АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ презентация

Содержание

Информационные системы Сегодня использование информационных систем в бизнесе приобретает огромные масштабы: полным ходом идет внедрение систем электронного документооборота, включая электронный документооборот договоров, ERP-систем (систем управления ресурсами предприятия), ЕСM-систем,

Слайд 1 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Е.Г. Юсипова
Эксперт Гильдии Управляющих Документацией

Слайд 2Информационные системы
Сегодня использование информационных систем в бизнесе приобретает огромные

масштабы: полным ходом идет внедрение систем электронного документооборота, включая электронный документооборот договоров, ERP-систем (систем управления ресурсами предприятия), ЕСM-систем, переход на заключение сделок в электронном виде.

Слайд 3«Бизнес в стиле фанк. Капитал пляшет под дудку таланта» Нордстрем Кьел А.,

Риддерстрале Йонас

«Инфраструктура, электронная нервная система… станет важнее любой инфраструктуры. Организации со слабой инфраструктурой будут выглядеть, как 65-летняя легкоатлетка, пытающаяся пробежать Олимпийский марафон на высоких каблуках и в вечернем платье.»

Слайд 4Два основных подхода к решению
От документооборота
Согласование и визирование
Электронная подпись
Контроль исполнения
От учетных

систем (ERP,CRM)
Управленческий учет
Планирование
Бюджетирование

И все равно остается за бортом:
Создание текста договора
Переговоры с контрагентом
Жизненный цикл

Слайд 5Понятие «сделка», «договор»
Сделка - это

действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в соответствии со ст. 153 ГК РФ.

Слайд 6Виды сделок (ст.154 ГК РФ)

Слайд 7Форма оферты и акцепта
На практике можно встретить и такую

нетрадиционную форму заключения договора, как договор-счет. Фактически в этом случае имеет место направление оферентом потенциальному контрагенту проекта договора. При его подписании акцептантом договор будет считаться заклю-
ченным и, одновременно, этот документ будет выполнять роль счета для
оплаты клиентом оговоренной в нем суммы.

Слайд 8Заключение договора
Порядок заключения договора предполагает, что одна из сторон

направляет другой предложение о заключении договора (именуемое офертой),
а другая сторона, получив оферту, принимает предложение заключить договор (осуществляет акцепт). Эти две стадии являются обязательными для всех случаев. При этом стороны, заключающие договор, принято называть, соответственно, оферентом и акцептантом.

Слайд 9Заключение договора
Порядок заключения договора предполагает, что одна из сторон

направляет другой предложение о заключении договора (именуемое офертой),
а другая сторона, получив оферту, принимает предложение заключить договор (осуществляет акцепт). Эти две стадии являются обязательными для всех случаев. При этом стороны, заключающие договор, принято называть, соответственно, оферентом и акцептантом.

Слайд 10Пример оферты

ОФЕРТА
Москва 21 сентября 2011 г.
1….
2….
3….

ОФЕРЕНТ: ОАО «БИЗНЕС»
рГенеральный директор
Ив Иванов Г.П. Иванов

ОАО «БИЗНЕС»

Слайд 11Форма оферты и акцепта
Письмо
На практике письма – довольно распространенный

способ
документального оформления оферты и акцепта.

Слайд 12Пример письма

Слайд 13Форма оферты и акцепта

Слайд 14Форма оферты и акцепта
Гарантийное письмо
По гарантийному письму

автор документа принимает на себя определенные обязательства. Они могут быть реализованы при наступлении условий, оговоренных в письме. Но чтобы гарантийное письмо было признано именно офертой, оно должно содержать все существенные условия,
предусмотренные законодательством для данного вида договора. Так, в приведенном в Примере гарантийного письма все существенные условия
излагаются в заявке, оформленной в виде приложения.

Слайд 16Форма оферты и акцепта
Заявка
Документом, играющим роль оферты, может являться

и некая узкоспециальная форма. Довольно часто используют заявку, например, на участие в выставке (Пример ). Акцептом в данном случае может служить подтверждение заявки (Пример) или выставление счета на оплату. Итак,
мы продемонстрировали, как можно заключить договор путем оформления двух документов: заявки на участие в выставке, подписанной оферентом,
и подтверждения заявки, подписанного акцептантом.

