Документационное обеспечение управления презентация

инструкции, правила, структура и штатное расписание. Печать ставится на грифе утверждения.
Распорядительные документы: Это постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Такой документ состоит из 2-ух частей – констатирующей и постановляющей. Констатирующая часть указывает на мотивы, обоснования (в связи, в соответствии, ссылки на нормативные документы, письма вышестоящих организаций. После слова: ПРИКАЗЫВАЮ или ПОСТАНОВЛЯЮ, идет постановляющая часть, она может иметь поручения или нормативный характер, могут указываться исполнители, действия.

ответных письмах обязательно указывается ссылка на рег.номер и дату, заголовок текста письма, на который составляется ответ. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу и состоять из 1 или 2 смысловых частей - это обоснование и заключение. Обращение к адресату (например Уважаемый…) не всегда уместно. Текст письма может составляться от 1-го лица ед.числа (Прошу, рекомендую…) или от 1-го лица множ.числа (Просим, сообщаем….) или от 3-го лица ед.числа (Управление образования просит….)

организации)
Дата документа обязательна, без даты документ не имеет юридической силы
Регистрационный номер документа ставится в одной строке с датой

указывается в именительном падеже, например:
Министерство образования и науки Республики Татарстан
Ни в коем случае нельзя писать:
В Министерство образования и науки Республики Татарстан

падеже, структурное подразделение – в именительном падеже, наименование должности в дательном падеже, ФИО – в дательном падеже
например:
Министерство образования и науки Республики Татарстан
отдел кадровой политики
начальнику
Т.К. Ершовой
Или:
Министерство образования и науки Республики Татарстан
начальнику отдела кадровой политики
Т.К. Ершовой

наименования должности, и адресат указывается в дательном падеже
например:
начальнику Управления образования
Агрызского муниципального района РТ
В.Г. Сафиуллиной

При адресовании документа руководителям нескольких организаций, адресат указывается в дательном падеже множественного числа

например:
Начальникам управлений образований городов и районов

другого документа. Оба способа равноценны. Если документ утверждается единолично руководителем, то пишем: УТВЕРЖДАЮ (никаких знаков препинания и ковычек не нужно)
пример:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник МКУ «Управление образования»
подпись И.О.Фамилия
Дата

Подпись и дату руководитель ставит самостоятельно.

документа, его номер
например:
УТВЕРЖДЕН
приказом Управления образования
от______ №________

Гриф утверждения располагается справа вверху.

образования»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
ИЛИ:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от______ №________

бланке, то наименовании должности указывается кратко, например:
начальник, директор и ФИО.
Подпись состоит из 3-х элементов: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки (переносы в словах не делаются, знаки препинания не ставятся). В расшифровки подписи инициалы ставятся перед фамилией (в скобки не заключаются, знак не ставится).
Пример:

Начальник Управления образования В.Г.Сафиуллина

Если подписывают несколько должностных лиц, то чем выше должность - тем выше подпись.

содержания документа. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание, например: «О предоставлении….», «О направлении….», «О внесении изменений в приказ». Заголовок обычно начинается с предлогов «о» или «об». Заголовок выделяется полужирным шрифтом. Заголовок на угловых бланках – пишется слева над текстом, на продольных бланках - над текстом по всей ширине страницы.
В ковычки заголовок не помещается, точка не ставится!

нумеруются арабскими цифрами, но не римскими. Например раздел 1. Подраздел 1.2. и т.д. Текст документа может составляться на русском или нац. языке. При направлении документа в другие субъекты – только на русском языке.
Текст документа выравнивается по ширине. Поля - минимальный размер – верхнее, нижнее, левое не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм. По типовой инструкции: 2,75 – левое поле, 2,25 – правое, 2 см - верхнее, не менее 2 см - нижнее.
Отметка о наличии приложения: Она помещается ниже текста. В ней указывается количество листов, количество экземпляров (например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.) Слово «приложение» указывается в ед.числе ВСЕГДА!

месте (м.п.) или печать должна затрагивать 1/3 часть должности и часть подписи.
Отметка об исполнителе письма– ОБЯЗАТЕЛЬНА. Помещается на лицевой стороне или на оборотной слева снизу, состоит из Инициалов, фамилии и номер телефона. Слово «исполнитель» и «телефон» не ставится
например:
Г.М.Ситдикова, 2-43-73

Заверительная надпись состоит из слова «ВЕРНО», наименования должности, подписи, Фамилии И.О и даты. Если копия остается внутри организации, то печать не ставится, если за пределы организации – то печать ставим.

использования. Каждый документ регистрируется в организации 1 раз: поступающий документ – в день поступления, изданный – в день издания. Регистрация ведется в течение года.

содержащая принятое им решение, т.е. это маленький распорядительный документ внутри самого документа. Резолюция включает исполнителя, действия, срок исполнения, подпись и дату. МЕСТО для резолюции – справа над текстом документа или снизу под текстом. НЕЛЬЗЯ - СЛЕВА ВВЕРХУ. Допускается оформление резолюции на отдельном листке, обычно это спец.типографские листки (как, например в администрации).

документы вашей организации будут идеальными не только по содержанию, но и по форме.