Информационные технологии в решении проблем в работе с архивами документов презентация

электроникс ПЛС»

Докладчики:
Вербицкий Н.Ф.
Директор по развитию бизнеса
Лободаев А.В.
Руководитель проектов

архивной информации,
Создание научно-справочного аппарата,
Централизованный государственный учёт.

Компания «Триал электроникс ПЛС»

при использовании АИС «Электронный архив» .
Создание, внедрение и использование в архивном деле интегрированных АИС ЭА с возможностью удалённого доступа к электронным документам.
Разработка и использование регламентов взаимодействия между субъектами архивного делопроизводства.
Техническое сопровождение АИС ЭА.
Авторский надзор со стороны РАЗРАБОТЧИКА за соблюдение технологий работы с бумажными и электронными документами.

Компания «Триал электроникс ПЛС»

информационно-технологических механизмов информатизации архивного процесса и его интеграции в научно-образовательные, культурные и общественно-политические процессы.

Компания «Триал электроникс ПЛС»

архивных процессов,
Разработка технологии предоставления различных видов архивных информационных услуг различным категориям пользователей,
Разработка технологии мониторинга состояния архивной системы.
Внедрение разработанных технологий в государственных, муниципальных и ведомственных архивах.
Создание эффективного механизма координации субъектов архивного процесса,
Интеграция существующих информационных ресурсов архивного процесса,
Решение вопросов стандартизации и технологической согласованности информационных ресурсов субъектов архивного процесса.

Компания «Триал электроникс ПЛС»

House

привязка электронного образа документа к РКД

Размещение документов в хранилище

Компания «Триал электроникс ПЛС»

C-Pen 10

– Kodak i260
Ёмкость автоподатчика 100 листов
Опциональный планшет
Интерфейс FireWire

Компания «Триал электроникс ПЛС»

настройка экспозиции
Автоматическое центрирование документов

Удаление чёрной границы на отсканированных документах

Формат – A2
Разрешение 200, 300, 400 и 600 dpi
Возможность создания PDF-файлов (помимо TIFF G3, G4)
Опции
Угловой держатель книги
Опциональная плата 256 оттенков серого
Программное обеспечение POWERBOOK:

ПЛС
Фирма «АС».

служебной информации

In-out

Хранилище

документов (FS)

Сервер приложения

Документ-

сервер

Сервер аутентификации

In-out

MS Windows

Индекс-

сервер

Полнофункциональное клиент-серверное приложение для центрального архива

Локальные приложения для комплектования описания и просмотра документации

Подсистема Управления Архивными Фондами Документов

Компания «Триал электроникс ПЛС»

ведение научно-справочного аппарата,
Учёт и контроль исполнения социально-правовых запросов,
Учёт использования архивных фондов,
Управление архивным процессом – мониторинг,
Представление архивных ресурсов в Интернет.

Подсистема Управления Архивными Фондами Документов Функциональные модули ПУАФД:

Компания «Триал электроникс ПЛС»

процессов экспертизы ценности.
Контроль организации делопроизводства ведомственных архивов по наблюдательным делам.
Контроль состояния ведомственных архивов (ВА).
Учет состава и количества единиц хранения в ВА и переданных на хранение в государственные архивы.
Генерация отчетов.

ПУАФД Управление комплектованием архивного фонда

Компания «Триал электроникс ПЛС»

количества документов архива в результате проведения работ.
Ведение данных о незадокументированных периодах.
Ведение данных о переименованиях.
Учет особо ценных документов, секретных и рассекреченных единиц хранения.
Учет документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение.
Учет страхового фонда и фонда пользования.
Генерация основных и вспомогательных учетных документов.
Генерация паспорта архива и архивохранилища.

ПУАФД Государственный учёт архива документов

Компания «Триал электроникс ПЛС»

хранилищах архива.
Учет движения единиц хранения (выдача и возврат).
Учет движения описей.
Ведение данных о перемещениях единиц хранения в архивохранилищах.
Прием на хранение.
Прием заказов.
Учет физического состояния фондов.
Учет проверок наличия и состояния дел.
Генерация и печать журналов выдачи и возврата дел.
Генерация и печать книги учета выдачи фотодокументов.
Ведение паспорта архивохранилища.

