Использование архивных документов: понятие, формы, нормативно-правовая база презентация

научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
 Организация пользования архивными документами – это деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

документах в культурных, научных, управленческих, политических, экономических целях, а также обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цель использования архивных документов:

передавать, производить и распространять информацию любым законным образом»);
ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 24): «пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы»; «Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления : пользователю СПС и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа и подлинников / копий, путем использования сети Интернет, с возможностью их копирования».

Нормативно-правовые основы использования архивных документов:

орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

Пользователь архивных документов

АФ РФ):

и других военных конфликтах;
Пребывание в концлагерях, гетто, на принудительных работах в Германии в годы войны;
Награждение, присвоение почетных званий;
Репрессии, реабилитация;
Рождение, смерть, брак и др. акты гражданского состояния и т.д.

Социально-правовые запросы

юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос пользователя рассматривается руководством архива, направляется на исполнение в соответствующие подразделения и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в архив интернет-обращения пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение распечатывается и в далее работа с ним ведется в установленном порядке.
Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке РФ.

Порядок исполнения социально-правовых запросов:

архиве – не более 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Условия исполнения социально-правовых запросов:

запросы поступают от органов гос. власти, суда и прокуратуры. Они исполняются в приоритетном порядке бесплатно.
Тематические запросы прочим юридическим и физическим лицам исполняются в порядке предоставления платных услуг.
При проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Тематические запросы:

и более лиц, истории семьи, рода.
Запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Генеалогические запросы

том числе на основе договора).
Результаты предоставляются в форме: родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи.
При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

Условия исполнения генеалогических запросов:

научных, практических, культурно-исторических и иных целях.
Объектами инициативного информирования являются организации и учреждения, в основной деятельности которых работа с архивными документами не является регулярной и привычной.
Инициативное информирование – это путь к введению в оборот архивных документов, потенциальная ценность которых для общества может и долна быть реализована в результате их использования.

Инициативной информирование пользователей

гос. и негос. предприятий и учреждений информационных писем и других информационных документов.
Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений гос. управления и местного самоуправления, экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального заказчика документной информации.
Работа по инициативному информированию планируется на основе изучения перспективных планов развития, планов работы потенциальных заказчиков, информации в прессе, календарей знаменательных дат и т.д.

библиотекам, организациям РАН обеспечивать пользователю архивных документов условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов (ст. 26).

оборудованное помещение для работы с документами (читальный зал – это структурная часть архива);
специальное оборудование (для чтения микрофильмов, электронных копий документов, просмотра кинодокументов, прослушивания фонодокументов);
доступ к НСА архива.
Плата за пользование читальным залом не взимается.

их права и обязанности определяются документом «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» (принят приказом М-ва культуры 2013, с изм. 2015).

их права и обязанности определяются документом «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» (принят приказом М-ва культуры 2013, с изм. 2015).

или письма направившей его организации (ФИО пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования).
Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.
Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

Порядок допуска пользователя в читальный зал

фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии (есть ограничения!);
пользоваться СПС к архивному фонду, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования;

Права пользователя:

через 2 рабочих дня со дня оформления заказа до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (по документам из архивных фондов личного происхождения, аудиовизуальным и электронным документам – особые требования);
Одновременно у пользователя не должно быть более 20 единиц хранения (дел, документов, копий фонда пользования);
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

Права пользователя:

через 2 рабочих дня со дня оформления заказа до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (по документам из архивных фондов личного происхождения, аудиовизуальным и электронным документам – особые требования);

Права пользователя:

читального зала, предназначенным для работы пользователей.
Использовать при работе с архивными документами собственные технические средства без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива.
Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки из дел, документов, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, гранки научной работы.

Права пользователя

распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, крупные сумки, зонты и др. предметы.
Проверять при получении заказанных документов их целостность и сохранность и расписываться в заказе за получение каждого из них.

Обязанности пользователя

хранения дел, документов, их поисковые данные.
Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством РФ.

Обязанности пользователя

помещении или на интернет-сайте.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения
форма информационной деятельности архивов, информационный продукт архива, представляющий собой публичную экспозицию специально подобранного и организованного массива документов, а также сведений о них, раскрывающий информационные ресурсы архива с целью обозрения, ознакомления и использования.

Документальная выставка –

РГИА). Они обеспечены хорошим помещением и современным выставочным оборудованием.
Благодаря развитию информационных технологий в последнее время архивы стали организовывать виртуальные выставки (интернет-выставки) архивных документов.
Виртуальная выставка архивных материалов – это традиционная документальная выставка, адаптированная для ее демонстрации в сети интернет.

