Искусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса презентация

Содержание

ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ SHAREPOINT It’s all about governance

Слайд 1Искусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса
Станислав Выщепан,

MVP, MCT

Слайд 2ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ SHAREPOINT
It’s all about governance

Слайд 3Что такое governance?
«Большой набор документов с пошаговыми инструкциями как работать с

порталом»
Множество книг и статей по governance

«Процесс предоставления гарантий»
John Miller

«Чем более полно определение governance, тем меньше люди его понимают»
Paul Culmsee

Слайд 4Как IT видит SharePoint

Бизнес

Слайд 5
Как выглядит на самом деле
Бизнес

Слайд 6SharePoint Governance




Governance
Management
Operations
Бизнес
Service

Слайд 7SharePoint Governance
Управление (governance) использует процессы, политики, технологии и человеческие ресурсы для

создания сервисов, разрешения неопределенностей и смягчения конфликтов внутри организации

Источник: The Burton Group

Слайд 8Просто красивая картинка



Сервисы
GOVERNANCE

Слайд 9ПЛАНИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Первые шаги

Слайд 10Шаг 1: Найдите спонсора
Он должен быть заинтересован в SharePoint
Он должен иметь

бюджет
Он должен участвовать в процессе
Он должен иметь видение бизнеса и технологий

Слайд 11Шаг 2: Определите сервисы
Укажите стратегические цели (vision)
«Создать унифицированный подход к хранению

проектной документации»
Определите измеримые результаты (outcomes)
«Все новые проектные документы создаются по заранее определенным шаблонам»
«50% уменьшение времени на поиск документов по любому проекту»
Определите какие решения будут использоваться для достижения целей (solutions)
Проектные сайты, библиотеки
Шаблоны документов, метаданные
Укажите способ поставки решения (delivery)
Узел на портале для запроса нового проектного сайта
Отдельные узлы для проектов

Добивайтесь понимания всеми участниками процесса

Слайд 12Небольшая ремарка
Создавайте сервисы, а не кастомизируйте SharePoint
В оригинале: “Build services, not

stuff”

Слайд 13Шаг 3: Используйте модель управления

Слайд 14Помните второй закон термодинамики
«Энтропия изолированной системы не может уменьшаться»
Энтропия – мера

беспорядочности, хаоса
Ваша информационная система – изолирована
Поддержание высокого уровня структурированности информации и строгости процессов ведет к большим затратам

Слайд 15Шаг 4: Готовьтесь к изменениям
Планы устареют до того как по ним

начнут работать
Выйдет два мажорных релиза ПО до того как вы внедрите текущую версию
Цели и задачи изменятся в самый неожиданный момент
Найдутся другие заинтересованные лица

Что бы не случилось - избегайте scope creep!

Слайд 16Шаг 5: Упрощайте
Сложное – дорого
Сложное – не работает
Сложное никто не понимает
Только

простые решения могут оставаться полезными долгое время

Слайд 17ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ
Искусство управления

Слайд 18Человеческий фактор
Большинство проектов SharePoint проваливаются потому что:
Нет видения как люди будут

использовать SharePoint
Руководство не выделяет достаточный бюджет
Пользователям не хватает квалификации
Система сложна в настройке техническим персоналом
Система не соответствует ожиданиям пользователей

Человеческий фактор - ключевой

Слайд 19Определяйте роли
Бизнес-владелец

Кому нужен сервис
Определяет требования и отвечает за концептуальную целостность
Архитектор

Специалист по

технологиям
Отвечает за технологическое решение поставленных задач

Поддержка


Технические специалисты, администраторы
Отвечают за поддержание работоспособности сервиса и разрешение проблем

Пользователи


Просто пользователи

Тренер


Отвечает за обучение пользователей и команд поддержки

Слайд 20Инвестируйте в обучение
Обучение дает наибольший ROI
Обучение повышает лояльность сотрудников
Результаты обучения могут

быть повторно использованы: видеозаписи, веб-касты, презентации, пошаговые инструкции, итд

«Если мне понадобится распилить дерево, то первый час я потрачу на чтобы наточить пилу»
Кто-то из великих
«Некогда пилу точить, пилить надо»
Суровая реальность

Слайд 21ТЕХНОЛОГИИ
Искусство управления

Слайд 22Не боритесь с SharePoint
Все равно проиграете
Помните о бизнес-целях
Усиливайте существующие фичи, не

пытайтесь заменить своими

Слайд 23Defaults have faults
Списки и библиотеки

Плоские по умолчанию
Не определен жизненный цикл
Наследуют права

по умолчанию

Сайты и коллекции


Не настроены квоты
Не настроен аудит
Не настроена навигация

Службы


Не настроены метаданные
Не настроен поиск
Не настроены профили пользователей

Сервер


Все на диске C
Не настроен backup

База данных


Все на диске C
Нет плана обслуживания

Слайд 24Кастом код - проблема
Большой failure rate
Мало написать код, надо еще написать

документацию
Код надо поддерживать
Стоит рассмотреть готовые решения

Слайд 25ПОЛИТИКИ
Искусство управления

Слайд 26Информационная архитектура
Какие типы информации?
Как информация структурируется (таксономии)?
Кто имеет доступ к информации?
Какой

жизненный цикл информации?
Какие политики аудита?
Как информация будет попадать в систему?
Как пользователи будут получать информацию?
Как контролируется качество информации?
…

Слайд 27Информационная архитектура
Нет универсальных ответов
Аргументируйте и документируйте решения
Политики без принудительного применения не

работают
Используйте возможности SharePoint для внедрения политик
Составляйте чек-листы


Слайд 28Навигация
По какому принципу создавать узлы навигации?
Как сделать навигацию между коллекциями сайтов?
Как

отобразить на физическую структуру?

