Основные понятия и нормативно-методическая база делопроизводства презентация

и организацию работы с документами.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ– запись информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающим ее юридическую силу.

ДОКУМЕНТ (лат.documentum – способ доказательства, свидетельство) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

РЕКВИЗИТ- (лат. requisitum – требуемое, необходимое) обязательный элемент официального документа.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА– свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, где основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным - бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются - человек, компьютер и компьютерная сеть

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

текущей деятельности организации, учреждения, предприятия.

ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

ДЕЛО – совокупность документов (документ), относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО - правовая форма документирования персональных данных работника, содержащая сведения, связанные с поступлением, прохождением службы/работы, а также увольнением с нее и необходимые для обеспечения деятельности органа/организации.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

удостоверение личности

обязательный элемент официального документа, придающий ему юридическую силу

Бутафорские предметы театрального представления

документ

реквизит

номенклатура

Систематизированный перечень наименований дел

Круг должностных лиц, назначение которых относится к компетенции высших должностных лиц

текст
документа
документный

Обязательный реквизит документа

Ключевое понятие документной лингвистики как части языкознания

Личное дело

Совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника

Непосредственно касающееся какого- либо лица

о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

с 01.01.2010 )

Устанавливает обязательность применения правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков (ст.123, 190)
Определяет документы, которыми оформляются основные кадровые процедуры (ст.67, 68, 84.1, 193 и др.)
Определяет порядок работы с трудовой книжкой ( ст.65, 66, 84.1)
Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников ( ст.67,68, 193 и др.)
Устанавливает порядок работы с персональными данными (ст.86,88)
Устанавливает порядок согласования документов или учета мнения первичной профсоюзной организации или представительного органа (ст.8, 190 и др.)

Ст. 64.1 Условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими введена ФЗ от 25.12.2008 № 280-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с ратификацией конвенции ООН против коррупции и конвенции об уголовной ответственности за коррупцию.
Статья 88, введенная ФЗ от 25.12.2008 № 280-ФЗ, запрещает передавать персональные данные работника третьей стороне за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья работника

учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица…

284. Утрата документов, содержащих государственную тайну








Статья 324. Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград

Статья 325. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…

Статья 327. Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков

Статья 292. Служебный подлог, то есть внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности

информации

Статья 13.11. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов

Статья 13.23. Нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и договоров

Статья 19.7. Непредставление сведений (информации)


Статья 19.11. Нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ

Исполнение постановления о дисквалификации (в ред. ФЗ от 17.07.2009 N 160-ФЗ)

Исполнение постановления о дисквалификации производится путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом.
При заключении договора (контракта) уполномоченное заключить договор (контракт) лицо обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц.



Статья 19.29. Незаконное привлечение к трудовой деятельности государственного служащего (бывшего государственного служащего) ( введена ФЗ от 25.12.2008 № 280-ФЗ)

Дисквалификация - это лишение физического лица, осуществляющего организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в организации, права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в состав совета директоров, осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных предусмотренных законодательством случаях.

3. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

федеральных конституционных и федеральных законов;
указов и распоряжений Президента РФ:
Постановлений Совета Федерации;
Постановлений Государственной Думы;
Постановлений и распоряжений Правительства РФ;
Президента РФ;
Совета Федерации ;
Государственной Думы;
Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного судов РФ

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
Администрации Президента РФ;
полномочных представителей Президента РФ в округах;
федеральных органов исполнительной власти;
Генеральной прокуратуры РФ;
Уполномоченного по правам человека в РФ;
Счетной палаты РФ;
Центральной избирательной комиссии РФ;
Центробанка России.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:
Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
органов, организаций, учреждений при Президенте РФ;
органов, организаций, учреждений при Правительстве РФ;
Федеральных судов;
Органов прокуратуры РФ;
Дипломатических и иных представительств РФ за пределами РФ.

ФЗ от 20 декабря 2000 года № 2-ФКЗ.

27.07.2006 № 149-ФЗ

УСТАНАВЛИВАЕТ:
что в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации;
что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью;
обязательность предоставления информации государственным органам;
ответственность за нарушение законодательства о защите информации.

фонда Российской Федерации на постоянное хранение

Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами .

