Система контроля постановки поручений и документооборота (СКП) презентация

Химии»

Директор по ИТ
ОАО ПО "Алтайский шинный комбинат"
Савков Игорь Михайлович
http://www.ashk.ru/

Система контроля постановки поручений и документооборота (СКП)

(одноэтапные, многоэтапные, концептуальные, рапорты) поручений, проведение совещаний

Функциональная архитектура Комплекса

Документооборот
Инструмент формирования и контроля движения
документов от создателя до исполнителя

Концепция
Инструмент стратегического планирования, определяющий
развитие бизнеса по конкретным направлениям
организационной и инвестиционной деятельности и служит
экономическим и финансовым обоснованием достижения
поставленных в нем целей;

управленческих решений
Отдел ИТ
Повышение корпоративной значимости отдела в решениях эффективного управления бизнес - процессами компании;
Отдел маркетинга
Установка и изменение планов по производству и продаже продукции, ценообразование;
Плановый и Финансово-экономический отделы
Формирование бюджета, управление платежами
Отдел Кадров
Оформление приказов и служебных документов по персоналу;
Служба безопасности и Контрольно-ревизионный отдел
Контроль и анализ ценообразования, оформление пропусков, оформление внутреннего ревизионного документооборота;

Целевые группы пользователей СКП

полным жизненным циклом документа, начиная с его создания, хранения всех документов (файлов, отсканированных изображений оригиналов и т.п.) в едином корпоративном электронном архиве.

Функционал:
Ведение справочной информации
- настройка типовых шаблонов документов
- настройка шаблонов подписей
- ведение списка пользователей
Разграничение прав доступа
- ограничение доступа пользователей и групп пользователей к определенным документам
Формирование Журналов и маршрутизация документов по группам пользователей
Управление платежами
- формирования документа по бюджету движения денежных средств
- формирования заявок на оплату
- контроль лимитов, дебиторской задолженности и утверждение
- распоряжение на оплату
- платежный документ
- бухгалтерская проводка.
- возврат информации о платеже в систему
Формирование различных шаблонов документов
Ведение истории хранения документов

Механизм подчиненности и согласования документов
Согласование и визирование документа
Поиск, выборка фильтрация документов
Ведение отчетной документации

Документооборот

ведение
штатного расписания, личных карточек, командировок,
отпусков, формирование и ведение приказов по личному
составу.

Кадры

Тестирование соискателей

Анкетирование сотрудников

Проведение собеседования

Формирование заявок отделов компании

Кадровые операции
Прием на работу
Перевод
Штатное расписание
Командировка
Отпуск
Обучение
Аттестация и т. д.

его профессиональных знаний и
навыков, деловых, индивидуально-
психологических и психофизиологических
качеств

Определение, насколько данный кандидат
выделяется из всех заявивших свои
кандидатуры на замещение вакантной
должности (какие качества и навыки
преобладают, а какие, наоборот, нуждаются в
дальнейшем развитии; насколько эти
качества важны для вакантной должности;
возможен ли прием на работу сотрудника с
условием дальнейшего роста;
будет ли вакантная должность «шагом
вперед» для соискателя или он давно
«перерос» предполагаемую должность);

Установка достоверности предоставленной кандидатом первичной информации

котором устанавливаются все необходимые реквизиты по персональному учету

В Системе устанавливается документ по формированию штатного расписания для указанных подразделений компании

записок по личному составу

ведение табеля учета использования рабочего времени

ведение журнала командировок и отпусков

поиск необходимой информации по произвольно заданным критериям

формирование аналитических отчетов и справок.

Система позволяет организовать эффективный учет регламентных кадровых операций по сотрудникам компании, фиксировать события и процессы, осуществлять обмен данными с программой расчета заработной платы и формировать собственные кадровые документы

изменении организационной структуры предприятия
Положение об оплате труда и премировании сотрудников
Об изменении графика работы
Положение об оценке персонала
Должностные инструкции
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
Приказ о планировании по итогам работы
О направлении персонала на обучение
Должностные инструкции
Документы по личному составу
Подбор персонала
Прохождение испытательного срока
Аттестация
Приказ о приеме на работу
Приказ о предоставлении отпуска
Об оплате по трудовому соглашению
О предоставлении отгулов
Приказ о направлении в командировку
Отчет о командировке
Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора
Приказ о поощрении
Приказ о депремировании
Приказ о полной материальной ответственности
Приказ на замещение
Приказ об изменении графика работы
Приказ об установлении (изменении) персональной надбавки
Информационно-справочные документы
Объяснительные записки ( об выходе с работы, объяснительная по опозданиям и т.д.)
Заявления
Акты
Уведомления
Согласование протокола подведения итогов деятельности