Слайд 19Форма оферты и акцепта
Счет
Рассмотрим случай, когда счет

будет выступать в роли оферты. Для этого он должен содержать существенные условия договора, например, наименование, количество, ассортимент товара, его цену. Оплата же выставленного счета не позднее установленного в нем срока будет свидетельствовать, согласно ст. 438 ГК РФ, о заключении договора.

Слайд 20Форма оферты и акцепта
На практике можно встретить и такую

нетрадиционную форму заключения договора, как договор-счет. Фактически в этом случае имеет место направление оферентом потенциальному контрагенту проекта договора. При его подписании акцептантом договор будет считаться заклю-
ченным и, одновременно, этот документ будет выполнять роль счета для
оплаты клиентом оговоренной в нем суммы.

Слайд 21Преимущества электронного документооборота договоров
значительно ускоряется процесс согласования договоров;
осуществляется генерация сопроводительных документов

к договору;
осуществляется управление доступом; контроль версий, ведение истории изменений;
осуществляется контроль состояния договора;
планирование работ по договорам и контроль их исполнения;

Слайд 22Преимущества электронного документооборота договоров
возможность формировать различные отчеты;
наличие оперативной и прозрачной информации

по договорам;
создание электронной базы договоров;
значительно уменьшается количество предоставляемых копий в структурные подразделения ввиду наличия договоров в электронной базе;

Слайд 23Преимущества электронного документооборота договоров
ускоряется поиск договоров;
уменьшается количество запросов по представлению информации

по договорам;
создается единая база контрагентов.


Слайд 24Два основных подхода к решению
От документооборота
Согласование и визирование
Электронная подпись
Контроль исполнения
От учетных

систем (ERP,CRM)
Управленческий учет
Планирование
Бюджетирование

И все равно остается за бортом:
Создание текста договора
Переговоры с контрагентом
Жизненный цикл

Слайд 25Внедрение СЭД в России (по данным DSS Consulting, 2009 год)
35 % внедрения

СЭД в России заканчивается неудачей:
СЭД была выбрана, но не внедрена;
СЭД была внедрена, но не используется;
СЭД используется, но не удовлетворяет требованиям.

Слайд 2617 конференция выставка по электронному документообороту и автоматизации управления DОCFLOW май

2011 г.

Шульц Клаус (Manager Product Marketing EMEA)
«по экспертной оценке IDC с 2009 по 2020 годы рост информации увеличится в 44 раза»

Слайд 27Подход «от документа»
ПЛЮСЫ
1. Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора
2. Поддержка

любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации
3. Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами;
4. Базовые понятия - документ, согласование, контроль, исполнение легко воспринимаются всеми сотрудниками

МИНУСЫ
1. Слабая поддержка стадий
исполнения договора (платежи, логистика, работы)
2. Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно.

Слайд 28Успешное внедрение электронного документооборота договоров
Четкое определение задач, стоящих перед системой.

Следует избегать неконкретной постановки задачи или непонимание конечной целей проекта.
Определение четких требований к системе со стороны высшего руководства. Фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей может привести к последствиям разного уровня тяжести. В худшем случае СЭД может быть не внедрена. Одна из причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Слайд 29Успешное внедрение электронного документооборота договоров
Есть еще так называемый фактор

директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе на контроль, а не с документами, в содержание которых необходимо вникать.

Слайд 30Успешное внедрение электронного документооборота договоров
Создание системы договорной работы, т.к. хаос автоматизировать

нельзя.
Осуществление выбора компании, оценка перспективности выбранных технологий, предлагаемых данной компанией. При выборе компании следует обратить внимание на наличие уже отработанного на других крупных предприятиях решения для построения документооборота договоров и пользователей, эксплуатирующих эту систему в течение ряда лет. Как правило, серьезные компании предлагают свои системы на тестирование. Предусмотреть выбор не одной, а двух компаний.

Слайд 31Успешное внедрение электронного документооборота
Учет опыта и профессионализма работников, отвечающих за данное

направление, а также стоимость этих работников. Чрезмерная ротация кадров в группе, внедряющей электронную систему, отрицательно влияет на реализацию проекта. Одним из сложных для преодоления таких факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Однако сказанное вовсе не означает, что внедрение СЭД в таких случаях невозможно вообще.

