“ИСОратник”™ презентация

ПК Координатора
Программа инсталлирована на ПК
Права Администратора - полный доступ к базе данных

ПК сервер

«ИСОратник»™ - структура

Файлы заполненных
записей

“Сетевые”-пользователи
Неограниченное к-во рабочих мест
Парольный доступ для каждого пользователя
Программа инсталлированная на каждый ПК
Работа со всеми модулями программы

Локальная сеть

Локальная сеть

Локальная сеть

Локальная сеть

WEB-оболочка программы

Управление документами и записями организации, включенными в Систему менеджмента
Управление «несистемными» документами организации (письма, приказы, пр.)
Описание бизнес-процессов в терминах стандарта IDEF, реализация «процессного подхода»
Обеспечение постоянного контроля за текущим состоянием системы управления (аудиты) и ее постоянного улучшения (корректирующие действия)
Обеспечение необходимой компетентности персонала, вовлеченного в бизнес-процессы организации
Организация системы эффективного обращения с жалобами потребителей
Количественный анализ эффективности внедрения и функционирования Системы менеджмента
Обеспечение эффективного учета и контроля за оборудованием организации

Модуль «Документы»
Модуль «Письма»
Модуль «Процессы»

Модуль «Аудиты»

Модуль «Тренинги»

Модуль «Запросы»

Модуль «Несоответствия»

Модуль «Оборудование»

Построение системы обеспечения безопасности пищевой продукции на основе методологии HACCP (управление опасными факторами)

Модуль «HACCP» (только для версии «HACCP»)

«ИСОратник». Версия для локальной сети. Начало работы.

«ИСОратник» - начало работы Запуск программы на ПК Координатора – «Идентификация»

Код доступа в режим лицензионной версии поставляется поставщиком после оплаты лицензии – код просто вводится в окно «Идентификация», и пользователь продолжает работать с программой, но уже в лицензионном режиме
Все записи, введенные в базу данных при работе в демо-режиме, сохраняются при работе в лицензионном режиме

«ИСОратник» - начало работы Запуск программы на ПК Координатора – «Выбор версии»

Выбор версии программы и языка интерфейса
«ИСОратник» разработан в 2 версиях/4 конфигурациях - каждая организация может выбрать ту из них, которая соответствует ее специфике

«Шрифт (Font)» - выбор шрифта надписей интерфейса программы
Можно выбрать любой фонт из тех, которые установлены на ПК пользователя

, «ИСОратник» планируется переустановить на другой ПК и продолжать использовать с нынешним файлом серверной базы данных
«Утилиты» - „База данных” – “Восстановить исходные настройки”
К «восстановленному» файлу серверной базы данных можно подключиться с другого ПК-Координатора
«ИСОратник» используется консалтинговой компанией для того, чтобы создавать базы данных для организаций-клиентов
Создание (наполнение) файла серверной базы данных server.isr может производиться на ПК консультанта
По завершении наполнения и восстановления исходных настроек файл серверной базы данных может передаваться заказчику – Координатор организации заказчика может подключиться к нему со своего ПК
Наличие в организации двух (или более) ПК – рабочих мест Координатора
Второй Координатор может подключиться к файлу серверной базы данных и продолжать его заполнение после «восстановления исходных настроек» файла на ПК первого Координатора
Оба Координатора должны работать в лицензионном режиме

Доступна только при работе в лицензионном режиме

«Восстановление/сжатие базы данных» - уменьшение размера файла базы данных
Рекомендуется выполнять, когда к базе данных подключен только Координатор

С определения «общих» для всех модулей программы данных – название организации, перечень подразделений, групп пользователей и пользователей программы

С определения «общих» для всех модулей программы данных – название организации, ее валюты, перечень подразделений, групп пользователей и пользователей программы

С определения «общих» для всех модулей программы данных – название организации, перечень подразделений и пользователей программы

«По умолчанию» пользователи не могут вводить записи в Главные Формы программы (они могут только изменять значения некоторых полей – подробнее см. раздел «Пользователи») – все записи в Главную Форму вводит только Координатор
Координатор имеет возможность предоставить пользователю(ям) право вводить записи (документов, процессов, пр.) в Главные Формы программы «по модулям»
Например, пользователь - менеджер по кадрам сможет вводить записи в модуль «Тренинги», пользователь – главный аудитор может быть уполномочен вводить записи в модуль «Аудиты», пр.

