Особенности участия секретаря-референта в организации общественных мероприятий презентация

Содержание

I. Особенности организации и проведения совещаний. Совещание — это форма умножения интеллектуальных возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом. Функции совещания: передача информации, оценка ситуации, оценка реакции

Слайд 1Лекция 6 «Организация управленческого труда»
Тема «Особенности участия секретаря-референта в организации общественных мероприятий»

Слайд 2I. Особенности организации и проведения совещаний.
Совещание — это форма умножения интеллектуальных

возможностей руководителей и выработки правильных путей управления персоналом.
Функции совещания:
передача информации,
оценка ситуации,
оценка реакции сотрудников,
корректировка совместных действий,
выработка решений.

Слайд 3Типы совещаний.
Типология 1. (по цели)

Учебное (конференция)

Информационное

Разъяснительное

Проблемное

Слайд 4Типология 2. (по времени)


Мозговой штурм.

Планерка-оперативка.

Стратегическое совещание.

Селекторное совещание.

Слайд 5Методы проведения совещаний.
Доклад

Обмен мнениями (обмен информацией)

Мозговой штурм

Обсуждение

Слайд 6Этапы конструктивного совещания.
Подготовительный этап

Начало совещания

Основная часть совещания

Завершение совещания.

Слайд 7Правила организации совещания.
Формулировка темы совещания.
- "Собрание созывается для того, чтобы:".


Нечеткость темы может повлечь за собой весьма неприятные последствия.
Четкая формулировка темы позволяет пресекать подобные уходы и помогает участникам сконцентрироваться на главном вопросе.

Слайд 82.Определение круга участников
Круг людей, которых приглашают на совещание, полностью зависит от

поставленной цели.
Для принятия решений, необходимо, чтобы приглашаемые люди имели соответствующие полномочия.
1-й список участников необходимо сократить.
Чем меньше участников, тем лучше,
Идеал - 9-12 человек

Слайд 93.Распределение ролей.
Минимальный набор ролей — это ведущий совещания и выступающие по

темам.
Чаще всего + секретарь, который ведет протокол и выполняет распоряжение ведущего.
«Фасилитатор"
«Контролер времени»
«Модератор»

Не забудьте оповестить людей, которым выделены особые роли, до начала совещания — чтобы они смогли подготовиться.

Слайд 10Модерация
Модерация — способ систематического, структурированного ведения заседания с прозрачными методами

в целях эффективной подготовки, проведения и подведения итогов встреч (конференций, семинаров).

Цель проведения модерации — наиболее полное вовлечение всех участников в рабочее заседание и во все фазы рабочего процесса.

Слайд 11Принципы работы модерации

1. систематичность (каждое отдельное действие логически следует за другим);


2. структурированность (каждый раздел работы рационально делится на части);

3.прозрачность (исключаются манипуляции любого рода).

Слайд 12Преимущества модерации


Участники концентрируются на сути.
Результаты приобретают прозрачность.
Повышается уровень корпоративной

культуры.
Растет мотивация коллектива.

Слайд 13Типы участников совещаний.
Спорщик.
Позитивист.
Всезнайка.
Словоохотливый.
Застенчивый.
Негативист.
Не проявляющий интереса.


«Крупная шишка».
Расспрашивающий.

Слайд 144.Составление повестки совещания
В начале срочные, короткие, самые важные вопросы. Это «разминка»

и подготовка к обсуждению основных вопросов.
В основной части вопросы, требующие подробного и основательного обсуждения.
В конце легкие пункты – объявление, поздравления.
Повестка рассылается заранее
Рассылка необходимых документов для ознакомления.

Слайд 155. Определение регламента.

Необходимо объявить время начала и окончания собрания, время обсуждения

каждого пункта повестки дня, перерывы, правила, которых желательно придерживаться.
Начинать собрание необходимо строго вовремя!!!
В начале объявляется регламент и ему необходимо строго следовать
Необходимо объявить, как будут приниматься решения

Слайд 166.Обсуждение вопросов и выявление позиций.
Каждая тема повестки дня должна рассматриваться отдельно

и в указанном порядке.
Напомнить, сколько времени отведено на выступление и сколько — на обсуждение вопроса.
Представить выступающего и изложить в начале всю общую информацию
Отмечайте разные точки зрения (пригодиться для протокола)

Слайд 177. Достижение согласия по ключевым пунктам
Для фиксации мнений хорошо использовать

флипчарт -
магнитно-маркерная доска с креплением для листа или блока бумаги, переворачиваемой по принципу блокнота.

Слайд 18По каждому положению можно фиксировать:

идеи (лист идей),

2. проблемные моменты (лист проблем),

3.

принятые решения (лист результатов).

Слайд 198. Принятие решений и подведение итогов.

