Тема 1 Управление проектами основные понятия презентация

и гуманитарных дисциплин ФГБОУ ВПО «Поволжская государственная академия физической культуры, спорта и туризма»

занятия:
Особенности проекта как объекта управления.
Участники и заинтересованные стороны проекта.
Типы организационных структур проекта.

находится под водой. В переносном значении слова с айсбергом часто сравнивают любые явления, большая часть которых не видна сразу»

http:RU.wikipedia.org

означает получение всеми заинтересованными сторонами результатов, оправдывающих их ожидание, сформулированных в виде целей и требований.»
НТК
«Критерии успеха – совокупность качественных и/или количественных показателей, которые дают возможность судить о степени успешности выполнения проекта.»
НТК

Традиционные – «в срок, в рамках бюджета, в соответствии со спецификацией»;
Соответствие требованиям стейкхолдеров;
Соответствие ожиданиям участников проекта.

– внешние и внутренние условия, от которых зависит реализация проекта.

Исследование факторов успеха

П. Моррис: Morris P. Managing Project Interfaces – Key Points for Project Success/New York: Van Nostrand Reinhold, 1988;

Пинто Дж. Управление проектами. – СПб.: Питер, 2004.

определены, адекватны и достижимы
Поддержка руководства
Учет ожиданий заинтересованных сторон

Наличие и качество разработки планов
Деволюция
Эффективные процедуры взаимодействия
Мотивация участников проекта

Технологическая обеспеченность и реализуемость проекта
Доступность квалифицированных исполнителей

RIGHT THINGS RIGHT”

Цель – описывает желаемую ситуацию
Из бесед с заказчиком

Цель – желаемые результаты, достигаемые при успешном осуществлении проекта/программы при заданных требованиях и условиях их осуществления.
НТК
Цель отвечает на вопросы:
Для чего?
Что хочет получить заказчик в результате реализации данного проекта
Каковы ожидания ключевых заинтересованных сторон и участников проекта.
Формулировки: создать дополнительные возможности…снизить число подростковых правонарушений, создать консалтинговый центр…научить 60% директоров школ регионов составлять бизнес-план школы…..

цели проекта связано с обозначением результата - продукта
Продукт – материальная или иная сущность, производимая в ходе проекта, создание и использование которой обеспечит в итоге достижение цели проекта.

Цели определяются ожиданиями и требованиями стейкхолдеров, начальный этап определения целей – процесс сбора и анализ требований.

возможные улучшения ситуации, обозначенной в социальном анализе.
При формулировании задач лучше использовать грамматические конструкции с глаголом совершенного вида, например: подготовить, разработать, увеличить, организовать, изготовить и т.д.
Задачи должны быть конкретизируют целью проекта.
Задачи и мероприятия (работы) проекта определяют его содержание.
Содержание проекта определяет работы, которые должны выполняться, чтобы создать и передать заказчику продукта проект с необходимыми свойствами и функциональностью. Выполнение содержания проекта контролируется в соответствии с планом проекта.

Кулькова В.Ю. «Особенности проекта как объекта управления» Факторы успеха проекта: Цель проекта - Задачи проекта

ресурсной базы

Разработать организационные механизмы

Повысить мотивацию

Сформировать ресурсную базу

ЗЕРКАЛО ПРОГРЕССИВНЫХ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ

1. Постановка проблемы:
Не созданы условия для реализации технологического профиля на старшей ступени обучения.
2. Причины:
(формулировки с «не» и «нет»)

Ситуация «минус»

Ситуация «плюс»
3. Цель:
Создать условия для реализации технологического профиля на старшей ступени обучения.

4. Задачи:

Сформировать рабочую группу

Создать информаци-онную базу техноло-гического профиля

Провести анализ ресурсов школы и внешней среды

Разработать целевую программу «Парт-нерство»

Определить способы компенсации ресурс-ного дефицита

Организовать информацион-но-консультативное сопро-вождение учащихся

5. Мероприятия, ответственные

механизм достижения целей

Стратегия проекта – общие видение пути достижения цели проекта; определяет основные направления и принципы осуществления проекта; характеризуется системой (набором) качественных и количественных показателей.
НТК
1.Какова Ваша стратегия в достижении желаемых результатов?
2.Почему Вы выбрали именно ее?
(кто еще работал над этой проблемой, какие методы использовал, какие результаты были и будут сейчас)
3.Как будут выполняться поставленные задачи?
4.Кто будет осуществлять их реализацию?
5.Какие ресурсы будут использоваться и как?
6.Как будет распределяться ответственность?
Кто, что и для кого делает и почему именно так!

ЖЦП Фаза концепции

Основные управленческие задачи и решения
-уточнение цели и результатов проекта;
Предварительная оценка операционной и стратегической ценности проекта для достижения существующих целей организации;
Первоначальная стоимость проекта, полезность ожидаемых результатов проекта;
Первоначальная оценка требуемых ресурсов;
Организация команды для управления проектом;
Решение о переходе к следующей фазе проекта - разработке

ЖЦП Фаза разработки

Основные управленческие задачи и решения:
Полная оценка результатов проекта перед тем, как на реализацию проекта будут направлены основные ресурсы;
Разработка и утверждение детальных планов проекта, утверждение процессов управления реализацией проекта;
Окончательное определение потребностей проекта в ресурсах;
Определение областей проекта, где высокий уровень рисков и неопределенности диктует необходимость дальнейшей оценки и переработки проекта;
Принятие решения о переходе к фазе реализации проекта.

ЖЦП Фаза реализации

Основные управленческие задачи и решения:
- Привлечение и интеграция исполнителей и ресурсов, необходимых для реализации проекта;
Анализ и утверждение промежуточных промежуточных результатов проекта;
Принятие решений о переходе к последующим фазам реализации или к фазе завершения проекта.

ЖЦП Фаза завершения

Основные управленческие задачи и решения:
Анализ результатов проекта;
Подготовка и утверждение финальной отчетности проекта;
Расформирование команды проекта и передача ответственности за результаты эксплуатации продукта на последующих стадиях ЖЦ продукта.

проекта

Заказчик

Баланс тройного ограничения проекта

Диалог Ключевые участники проекта


На основе обсуждения ограничений строится планирование и управление проектом

проекта План для обсуждения ограничений по проекту

1. Определение абсолютных границ для времени, стоимости или качества
Существует ли стоимость, при которой реализация проекта теряет смысл или максимальный объем доступных средств?
Существует ли какая-то дата реализации проекта, превышение которой делает проект бессмысленным?
Каковы минимальные требования к содержанию и качеству результатов, допускаемые заказчиком?
2. Определите основные предпочтения относительно гибкости?
Если бы у Вас не было другого выбора, вы бы предпочли изменить стоимость, время или качество проекта?
Попробуйте определить предпочтительный выбор например, вы лучше увеличили бы стоимость на 5% или время на 10%?
3. Определите правила принятия решений по изменениям трех областей
Насколько может измениться время, стоимость и качество по воле менеджера проекта?
Каковы границы изменений, для прохождения которых важно получить одобрение заказчика?

достигшими результатов, а не управление работами»

Дж.Родни Тернер

заинтересованные стороны проекта (stekeholders) – физические лица, группы лиц и организации, которые могут быть затронуты при осуществлении проекта.
Группы участников проекта по степени вовлеченности в проект, возможности влияния на цели и содержание проекта:
- Ключевые участники проекта - инициаторы проекта, заказчик, инвестор;
- Непосредственные участники проекта - исполнители, подрядчики, поставщики, влияют на часть работ проекта, за реализацию которых они отвечают;
- Заинтересованные стороны (внешние) – не принимают непосредственного участие в выполнение работ проекта, но могут оказывать влияние на цели и содержание проекта (органы власти, общественные организации, конкуренты и т.д.).

Инициатор – организация или конкретное физическое лицо в организации, являющееся автором идеи проекта, подготовившим предложение по осуществлению проекта и его предварительное обоснование.
Заказчик – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов, будущий владелец и пользователь результатов проекта.
???«Инвестор» – сторона, осуществляющая «инвестиции» в проект???*
*??? Социальное проектирование

Идея

Финансирование

проекта

- Кто является участниками проекта, первостепенными и второстепенными по значению?
- Какое участие они принимают, какой властью обладают или какой интерес они имеют в проекте?
- Какие возможности и какие потенциальные проблемы создают участники для команды проекта?
- Какие обязательства имеет команда проекта перед участниками?
- Какие сильные и слабые стороны участников и какие стратегии они могут использовать для достижения своих целей?
- Какие ресурсы могут использовать участники для реализации своих стратегий?
- Какие стратегии должна разрабатывать и использовать команда проекта для реализации возможностей по нейтрализации проблем, источником которых могут стать участники проекта?
- Как команда проекта узнает, что она успешно «управляет» участниками проекта?

