Государственное регулирование ДОУ презентация

Содержание

Государственное регулирование ДОУ Нормативная база ДОУ Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 4.

Слайд 1Государственное регулирование ДОУ


Государственное регулирование ДОУ.
Нормативно-методические проблемы организации делопроизводства

Иритикова Вера Степановна,
заведующий

отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией

Мастер-класс
ИНФОДОКУМ-2010, 28 апреля 2010 г.


Слайд 2Государственное регулирование ДОУ

Нормативная база ДОУ
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной

власти
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
4. Положение о системе межведомственного электронного документооборота
Национальные стандарты РФ


Слайд 31. Нормативная база ДОУ


Делопроизводство ~ Документационное обеспечение управления ~ Управление документами

Делопроизводство;

документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая процессы документирования и организации работы с документами.
Управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию,, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
Нормативная база ДОУ:
- законодательные акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
- указы и распоряжения Президента РФ по вопросам документационного и информационного обеспечения;



Слайд 41. Нормативная база ДОУ



Нормативная база ДОУ:
- постановления и

распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного и информационного обеспечения;
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам ДОУ;
- законодательные и иные нормативные правовые субъектов РФ по различным аспектам ДОУ;
- национальные стандарты на документы, технологии и терминологию;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- унифицированные системы документации;
- нормы и нормативы по организации и охране труда в сфере ДОУ.




Слайд 51. Нормативная база ДОУ



Основные нормативные правовые акты в 2009 г.:


Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/ утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477;

Положение о системе межведомственного электронного документооборота/ утверждено постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.



Слайд 62. Правила делопроизводства: значение
Правила делопроизводства:
содержат единые требования и нормы, устанавливающие рациональную

организацию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти;
опираются на требования действующих законодательных актов об информации и документации;
учитывают требования к документам, установленные стандартами РФ;
устанавливают принцип единства работы с документами, существующими в бумажной форме и документами на машинных носителях (электронными, создаваемыми в системах электронного документооборота);
являются организационной, методической и правовой основой разработки конкретных инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция по делопроизводству (ДОУ) является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приёмы и процессы создания, обработки, хранения и использования документов с учетом условий и специфики деятельности федерального органа исполнительной власти.





Слайд 72. Правила делопроизводства: значение


Правила и инструкция как виды документов являются правовыми

актами, издаваемыми или утверждаемыми органом управления (руководителем или уполномоченным заместителем) с целью установления норм и правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности органов управления и организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Регламентация управленческих аспектов в Правилах делопроизводства:
- линейно-функциональное управление в процессе реализации функции делопроизводства («служба делопроизводства»= структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства,+ лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях; п.3 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477);
- ориентация на обеспечение процессного подхода к управлению и управлению на результат в соответствии с требованиями типовых административных регламентов;
- закрепление принципа рационального сочетания централизации и децентрализации в организации делопроизводства.
Утверждение Правил делопроизводства необходимо рассматривать и оценивать в аспекте мероприятий по проведению административной реформы.




Слайд 82. Правила делопроизводства: значение

Регламентация на единой организационной и методической основе функций

службы делопроизводства федерального органа исполнительной власти (выделена зона ответственности):
- п.14 Правил делопроизводства – по отношению к поступающим документам:
первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение, передача руководству на рассмотрение, передача документа исполнителям с указаниями по исполнению, формирование дел после исполнения;
- пп.20,21 Правил делопроизводства – по отношению к отправляемым документам:
регистрация и отправка (проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки);
- п.23 Правил делопроизводства – передача документов между структурными подразделениями через службу делопроизводства, т.е. централизованно;
- п. 24 Правил делопроизводства – учёт объёма документооборота, обобщение, анализ, представление руководителю федерального органа в установленном им порядке;
- п.27 Правил делопроизводства – формирование документального фонда путём составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи в архив федерального органа.




Слайд 92. Правила делопроизводства: значение

Регламентация зоны ответственности федерального органа исполнительной власти по

отношению к документальному фонду (зона ответственности):

- п.26а) Правил делопроизводства – федеральный орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
- п.26б) Правил делопроизводства – федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
Таким образом, при возрастающей роли федерального органа исполнительной власти в области архивного дела (формируется четкая зона ответственности Росархива) создаётся не только система инструкций по делопроизводству (типовые и конкретные/индивидуальные инструкции по делопроизводству), но и система ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.




Слайд 102. Правила делопроизводства: статус


Правила делопроизводства имеют обязательный характер (утверждены постановлением Правительства

РФ, т.е. нормативно-правовым актом).
Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 в связи с утверждением Правил делопроизводства внесены изменения в Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п.11.1) и Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (п.2.38 и 2.39).
Прослеживается методическое единство Правил делопроизводства и Положения о системе межведомственного электронного документооборота (утв. Постановлением Правительства РФ 22.09.2009 № 754). В п. 4 Положения конкретизированы документопотоки, п. 19 содержит ссылку на конкретную инструкцию по делопроизводству федерального органа, п.20 предусматривает регламентацию взаимодействия федеральных органов и т.п.