Отметить завершение обсуждения подведением итога.
Распределить и

принять ответственность по реализации программы действий.
Подвести общий итог всего собрания: резюмировать, какие вопросы рассмотрены и какие решения приняты, какие действия будут предприняты в развитие принятых решений, когда и кем.
Отметить тех, кто внес наибольший вклад в результат.

Слайд 209. Завершение совещания.

Раздать участникам результаты совещания или решения в письменном виде.

Не

позже чем через 3-5 дней.

Составить протокол.

Слайд 21II.Организация выставок и ярмарок

Выставки и ярмарки – многокомпонентные мероприятия, включающие в

себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Слайд 22Основные понятия.
Экспозиция – это демонстрация товаров и услуг с использование специального

выставочного оборудования одним или несколькими экспонентами одновременно.
Экспонент – лицо, которое представляет на выставке свою продукцию с целью поиска ее покупателей или партнеров для совместной деятельности.
Организация выставочного мероприятия – система мероприятий, направленных на демонстрацию товаров по определенной тематике, в заранее определенном месте и в заранее определенные сроки.

Слайд 23Стенд – специальное помещение из легко разбираемых конструкций, построенное на выставочной

площади по заказу экспонента на время проведения выставочного мероприятия.

Выставка-салон – одно из самых дорогостоящих выставочных мероприятий, которое обязательно сопровождается демонстрацией, показом действующей модели продукции.

Слайд 24Участие в работе ярмарок и выставок
Выставочный стенд - визитная карточка.
При выборе

стенда учитывается:

- отдельные функциональные зоны;
- наиболее приемлемое местоположение;
- удачную конструкцию;
- привлекательную архитектуру;
- необходимое оснащение;
- привлекательное оформление;
- необходимое техническое оборудование.

Слайд 25Расположение стенда.
стенд в ряду
- стенд, находящийся в середине ряда и открытый

для осмотра с одной или двух (противоположных) сторон;
- угловой стенд, расположенный в конце ряда и открытый для осмотра с одной или двух соседних сторон;
- головной стенд, как правило, находится в конце ряда и открыт для осмотра с трех сторон;
- блок-стенд - это стенд, расположенный в отдельности от всех других стендов и открытый для осмотра со всех сторон.

Слайд 26Требование к персоналу выставки.
- высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;
-

уверенное поведение и находчивость во время нестандартных ситуаций;
- хорошо поставленная речь;
- знание иностранных языков;
- опыт работы на ярмарках и выставках;
- умение работать со средствами массовой информации;
- умение находить обоснованные решения в сложных ситуациях.

Слайд 27III. Организация презентаций.

Презентации – это эффективный способ привлечь внимание пользователей к

товарам и услугам как самой компании, так и ее партнеров и представителей.

Презентации могут проводиться на выставках, конференциях и семинарах, в офисах и в торговых залах.

Слайд 28Этапы организации и проведения презентаций.
Разработка концепции мероприятия;

Решение технических вопросов в

организации презентации;

Разработка и рассылка приглашений на презентацию;

Регистрация участников на месте;

Слайд 29Разработка и подготовка печатной, сувенирной продукции и «портфеля участника»;

Организация питания

для всех участников презентации;

Профессиональная фото- и видеосъемка;

Креативная развлекательная программа в рамках тематики презентации.


Слайд 30Пример проведения презентации.
Презентация шестого поколения серверов HP ProLiant
Компания: Hewlett Packard

Дата: Апрель

2009

Количество участников: 100 человек

Место: Москва

Слайд 33Внешний вид
НЕЛЬЗЯ одевать на выступление черное, белое, ярко красное, мелкозернистое и

полосатое. Все это сильно рябит на видео и отвлекает зрителя от вашего рассказа.
Отключить телефон и всю постороннюю радиоаппаратуру — она не только может отвлечь вас в самый неподходящий момент, но и может генерировать помехи при съемке.
Нежелательно наличие звенящих и блестящих украшений.

Слайд 34Правила выступления на презентациях.
Вести себя уверенно.
Не оглядываться на экран
Стоять,

там, где «поставили» организаторы.
Говорите о самом главном.
Четко соблюдайте регламент выступления, отведенный организаторами
Если формат мероприятия подразумевает вопросы из аудитории, отвечать кратко и по сути, не уходя в стороны.


Похожие презентации

Управление деловой карьерой 432
Лицензирование. Ценообразование. Апгрейды 301
SWOT - анализ 687
Организация и технология приемки потребительских товаров и продукции производственно-технического назначения 364
Тема 7. Проектные риски 329
Закупочная логистика 592

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое ThePresentation.ru?

Это сайт презентаций, докладов, проектов, шаблонов в формате PowerPoint. Мы помогаем школьникам, студентам, учителям, преподавателям хранить и обмениваться учебными материалами с другими пользователями.

Для правообладателей

Яндекс.Метрика