Слайд 29Физическая структура SharePoint
Когда и для чего создавать объекты?
Какие настройки вносить?
Какие

квоты задавать?
Какие шаблоны использовать?
…

Слайд 30Структура и навигация
Используйте отдельные коллекции сайтов по возможности
Используйте метаданные для навигации
Не

делайте глубокую навигацию
Все что дальше трех кликов от главной – не существует
Не делайте широкую навигацию
Оптимально до 7 узлов на одном уровне
Используйте поиск

Слайд 31ПРОЦЕССЫ
Искусство управления

Слайд 32Процессы и политики
Политики отвечают на вопрос Что?
Процессы отвечают на вопрос Как?
Что?
Как?
Кто?
Зачем?

Слайд 33Процессы в SharePoint
Не допускайте создания стен из процессов
Когда любое, даже самое

мелкое, изменение требует огромного числа шагов согласования

Создавайте скрипты, а не документы
Документы все равно не читают

Создавайте workflow в SharePoint для автоматизации любых процессов управления

Слайд 34Процессы в SharePoint, продолжение
По возможности делегируйте запуск процессов администраторам семейств сайтов

и узлов
Если у них достаточно прав

Создавайте инструменты самообслуживания
Чтобы каждый пользователь мог запустить процесс
Но не делайте автоматизацию управления самоцелью

Используйте тестовую среду для проверки процессов и внедрения новых решений

Слайд 35КАК ПОЛУЧИТЬ МАКСИМАЛЬНУЮ ВЫГОДУ
Искусство управление

Слайд 36Измерение и оценка
Оценивайте затраты на создание и поддержку сервисов (Cost)
Измеряйте результаты

в деньгах (Gain)
Это не всегда просто, но оно того стоит
Считайте выгоду (ROI) = (Gain – Cost) / Cost * 100%

Слайд 37Начинайте с поиска
Поиск – самая мощная фича SharePoint
И самая бесполезная в

конфигурации по умолчанию
Не требуется контент в SharePoint
Можете искать по файлам в шарах, сайтам или внешним системам
Не требуется сложная структура сайтов
Интерфейс поиска очень простой
Не требуется дополнительное обучение
Чуть менее чем все люди пользуются поиском

Слайд 38Затем внедряйте социальные фичи
Профили пользователей – готовое хранилище информации, доступное из

SharePoint
Персональные сайты позволяют хранить документы и обмениться ими
Большинство людей пользуются социальными сетями и им не потребуется обучение
Поиск усиливает возможности социальных фич

Слайд 39Совместная работа – это сложно
Не внедряйте совместную работу для больших групп

на ранних этапах
Нет решения подходящего всем
Требуется много усилий чтобы не превратить SharePoint в свалку
Совместная работа это «грязная проблема», она видоизменяется по мере её изучения

Слайд 40Baby steps
Идите снизу вверх по пирамиде модели управления
Поддерживайте общее понимание целей

и способов достижения
Постоянно оценивайте успех, используйте метрики
Начинайте с простых решений
Внедряйте их как можно раньше
Получайте обратную связь от пользователей

Слайд 41Избегайте ошибок
9 беременных женщин не родят ребенка за 1 месяц
«Месяц» –

большая неопределенная величина
Используйте более короткие сроки при планировании
Не пренебрегайте тестированием и обучением
Избегайте big-bang rollout
Не забывайте про миграцию существующих систем

Слайд 42Заключение
Управление SharePoint - это в первую очередь управление людьми, которые создают

новые способы работы для других людей. Технологии, политики и процессы должны в этом помогать.

Слайд 43ВОПРОСЫ?
Станислав Выщепан
gandjustas@hotmail.com
http://gandjustas.blogspot.com
twitter: @gandjustas

Похожие презентации

НАШ ГОРОД 251
Институт вычислительного моделирования СО РАН 192
Методика диагностики и коррекции межличностных отношений. Социальный педагог Косарева Л.Г. 271
Prezentatsiya-Magistratura Fintech 192
Рейтинги гарантийных фондов: подход агентства Эксперт РА 190
Тема: История развития текстовых процессоров 255

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое ThePresentation.ru?

Это сайт презентаций, докладов, проектов, шаблонов в формате PowerPoint. Мы помогаем школьникам, студентам, учителям, преподавателям хранить и обмениваться учебными материалами с другими пользователями.

Для правообладателей

Яндекс.Метрика