Управление проектами. (Лекция 1) презентация

— получить конечный продукт или результат;

• установленные сроки начала и завершения — дата начала проекта и дата его окончания;

• определенные ресурсы — трудовые, финансовые, оборудование и информация.

вы одни.

•Руководство проектом может быть формальным либо неформальным.

Проекты могут контролироваться формально и неформально.

Проекты могут выполняться как для внешних, так и для внутренних клиентов или заказчиков.

•Проект может выполняться на основании официального договора либо по неформальному соглашению.

Проекты могут иметь как деловое, так и личное назначение.
 

какой-либо функции, например деятельность отдела снабжения или бухгалтерии. Это не одноразовое мероприятие, направленное на достижение определенных результатов, а постоянно выполняемые действия. Например, процесс закупки материалов может быть частью проекта.


Программа — это комплекс мероприятий, направленных на достижение долгосрочных целей, например программы здравоохранения или улучшения морально-психологического климата в коллективе. Программы никогда полностью не достигают своих целей (например, все население никогда не будет стопроцентно здоровым). Хотя в рамках программы возможно успешное выполнение каких-либо проектов с достижением вполне конкретных результатов (например, проведение семинара о снижении риска сердечно-сосудистых заболеваний). В данном случае программа — это совокупность нескольких проектов.

по проекту от начала до завершения. Управление проектом предполагает три основных вида деятельности.
 
Планирование.

• Определение желаемых результатов проекта.
• Разработка графика выполнения работ.
• Расчет количества необходимых ресурсов.
 
Организация.

• Распределение ролей и обязанностей.
 
Управление.

• Перераспределение работ и назначений.
• Руководство работами и контроль результатов.
• Решение возникающих проблем.
• Обмен информацией с заинтересованными лицами.

пять стадий развития (см. рис)

• Замысел (концепция). Рождение идеи проекта.

• Разработка. Создание плана проекта.
• Начало. Формирование команды исполнителей.

• Исполнение. Выполнение работ по проекту.

• Завершение. Проект закончен

идеи проходят три стадии:

Это полная ерунда;

В этом что-то есть;

Кто же этого не знает.

Перед началом анализа задайте себе вопрос:

• Нужно ли это делать? Оправдает ли результат затраченные средства?

• Сможете ли вы это сделать? Осуществим ли проект технически? Есть ли необходимые ресурсы?

работ и общие подходы к реализации.

• Цель. Определяет результаты, которые следует получить.

• Ограничения. Технические, временные, финансовые и другие условия, ограничивающие возможность выполнения проекта.

• Допущения. Принятые условно как факты предположения, которые учитывались при обдумывании, планировании и выполнении проекта.

Проектное задание — это соглашение, скрепленное взаимными обязательствами. Вы и ваша команда берете обязательство получить определенный результат, а заказчик проекта обязуется считать проект полностью выполненным, если этот результат получен. Вы оговариваете с заказчиком все условия выполнения проекта.

Раздел "Назначение проекта" должен включать следующие положения.

• Основание — почему санкционирована разработка проекта.

• Объем работ — работы, которые необходимо выполнить.

• Стратегия — каким образом будут реализованы основные работы проекта

это документально оформленное соглашение между заказчиками и исполнителями проекта, в котором оговариваются цели и задачи проекта, а также все условия и сроки выполнения работ по проекту. Проектное задание разрабатывается до начала фактических работ по проекту.
Документы, похожие на проектное задание, но не являющиеся таковыми.
• Доклад о рыночном спросе. Содержит официальный запрос на возможность разработки или модификации определенного продукта. Обычно он подготавливается отделом сбыта и маркетинга и может инициировать разработку проекта. Документ описывает только желаемый результат и не содержит оценки реализуемости. Он также не является обязательством к исполнению.
• Доклад о коммерческой целесообразности. Обоснование коммерческой целесообразности производства изделия, разработки системы, предложения услуг.
• Заказ на проектирование. Официальный заказ на выполнение проекта определенным подразделением внутри организации. Он обуславливает потребность и еще не является согласованным договором о выполнении проекта.
• Приказ о назначении. Письменное распоряжение высшего руководства, определяющее личность руководителя проекта и его полномочия.
• Описание проекта. Краткое изложение информации о проекте, еще называемое аннотацией или резюме проекта.
• Наряд-заказ. Описание работ, которые следует выполнить одному работнику или группе. Данный документ нацеливает на решение определенных задач проекта, а не на его общие цели.
• Договор. Юридическое соглашение с подрядчиком на проведение определенных работ. Термин "проектное задание" может фигурировать в данном документе, но это проект подрядчика.

чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.

• Соисполнители — это люди, помогающие вам выполнить проект.

Выявление других заинтересованных лиц

Главный сторонник проекта — это влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках и прочих собраниях.

может являться частью целого комплекса работ.
В этом случае следует координировать свои работы с другими и принять меры во избежание их дублирования.
В содержании проекта должны быть четко указаны даты начала и завершения, а также что нужно сделать.


• При получении задания избегайте недомолвок.


• Давайте четкое описание предстоящих работ.


 Убедитесь в едином понимании содержания проекта вами, распорядителями и соисполнителями.

Ими могут быть создание продукта, какого-либо вида услуг или эффект от их внедрения.
От точности определения целей зависит успех всего проекта.
Чтобы ясно и конкретно поставить цели, следует:



• дать их формулировки — краткое описание намеченных результатов;



• указать критерии оценки — показатели, по которым будут оцениваться результаты;



• установить меры оценки — величины показателей, соответствующих достижению намеченных результатов.

его успешно.

Рекомендации по формулированию целей;

• Лучше меньше, да лучше. Описывайте цели проекта кратко. Если вы испишете целую страницу мелким почерком, люди даже не станут ее читать, а если и прочитают, то могут не все верно истолковать.

• Поменьше специальных терминов и аббревиатур. В настоящее время в каждой отрасли используется неимоверное количество технических терминов и аббревиатур.

• Необходимые качества емкой формулировки.
- Конкретность. Описание цели должно быть четким, подробным и не допускающим разночтений.
- Измеримость. Устанавливайте показатели и меры оценки запланированных результатов.
- Стимул. Ставьте цели так, чтобы побудить людей к активным действиям для их достижения.
- Выполнимость. Цели проекта должны быть реальными и достижимыми.
- Определенность во времени. Устанавливайте сроки, к которым должны быть получены результаты.
• Цели проекта должны быть достижимыми. Вы и ваша команда должны быть уверены, что достижение требуемых результатов зависит от вас. В противном случае это уже не цели, а пожелания.
• Сразу определите все задачи проекта. Если вы не сделаете этого своевременно, вам трудно будет выполнить все работы при ограниченных сроках и ресурсах.
• Согласуйте цели и задачи проекта с распорядителями и соисполнителями проекта. Заручившись их поддержкой, вы увеличите свои шансы на успех.

творческие порывы.


• Ваш проект предполагает исследования и новые разработки, и сегодня вы не можете точно определить, что из этого получится.


• Пожелания и требования заказчиков или инициаторов могут измениться.


• Точные формулировки поставленных задач помогут определить, где можно добиться успеха, а где — потерпеть неудачу.
.

мнение людей, которые могут повлиять на выполнение проекта, и тех, кто в нем заинтересован. Пока не надо задумываться, приемлемы ли эти ограничения. Сначала нужно их только определить.

Виды ограничений

• результатов проекта — выходной продукт или эффект от реализации этого продукта

• Ограничение сроков

• Ограничение ресурсов

Отображение ограничений проекта

- Просмотрите все письменные материалы, касающиеся проекта.
-  Записывайте источник информации об ограничении.
- Включение ограничений в план проекта

успешного осуществления проекта. Большинство ваших потребностей относятся к ресурсам, например:

• персонал. "Мне необходим технический редактор на 40 часов в августе";

• бюджет. "Мне требуется 10 тыс. долл. на приобретение компьютерных периферийных устройств";

• другие ресурсы. "Для тестирования мне нужен доступ в лабораторию на месяц начиная с середины июня".
Старайтесь как можно конкретнее указывать все, что вам необходимо.
Ваши потребности могут, конечно, возрастать по мере разработки детального плана.


Выявление неопределенностей на этапе планирования


В процессе разработки плана могут выясниться важные обстоятельства или вопросы, способные повлиять на выполнение проекта. К сожалению, постановка вопроса — это еще не решение.
По некоторым придется принять определенные допущения, которые вы включите в план. Подумайте, как увеличить вероятность того, что ваши предположения воплотятся в жизнь. Рассмотрим примеры.

