Комплексная автоматизация презентация

«Пилот-Информ». Все права защищены.

ООО «Центр обучения Пилот-Информ»,
Диляра Р. Ахмерова

продаж и
сопровождения

ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ
С ПАРТНЕРАМИ

УЧЕБНЫЙ
ЦЕНТР

ПРОЕКТНЫЙ
ОТДЕЛ

Линия консультаций

Отдел систем
и сетей (ОСС)

Отдел маркетинга

Группа компаний «Пилот» представляет холдинг нескольких организаций, которые в свою очередь включают в себя ряд подразделений.

Сложная структура требует грамотного управления со стороны руководства.

Благодаря десятилетнему опыту работы в сфере IT технологий, а также возможностям новой технологической платформы «1С: Предприятие 8» группа компаний «Пилот» вышла на новый уровень в управлении, во многом благодаря внутренней автоматизации и службе качества каждой организации холдинга.

Служба внутренней
автоматизации

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

Хозяйственная
служба

Торговое
Направление (ЦТУ)

Бюджетное
Направление (ЦБУ)

Хозрасчетное
Направление (ЦХУ)

Служба качества

опыт работ позволил нам создать уникальную систему управления делами.

Автоматизации производства подверглись практически все подразделения группы компаний.

Основной упор при автоматизации управления делался на подразделения и структуры компании, такие как:

Служба качества;
Отдел внедрения;
Линия консультация;
Учебный центр;
Отдел по работе с партнерами.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

за основу «Типовую систему качества франчайзи», предназначенную для создания системы менеджмента качества,

воспользовавшись консультациями специалистов компании DNV, проводящих аудиты в ООО ЦО «Пилот-Информ»,

опираясь на опыт внедрения системы качества в собственное производство,

была создана новая уникальная автоматизированная система менеджмента качества, приспособленная для фирм франчайзи, более совершенная, более удобная, надежная, и в то же время простая и понятная каждому сотруднику группы компаний.

ТСКФ

Консультации
специалистов
DNV

Опыт работ и
внедрения

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

система качества решает весь поставленный перед ней спектр задач: от регистрации входящих документов, до многоуровневого анализа работы всей системы.

Осуществляется постоянный контроль за течением всех процессов.

Передача ведения дел от ответственного к исполнителю осуществляется посредством электронной почты и встроенного механизма бизнес процессов.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

службы качества обеспечивает специалистов службы качества всем необходимым инструментарием для управления процессами, проходящими в группе компаний.
Руководство по качеству, разрабатываемое в течение 6-ти лет, вся методика работ, обрела новые масштабы, получила новую жизнь.

Более детальный подход к ведению работ, тщательно проработанная документация дает возможность руководителям компании не думать о повседневных проблемах. Каждый сотрудник организации знает, что он должен делать в любой, даже непредвиденной ситуации.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

АВТОМАТИЗАЦИЯ

Система менеджмента качества

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

УБД

]

Постоянный контроль за процессами, выполняемый специалистами службы качества обеспечивает корректность работы как отдельных подразделений, так и всей компании в целом. Разработанная документация исключает возникновение лишних вопросов и появление различных проблем
Возможности новой платформы «1С:Предприятие 8» позволили разработать новую систему управления делами в минимальные сроки, а увеличенная производительность и масштабируемость системы позволили организовать единую среду работы для всей группы компаний.
Автоматизированная система качества – это сильный инструмент для управления бизнесом.

Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

sms УБД

Выполнение
работ

Регистрация
выполнения работ

Выдача пакета
документов

Оформление
финансовых
документов

Диспетчерская служба

Диспетчерская служба

Внедренцы

Финансовая служба

Внедренцы

Быстрая реакция
Точное исполнение работ
Исключение простоев
Постоянный контроль

Методическая
поддержка

Благодаря комплексной автоматизации всего процесса
сопровождения программных продуктов достигается максимальная эффективность ведения работ.

Исключена потеря заказов, «забывчивость» сотрудников, производится контроль загрузки исполнителей

Весь процесс от регистрации любого звонка до оформления конечных документов в фин. службе контролируется отделом службы качества.

Производится оценка удовлетворенности клиентов, регистрируются и разрешаются жалобы.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

всех процессов отдела сопровождения удалось достичь максимальной отдачи от подразделения.

Сократилось время регистрации входящих звонков с 2х минут до 30 секунд.
Произошло сокращение штатной единицы, занимающейся регистрацией актов выполненных работ в УБД компании.
Руководитель отдела может получать всю необходимую ему информацию за короткое время, контролируя все процессы сопровождения от регистрации звонков до оформления финансовых документов.
И самое главное… четко выстроенный график работ каждого специалиста!!!

30 секунд на регистрацию заявки.