Слайд 11
2. Правила делопроизводства: общая характеристика


Раздел 1. «Общие положения».
Наибольший интерес – п.3,

предусматривающий утверждение инструкции по делопроизводству руководителем федерального органа по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Наибольший интерес – раздел 2 «Основные понятия»
Приведены основные понятия (термины и их определения), которые употребляются в контексте данных Правил, т.е. сферой употребления этих понятий является делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти.
От сферы употребления зависят оттенки значений, которые получили в данных Правилах делопроизводства основополагающие термины – «документ» и «делопроизводство»


Слайд 12
Правила делопроизводства
«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления,

юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти






2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
«документ; документированная информация»: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
«делопроизводство» документационное обеспечение (управления): Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации





2. Правила делопроизводства: особенности терминологии


Слайд 13
2. Правила делопроизводства: общая характеристика
Раздел 3 «Создание документов» - наибольший интерес

– перечень реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти (п.9 Правил делопроизводства).
Раздел 4 «Требования к организации документооборота» - наибольший интерес – сочетание централизации и децентрализации в организации делопроизводства; функции службы делопроизводства; контроль исполнения не рассматривается в аспекте делопроизводства.
Раздел 5 «Документальный фонд» - наибольший интерес – определение зоны ответственности службы делопроизводства (пп.27 и 31 Правил делопроизводства); разработка номенклатуры дел только структурного типа (п. 29); п.36 – зона ответственности федерального органа исполнительной власти в области архивного дела (порядок составления номенклатуры дел и описей) .
Раздел 6 «Особенности работы с электронными документами» - наибольший интерес – п.40, предусматривающий централизованный прием и отправку электронных документов службой делопроизводства; приложение – перечень обязательных сведений о документах в системе электронного документооборота.




Слайд 142. Правила делопроизводства: направления развития и внедрения в федеральном органе
Утверждение Перечня

обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота будет способствовать реализации правил и принципов системы межведомственного документооборота (п.17 Положения о системе межведомственного документооборота, утв. Постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754):
«Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей…»

Подобная норма соответствует требованиям стандартов на управление документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1 2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» и ГОСТ Р ИСО 23081-1 -2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1.Принципы»)






Слайд 152. Правила делопроизводства: направления развития и внедрения в федеральном органе

Вопросы, нуждающиеся

в нормативной регламентации:
- структура и функции службы делопроизводства (ДОУ); подчиненность, численность и должностной состав;
унификация документов;
разработка справочников и классификаторов;
организация документооборота, регламентация взаимодействия структурных подразделений, разработка показателей оценки деятельности (KPI);
организация контроля исполнения документов;
организация системы согласования документов;
организация работы с электронными документами, в том числе в рамках системы МЭДО;
организация работы с отдельными комплексами документов в рамках формирования документального фонда.






Слайд 163. Методические рекомендации
Методические рекомендации:
- разработаны во исполнение п.4 постановления Правительства РФ

от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
цель – оптимизация процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания;
рассчитаны на применение службами делопроизводства в процессе разработки ими инструкций по делопроизводству;
не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
способствуют созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
основываются на положениях действующих нормативных правовых актов в сфере информации, документации и архивного дела;
устанавливают порядок разработки, утверждения, согласования и внесения изменений в Инструкцию, в т.ч. Порядок согласования с Росархивом.




Слайд 173. Методические рекомендации

Методические рекомендации устанавливают структуру и содержание Инструкции:

1. Общие положения;
2.

Основные понятия;
3. Создание документов;
4. Организация документооборота;
5. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти;
6. Особенности работы с электронными документами.
7. Работа исполнителя с документами
8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов;
Приложения






Слайд 184. Положение о МЭДО
Положение о МЭДО:
Цель – регламентировать взаимодействие федеральных информационных

систем электронного документооборота, под которым понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота.
Положение о МЭДО регламентирует:
основные документопотоки;
основные принципы МЭДО;
технико-технологическую инфраструктуру МЭДО;
организатора (ФСО) и участников МЭДО (федеральные органы исполнительной власти);
осуществление обмена электронными сообщениями уполномоченными сотрудниками участника;
структуру электронного сообщения (сопроводительная и содержательная части) и формат файлов.





Слайд 194. Положение о МЭДО
Положение о МЭДО методически связано с нормативными

правовыми актами, регламентирующими делопроизводство (п.19):


«Регистрация (учёт) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника».



Положение о МЭДО устанавливает мероприятия по поддержанию технико-технологической инфраструктуры МЭДО и технические и организационные мероприятия по обеспечению информационной безопасности системы.





Слайд 205. Национальные стандарты РФ

ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 «Система стандартов по

информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
ГОСТ Р ИСО 23081-1 2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
ГОСТ Р ИСО 22310 – 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Вступает в силу 01.07.2010

Официальный перевод стандарта МЭК 82045-1 «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» 31.12.2009 № 4366/IEC




Обратная связь

Если не удалось найти и скачать презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое ThePresentation.ru?

Это сайт презентаций, докладов, проектов, шаблонов в формате PowerPoint. Мы помогаем школьникам, студентам, учителям, преподавателям хранить и обмениваться учебными материалами с другими пользователями.


Для правообладателей

Яндекс.Метрика