С определения «общих» для всех модулей программы данных – название организации, перечень подразделений и пользователей программы, списка внешних стандартов

Форма, содержащая текст международных (ISO) и/или национальных (ГОСТ, ДСТУ) стандартов
В дальнейшем при вводе новых записей документов (аудитов, тренингов) будут определяться ссылки документов на определенный раздел Стандарта (требования которого выполняет данный документ)

Координатор может изменять (добавлять, удалять) информацию во всех таблицах данной формы – нет ограничений на ввод любого количества любых стандартов (в том числе и как справочного материала)

«Входящие»
сообщения, адресованные данному пользователю другими пользователями
Пользователь может ответить на «входящее» сообщение в поле «Ответ»
«Исходящие»
сообщения от данного пользователя другим пользователям
«Ответ» - ответы от других пользователей на сообщения данного пользователя
В интерфейсе Координатора присутствует только вкладка «Исходящие»

«Ответить?» - показывает, необходимо ли ответить на данной сообщение
Все «исходящие» сообщения, для которых определено значение «Да» в поле «Ответить?», будут выделены красным цветом до тех пор, пока на них не будет дан ответ
«Ответные» сообщения показываются в поле «Ответ»
«Индикатор» поступившего сообщения (справа от кнопки «Управление документами»
Появляется в верхней части экрана в момент поступления сообщения данному пользователю

Окно идентификации пользователя
Показывает пользователя, работающего в данный момент с программой
Позволяет Координатору переключаться со своего ПК в рабочее место любого пользователя для проверки возможностей доступа данного пользователя к системной информации и документам

После перехода в «фоновый» режим программа минимизируется до «иконки» в системном трее Windows
При клике левой клавишей мыши на иконке можно либо восстановить окно программы, либо закрыть ее «окончательно»
В случае просрочки выполнения запланированных действий вид иконки изменяется – появляется красный «восклицательный» знак
Двойной клик на иконке восстанавливает полное окно программы и вызывает информационное поле, в котором указано количество и вид записей (документы, тренинги, аудиты, пр.) для которых запланированные действия не выполнены вовремя
«Полный» выход из программы – выбор последовательности команд «Выход» - «Закрыть «ИСОратник»»

Пользователь запускает программу и входит в нее под своим именем и паролем
в режиме пользователя-User-a пункт меню «Настройки» недоступен

В интерфейсе пользователя-Admin’-a присутствует пункт меню «Настройки», и Координатор может переназначить измененные пути к файлу серверной базы данных и каталогам расположения документов и шаблонов документов
Рекомендуется, чтобы сотрудник, работающий как Координатор, назначал самого себя пользователем-Admin-ом

Верхнее (управляющее) меню Координатора и пользователя-Admin-a:

Верхнее (управляющее) меню пользователя-User-a:
Только Координатор и пользователь-Admin знают и имеют возможность определить путь к каталогу расположения серверной базы данных, файлов документов и шаблонов

Пункт меню «Помощь-F1» в интерфейсе рабочего места Координатора
В рабочем месте всех пользователей при клике на пункте меню «Помощь-F1» вызывается только помощь по активной форме

Пользователи не могут удалять записи в Главных Формах программы
Пользователи имеют ограниченный доступ к просмотру файлов документов и могут изменять некоторые поля в записях документов/тренингов/аудитов – подробнее см. презентации по соответствующим модулям

«Тип»
Два фиксированных класса документов – «Внутренние» и «Внешние»
Координатор определяет названия типов документов, относящихся к каждому классу («Добавить»)
«Срок действия» документа – время (в месяцах), по истечении которого документ данного типа должен быть пересмотрен (независимо от наличия изменений в процессе, описываемом документом) ;
Определяется только для документов класса «Внутренний»
Файл-шаблон – определяется путь к файлу-шаблону, который будет вызываться каждый раз при создании пользователями нового документа данного типа; файлы-шаблоны определяются только для документов класса «Внутренний» (кроме типа документов, отнесенного к типу «Запись» - см. далее)

«Статус»
Координатор вводит названия статуса документов Системы (обычно определены в процедуре «Управление документацией»);
рекомендованные статусы – «Активный», «Пассивный», «Проект»

«Файл» - определяется файл, соответствующий вводимому документу
Файл должен быть в (под)-каталоге, определенном в меню «Настройки» - «Расположение» - «Каталог файлов документов»
Если файла нет, поле «Файл» остается пустым

Ввод новой (редактирование) записи документа «Ссылки»

Вкладка «Ссылки» - выбираются документы, на которые ссылается вводимый документ (из базы данных документов, введенных ранее в Главной Форме)

Для каждого действия определяется пользователь, ответственный за его выполнение, и планируемая дата выполнения действия
Даты выполнения соответствуют порядку следования действий – например, действие «Согласован» не может быть запланировано раньше, чем действие «Создан»
Поле «Выполнено» - подтверждение факта выполнения запланированного действия (выбор «Да»/«Нет»)