Сокращение штатной
единицы, работающей с документами.

Единая система просмотра и отправки
сообщений по электронной почте, SMS
сообщений сотрудникам и консультантам.

Ежедневное получение информации
по выработке, загрузке, количеству
закрытых и открытых обращений.

Полный контроль со стороны руководства
начиная от регистрации звонков
до оформления финансовых документов.

Занятость руководителя
в управлении отделом
составляет:
30 минут утром
30 минут в конце рабочего дня

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

процессами со стороны руководства

Руководитель отдела может получить всю интересующую его информацию в считанные минуты.
Отчеты позволяют:
отслеживать количества актов, находящихся на руках у сотрудников;
получать информацию по состоянию завершенности заявок,
получать информацию по программным продуктам, имеющимся в наличии у контрагентов.
отслеживать движения документов от регистрации до оформления в финансовой службе. Отчет по реализации является основанием для начисления зарплаты сотрудникам;
А календарь диспетчера помогает в доли секунды отследить работу каждого из специалистов в данный момент.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

данных

По работе подразделения можно получать как оперативную, так и статистическую информацию с разной периодичностью, что позволяет выявить как сезонные изменения и предвосхитить возможность снижения производительности, так и построить планы дальнейшего развития подразделения и компании в целом.

Специализированные отчеты позволяют получить картину по движений денежных средств, по обслуживанию клиентов, по работе сотрудников.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

персоналом

Новая система управления отделом сопровождения, автоматизированная и контролируемая службой качества группы компаний, стимулирует сотрудников к ведению самостоятельного контроля за выполнением своих работ.

Учетная база данных дает сотрудникам вести полный учет своей деятельности и позволяет проводить ее анализ.

Дополнительное стимулирование сотрудников к ведению работ в соответствии с технологией приводит к тому, что «внедренцы» чаще появляются в офисе, что способствует повышению и укреплению корпоративного духа.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

интуитивно понятная, выстроенная система, которая работает самостоятельно и в большинстве случаев не утруждает а помогает в работе сотрудникам, позволяет отделу сопровождения в большей степени свести работу персонала, который работает в учетной системе, к нажатию нескольких кнопок, высвобождая время специалистов на решение более важных задач.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

ВЫСТРОЕННАЯ
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА,
РАБОТАЮЩАЯ САМОСТОЯТЕЛЬНО,
ПОЗВОЛЯЕТ ОТДЕЛУ
В БОЛЬШОЙ СТЕПЕНИ
СВЕСТИ РАБОТУ ПЕРСОНАЛА,
ПРИ РАБОТЕ С БАЗОЙ ДАННЫХ,
К НАЖАТИЮ
НЕСКОЛЬКИХ КНОПОК.

Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

различных видов консультационных услуг очень важен при сопровождении программных продуктов.

Опыт работы линии консультаций на протяжении 5 лет позволил нам создать эффективный инструмент по предоставлению консультационных услуг по телефону, электронной почте, при личной встрече в офисе.

На сегодняшний день процессы линии консультаций находятся под контролем службы качества, что позволяет предоставлять консультационные услуги различной степени сложности с малой зависимостью от опыта и квалификации сотрудников линии консультаций.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

Большой опыт
работы

Контроль за
процессами

Полная
автоматизация

Сильная
методическая
поддержка

Профессиональная
высококачественная
бесплатная
консультационная
поддержка

знаний линии консультаций, входящая в объединенную базу данных группы компаний, содержит более 3 500 регулярно пополняемых и обновляемых вопросов и решений.



Благодаря простому и понятному интерфейсу базы знаний, на линии консультаций может работать даже не опытный сотрудник, повышая свои профессиональные навыки и умения.

(

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

в области консультирования позволил нам создать новый программный продукт на платформе 1С:Предприятие 8. ПИЛОТ: ХОТЛАЙН. БАЗА ЗНАНИЙ

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

ЗНАНИЙ включает в себя ряд преимуществ:

Оперативное предоставление консультаций;
Формирование мощной аналитической отчетности за любой период и в любых разрезах;
Высвобождение времени высококвалифицированных специалистов;
Сокращение времени на подготовку сотрудников линии консультаций;
Расширение спектра предоставляемых консультаций;
Возможность занесения новых проблем и решения, обмена между копиями конфигурации;
Учет программных продуктов и подписок на диски ИТС.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

«Новый шаг», входящая в группу компаний «Пилот» долгое время не приносила ощутимого дохода от осуществления своей деятельности.
Детальный анализу работы подразделения, при внутренних аудитах выявил массу несоответствий. Было принято решение об изменении всей технологии работ.
Пересмотру и автоматизации подверглись практически все процессы от регистрации обращений и заключения договоров до проведения сертификационного тестирования и анализа результатов обучения.
Сама работа учебного центра стала более контролируемой и стабильной благодаря службе качества группы компаний.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

Автоматизированные процессы учебного центра

Заключение договоров на обучение

Анализ результатов обучения

Формирование групп и расписаний

Анализ загруженности учебных классов

Тестирование с возможностью
сохранения и просмотра результатов

работ в направлении обучения помог создать уникальную систему тестирования.