ФЗ от 22.10.2004 года 125-ФЗ

"О противодействии коррупции"

Статья 6. Меры по профилактике коррупции
3) предъявление …квалификационных требований к гражданам, претендующим на замещение государственных или муниципальных должностей и должностей государственной или муниципальной службы, а также проверка в установленном порядке сведений, представляемых указанными гражданами.

Статья 9. Обязанность государственных и муниципальных служащих уведомлять об обращениях в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

от 27.27.2010)

Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников

Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации и без использования таких средств

персональных данных на обработку своих персональных данных

В случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
3) цель обработки персональных данных;
4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
6) срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Федерации»

1. Утвердить …Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации.
Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110

гражданской службы Российской Федерации».

1. Утвердить …Положение о конкурсе на замещение вакантной должности государственных гражданских служащих Российской Федерации.
Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112

государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственного гражданского служащего Российской Федерации

1. Утвердить прилагаемую примерную форму служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации.

2 …утвердить в 3-месячный срок должностные регламенты государственных гражданских служащих Российской Федерации, замещающих должности государственной гражданской службы Российской Федерации в соответствующем государственном органе (аппарате государственного органа).

Указ Президента РФ от16.02.2005 № 159

ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И УРЕГУЛИРОВАНИЮ КОНФЛИКТА ИНТЕРЕСОВ

Утвердить …Положение о комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Российской Федерации и урегулированию конфликта интересов.



Указ Президента РФ от 03.03.2007 № 269

ПО ДОГОВОРАМ НА ОБУЧЕНИЕ
от 21.12.2009 N 1456

Утвердить прилагаемое Положение о порядке заключения договора на обучение между федеральным государственным органом и гражданином Российской Федерации с обязательством последующего прохождения федеральной государственной гражданской службы.

3. Правительству Российской Федерации утвердить типовой договор на обучение между федеральным государственным органом и гражданином Российской Федерации с обязательством последующего прохождения федеральной государственной гражданской службы;

ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ И УРЕГУЛИРОВАНИЮ КОНФЛИКТА ИНТЕРЕСОВ

Утвердить …Положение о комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликта интересов.



Указ Президента РФ от 03.03.2007 № 269

Администрации Президента Российской Федерации от 06.08.2004 N 1363/1001.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить:
форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
(в ред. постановлений Правительства Российской Федерации от 01.03 2008 № 132, от 19.05 2008 № 373)

23. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов пишутся в следующем порядке:
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.

Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221

организации федеральных органов исполнительной власти» с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)   

2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

Устанавливает:
порядок обработки персональных ,
меры по обеспечению безопасности, которые необходимо соблюдать работодателю и должностным лицам, работающим с персональными данными

Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Потребительские форматы рядов А и В»

ИСО 11180:1993 «Адресация почтовая»

ИСО 8601:2000 «Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени»

и организаций

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации

ОКОГУ – общероссийский классификатор органов государственной власти и управления

ОКАТО – общероссийский классификатор объектов административно-
территориального деления

ОКИН –общероссийский классификатор информации о населении

ОКСО – общероссийский классификатор специальностей по образованию, должностей служащих и тарифных разрядов

ОК ПДТР – общероссийский классификатор профессий рабочих, должн

10.10.2003 № 69.


Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 6.10.2000.

персонале (определяющее статус основных категорий и групп персонала);

штатное расписание;

положения о структурных подразделениях организации (положение о кадровой службе,
о службе управления персоналом);

положение о персональных данных и их защите;

положение о рабочем (служебном) времени и времени отдыха персонала;

должностные инструкции (служебные регламенты).

Для определения штатно-должностной структуры организации и правового статуса ее персонала создаются:

приема на работу;

об испытательном сроке;

о конкурсе для замещения вакантных должностей;

о профессионально-должностном развитии персонала (о карьере персонала);

о порядке назначения на руководящие должности;

о ротации персонала;

об аттестации персонала;

о квалификационном экзамене (о порядке присвоения квалификации);

об оценке персонала;

о профессиональной подготовке персонала;

о кадровом резерве;

о порядке увольнения персонала

о сертификации персонала

персонала
о пенсионном обеспечении персонала
о моральном стимулировании персонала
корпоративный кодекс поведения персонала

РФ)
График отпусков (123 ТК РФ) и др.

