Система электронного документооборота УСНО (СЭД УСНО) Итоги внедрения презентация

исполнения поручений по документам
Трудоемкий процесс формирования отчетов
Трудоемкий поиск документов в бумажном архиве

~ 25 000 ДОКУМЕНТОВ В ГОД

УСНО

ОГРОМНЫЙ БУМАЖНЫЙ АРХИВ

документам и поручениям
Облегчение доступа к информации

и регламента взаимодействий
Этап 2: Внедрение процедуры обработки и учета входящих документов
Этап 3: Внедрение процедуры подготовки исходящих документов
Этап 4: Внедрение процедуры исполнения электронных поручений
Этап 5: Разработка нормативно-распорядительной документации по организации электронного архива

ответственных за ведение номенклатуры дел
Обеспечение наполнения электронных дел через другие АС предприятия

Определение структуры хранения документов

электронной карточки документа
Определение фиксированного набора типов резолюций
Настройка маршрутов исполнения
Формирование отчетов по исполнению

руководителем, наложившим резолюцию
Система требует от исполнителей подготовить ответ (исходящий документ) или отчет о принятых решениях
Для исполнения
Контроль за исполнением возлагается на ответственного исполнителя (первого в списке исполнителей)
Система требует от исполнителей подготовить отчет об исполнении
Для информации
Контроль за такими документами не осуществляется
Система рассылает документ для уведомления всем исполнителям
Для архива
Контроль за такими документами не осуществляется
Документ не рассылается

документа
Определение шаблонов
Настройка маршрутов подготовки, согласования, регистрации и исполнения исходящих документов

архив

Контрагент

поручения
Настройка маршрутов исполнения и контроля исполнения поручения
Формирование отчетов по исполнению

входящим документам с истекшим сроком исполнения
Список пользователей с задачами непринятыми к исполнению

УСНО с использованием системы электронного документооборота
Устанавливает требования к структурным подразделениям УСНО, по организации работы в системе электронного документооборота
Устанавливает порядок организации и контроля исполнения всех входящих, исходящих документов и поручений
Определяет порядок формирования бумажных архивных дел в текущем делопроизводстве
Определяет ответственность за состояние и правильное ведение номенклатуры дел в структурных подразделениях УСНО

Этап 5: Производственная инструкция

архиву
Создана эффективная система поиска документов
Внедрены процедуры обработки входящих документов, подготовки исходящих документов и исполнения электронных поручений

Создана система отчетов для получения актуальной информации по различным аспектам работы СЭД
Создана система контроля исполнительской дисциплины с автоматическим перераспределением задач между сотрудниками
Разработана производственная инструкция, определяющая правила организации работы с СЭД

в электронном виде
Облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений
Повышение сохранности документов и удобства их хранения
Улучшение контроля за поручениями по документам
Значительное ускорение поиска документов