В данной вкладке определяются действия над (с) документом двух типов:
Индивидуальные (действия, которые совершает отдельный пользователь)
Групповые (действия, которые совершаются с документом для нескольких пользователей (составляющих группы пользователей)

Для каждого действия определяется группа пользователей, и планируемая дата выполнения действия
Действие, «предназначенное» для группы пользователей (например, «Направлен») автоматически будет «распространено» на всех пользователей, входящих в группу
«Дата выполнения» - планируемая дата выполнения действия
Поле «Выполнено» - подтверждение факта выполнения запланированного действия (выбор «Да»/«Нет»)

В данной вкладке определяются действия над (с) документом двух типов:
Индивидуальные (действия, которые совершает отдельный пользователь)
Групповые (действия, которые совершаются с документом для нескольких пользователей (составляющих группы пользователей)

Действие «Издан» запланировано на 16.09.2003
Действие не было выполнено – в поле «Выполнено» присутствует значение «Нет»
16 января при входе в режим «Документы» в информационной строке появится сообщение: «Необходимо совершить запланированные действия над документами: 1».

Автоматически формируется программой и появляется в строке в том случае, если к определенной дате запланированное действие над документа не будет не выполнено (не выбрано значение «Да» в столбце «Выполнено») намеченное действие
Программа анализирует актуальную дату ПК, запланированную дату выполнения действия, отметку «Да»/«Нет» выполнения данного действия и формирует предупреждающую надпись, принимая во внимание количество дней для оповещения о необходимости совершения действия над документом

Пример работы функции:

Двойной клик на мигающей информационной записи приводит к появлению формы, содержащей список «просроченных» документов

«Журнал» Доказательство факта ознакомления пользователей с документом

Общий отчет по документу («Документы» - «Отчет») содержит раздел «Действия над документом», суммирующий информацию по действиям, совершенным всеми пользователями над данным документом

Рабочее место Координатора - функция «Журнал» (вкладка «Действия»)
Формируется перечень всех пользователей, которые вызывали со своих ПК данный документ для просмотра, с датой такого вызова

Рабочее место пользователя – вкладка «Свойства» записи документа

появляется дополнительная вкладка «Заполненные записи»:

Ввод документа типа «Записи» - «Заполненные записи»

Ввод документа типа «Записи» - «Заполненные записи»

Файлы-шаблоны внутренних документов были определены в форме «Установки» - «Тип» так что каждый пользователь, создавая документ типа «Инструкция» будет использовать в качестве шаблона один и тот же файл - «Instruction.rtf” (файл шаблона для внутренних документов типа «Инструкция»)

Два возможных типа операций:
Группировка записей – осуществляется нажатием кнопки с названием параметра группировки («Класс», «Тип», «Статус», «Раздел», пр. – при этом нажатая кнопка «западает») - результат группировки показывается при нажатии кнопки «Показать!»
можно группировать записи документов по любому доступному параметру, получая список всех документов, сгруппированных по выбранному параметру (например, группировка по параметру «Статус» - «Показать!» - в списке записей документов в Главной Форме сначала показываются все документы статуса «Активные», потом – «Пассивные», потом – «Проекты»)

Фильтрация записей - осуществляется путем клика на поле определенного значения параметра документов и выбора из выпадающего списка нужного значения
например, при клике на поле рядом с кнопкой «Тип» и выбора записи «Инструкция» в Главной Форме генерируется перечень всех внутренних документов, относящихся к типу «Инструкция»
Возможно одновременное выполнение фильтрации всех записей по нескольким значениям параметров
Возможно одновременная группировка/фильтрация записей по различным параметрам
ЧТО ЭТО ДАЕТ?

При наличии достаточно большого количества записей документов в базе данных становится сложно «управлять» ими (искать необходимую запись, группировать/сортировать/фильтровать записи по определенным параметрам), находясь в Главной Форме документов.
Решению этой задачи – «организация управления записями документов» - служит режим «Управление документами»

Каждый результат группировки/фильтрации записей можно отразить в виде отчета
Каждый отчет можно либо распечатать, либо конвертировать в файл формата -.doc либо -.xls и запомнить в электронном виде

Пользователь, ответственный за совершение действия над документом, может изменить отметку «Да»/«Нет» в поле «Выполнено» для «своего» действия (форма «Действия» режима «Свойства» документа)
В демо-версии пользователь «Мастер участка водоподготовки» после того, как он создал проект документа «Водоподготовка» может зафиксировать это (изменить значение «Нет» на «Да» в поле «Выполнено» вкладки «Свойства» записи документа «Водоподготовка» в Главной Форме документов)

