e-Sened v.2 презентация

или вообще отсутствие возможности найти их
Наличие нескольких копий документов без возможности определения актуальной версии
Затруднения в совместной работе над документом с другими подразделениями организации или многочасовые ожидания, пока документы дойдут до адресата
Трудности в определении статуса рассмотрения документов, поступивших из других организаций или граждан
Горы бумажных документов на Вашем столе
И наконец вроде бы не заметные, но значительные денежные затраты на канцелярские принадлежности. (Бумага, принтеры, картриджи и т.д.)

Давайте вспомним как часто мы сталкивались с такими проблемами.

C-JET-251 от 29 мая 1992 года показано, что стоимость жизненного цикла каждого бланка составляет $90.
$4 - за разработку и распечатку каждого бланка
$12 - за затраты служащих фирмы на сохранение и поиск нужного бланка
$74 - за время, потраченное служащим на заполнение, согласование и распространение каждого бланка.
Каждый работник обрабатывает ежегодно около 100 бланков.
Для организации насчитывающей около 300 человек, делопроизводство стоит 300 x 100 x 90=

$2,700,000

Даже с учетом необходимых вложений в разработку, обучение и поддержку использование СУЭД дает существенную экономию.

программного продукта для организации и управления документооборотом. В течении 2 лет изучался опыт производителей подобного программного обеспечения и платформ для реализации данного продукта. И к концу 2004 года была закончена первая версия продукта под названием “e-Sənəd”. В качестве платформы была выбрана наиболее распространенная платформа для создания подобных продуктов. Документо-ориентированная платформа Domino (Lotus Notes) от компании , которая успешно используется во всем мире вот уже более 20 лет. Данная платформа отвечает самым высоким требованиям.

в виде таблицы

физических лиц, стран, городов,
Введения структуры организации в виде отделов и работников с возможностью аутентификации каждого работника, делегирования прав другому работнику,
Регистрации входящей, исходящей и внутренней документации для организации совместной работы и маршрутизации пути движения документов
Автоматизацию приёма и регистрации факсов, писем в виде сканированных изображений,
Организацию движения документа по заранее созданным или изменяемым маршрутам, ведение контроля над документом, архивацию и поиск необходимых документов,
Систему выставления резолюций с использованием стандарта электронной подписи,
Систему выдачи письменных и голосовых поручений и контроля над их исполнением,
Архивацию документов,
Организацию поиска по документам, а также по электронным вложениям,
Мультиязычность с возможностью добавления новых языков,
Поддержку стандартов UNICODE,
Возможность дополнительного конфигурирования, Интуитивно-понятный интерфейс и др.

Обеспечиваются следующие процедуры

контактов, хранит информация об внешних организациях и их работниках

Внутренний справочник это база Отделов Кадров с дополнительными инструментами администрирования

Канцелярия база создания процедур документооборота и регистрации документов

Кабинет – рабочая область с документами

Промежуточный архив для хранения документов до основной архивации

База выдачи и контроля над поручениями

База регистрации входящих факсов и писем

Новостная база служит для создания и просмотра новостей

Конфигурационная база служит для кастомизации процедур и правил

Электронная почта

База дискуссий служит областью общения и непосредственного обмена информацией.

Лого Вашей организации

работника содержит более 200 пунктов информации.

Внутренний справочник-Отдел Кадров

Перечень головных организаций

Папки Отдела Кадров

в которых заложена информация о правах доступа и движении документов, созданных на основе данного шаблона.

Перед созданием шаблона мы создаем шаблоны маршрутов.

Через Основное меню – Справочники-Шаблоны мы можем создать общие или частные шаблоны маршрутов

Задаем имя маршрута и порядок пользователей в маршруте. Создав однажды шаблон маршрута мы в дальнейшем не будем тратить время на создание порядка пользователей.

После создания маршрута мы создаём тип документа

При создании типа документа, заполняя соответствующие поля, мы закладываем в него необходимые условия процедур для данных типов документов.

Мы можем определить:

Имя типа

Возможность изменения маршрута в дальнейшем

Необходимость утверждения со стороны начальника секретариата

Код типа документа

Категорию документа

Маршрут движения

Срок исполнения в днях

Использовать расширенные настройки

Определить список ответственных лиц

Количество дней до архивации

Принцип нумерации

Список людей с правом чтения

Возможность общего использования данного шаблона

Vəli Sadıxov
2. Emin Qurbanov

определить:

И файловые шаблоны документов этого типа.

Дополнительные поля.

При создании файловых шаблонов из документов MS Word вы можете использовать специальный инструмент создания заполняемых полей для последующей автоматической генерации документов при регистрации

на регистрацию документации

Создание процедур и регистрация документов

После создания типов документов регистрацию документов можно производить буквально несколькими движениями мыши. При этом регистратор может и не знать какие процедуры соответствуют этому документу, ему достаточно просто выбрать соответствующий тип документа.

После выбора типа документа автоматически заполняются поля маршрута, ответственных, списки с доступом чтения, крайняя дата рассмотрения и др. Регистратору остаётся заполнить только специфичные для данного документа поля.

После заполнения основных полей Регистрационной карты, регистратор заполняет дополнительные поля, если таковые предусмотрены они автоматически будут созданы при выборе типа документа, и создаёт файлы с заполненными полями из регистрационной карты на основе файловых шаблонов типа документа одним кликом.

для автоматической регистрации

Переопределять списки

Добавить новый файл или создать версию имеющегося

Ставить резолюции

Давать рекомендации

Давать инструкции

Работа с документами

После отправки РК по маршруту, РК становиться доступной пользователям в соответствии прав на РК через соответствующие папки в базе Кабинет.

Реестры представляют собой папки и отсортированы названиям отправителей

Папки отсортированы в соответствии с правами на документы

Списки РК

Каждая РК представлена в виде т.н. Бегунка. При этом пользователь имеющий право на работу с РК имеет возможность осуществлять следующие действия:

Работа непосредственно с вложенными файлами

Процедурные действия

Привилегии ответственных лиц

После окончания цикла движения документа Ответственный определяет должны ли документы быть помещены в архив или должны быть поставлены в очередь на регистрацию как исходящие документы.
Все действия в рамках РК сохраняются в виде вкладки журнала для эффективного контроля.

Fariz orucov

Emin Mamedov

писем служит для сканирования и автоматической постановки на очередь регистрации.

Новостная база для создания и просмотра новостей.

База поручений позволяет создавать письменные и голосовые поручения и вести контроль над их исполнением.

Электронная почта, интегрированная с СУЭД для получения уведомлений связанных с РК по почте.

База дискуссий для проведения совместного обсуждения вопросов.

Конфигурационная база даёт возможность более гибкой настройки системы, а также служит инструментом мультиязычности для создания или изменения языка интерфейса.

гибкая настройка, позволяющая реализовывать процедуры любого требования.
Высокая степень интеграции с продуктами MS Office.
Возможная интеграция с существующими в организации системами.
Интеграция административных инструментов Domino.
Высокая степень безопасности.
2-х уровневая система архивации.
И др.

Министров Азербайджанской Республики,
В 2005 году в Комитете Стандартизации и Метрологии Азербайджанской Республики,
В июне 2006 года в Министерстве Иностранных Дел Азербайджанской Республики была внедрена 2-я версия данного программного продукта.
Август 2006 года в Министерстве Транспорта Азербайджанской Республики.
Август 2008 года в AZAL.

поступающей с различных источников, для эффективной организации труда в Вашей организации.