ПУАФД Учёт сохранности документов архива

Компания «Триал электроникс ПЛС»

носителей.
Ведение элементов НСА (ввод карточек, корректировка введенных записей, удаление карточек для снятых с учета документов).
Ведение журнала изменений.
Ведение книги учета и описания фотодокументов.
Ведение журнала использования систематического каталога.
Систематизация дел внутри фондов: по разделам описи, внутри разделов по подразделам.
Систематизация карточек фотокаталога.
Составление списка сокращений.
Составление акта НТО.

ПУАФД Создание и ведение научно-справочного аппарата

 

Компания «Триал электроникс ПЛС»

с использованием тематических картотек и межфондовых указателей.
Учет ответов на запрос.
Формирование и вывод на печать отчетов и выходных форм.

ПУАФД Учёт и контроль социально-правовых запросов

Компания «Триал электроникс ПЛС»

фондов.
Поиск архивной информации по исполненным тематическим запросам.
Вычисление статистики использования фондов.
Получение списка фондов для создания фонда пользования.

ПУАФД Учёт использования архивных фондов

показателей работы архивов.
Анализ динамики развития архивной службы.
Ресурсное обеспечение архивной службы.
Выработка управляющих воздействий на архивный процесс.
Ведение каталога архивных фондов.
Ведение данных об источниках комплектования для архивной инспекции.
Информационное обеспечение работы ЭПК архивного управления.

ПУАФД Управление архивным процессом-мониторинг.

информации по любым параметрам и их сочетаниям для всех уровней иерархии (фонд, опись, дело, документ).
Сбор статистики.
Отправки сообщений.
Поддержка новостей.
Ведение гостевой книги.
Администрирование пользователей.
Распределенное администрирование сайтов.

ПУАФД Представление архивных ресурсов в Internet.

Компания «Триал электроникс ПЛС»

Гб. Информации.
Долговечность хранение данных на носителях до 100 лет.
Высокая надёжность устройств чтения/записи.
Стойкость к магнитным и электромагнитным воздействиям.
Отсутствие механического износа носителя при операциях чтения/записи.
Идентификация носителя по метке, записанной на носителе.
Произвольный доступ к данным на носителе.

в стойку DVD-библиотека BA-200

Подсистема хранения документов

Компания «Триал электроникс ПЛС»

использовать библиотеку как в промышленных 19" стойках, так и в настольном варианте.

До четырех приводов для ускорения резервирования и дублирования данных.

Наличие устройства оперативной смены диска ( mail-slot ) для организации "offline" архива и удаленного хранения наиболее важной информации.



Ёмкость : до 1.56 (3.35*) Тб
Скорость записи : до 9 (18*) Мб/с на привод.

* При использовании PDD дисков ёмкостью 50 ГБ

Подсистема хранения документов

Компания «Триал электроникс ПЛС»

носителей между модулями.

До 8 приводов для ускорения резервирования и дублирования данных

Ёмкость : до 49,5 (107*) Тбайт
Скорость записи : до 9 (18*) Мб/с на привод.

Единственная модульная PDD библиотека, позволяющая наращивать ёмкость свыше 100* Тбайт.

* При использовании PDD дисков ёмкостью 50 ГБ

Подсистема хранения документов

Компания «Триал электроникс ПЛС»

организационного обеспечения проекта,
Анализ существующей технологии работы с документами,
Разработка Технического проекта АИС «Электронный архив»,
Инсталляция программного обеспечения на сервер и рабочие места,
Установка, монтаж и настройка оборудования подсистем ввода и хранения документов (сканеры и DVD-библиотеки),
Адаптация программного обеспечения по специфику деятельности заказчика,
Внедрение «пилотной» версии электронного архива.
Организация работы пользователей в СЭА.
Обучение пользователей.
Разработка инструкций по работе с системой.
Разработка и запуск технологии перевода документов архивного фонда в электронный вид – «пилотный» проект по оцифровке.
Определение направлений дальнейшего развития СЭА.
Гарантийное и послегарантийное обслуживание:
Гарантийное сопровождение,
Послегарантийное сопровождение и авторская поддержка.

Компания «Триал электроникс ПЛС»