требования к его ведению

3. Электронный документ, его преимущества и недостатки

4. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства

предприятия, обеспечивающая
документирование и
организацию работы с официальными документами,
создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом
в процессе реализации его функций

носителях и
оформления на основании
установленных требований и норм
всей необходимой для управленческой деятельности информации

документ –
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.

Документ

(в сфере информационных технологий)
средством фиксации и передачи управленческих решений
(в управлении)
способом доказательства чего-либо
(в юридической сфере)
источником фактов
(в науке)

это признаки, отражающие:
форму документа
размер документа
носитель информации
способ записи
элементы оформления.

Документ

документа, обеспечивающим его юридическую силу, является
реквизит

ГОСТ Р.6.30-2003 от 01.07.2003
«Унифицированная система документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»

Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;

ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;

гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в
организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

вопросы)
Коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);
Правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);
Организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция),
Научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

силой
под юридической силой документа
понимают свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа
и установленным порядком оформления.

назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению называют системой документации.

Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности считается унифицированной системой документации (УСД).

основе признаков содержания,
формы составления и др.
с целью организации и повышения эффективности работы с ними

документа,
в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов,
а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты, называется
формуляром-образцом документа

Формуляр-образец служит
целям унификации и стандартизации документа

информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ
вводится понятие «электронное сообщение»,
законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ
«электронный документ» и
«электронная подпись»

или полученную пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается
электронным документом,
равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронный документ –
это документ, в котором информация представлена
в электронно-цифровой форме.

подделки применяется электронная цифровая подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) –
реквизит электронного документа,
предназначенный для защиты данного электронного документа
от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи
и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе

помощью программных и технических средств

содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность

быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия (на экране дисплея, бумажном носителе или ином материальном объекте в доступном для визуально обозрения виде)

бумажных документов,
ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния,
хранение электронных документов позволяет сохранить на машинных носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов,
технология работа с документами становится эффективнее на каждом участке,
возможность использования полученной информации для подготовки другого документа,
компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК,
возможно согласование проекта электронного документа без вывода на бумагу, с внесением исправлений в проект, а также одновременная рассылка проекта документа нескольким визирующим лицам.

технических средств для прочтения

возможность внесения несанкционированных изменения при отсутствии средств защиты

защите информации»
от 27.07.2006 № 149-ФЗ
Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
реализацию права на доступ к информации.
Ст. 16

проверки ЭЦП
на основании
Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ
(в ред. Федерального закона от 08.11.2007 № 258-ФЗ).

требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и
работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и
методическими пособиями

с документами
обеспечение сохранности документов
порядок передачи документов на архивное хранение
работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты)
внедрение новых информационных технологий в работе с документами
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа
юридические аспекты, связанные с документами, и др. вопросы

кодекс РФ»
(Федеральный закон от 31. 12. 2001 № 197-ФЗ с изменениями и дополнениями) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

«Уголовный кодекс РФ»
(Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) (ред. от 06.12.2007) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

«Гражданский кодекс РФ» Федеральный закон.
Часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. 13.05.2008);
Часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред.06.12.2007);
Часть третья от 28.11.2001 №146-ФЗ (ред. от 30.06.2008);
Часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. 30.06.2008)
– содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

Российской Федерации об административных правонарушениях»
Федеральный закон от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ (с изм. и доп., с изм., внесенными Федеральным законом от 24.07.2007 № 212-ФЗ, с изм от 16.05.2008 № 74-ФЗ).
В числе основных задач Кодекса защита личности, охрана прав и свобод человека и гражданина, охрана здоровья граждан, санитарно-эпидемиологического благополучия населения, защита общества и государства от административных правонарушений, а также предупреждение административных правонарушений.

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации.

Коммерческой тайне»
Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 18.12.2006 №231-ФЗ от 24.07.2007 № 214-ФЗ)
определяет информацию, составляющую коммерческую тайну, охрану конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений, способы получения такой информации, а также ответственность за нарушение настоящего Федерального закона.

«Об электронной цифровой подписи»
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ –
устанавливает основы придания юридического значения электронным документам; условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи, особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления и в корпоративной информационной системе.

Архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 22.10.2004 года № 125-ФЗ (ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ).
Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

учете»
Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 г. № 719 (в ред. от 16.04.2008), в III разделе которого, регламентируется порядок осуществления воинского учета в организациях.

«О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»
Указ Президента РФ от 01.02. 2005 г. № 110.

нормативные акты
Госстандарта РФ, министерств,
ведомств и других федеральных органов исполнительной власти.
Например, «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1.

документы, представлена в
государственных стандартах и правилах:

ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 01.07.2003.
Настоящий стандарт устанавливает
состав реквизитов документов,
требования к оформлению реквизитов документов,
требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), такие, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

и определения» от 27.02.1998 №28.
Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)», 1991 г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать.
Основные цели ГСДОУ: упорядочение документооборота; сокращение количества документов; повышение качества документов; нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности; совершенствование работы аппарата управления.

технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области»
от 10 ноября 2003 г. № 677
(в ред. Постановления Правительства РФ от 04.08.2005 № 493, распоряжения Правительства РФ от 23.11.2006 №1615-р) содержится перечень имеющихся классификаторов. В их числе:

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) (ОК 009-2003), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413;

(ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта от 31.07.1995 № 412;
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367;
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ).
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (ОКУД).

организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах», утвержденные Приказом Инспекции НПФ от 31 августа 2001 г. № 115.
Данный документ устанавливает единый порядок составления документов и организации работы с ними в фонде.

«О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536.
Типовая инструкция содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правил оформления отдельных документов. Документ содержит и временную Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы.

для организации документами, как правило, регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами, например:

«Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и «Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» - Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 24 октября 2002 г. № 73.

«Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов, указаний в министерствах социальной защиты населения республик в составе Российской Федерации, комитетах, департаментах, главных управлениях, управлениях и отделах социальной защиты населения органов исполнительной власти краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга, учреждениях и организациях, подведомственных министерству», утвержденные Письмом Министра социальной защиты населения Российской Федерации от 9 июня 1995 г. № 2117/1-34

деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 года № 125-ФЗ (ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202-ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ).

С учетом требований данного закона разработаны
«Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 и одобрены решением Коллегии Росархива.

Данные Правила распространяются на архивы государственных организаций и всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности.

учетом
общегосударственных требований и
базируются на перечисленных выше документах.
При этом, безусловно,
учитываются специфические особенности отрасли, сферы деятельности, формы собственности и др.

управлении и какие функции
выполняет документ?
2. Дайте определение термина «документирование».
3. С помощью каких видов работ реализуется информационная функция документа?
4. Что понимают под «классификацией документов», и какие группы документов вы знаете?
5. Что такое электронный документ? В чем его достоинства и недостатки?
6. Дайте определение организационно-распорядительных документов и назовите группы на
которые они делятся.
7. Какие документы входят в группу информационно-справочных?
8. Назовите документы, относящиеся к группе организационных.
9. Что понимают под номенклатурой дел и каково ее назначение ?
10. Из каких элементов состоит структура заголовка дел в номенклатуре дел? Перечислите
правила их составления.
11. Назовите порядок формирования номенклатуры дел организации.
12.Дайте определение «нормативно-методической базы делопроизводства».
13.Какие законы РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства вы знаете?
14.Какими ГОСТами следует пользоваться при оформлении организационно-
распорядительных документов?
15.С какой целью разработаны общероссийские классификаторы, и какие из них
используются в делопроизводстве?
16. В чем суть «Инструкция по делопроизводству» и каковы ее основные разделы?

373 с.
Басаков М.И. Документы по персоналу организации: Практическое пособие, 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИЦК «МарТ»; Ростов-на-Дону: «Издательский центр «МарТ», 2003.- 240с.
Верховцев А.Б. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Издательство Индра-М, 2004,-234с.
«Государственная система документационного обеспечения управления (СДОУ)», 1991 г.
ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" от 01.07.2003.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998.№ 28.
Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета)/ Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. Гос. ун-т, 2004. -71с.
«Об Архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22.10.2004 года № 125-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 № 202- ФЗ, от 01.12.2007 № 318-ФЗ).

власти». Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418).
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
«Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 № 258-ФЗ).
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Федеральная архивная служба России 06.10.2000 года (в ред. решения Росархива от 27.10.2003).
Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор-издат», 2004.-128с.
Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальный текст. М.: Омега-Л, 2004.-184с.