по представленности материалов разных архивов (выставка одного архива, межархивная выставка),
по способу доступа (локальные, сетевые, комбинированного распространения),
по формату представления данных (ppt-формат, html-формат, flash-формат, др. форматы),
по продолжительности функционирования, по виду представленных документов и материалов,
по степени раскрытия содержания документов (только поисковые данные, фрагменты текста, полнотекстовые, комбинированные и т.д.).

Типология выставок

выставки, обозначить возможности участия в проекте других архивов, организаций, создать рабочую группу, определить ответственных исполнителей, составить проект сметы расходов (в смете следует учесть необходимость проведения реставрации документов, переплётных работ, оцифровки документов, дизайнерских работ, изготовление рекламно-издательской продукции).

Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

структура выставки (её основные разделы, подразделы, тематические группы и их содержание), дана характеристика экспонатов, предполагаемых к размещению, указаны предполагаемые участники проекта (архивы или организации, которые могут представить документы из своих фондов для размещения в проекте).

Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

сети. Рабочая группа определяет круг используемых фондов, проводит выявление и отбор документов. Отбор производится с учетом соответствия документов тематике проекта, интереса для избранной целевой группы, физической сохранности документа, их объёма и пр.
На основании отбора составляется список отобранных материалов.

Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

отобранных материалов, состав и основные характеристики экспозиционных материалов, их распределение и группировку по темам, подтемам, а также основные тексты к экспозиции. На этом этапе необходимо продумать, как именно подобранные документы и дополнительные материалы будут логически взаимосвязаны в рамках единого проекта.

Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

обязательном порядке необходимо указывать архивную, фондовую и временную принадлежность используемого архивного документа. Также проект можно дополнить авторскими текстами к разделам, темам и/или отдельным документам, а также примечаниями, пояснениями, терминологическими словарями, биографическими справками, перечнями персоналий и пр.

Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

разработки тематико-экспозиционного плана определяются логические связи между отдельными документами, то на данном этапе определяются логические взаимосвязи между страницами электронной выставки, их внешний вид, графическое оформление и схема расположения элементов страниц.
Возможна линейная, разветвленная или комбинированная структура размещения экспонатов виртуальной выставки.

Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

проекта электронные образы документов и дополнительных материалов к ним, продумать систему именования файлов.
Общая проверка функционирования, сохранение и подготовка электронной выставки к размещению в Интернете.
Продвижение электронной выставки архивных документов.

Технологическое проектирование и методические особенности выставок архивных документов

выставок)

издания исторических документов, хранящихся в архивах: издание Н. И. Новиковым «Древней российской вивлиофики» (1773–1775) (10-томная серия исторических документов); второе включало уже 20 выпусков). После смерти Н. И. Новикова дело было продолжено Академией наук под названием «Продолжение Древней российской Вивлиофики».

Д. Г. Левицкого

принципов и методов издания письменных исторических источников.
Важнейшим результатом, подытоживающим наработки ученых в этом направлении, были правила издания исторических документов: Правила издания документов советского периода, (1960), Правила издания исторических документов в СССР (1990).

осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

соответствии с этим, по методам археографической и полиграфической подготовки.
Эти различия служат основанием для распределения изданий по типам, видам и формам.

Типы и виды издания исторических документов

по рассекречиванию архивных документов);
возрастание в обществе интереса к отечественной истории;
внедрение в архивную практику новых информационных технологий.

Причины активизации публикационной деятельности архивов после 1991 г.

среднем 60 в год) (библиогр. указ. Открытый архив – 2);
В РФ за 1992 – 2000 гг. – учтено 996 названий (в среднем 142 в год) (библиогр. указ. Открытый архив – 2);
В 2001–2005 гг. было издано более 400 названий (данные Росархива);
В 2006 – 2010 гг. было издано более 310 сборников документов в 356 томах (данные Росархива).

Археографический взрыв

наряду с публикаций исторических документов, стали издавать и не документальные издания: справочники, нормативно-производственную и производственно-практическую литературу, литературу об архивах и т.д.

Новые явления в издательской деятельности архивов:

организациями и издательствами;
Внутренне и внешнее рецензирование подготовленной рукописи, обсуждение ее научно-совещательным органом, обладающим правом рекомендовать ее к изданию.

Мероприятия архивов по подготовке документальной публикации:

документов.
В этой информационной деятельности очень важен соответствующий информационный повод и привлечение к работе талантливых архививстов и журналистов.
Архивные документы (видео, аудио) могут использоваться для подготовки сценарных планов теле- и радиопередач, документальных и художественных фильмов.

Использование архивных документов в СМИ

использованием архивных документов: