Система электронного документооборота MasterDOC Информационные технологии автоматизации и контроля делопроизводства и документооборота. презентация

контроля делопроизводства и документооборота

за исполнением приказов и распоряжений
Сокращение времени согласования документов
Сокращение времени на поиск и обработку информации
Повышение исполнительской дисциплины сотрудников
Внедрение единых стандартов работы с электронными документами
Улучшение защищенности, управляемости и доступности документов
Снижение затрат на расходные материалы, оптимизация бизнес-процессов и увеличение прибыли предприятия

и распорядительной документации
Публикация и пересылка сообщений( объявления, новости, внутренняя корреспонденция)
Управление доступом к корпоративной информации
Хранение документов любых форматов
Интеграция с другими системами и информационными базами

документами (приказы, распоряжения, заявки, договора, проекты исходящих документов, служебная переписка)
Работа со специализированными документами (кредитные заявки, рекламные макеты и др.)
Распределение документов и отправка руководству
Контроль за прохождением документов внутри организации
Оформление документов, согласование, печать и тиражирование
Формирование, хранение и передача в архив

Руководство
Быстрый доступ ко всем документам
Формирование и исполнение поручений
Контроль исполнительской дисциплины
Согласование документов
Контроль договоров и управление проектами
Делегирование полномочий

Исполнители всех уровней
Сбор рецензий, комментариев по подготовленному документу
Поиск корпоративной информации
Планирование работы
Информирование сотрудников и согласование производственных вопросов
Возможность удаленной работы и удаленного доступа к информационным базам

бизнес-процессов

Полнота функциональных возможностей

Поддержка сложных схем согласования

Уникальные технологические характеристики

Развиваемость решения

Распределенная структура

сотрудников организации

Учет специфики и стандартов документооборота государственных организаций

Открытая модульная архитектура

Реализация в среде Lotus Notes

резолюций
Контроль исполнения поручений по документам
Статусный контроль выполнения поручений по документам
Поддержание внутреннего документооборота
Хранение и динамическое обновление данных о структуре, работниках и контрагентах организации
Работа с договорами и внешними контактами
Полный цикл согласования документов
Архивирование документов
Расширенные возможности поиска
Развитая система построения отчетности

розпорядження

Наради

Канцелярія

Службові записки

Звернення громадян

Зовнішні контакти

Контроль договорів

Інженерне забезпечення

Новини

Конференція

Общесистемные
словари и
справочники

Функциональные подсистемы

согласно требованиям заказчика. Эти функции позволяют максимально упростить и сделать гибким процесс внедрения и сопровождения СЭД.

Пример справочников:
Адреса, Источник информации, Категории документов, Категории тем, Местоположение объектов, Номенклатура дел, Специализация, Список валют, Тематика документов, заявки, поручения, контакты, Типы договоров, Виды документов, Типы контактов, Типы помещений, Типы работ, Типы событий, Типы совещаний, Условия оплаты, Формулировки резолюций и др.

Подразделение, Сотрудник, Группа
В системе «MasterDOC» реализована поддержка сложной организационной структуры: данные компаний (в холдингах), информация из подразделений, данные по отдельным проектам
Хранение и отображение фактов делегирования полномочий, исполнения обязанностей, деловодства в подразделениях и в общей структуре организации
Возможность хранения и отображения фактов увольнения и перевода сотрудников в другие подразделения, а также при формировании новой структуры организации

Поддержка сложной
организационной структуры организации

структуры оформляются как подразделения.

настройка механизма согласования
Поддержка любых схем согласования документов
Использование шаблонов маршрутов прохождения документов
Изменение маршрута прохождения документов «на лету»
Контроль процессов обработки документов
Возможность смены ответственного и участников в процессе согласования
Действия с согласованием: завершить, повторить, очистить.