Заказчик, Инвестор
Интересы достижения своих стратегических целей. Получение оптимальных результатов при минимальных затратах в кратчайшие сроки

Исполнители, Поставщики
Поставка услуг, развитие деятельности, получение нового опыта, развитие «проектной истории»

Конфликт интересов

Менеджер проекта

управления –
создание временной организационной структуры управления!!!
Организационная структура проекта
(organizational breakdown structure – OBS) – специально созданная для успешного достижения целей проекта временная организационная иерархическая структура, включающая всех участников проекта
НТК
«+++» - деволюция полномочий и ответственности на определенных руководителей менеджера проекта.

— физическое лицо, несущее личную ответственность за успех проекта и осуществляющее оперативное руководство.
Как правило, в компаниях назначают куратора проекта — представителя высшего руководства, который хоть и не вникает в тонкости текущего положения дел в проекте, но контролирует его ход, следит, чтобы проект соответствовал стратегическим целям компании, а если у менеджера проекта не хватает полномочий, — помогает ему своим авторитетом.
Проектный комитет создается в организациях, в которых деятельность построена по проектному типу. Это орган, задачи которого — отбирать проекты и контролировать их выполнение на высшем уровне, принимать ключевые решения.
В крупных проектах могут выделяться менеджеры по различным функциональным областям, например по управлению финансами, персоналом, рисками и т. п.
Все вышеперечисленные роли образуют команду управления проектом, которая входит в команду проекта. Также участниками команды проекта являются исполнители как из числа штатных сотрудников компании, так и нанятые специально для реализации конкретного проекта.

рутинной деятельности;
Для реализации проекта выделяется координатор ;
«-»
К. отвечает за все и не имеет полномочий;
Неповоротливость структуры;
Противоречие интересов функциональных руководителей и управления проектом

функцию (предоставляют ресурсы);
Подчиненность членов команды руководителю проекта;
Проект – «филиал компании», но правила определяет руководитель компании.
«-»
???? Оптимальность загрузка членов команды;
«Складирование специалистов»;
Изолированность членов команды от родительской компании;
Рефлексия «Жизнь после проекта» – ухудшению психологического климата и снижение работоспособности в команде.

проектная организационная структура, наложенная на функциональные подразделения компании.
Типы матрицы по разделению власти и ответственности между функциональными руководителями и менеджерами проектов:
-слабая
-сбалансированная
-сильная

Функциональная структура

Характеристика:
Проект разделяется на блоки работ ответственность за выполнение несут профильные функциональные руководители;
!!! Появляется формально назначенный менеджер. Функционал менеджера – отслеживать весь проект и обеспечивать координацию и интеграцию работ между подразделениями;
??? Влияние менеджера на исполнителей опосредовано функциональным руководителем;

Задача менеджера проекта предвидеть возможные проблемы и избегать их ( а не решать все проблемы «по факту», как это обычно бывает при чисто функциональном подходе)

Проектная структура
Характеристика:
Проект не является самостоятельной организацией и не отделен от родительской организации (руководители подразделений на основании отзывов о работе исполнителей на проектах могут принимать решения по их дальнейшему карьерному продвижению);

Руководители подразделений отвечают за выделение персонала на решение задач проекта по согласованию с менеджером проекта по плану. Функциональные руководители – роль координатора пула профессиональных ресурсов и носителя профессиональных компетенций в своей функциональной области;

Менеджер несет полную ответственность за выполнение задач проекта. Ставит задачи исполнителям, оценивает квалификацию и качество работ;

матрица

Слабая матрица
Характеристика:
Ответственность за проект разделяется между менеджером проекта и функциональными руководителями на уровне отдельных параметров проекта;
Функциональные руководители несут ответственность за качество результатов в своих функциональных областях;
Менеджер проекта координирует все работы и отвечает за получение интегрированного результата в запланированные сроки в рамках бюджета.