В программе реализовано разграничение прав доступа различных пользователей к файлам документов Системы с целью
а) минимизации возможностей утечки конфиденциальной информации («know-how”) организации
б) обеспечения всех пользователей количеством информации, необходимым и достаточным для выполнения ими своих профессиональных обязанностей
В частности, доступ к тексту документа(ов) Системы (вызову файла документа для просмотра средствами «ИСОратника») имеют только те пользователи, которые уполномочены на это Координатором (введены Координатором в форме «Свойства» записи документа в Главной Форме документов)

Рабочее место пользователя – в случае вызова данным пользователем файла документа для просмотра во вкладке «Свойства» записи этого документа появляется запись, фиксирующая дату вызова файла документа для просмотра

Запись-напоминание о необходимости совершения запланированных действий над документом (нижняя часть Главной Формы документов)
В рабочем месте Координатора – указываются все документы, действия над которыми не были совершены вовремя
В рабочем песте пользователя – указываются только те документы, действия над которыми не были совершены вовремя только этим пользователем

Работа в модуле «Письма» начинается с заполнения форм режима «Установки»

«Класс», «Тип», «Статус», «Раздел», «Отправитель», «Получатель», «Тема»
Последовательный выбор необходимого значения из выпадающих списков
Возможен ввод нового параметра с клавиатуры (подтверждение ввода – клавиша «Ввод»)
«Файл» - выбор файла письма
Должен содержаться в (под)-каталоге, определенном в форме «Настройки» - «Расположение»
«Содержание», «Резолюция», «Результат», «Комментарий» - ввод необходимой информации в соответствующие формы

Два возможных типа операций:
Группировка записей – осуществляется нажатием «объемной» кнопки с названием параметра группировки («Класс», «Тип», «Статус», «Раздел», пр. – при этом нажатая кнопка «западает») - результат группировки показывается при нажатии кнопки «Показать!»
можно группировать записи писем по любому доступному параметру, получая список всех записей, сгруппированных по выбранному параметру (например, группировка по параметру «Статус» - «Показать!» - в формирующемся списке в Главной Форме сначала показываются все документы статуса «Активные», потом – «Пассивные», потом – «Проекты»)

Фильтрация записей - осуществляется путем клика на поле определенного значения параметра свойств писем и выбора из выпадающего списка
например, при клике на поле рядом с кнопкой «Тип» и выбора записи «Запрос» в Главной Форме генерируется перечень всех писем, относящихся к типу «Запрос»
Возможно одновременное выполнение фильтрации всех записей по нескольким значениям параметров
Возможно одновременная группировка/фильтрация записей по различным параметрам

При наличии достаточно большого количества записей писем в базе данных становится сложно «управлять» ими (искать необходимую запись, группировать/сортировать/фильтровать записи по определенным параметрам), находясь в Главной Форме документов.
Решению этой задачи – «организация управления записями корреспонденции» - служит режим «Управление корреспонденцией»

Работа в модуле «Процессы» начинается с заполнения форм режима «Установки»

Если выбран класс «Базовый», процесс описывается в соответствующих вкладках в терминах IDEF/0 (входы, ресурсы, выходы, операции, поставщики-потребители, пр.)

«Свойства»
Последовательный выбор из выпадающих списков типа и собственника процесса
«Код», «Название» - ввод (с клавиатуры)
Коды и названия процессов повторяться не могут
«Блок-схема» процесса, «Назначение собственника процесса» – выбор документов из базы данных
«Цели», «Ответственность», «Область действия» - соответствующая информация вводится в формах, открывающихся при нажатии на необходимую кнопку

Для вставки записи операции между ранее введенными записями, не нарушая порядок введенных операций, используется пункт “Вставить” из списка-меню, выпадающего при клике правой клавише мыши на записи операции

«Документы» - для каждой операции во вкладке определяются документ(ы), описывающие требования к операции

Все действия в режиме «Диаграмма» осуществляются с помощью выбора команд из списка-меню, возникающего после клика правой клавишей мыши на рабочем поле окна «Диаграмма» на соответствующих уровнях

ГОСТ Р ИСО 9001-2000. Раздел 0.2 «Процессный подход»
….Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего…

“Входы” – “Выход-вход”
После выбора процесса в форме «Выходы процесса…» формируется список выходов выбранного процесса, которые могут образовать вход вводимого процесса
Координатор выбирает выход, нажимает «Выбор», и после этого определяет операцию процесса, с которой будет связан выбранный «выход-вход»
Код «связанного» процесса – Р03.001 - присутствует в столбце «Связь»

В демо-версии выход процесса Р03.01 “Производство воды “Здоровье” “Заполненный протокол “Производство воды”” служит входом процесса Р08.01 “Внутренний аудит”