Слайд 32Успешное внедрение электронного документооборота договоров
Соответствие стоимости системы возможностям предприятия, соотношение цены

и качества (функциональных возможностей) системы. Обеспечение достаточного и стабильного финансирования.
«Скупой платит дважды» - пословица
Бенжамин Франклин: «Кто покупает лишнее,
в конце концов продает необходимое».
Стоимость лицензий СЭД и других необходимых компонентов (аппаратное обеспечение, СУБД)
Стоимость внедрения и стоимость поддержки

Слайд 33Успешное внедрение электронного документооборота
Учет увеличения количества расходуемой бумаги и расходных материалов.

Определение необходимости использования ЭП при подписании договоров в рамках законодательства.
Разработка четкого (реального) плана внедрения СЭД
Перестроить психологию сотрудников, которые привыкли работать с бумажными документами

Слайд 34Успешное внедрение электронного документооборота
Возможность расширения системы за счет дополнительных модулей и

интеграции с другими продуктами, соблюдения принципа «открытости системы»

Слайд 35Успешное внедрение электронного документооборота
Информационная безопасность
Используемая платформа и технологии
Функциональная полнота

Слайд 36Успешное внедрение электронного документооборота
Обеспечение правовой основы внедрения электронного документооборота договоров:
Приказы о

разработке и принятии в эксплуатацию информационной системы, в рамках которой должен осуществляться электронный документооборот, включая электронный документооборот договоров, с перечислением задач и функций этой системы;
План ввода в промышленную эксплуатацию СЭД

Слайд 37Успешное внедрение электронного документооборота
- Положение о порядке электронного согласования договоров (включая

разграничение системы доступа);
- Номенклатура дел организации;
- Инструкция по делопроизводству предприятия;
- Должностные инструкции работников;
- Руководство пользователей информационной системы;
- Концепция информационной безопасности КИС предприятия.

Слайд 38 Этапы внедрения СЭД и последовательности необходимых мероприятий
1. Предпроектное обследование организации-заказчика;
а) предпроектная

подготовка организации к этапу автоматизации;
2. Разработка функциональных и технических требований к СЭД;
3. Анализ рынка программных продуктов и внедрений первоначальный отбор решений под задачи Заказчика;
а) отбор и сводный анализ СЭД
б )тестирование СЭД
в) интервьюирование пользователей отобранных СЭД;

Слайд 39Этапы внедрения СЭД и последовательности необходимых мероприятий
4. Экспертный анализ отобранных систем;
5.

Подготовка конкурсной документации.
6. Проведение конкурса.
7. Выбор СЭД и организации поставщика;
8. Пилотный проект;
9. Аудит внедренной СЭД на предмет соответствия требованиям;
10. Внедрение и реализация СЭД в полном объеме.

Слайд 40Транзакция
Транзакцией (применительно к ИТ) называется группа операций с данными, представляющая собой

единую логическую единицу. Особенностью транзакции является работа по принципу "все или ничего", то есть, если все операции, входящие в состав транзакции, выполняются успешно, то и сама транзакция считается успешной, и все изменения в данных сохраняются.
Термин "транзакция" также часто используется в банковской отрасли. Здесь он обозначает преимущественно набор операций, необходимых для перевода денежных средств с одного счета на другой. 

Слайд 41Подход «от транзакции»
ПЛЮСЫ
1. Наследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными

модулями (финансы, бюджетирование, логистика)
2. Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством
3. Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процессах обработки

МИНУСЫ
1. Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров
2. Отсутствует функциональность (или недостаточность) по работе с текстами договоров и другими документами
3. Трудности при работе с нестандартными документами

Слайд 42Формы отчетности по договорной деятельности организации
Расчеты с контрагентами по договорам
По указанному

контрагенту собираются все действующие обязательства за период. Отчет содержит:
Сумму всех обязательств;
Исполненные платежи (стоимость выполненных поставок);
Дебиторскую задолженность(стоимость непоставленных товаров)

Слайд 43Формы отчетности по договорной деятельности компании
График платежей
На основании
срока действия

договора и условий оплаты формируется график платежей по дням;

Слайд 44Формы отчетности по договорной деятельности компании
Просроченные договоры
Отчет показывает в разрезе договоров

неисполненные финансовые обязательства, срок действия которых истек;

Слайд 45Формы отчетности по договорной деятельности компании
Исполнение договоров
Текущие данные об исполнении договоров

в следующих аналитических разрезах:
по подразделению, за которым числятся договоры (по ЦФО);
по отв. исполнителям;
по статьям планирования;

Слайд 46Тенденции развития
Доминирование подхода «от документа»
Переход от уникальных заказных решений к типовым
Специализация

решений
Расширение функциональности
Рост платежеспособного спроса

Слайд 47Справочник «Контрагенты»
справочник, в который заносится информация о Контрагентах Предприятия для

учета взаиморасчетов с ними и оформления соответствующих документов.