Документы, не носящие обязательный характер

Должностные инструкции
Коллективный договор (ст.36,37 ТК)
Акт об оплате труда работников (ст.135 ТК РФ)

Документы, связанные со спецификой организации

График сменности (ст.103 ТК РФ)
Акт, регламентирующий порядок и размер компенсаций работников с разъездным характером работы

РФ)
Трудовой договор(ст.56,57,67 ТК РФ)
Штатное расписание (ст.57 ТК РФ) – форма Т-3
Приказ по личному составу ( ст.68,62 ТК РФ) – формы Т-1,Т-5,Т-6.Т-8
Правила внутреннего трудового распорядка (ст.189, 190 ТК РФ)
График отпусков (ст.123 ТК РФ)
Личная карточка (п.12 Пост. Правительства РФ от 01.03.2008 № 132)
Табель учета рабочего времени ( ст.91,99 ТК РФ)
Положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ)
Инструкция по охране труда (ст.212 ТК РФ)

документационному и информационному обеспечению деятельности организации

правила,
штатное расписание, штатная численность

постановление, распоряжение, приказ, решение

письмо, телеграмма, докладная записка,
объяснительная записка, акт, протокол,
справка, запрос, сводка

приказ по личному составу, личное дело, личная карточка, характеристика,
удостоверение

справочно-информационные,
организационно-распорядительные документы

код организации  
(ОГРН) юридического лица;
 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
 код формы документа;
 наименование организации;
справочные данные об организации;
10.  наименование вида документа;
11.  дата документа;
12.  регистрационный номер документа;
13.  ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14.  место составления или издания документа;
15.  адресат;

16.  гриф утверждения документа;
17.  резолюция;
18.  заголовок к тексту;
19.  отметка о контроле;
20.  текст документа;
21.  отметка о наличии приложения;
22.  подпись;
23.  гриф согласования документа;
24.  визы согласования документа;
25. оттиск  печати;
26.  отметка о заверении копии;
27.  отметка об исполнителе;
28.  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29.  отметка о поступлении документа в организацию;
30.  идентификатор электронной копии документа.

состав реквизитов документа

( ГОСТ Р 6.30-2003 )

России)
Неправильно!
Министерство иностранных дел РФ
(МИД Российской Федерации)

Центробанк, ЦБ, ЦБ РФ, Центральный банк
Центробанк РФ

Тел.: (495) 771 91 00; Факс: (495) 621 64 65; E-mail: webmaster@www.cbr.ru


(Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221)

Неправильно!

107016, Москва, Неглинная ул., 12

г.
05 сентября 2011 года
5.09.2011.

по номенклатуре
11 – порядковый номер отправленного документа

11-Р – регистрационный номер распоряжения

45/83 – номер совместного документа (договора)

ФГ-25/423
ФГ – инициалы подписавшего
25 – индекс структурного подразделения
423 – порядковый номер документа

издательства «Луч» В.А. Сергееву

Н.Т. Григорьевой Григорьевой Н.Т.
340045, Москва, Мичуринский просп., д. 36, кв. 110,
Мичуринский пр-т, д.36, кв. 110. Москва, 340045.

202р-1 от 2 мая 2001 года

ИНСТРУКЦИЯ

Правильно


УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением Председателя
Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
от 02 мая 2001 г. № 202р-1

ИНСТРУКЦИЯ

России)


Неправильно!

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
Центральный банк Российской Федерации.

10.01.99 № 27650 на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.
2. Письмо Павловой З.П. от 05.01. 99 № 27678 на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Неправильно!

Приложения: письма Васильковой С.В. от 10.01.99 г. № 27650 и Павловой З.П. от 05.01. 99 г. № 27678, всего на 6 л. в 1 экз. в первый адрес.

подтверждающий согласование

2.

Мнение выборного профсоюзного органа
от __ _____________ 20__ г. №___ учтено

Указание на ознакомление работника с документом

3.

С приказом ознакомлен.
Личная подпись
Собственноручно проставленная дата

Неправильно!

Согласовано:
Ректор Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Дата, подпись, расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Ректор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

подпись, расшифровка подписи
дата

составные части:
исполнитель резолюции,
указание,
подпись руководителя,
дата простановки резолюции

власти) № ____ за _____ г.
Всего в копии ____ л.