прошлых разработок при составлении структурной схемы работ
• поиск источников информации при проведении незнакомых работ

Последовательбность работ:
- От общего к частному
- Разделяй и властвуй
- Мыслите детально
- Никаких пропусков.
- Никакого дублирования.
- Соблюдайте иерархию
Уровни детализации обшей задачи выглядят так:
• уровень 1 — общая задача;
• уровень 2 — отдельные задачи;
• уровень 3 — подзадачи;
• уровень 4 — подзадачи более низкого уровня.

долгосрочных проектов

разработки и отображения структурной схемы работ по проекту. Все зависит от конкретного проекта и конкретных условий.

Различные подходы в процессе детализации работ:
Можно выделить следующие принципы детализации задач проекта.

• По видам конечного продукта — схемы и планировки, учебные материалы и инструкции, компьютерные презентации, рекламные материалы и т. п.

• Функциональные — разработка, запуск в производство, рассмотрение материалов, тестирование.
• Географические — район 1, либо северо-запад.

• Организационные — маркетинг, эксплуатация, услуги.
Чаще всего используют принципы детализации работ по виду конечного продукта и функциональному признаку.

структурной схеме работ.
• Первый номер соответствует некой общей задаче.
• Второй номер определяет задачу нижнего уровня в рамках обшей задачи.
• Следующие номера относятся к подзадачам более низких уровней; последний означает конкретную работу.

Рис 3.3. Рекомендуемый формат идентификатора работы в структурной схеме работ

для проектов более или менее вам знакомых. Действуйте следующим образом).

1. Определите все основные задачи проекта.
2. Определите все задачи второго уровня.
3. При необходимости продолжите декомпозицию задач.
4. Продолжайте, пока не достигнете нижнего уровня — конкретных работ.

Метод мозгового штурма (Такой метод целесообразен для проектов, в которых применяются нетрадиционные методы и подходы)

1. На отдельном листе запишите все возможные задачи по вашему проекту.
• На данном этапе не заботьтесь о накладках или уровне детализации задач.
• Не отвлекайтесь на мелочи и редактирование формулировок.
• Не обсуждайте целесообразность каждого вида работ.
• Просто все запишите!
2. Проанализируйте ваш список и разделите все задачи на несколько основных категорий, учитывая их характеристики.
Это будут задачи верхнего уровня.
3. При необходимости разбейте отдельные задачи на подзадачи.
4. К задаче любого уровня можно применить метод декомпозиции "сверху вниз", чтобы убедиться, что учтено все.

работ (см. рис. 3.4) достаточно наглядно отражает общую структуру проекта. Однако такая схема может занимать много места, поэтому не совсем эффективна для отображения многочисленных задач.
Организационный формат структурной схемы работ (см. рис. 3.4) достаточно наглядно отражает общую структуру проекта. Однако такая схема может занимать много места, поэтому не совсем эффективна для отображения многочисленных задач.

Рис. 3.4. Организационный формат структурной схемы работ

структурной схемы с указанием всех задач более высоких уровней.
Для больших проектов целесообразно использовать оба формата структурной схемы работ.

Рис. 3.5. Формат структурированного документа

как черновик для вынесения на коллективное обсуждение методом мозгового штурма. Дадим пояснения.
• Надпись в центральном кружке означает весь проект.
• От центрального кружка идут линии к кружкам, означающим основные задачи.
• От основных задач ответвляются задачи следующих уровней детализации.

Рис. 3.6. Структурная схема работ в виде кружков

проекта, структура и работы которого аналогичны вашему.
Использование предыдущего опыта
Шаблон структурной схемы работ создается на основе накопленного опыта в разработке множества проектов определенного типа. Выполняя аналогичные проекты, вы каждый раз добавляете в схему новые наработки, а также удаляете то, что себя не оправдало. Такой шаблон поможет значительно сэкономить время и улучшить качество работы.

Совершенствование шаблонов для структурной схемы работ

При использовании шаблонов учитывайте следующее.
•  Шаблоны создаются не только для всего проекта, но и для отдельных часто выполняемых задач.

• Совершенствовать шаблон структурной схемы работ можно только на основе опыта успешно выполненных проектов, а не многообещающих планов.

• Используйте шаблон только как начальный набросок схемы разбивки работ, а не как окончательный вариант.

• Постоянно вносите коррективы в шаблоны, учитывая опыт выполнения различных проектов.