Слайд 48Регламент определяет
порядок и ответственных за ведение и синхронизацию справочника-классификатора «Контрагенты»

в информационной системе
Действие Регламента распространяется на подразделения Центрального офиса и Филиалов, осуществляющие ведение и синхронизацию справочника-классификатора «Контрагенты» в информационной системе

Слайд 49ПЛАТЕЖИ

Слайд 50РЕГЛАМЕНТ
Ведение Справочника «Контрагенты» по всем договорам, заключаемым подразделениями Центрального офиса Предприятия,

относится к ответственности и компетенции определенного отдела.

Слайд 51Справочник «Контрагенты»
Добавление записей в Справочник «Контрагенты» по счетам и платежам, осуществляемым

по служебным запискам, поступившим в ЦА Предприятия, относится к ответственности и компетенции Казначейства.

Слайд 52Справочник «Контрагенты»
Ведение Справочника «Контрагенты» по договорам, заключаемым подразделениями Филиалов, относится к

ответственности и компетенции Филиалов.

Ведение Справочника «Контрагенты» по договорам, заключаемым подразделениями Филиалов, относится к ответственности и компетенции Филиалов.

Ведение Справочника «Контрагенты» по договорам, заключаемым подразделениями Филиалов, относится к ответственности и компетенции Филиалов.

Слайд 53Справочник контрагенты
Ведение Справочника «Контрагенты» по счетам, поступившим на Филиалы, относится к

ответственности и компетенции Филиалов.

Слайд 54Справочник «Контрагенты»
Хранение файла справочника «Контрагенты» осуществляется постоянно
 

Слайд 55Создание нового контрагента
Заполнение полей в закладке «Контрагент»
наименование
полное наименование
ИНН
КПП
ОКПО
юридический адрес
фактический

адрес
расчетный счет
-наименование счета
-валюта
-№ счета
-банк

Слайд 56Создание нового контрагента Расчетный счет

наименование счета
валюта
№ счета
банк

Слайд 57Заполнение полей в закладке «Места доставки»
Наименование
место доставки (предварительно просмотрев информацию в

лицензиях контрагентов)
КПП

Слайд 58Создание нового договора
Заполнение полей:
срок действия
Номер
внутренний номер
Контрагент
тип договора
дата договора

Слайд 59Создание нового договора
валюта (заполняется в случае, когда цена и оплата по

договору выражены в разной валюте)
исполнитель
подразделение
направление договора

Слайд 60Создание нового договора
условия предоплата
ЦФО (центр финансовой ответственности)
ограничения на реализацию

Слайд 74ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменения касаются полей, отличных от поля «ИНН\КПП»
Изменяет значения соответствующих полей

записи по Контрагенту в ИС

Слайд 76ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменения касаются поля «ИНН\КПП»
Создает новую запись по Контрагенту в Информационной

системе

Слайд 77Защита информации
Одной из причин необходимости защиты информации стали и


компьютерные преступления, которые развиваются устрашающими темпами.

Слайд 78Факты:
В журнале «Секьюрити Уорлд» опубликованы результаты опроса представителей компаний и

корпораций. Две трети из них считают, что основную угрозу деловому миру представляют «электронные преступления».
Страной, впервые предусмотревшей ответственность за компьютерные преступления, бала Швеция (1973г.)
В 1979 г. на конференции Американской ассоциации адвокатов в г.
Далласе были сформулированы составы компьютерных преступлений, воспроизведенные в последующем в уголовных кодексах штатов.

Слайд 79 Вопросы???

Похожие презентации

Jcb loadall 550-80 vs mlt 845-120. Superior by design 208
Осторожно, огонь ! 159
Профессиональный клуб учителей 222
Развитие творческих способностей обучаемых в процессе профессиональной подготовки на уроках производственного обучения 423
Инновационные механизмы управления социо-эколого-экономической системой 170
Решение логических задач 266

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое ThePresentation.ru?

Это сайт презентаций, докладов, проектов, шаблонов в формате PowerPoint. Мы помогаем школьникам, студентам, учителям, преподавателям хранить и обмениваться учебными материалами с другими пользователями.

Для правообладателей

Яндекс.Метрика