Все многообразие кадровых задач, которое можно классифицировать по таким направлениям как:
стратегическая направленность
функциональная направленность
производственная направленность
характер полномочий и ответственности за разработку и реализацию кадровых решений
характер договорных отношений с работниками,
решается на основании представленной структуры документов,

Исполнителя

Выбор резолюции по исполнению

Формирование отчетов к поручению

Прикрепление к документу совещания файлов любого формата

Просмотр связанных с текущим поручением документов

Поручения без этапов

поэтапно.

Функционал:

Установка ответственного Исполнителя

Выбор резолюции по исполнению

Формирование отчетов к поручению

Прикрепление к документу совещания файлов любого формата

Просмотр связанных с текущим поручением документов
Контроль за исполнением всех этапов
Поручения

Многоэтапное поручение

рапорта

Установка ответственного Исполнителя

Выбор резолюции по исполнению

Формирование отчетов к поручению

Прикрепление к документу Рапорта файлов любого формата

Просмотр связанных с текущим поручением документов

Формирование любой периодичности документа

Рапорт

совещания, фиксация вопросов и решений,

Функционал:
Установка списка приглашенных лиц и ответственного докладчика

Формирование регламента совещания

Фиксация решений по вопросам

Формирование Поручений согласно принятым решениям

Прикрепление к документу совещания файлов любого формата

Ведение календаря с удобным просмотром поручений с указанным временем графика выполнения

Совещания

на подпись документов или назначенных поручений, с указанием даты выполнения и уведомления о текущей просрочке задания.

«Личный кабинет» обладает
общими, объединенными
функциональными
возможностями, как системы
«Поручения» так и системы
«Документооборот» и решает все
задачи делопроизводства в
единой концепции исполнения и
согласования подписей в режиме
замещения полномочий.

Работа «Личного кабинета» связана с понятием графика строгой отчетности (ГСО).

ГСО - это установленный для определенного документа временной параметр, фиксирующий срок его создания. Отклонение срока исполнения приказа или служебной записки от заданного для них графика отчетности влечет наложение на лицо, создающее данный документ штрафных санкций.

Личный кабинет

инвестиций
Фактические суммы инвестиций
Плановая прибыль
Фактическая прибыль
Окупаемость
Сетевой график

Концепция Компании

Бизнес-План
(Концепция)

Бюджетирование

Заявки на платеж

Поручения ОБП (ИБП)

Механизм стратегического планирования, определяющий развитие бизнеса по конкретным направлениям организационной и инвестиционной деятельности и служит экономическим и финансовым обоснованием достижения поставленных в нем целей.

финансовой эффективности запланированных
организационных и инвестиционных мероприятий в компании

Назначение и функции:

описание основной идеи разрабатываемого бизнес-плана,
шагов, осуществляемых для реализации идеи, требуемых ресурсов, возможных рисков и планируемые результаты от его реализации
расчетная модель планируемых затрат и темпов финансового роста, на сновании которых строится технико-экономическое обоснование проекта
Формирование календарного плана-графика выполнения намеченных мероприятий по осуществлению бизнес – проекта
Формирование плана инвестиционных затрат на весь срок проекта
Формирование и контроль исполнения поручений ответственным сотрудникам
Хранение истории по осуществлению всех запланированных мероприятий по принятому бизнес- проекту

выполнения утвержденных бизнес – проектов в
разрезе групп целей и видов затрат

Концепция Компании

Назначение и функции:

Наглядное представление финансовой информации в различных периодических и целевых разрезах

Доступ ко всем документам любого уровня вложения, участвующим в достижении поставленного бизнес-плана

Контроль инвестиционных затрат и сроков исполнения поручений ответственных сотрудников

Расчет показателей прибыльности проекта на любой стадии исполнения

в котором
определяются логическая взаимосвязь, последовательность
работ и взаимосвязь между ними.

Сетевой график

Назначение и функции:

Сетевой график позволяет контролировать сроки
исполнения проекта. Задавая планируемую длительность каждой задачи и зависимости между
задачами - можно легко получить теоретический срок проекта (критический путь). А посмотрев на сетевой график во время выполнения проекта, можно быстро оценить, насколько достигаются запланированные
сроки, и ввести соответствующие корректировки.

Игорь Михайлович
http://www.ashk.ru/