Методистами учебного центра был разработан ряд тестов, для оценки знаний, включенных в объединенную базу данных.
Подсистема тестирования объединенной базы данных группы компаний «Пилот» с легкостью позволяет производить как оценку уровня подготовки специалистов всех подразделений, так и оценку усвоения полученных знаний курсантов учебного центра.

Основные преимущества:
Составление тестов «На лету»
Консолидация и хранение результатов с возможностью использования при подборе персонала.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

отчетам руководитель подразделения может получать информацию:

По набору учебных групп;
По загрузке учебных классов;
Состоянию и результатам
обучения.

Наличие специализированных отчетов обеспечивает контроль над составлением расписаний и набором учебных групп, загрузкой учебных классов и преподавателей, а также освобождает руководителя подразделения от рутинных операций по сбору данных, предоставляя больше времени и возможностей на принятие более важных управленческих решений.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

группы компаний имеет очень большое значение.

Благодаря продажам помимо прибыли мы получаем клиентов для всех остальных отделов. По-этому внутренняя автоматизация отдела продаж является для нас одной из основных.

Работа всех отделов компании в одной информационной среде позволяет отделу продаж получать максимум информации в минимально короткое время.

Справочник «Контрагенты», специализированный для работы фирмы, постоянно контролируемый службой качества, является одним из самых информативных справочников системы.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

Основные моменты автоматизации отдела

Специализированная система событий

Контроль со стороны руководства

ABC и XYZ классификации клиентов как по всей
компании, так и а разрезе каждого подразделения

Оперативный контроль остатков и резервов

Работа с заказами и оплатой

Взаимодействие между подразделениями

помимо основной информации, стадии взаимоотношений, класса клиента, взаиморасчетам как по всей группе компаний, так и в разрезе подразделений содержит массу дополнительной информации.

Доступен просмотр событий специализированной подсистемы событий.

На вкладке «Дополнительно» можно получить информацию:
по программным продуктам
контрагента;
по подпискам на ИТС;
по прямым и обратным
жалобам;
по законности программного
обеспечения;

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

* примеры, приведенные в презентации при демонстрации возможностей
могут отличаться от реальных учетных данных.

*

позволяет менеджерам продаж вести всю работу с клиентами в учетной системе группы компаний.

Подсистема, заимствованная из других учетных систем и специализированный для работы франчайзи обеспечивает менеджеров продаж:
возможностями быстрой
регистрации обращений
клиентов;
автоматизированной системой
подбора программных
продуктов;
оперативной оценкой остатков
товаров на складах;
возможностью назначения
демонстраций и презентаций;
передачей клиентов на
обслуживание в другие отделы
группы компаний;
контролем за поступлениями
денежных средств, оформлением
финансовых документов.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

ПОДСИСТЕМА СОБЫТИЙ

документом событие логически разделена на несколько этапов, начиная от регистрации документа до установки и подтверждения передачи документов в фин.службу.

Непосредственно из документа:
можно получить доступ к другим
зависимым документам;
назначить ответственных по
демонстрации и отослать
предложение на демонстрацию;
внести информацию по
демонстрации;
оформить счета, найти документы
оплаты;
выписать расходные документы;
назначить дату и время
выполнения работ по установке
программного обеспечения.
отправить информацию по
клиенту в учебный центр.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

работе с клиентами, собираемая всеми подразделениями группы компаний, единая учетная система позволяют работать компании как единый организм, а постоянный контроль за процессами, выполняемый специалистами службы качества обеспечивает корректность работы как отдельных подразделений, так и всей компании в целом.

Возможности новой платформы «1С:Предприятие 8» позволили разработать новую систему управления делами в минимальные сроки, а увеличенная производительность и масштабируемость системы позволили организовать единую среду работы для всей группы компаний.

© ООО Центр обучения «Пилот-Информ». Все права защищены.

ОТДЕЛ
ПО РАБОТЕ
С ПАРТНЕРАМИ

УПРАВЛЯЮЩАЯ
КОМПАНИЯ

ПРОЕКТНЫЙ
ОТДЕЛ

ОТДЕЛ
СОПРОВОЖДЕНИЯ

УЧЕБНЫЙ
ЦЕНТР

«Пилот-Информ». Все права защищены

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!