ГОСТ Р ИСО 9001-2000. Раздел 0.2 «Процессный подход»
….Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего…

По нажатии клавиши «Связь» формируется графическое изображение связей выделенного процесса с другими процессами (выход(ы) данного процесса – вход(ы) других процессов и выходы других процессов – входы данного процесса)
Клавиша «Отчет» - генерация документа, отражающего связь процессов
«Процесс» - просмотр записи связанного процесса
Кнопка «Связь» в вертикальном рабочем поле - аналогичный результат (графическое изображение связи процессов) – см. следующий слайд

«Потребители выходов»
Для каждого выхода определяется его потребитель («Добавить» - «Потребителя выхода»)
Вводится подразделение, пользователь-потребитель, необходимый комментарий
«Документы» - вводятся документы, описывающие выходы

Если выбран класс «Сложный», вместо «IDEF/0-вкладок» («Входы», «Ресурсы», «Выходы», «Операции», «Требования», пр.), появляется одна дополнительная вкладка – «Составные процессы»

«Свойства»
Последовательный выбор из выпадающих списков типа и собственника процесса
«Код», «Название» - ввод (с клавиатуры)
Коды и названия процессов повторяться не могут
«Блок-схема» процесса, «Назначение собственника процесса» – выбор документов из базы данных
«Цели», «Ответственность», «Область действия» - соответствующая информация вводится в формах, открывающихся при нажатии на необходимую кнопку
Значение уровня процесса определяется только после того, как процесс введен в иерархическое дерево (вкладка «Составные процессы»)

Ввод составных процессов – «прямой способ». 1.

Ввод составных процессов – «прямой способ». 2.

Аналогично вводится второй составной процесс – «Доставка воды» (1-й уровень) для процесса «Вода Здоровье» (0-й уровень)

Ввод составных процессов – «прямой способ». 3.

При вводе процесса «Производство воды» необходимо определить значение его уровня равным 2

Аналогично – «Добавить ниже» - «Новый» - вводится запись второго составного процесса для процесса «Производство и хранение воды» – «Производство воды «Здоровье» (уровень 2)

Нажатие кнопки «Диаграмма» при выделенной записи процесса «Вода «Здоровье» в Главной Форме генерирует графическое изображение построенного «иерархического дерева»

Клик правой клавишей мыши на записи процесса «Производство и хранение» - «Добавить процесс» - «Добавить ниже» - выбор процесса «Производство воды» - значение уровня изменить на «2» - в результате процесс «Производство воды» стал «составным» процессом процесса «Производство и хранение воды»
Аналогично определяется второй составной процесс процесса «Производство и хранение воды» – процесс «Хранение воды» (2-й уровень)

Старт - в базу данных введен только один процесс - «Вода Здоровье»
Далее путем нажатия кнопки «Новый» (левое вертикальное поле) вводятся записи процессов «Производство и хранение воды…» и «Доставка воды»
Уровень всех процессов на этой стадии не определяется
Точно так же – кнопка «Новый» - вводятся процессы «Производство воды» и «Хранение воды», которые потом предполагается будут составными процессами для процесса «Производство и хранение воды»
Для всех введенных процессов номер уровня отсутствует

Ввод составных процессов – «непрямой способ».1.

После ввода записи процесса «Производство воды» необходимо изменить номер уровня процесса «Производство воды» на 2-й

Ввод составных процессов – «непрямой способ».2.

В результате процесс «Производство воды…» становится составным процессом (2-го уровня) для процесса 1-го уровня «Производство и хранение воды…»

Таким образом строится все иерархическое дерево процесса «Вода Здоровье».

Ввод составных процессов – «непрямой способ». 3.

Ввод составных процессов – «непрямой способ». 4.

Таким образом строится все иерархическое дерево процесса «Вода Здоровье».

Ввод составных процессов – «непрямой способ». 3.

Два возможных типа операций:
Группировка записей
Осуществляется при клике на кнопке с названием параметра для группировки записей («Класс», «Тип», «Уровень», «Собственник», пр.) – нажатая кнопка «западает»
Результат - кнопка «Показать» - в Главной Форме генерируется список всех процессов, сгруппированных по выбранному параметру (например, группировка по параметру «Тип» - в списке документов сначала показываются все процессы типа «Жизненного цикла», потом – «Измерения, анализа и улучшения», потом – «Управленческий»)

Фильтрация записей
Осуществляется путем выбора определенного значения параметра из выпадающего меню при клике на соответствующем поле (например, значения «Жизненного цикла» при выборе параметра «Тип»)
Результат – кнопка «Показать» - в Главной Форме генерируется перечень процессов типа «Жизненного цикла»

