NauDoc[Цикл презентаций Легкий старт]Часть 3: Согласование документов презентация

назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа;
Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель;
Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по проведению согласования документов, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;
Эта презентация расскажет вам о том, как согласовывать электронные документы с помощью системы документооборота NauDoc.

текст;
Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу;
Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.

типов:
Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным;
Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей;
Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями;
Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица;
В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Запрос».

пользователями;
При отправке документа на согласование нескольким пользователям можно указать маршрут согласования. При использовании такого маршрута документ будет отправлен на согласование ответственным пользователям по очереди в указанном порядке. Каждый из них принимает решение исходя из решения предыдущих. Без использования маршрута согласования документ рассылается одновременно всем ответственным пользователям;
Участник согласования получает запрос на согласование, который рассматривается как входящее задание. В свою очередь для инициатора согласования запрос является исходящим заданием.
Участник согласования автоматически получает доступ к документу, запрошенному на согласование;
Каждый из участников согласования может утвердить документ либо написать замечания и отправить документ на доработку. В последнем случае процедура согласования прерывается, и документ считается несогласованным.

согласование, нажмите кнопку «Запрос». На экране отобразится карточка задания.

документа

В поле «Дата окончания» укажите желаемую дату и время окончания согласования документа

Общий список пользователей системы.
Дважды кликнув на имени пользователя, вы можете переместить его в список ответственных пользователей данного задания

После того, как список участников согласования сформирован, укажите порядок согласования, т. е. расставьте участников в порядке очередности, с которой документ будет поступать к ним на согласование

Чтобы процедура согласования происходила в указанном порядке, включите флажок «Запрашивать согласование по маршруту»
В противном случае запрос будет отправлен всем указанным пользователям одновременно

том, что ему направлен персональный запрос на согласование документа:

Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему.
Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания.

отобразится информация о запросе и содержание документа, запрошенного на согласование:

Для утверждения документа требуется нажать кнопку «Удовлетворить запрос»

Для отклонения запроса на согласование документа требуется нажать кнопку «Отклонить запрос»

кнопки «Удовлетворить запрос» на экране появляется форма запроса комментария пользователя. В данной форме можно оставить пояснения в поле «Комментарий», после чего требуется подтвердить утверждение документа нажатием кнопки «Удовлетворить запрос»:

пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Инициатору запроса на согласование по электронной почте высылается уведомление об успешном утверждении документа первым ответственным пользователем;
Задание на согласование будет отправлено далее по маршруту (следующему пользователю в списке согласования).

согласования документа;
Для контроля за ходом согласования щелкните «мышью» на вкладке «Контроль исполнения» и укажите группу заданий которой хотите просмотреть. Обычно для автора задания такими группами являются исходящие задания в процессе выполнения. После этого на экране появится список заданий, включая запросы на согласование.

о согласовании/отказе, то задание автоматически закрывается с соответствующим результатом: «успешно» или «неудовлетворительно». Это позволяет избежать рутинных операций по завершению заданий вручную.

системе: Руководство пользователя (в двух частях) и Руководство технолога
http://naudoc.ru/
Если вам помогли наши вводные презентации или у вас есть предложения по их улучшению, напишите письмо на адрес sales@naudoc.ru
Нам важно знать ваше мнение!

(343) 376 76 45 www.naudoc.ru