предусмотрена функция корректировки сроков исполнения поручений, смена исполнителей
Подготовка отчетов о выполнении поручений, принятие/не принятие отчета о выполнении
- с помощью функции оповещения пользователи «MasterDOC» могут получать данные о нарушениях сроков исполнения поручений, завершении работ по поручениям
Отчеты по задержкам при выполнении поручений. Статистика обработки документов
- Для контроля за исполнением распоряжений и приказов ведется история поручений: кто, когда, кому давал поручение, с каким результатом
- Пользователям доступна функция получения информации о поручениях, их авторах, исполнителях, соисполнителях, контролирующих лицах

за ведение
делопроизводства в структурном
подразделении

даты события сотрудник(и) будут получать напоминания о необходимости выполнить необходимые действия к определенной дате.

руководителю отчеты о выполнении контрольных поручений (по видам документов), а также о количестве полученной и отправленной корреспонденции.

можно построить с помощью конструктора отчетов

изменять списки (представленные по умолчанию) сотрудников, имеющих права на чтение и редактирование данного документа.

зрения.

В системе реализованы пять механизмов поиска информации. Форма Представления – один из них.

представлении

Параметрический поиск по нескольким полям

Lotus Notes можно вести поиск документов по произвольным словам и фрагментам.
Для этого необходимо предварительно проиндексировать базу данных.

«Поисковая система»

действиях по созданию/редактированию документов.

В базе данных централизованно и автоматически фиксируется информация о создании, чтении, редактировании и удалении документов в системе, а также об ошибках, возникающих в ходе работы пользователей.

Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность.

систему.
На экране появится Главная страница.

Доступ к модулям (базам данных – БД) системы осуществляется с Главной страницы щелчком на значке БД или с помощью ссылки Открыть БД.

документов
Регистрация документов
Отправка документов на рассмотрение
Наложение резолюции
Ознакомление
Пересылка документов
Контроль исполнительской дисциплины
Рецензирование и согласование документов
Поиск документов
Печать документов
Формирование отчетов
Отправление в дело
Отправление в архив

в поле Документ.

короткое содержание
документа.
В документе есть цепочка
ссылок на связанные
документы.

баз
Передача функциональных данных пакетами

на разработку дополнительных модулей и механизмов интеграции
Разработка и принятие регламентов

и настройка «MasterDOC»
Настройка отчетов
Перенос справочников
Обучение пользователей и администраторов «MasterDOC». Проведение опытной эксплуатации

осуществляется:
в телефонном режиме
по электронной почте
через web- доступ к базе по поддержке пользователей
при выезде специалиста на территорию заказчика

продукта требованиям, предъявляемым заказчиком к такого рода системам

Уровень подготовленности сотрудников, осуществляющих работы по внедрению

Уровень готовности технических средств и персонала заказчика

знаний в едином хранилище и удобный доступ к корпоративной информации
Автоматизация документооборота
Эффективное информационное и организационное взаимодействие рабочих групп

на расходные материалы
С помощью функций системы достигается значительная экономия времени сотрудников на поиск, обработку, утверждения и согласование распорядительной документации
Объединение знаний, ускорение процессов согласования и оптимизация информационных потоков гарантирует высокую продуктивность бизнес-процессов
Система «MasterDOC» обеспечивает предприятие интеллектуальным капиталом, что стимулирует рост материальных и финансовых ресурсов

доля времени, затрачиваемого на «рутинные» операции с документами
Z – средняя зарплата в месяц
Итого, Потери = N*T*Z
Пример: 1000 сотрудников, 20% времени, $300 ср. зарплата

Потери = 1000*$300*0,2= $60 000 в месяц

рабочих мест - 191
Контактная информация: Баик Ярослав Михайлович - Заместитель
директора департамента информационных технологий и
телекомуникаций, тел. 8-032-297-23-46

2. Печерска районная в г. Киеве государственная администрация
Количество рабочих мест - 40.
Контактная информация : Сафонов Константин - Начальник отдела
информатизации, тел. 288-87-57

3. Украинское государственное предприятие почтовой связи "Укрпочта“
Количество рабочих мест - 80
Контактная информация : Шемякова Елена Генадиевна - Начальник
сектора информационно-компьютерных систем центра информационных
технологий, тел. 206-50-83

«Банкомсвязь» 04080, г. Киев, ул. Фрунзе, 69 Т:  +38 (044) 492 38 17  Ф: +38 (044) 492 37 54 E-mail: romanyuk@bkc.com.ua
http://www.bkc.com.ua