«Сотрудники»
Вводится перечень сотрудников, работающих на определенных позициях/в подразделениях, для которых будет разрабатываться план обучения
Клавиша «Обучение» позволяет перейти к форме мониторинга/оценки проведенных тренингов для конкретных сотрудников (рекомендуется начинать заполнение после завершения ввода всех сотрудников)

«Документы» - для каждой темы обучения вводится перечень документов (выбор из списка документов, введенных ранее в базу данных «Документы»), которые составляют «программу» обучения (код и название)
Количество документов, которые могут быть введены для одной темы обучения, не ограничено
«Отчет» - автоматическое формирование документа – плана обучения для выбранной позиции
Может быть использован как официальный документ системы менеджмента

Информационная строка в нижней части Главной Формы показывает:
количество тренингов, не проведенных вовремя
количество тренингов, эффективность которых не была оценена вовремя
двойной клик на мигающей информационной строке выделяет соответствующие записи «просроченных» тренингов красным цветом
Доступна только для Координатора и пользователей, ответственных за проведение/оценку эффективности тренингов

Раздел «Обучение» - в программе реализован разноуровневый доступ различных пользователей к подробной информации по обучениям сотрудников организации – полный доступ к записи обучения (включая оценки за обучение и оценки за эффективность обучения) имеют только пользователи – ответственные за проведение данного обучения и за оценку его эффективности

«Тренинги» - разноуровневый доступ к информации по обучению

«Тип аудитов»
Типы аудитов определяются Системой менеджмента организации (обычно – в процедуре «Аудиты Системы менеджмента»
В демо-версии выделены три типа аудитов: внешние, внутренние, аудиты поставщиков
«Классификация несоответствий»
Аналогично типам аудитов, обычно определяется в соответствующей процедуре Системы
Определяется название несоответствия и (в поле «Комментарий») – необходимое пояснение по требуемым корректирующим действиям в случае обнаружения несоответствия данного уровня в ходе аудита

Несоответствия, присутствующие в данной форме («база данных несоответствий»), используются в модулях «Аудиты» и «Несоответствия» при определении несоответствий

«Подразделения»
Вводятся подразделения – объекты аудита, а также ответственные пользователи, деятельность которых будет проверяться во время аудита
Обязательно наличие хотя бы одной записи ответственного пользователя в данной форме – введенные пользователи будут фигурировать в списке пользователей, ответственных за подготовку Плана корректирующих действий по аудиту (см. слайд по форме «ПКД»)
Кнопка “Выслать» - формируется сообщение для рассылки по электронной почте, содержащее в поле получателей электронные адреса всех ответственных пользователей, введенных в таблице «Подразделение»
Удобно при извещении вовлеченных сотрудников организации о проведении предстоящего аудита

«Аудиторы»
Вводится перечень группы аудиторов, ответственных за проведение планируемого аудита
Обязательно наличие хотя бы одного аудитора в данной форме – введенные аудиторы будут фигурировать в списке пользователей, ответственных за подготовку отчета по аудиту (см. слайд по форме «Отчет/План»)
Пользователь, введенный во вкладке «Подразделения/пользователь», как правило, не может быть аудитором своей деятельности (быть введенным во вкладке «Аудиторы») - в этом случае программа требует подтверждения этой ситуации
Кнопка “Выслать» - формируется сообщение для рассылки по электронной почте, содержащее в поле получателей электронные адреса всех аудиторов, введенных в таблице «Аудиторы»
Удобно при извещении аудиторов о проведении предстоящего аудита

«Отчет» - команда во вкладке «Свойства», формирующая документ-отчет, содержащий всю информацию по данному аудиту, введенную во вкладках режима «Новый»

В нижней части экрана Главной Формы – информационная строка, показывающая:
Количество не проведенных вовремя аудитов и аудитов, для которых не проведена проверка выполнения плана корректирующих действий
Двойной клик на мигающей информационной строке выделяет запись «просроченного» аудита в красный цвет

«Отчет по аудиту»
«Добавить» - Координатор/авторизованный пользователь определяет:
дату издания отчета
Руководителя группы аудита, ответственного за подготовку отчета (выбор из списка «Аудиторы» записи свойств аудита)
«Заключение» - заключение по результатам аудита (п. 6.5.6 ИСО 19011:2002)
ссылку на документ – отчет
Дата подготовки отчета по аудиту не может быть раньше, чем дата проведения аудита

В списке команд, появляющемся при правом клике мышкой на записи несоответствия, присутствует пункт «Перенести в модуль «Несоответствия»» - выбором этой команды несоответствие переносится в Главную Форму несоответствий
Если для несоответствия этот пункт списка неактивен (как на рисунке выше), это значит, что данное несоответствие уже перенесено в Главную Форму несоответствий