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Комментарий:

Необходимо указывать дату, на которую заверение действительно или срок, в течение которого данная копия действительна
Дата проставляется собственноручно
Если копия представляется в другие организации, обязательно проставление печати организации, выдавшей копию документа

дело 12-24
Иванов В.А.
05.02.2012

МИНИСТРА
№ 27-ВК 12.04.00


СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

В связи с поручением правительства России № ОС-П17-03421 по реализации указа президента РФ "О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы" Министерство труда РФ направляет для практического использования в работе рекомендации по разработке должностных инструкций по должностям федеральной государственной службы РФ.

Первый заместитель министра Колосов В.Ф.


Степанова

Порядок приема и увольнения работников
Обязанность администрации при принятии на работу
Трудовые книжки и порядок их ведения
Особенности увольнения работника
3.Основные обязанности работников (ст. 21 ТК РФ)
4. Основные права работников (ст. 21 ТК РФ)
5.Основные обязанности администрации (ст.22 ТК РФ)
6. Основные права администрации(ст.22 ТК РФ)
7. Рабочее время и его использование (все имеющиеся в
организации режимы работы и их особенности)
8.Стимулирующие и компенсационные выплаты (виды
поощрения, сроки и критерии выплаты)
9. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
(применяемые виды воздействия, виды дисциплинарных
взысканий, процедура их применения

Работник обязан соблюдать установленный режим работ
Работодатель обеспечивает социальное страхование работника
Риск по выполнению работ несет работодатель
Оплата труда прописывается в нормативном акте
Работник зачисляется в штат, соблюдает правила внутреннего распорядка
Прием на работу оформляется внесением записи в трудовую книжку

равенства
Заказчик не вмешивается в деятельность исполнителя
Гражданские отношения не связаны с социальными гарантиями
Риск не завершения исполнения работы лежит на исполнителе
Оплачивается только конечный результат работы
Исполнитель не зачисляется в штат
Отношения оформляются гражданским договором
По результатам работы оформляется акт сдачи-приема работ

необходимости.
1.2. Дата, с которой работник приступил к работе, обязательна.
1.3.Если работник принимается в обособленное подразделение, это обязательно включается в договор с указанием места его расположения
1.11.При заключении срочного договора обязательно указывается не только его срок, но и обоснование причины срочности (ст.59 ТК РФ)
1.12.Если работнику устанавливается разъездной характер работы – этот пункт обязателен.
2. Права и обязанности работника
3. Права и обязанности работодателя
4.Оплата труда
5. Рабочее время и отпуск
6. Конфиденциальность
7. Основания для прекращения действия договора
8.Гарантии и льготы
9.Заключительные положения
10. Реквизиты и подписи сторон

о приеме работника на работу;
Т-1а – Приказ о приеме работников на работу;
Т-5 – Приказ о переводе работника на другую работу;
Т-5а – Приказ о переводе работников на другую работу;
Т-6 - Приказ о предоставлении отпуска работнику;
Т-6а – Приказ о предоставлении отпуска работникам;
Т-8 - Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (служебного контракта) ;
Т-8а –Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (служебного контракта) с работниками;
Т-9 – Приказ о направлении работника в командировку;
Т-9а - Приказ о направлении работников в командировку;
Т-11 - Приказ о поощрении работника;
Т-11а- Приказ о поощрении работников;
Т-3 - ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Т-7 - ГРАФИК ОТПУСКОВ
Т-10- КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Т-10а- СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-2 , Т-2А – ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате.
Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

отчества) на титульном листе трудовой книжки;
неправильное оформление изменения персональных данных работника;
отсутствие печати на титульном листе;
неправильное написание дат;
неправильные сведения о дате приема, перевода, увольнения;
невнесение сведений об изменении наименования организации, структурного подразделения, а также должности или профессии;
перечеркивание записей;
надписи на полях;
многочисленные оттиски печати (как бы подтверждающие внесенные изменения);
внесение сведений о периоде обучения работника в высших и средних учебных заведениях;
запись дисциплинарных взысканий и замечаний;
неверные указания на основания увольнения

службой государственного органа;
в личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа;
запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные Законом данные о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях и профессиональных союзах;
персональные данные, содержащиеся в личных делах, относятся к сведениям конфиденциального характера;
приобщенные к личному делу документы брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись;
личные дела уволенных с гражданской службы хранятся кадровой службой в течение 10 лет, после чего передаются в архив.

(Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации. Утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609)