«Направление отчета» - «Добавить» - «Направление отчета» - вводится перечень подразделений и пользователей, которым будет направлен отчет по аудиту, и дата направления отчета
Дата направления отчета не может быть раньше, чем дата подготовки отчета (определенная в форме «Отчет по аудиту»
«Выслать»
Формируется сообщение электронной почты, в перечне получателей которого присутствуют электронные адреса тех пользователей, которые введены в форме «Направление отчета»
Удобная возможность для, например, рассылки файла отчета по аудиту всем «задействованным» пользователям

«План корректирующих действий»
Координатор вводит планируемую дату издания плана корректирующих действий, ответственного за его подготовку, и соответствующий документ (если таковой имеется)
Дата издания плана корректирующих действий не может быть раньше даты издания отчета по аудиту

«Корректирующие действия» - вводятся для каждого обнаруженного несоответствия
Записи могут вводиться как Координатором, так и пользователем, ответственным за подготовку плана корректирующих действий (определен Координатором в столбце «Ответственный» таблицы «План корректирующих действий»)
«Действие» - описание действия; «Ответственный» - выбор пользователя; «Дата» - дата совершения КД
Дата совершения КД не может быть ранее даты проведения аудита (в случае критических несоответствий корректирующее действие может – иногда должно быть - быть совершено непосредственно во время проведения аудита)

«Действия»
Выбор «Предупредительные действия»
Переход в соответствующую форму, в которой вводятся данные по предупредительным действиям

«Предупредительные действия» - вводятся для каждого несоответствия
Записи могут вводиться как Координатором, так и пользователем, ответственным за подготовку плана предупредительных действий (определен Координатором в столбце «Ответственный» таблицы «План действий»)
«Действие» - описание действия; «Ответственный» - выбор пользователя; «Дата» - дата совершения ПД
Дата совершения ПД не может быть ранее даты проведения аудита (в случае критических несоответствий корректирующее действие может – иногда должно быть - быть совершено непосредственно во время проведения аудита)

В нижней части экрана Главной Формы – информационная строка, показывающая:
Количество не проведенных вовремя аудитов и аудитов, для которых не проведена проверка выполнения корректирующих и предупредительных действий
Двойной клик на мигающей информационной строке выделяет запись «просроченного» аудита в красный цвет

«Дата» - выборка аудитов, которые должны быть проведены в день выбранной даты
Возможно одновременное выполнение операции группировки и фильтрации записей по нескольким параметрам
Параметр «Тип», значение «Внутренний» + параметр «Подразделение», значение «Производство» + параметр «Аудитор», значение «Представитель Руководства» - генерируется список записей внутренних аудитов, в проведении которых участвовал аудитор «Представитель Руководства» и объектом которых служили процессы, проходящие в подразделении «Производство»
Отчет-документ, представляющий результаты выборки записей, генерируется после выбора параметров и нажатия клавиш «Показать!» и «Отчет»

Два возможных типа операций выборки записей: Группировка
Осуществляется при нажатии кнопки «Тип»– при этом нажатая кнопка «западает»
Результат группировки – нажать кнопку «Показать» - генерируется список всех аудитов, сгруппированных по параметру «Тип» (в списке аудитов сначала показываются все аудиты типа «Внешний», потом – «Внутренний», потом – «Аудиты поставщиков»)

Фильтрация
Осуществляется путем выбора определенного значения параметра из выпадающего меню при клике на соответствующем поле (например, выбора раздела Системы при клике на поле «Раздел»)
Результат – кнопка «Показать» - в Главной Форме генерируется перечень аудитов, объектом которых был выбранный раздел Системы
При наличии хотя бы одного активного параметра фильтрации записей цвет кнопки «Управление документацией» изменяется (индикатор

Пользователь, ответственный за проверку выполнения плана корректирующих действий, может («ПКД» - «Проверка выполнения ПКД»):
Изменить отметку в поле «Выполнено» («Да»/«Нет»)
Определить дату проверки выполнения ПКД
После появления отметки «Да» в таблице «Проверка выполнения ПКД» пользователи, которые могли вводить записи в таблицу «Корректирующие действия», лишаются возможности редактировать эти записи (таблица «Корректирующие действия»)

Результат выборки записей – кнопка «Показать!»
«Отчет» - формирование документа-отчета, отражающего результаты проведенной выборки записей
Содержит дату формирования отчета и количество страниц
Может быть использован в качестве документа внутренней системы менеджмента
Распечатан в виде «твердой копии»
Конвертирован в формат -.xls или .-rtf для сохранения в электронном виде

«Класс»
Определение общих классов оборудования
«Тип»
Более детализированная классификация оборудования
«Действие»
Перечень названий всех действий, которые могут проводиться с оборудованием в организации
«Период»
Определение периодов действий над оборудованием (название, единица измерения, продолжительность)

«Статус» - ввод информации о статусе поставщика (одобрен, аудирован, пр.)
Необходима для ведения реестра поставщиков
Реестр поставщиков формируется при нажатии кнопки «Отчет»

Для периодичных действий программа позволяет автоматически ввести количество записей действий, которые должны быть проведены с оборудованием в течение периода времени, определенного в поле «Периодичность записей, лет»:

В нижней части экрана Главной Формы – информационные поля, показывающие:
Количество «просроченных» действий над введенными единицами оборудования, не проведенных вовремя
Общее количество введенных записей оборудования в базу данных

В левой верхней части экрана Главной Формы – поле «Поиск»
Клик на поле «Поиск», ввод нескольких символов, которые присутствуют в коде (либо идентификаторе, либо названии оборудования) – нажатие «пробел» - генерируется список записей оборудования, в коде (названии, идентификаторе) которых содержится определенная последовательность символов

Работа в модуле «Жалобы» начинается с заполнения форм режима «Установки»

Содержит информацию, требуемую разделами 5 (“Основные принципы организации управления жалобами”) и 6 (“Планирование и проектирование”) МС ИСО 10002:2004

Режим состоит из двух «суб-форм» - «Рассмотрение» и «Обсуждение»

Сообщение появляется если:
Указано значение «Нет» в поле «Выполнено?» (грид «Рассмотрение», форма «Рассмотрение»)
Текущая дата на ПК превысила запланированную дату для закрытия жалобы (грид «Рассмотрение»)
Сообщение появляется в интерфейсе рабочих мест следующих пользователей:
«Первичные» ответственные пользователи:
Указано значение «Нет» в поле «Выполнено?» (грид «Рассмотрение», форма «Рассмотрение»)
Текущая дата на ПК превысила запланированную дату для закрытия запроса (грид «Рассмотрение»)
«Вторичные» ответственные пользователи:
Указано значение «Нет» в поле «Выполнено?» (грид «Обсуждение», форма «Рассмотрение»)
Текущая дата на ПК превысила запланированную дату для закрытия жалобы (грид «Обсуждение»)

Два возможных типа операций выборки записей: Группировка
Осуществляется при «клике» на «объемных» кнопках «Класс», «Тип», «Статус», пр.– при этом «кликнутая» кнопка «западает»
Результат группировки:
А) записи в Главной Форме сортируются по выбранному показателю
Б) «Показать» - «Отчет» - в генерированном отчете все записи группируются по значениям выбранного параметра (сначала показываются все записи класса «Госорганы», затем - жалобы класса «Масс-медиа», потом – «Потребители»)

Фильтрация
Осуществляется путем выбора определенного значения параметра из выпадающего меню при клике на соответствующем поле (например, выбора жалоб типа «Закрыто» при клике на поле рядом с кнопкой «Статус»
Результат – кнопка «Показать» - в Главной Форме генерируется перечень жалоб статуса «Закрыто»

Работа в модуле «Несоответствия» начинается с заполнения форм режима «Установки»

«Тип требования потребителей»

«Требование потребителей»

«Тип несоответствия»

«Источник несоответствия»

Главная цель работы в данном режиме – определение перечня несоответствий

«Устранение несоответствия»/«Проверка выполнения»
«Действия» - ввод корректирующих либо предупредительных действий для устранения либо недопущения в дальнейшем несоответствия
«Дата план.» - дата выполнение корректирующего действия (поле «Дата», грид «Корректирующие действия», форма «План корректирующих действий»
«Выполнено?» - выбором «Да» («Нет») подтверждает факт устранения несоответствия
«Дата план..» - планируемая дата устранения несоответствия (перенос из модуля «Аудиты»)
«Комментарий» - информация о причинах несоответствия, введенная в поле «Комментарий» (грид «Несоответствия», форма «Отчет по аудиту», модуль «Аудиты»)
«Аудит» - открытие формы «Свойства» аудита, в котором зарегистрировано несоответствие

«Устранение несоответствия»/«Проверка выполнения»
«Действия» - ввод корректирующих либо предупредительных действий для устранения либо недопущения в дальнейшем несоответствия
«Дата план.» - дата выполнение корректирующего действия (поле «Дата», грид «Корректирующие действия», форма «План корректирующих действий»
«Выполнено?» - выбором «Да» («Нет») подтверждает факт устранения несоответствия
«Дата план..» - планируемая дата устранения несоответствия (перенос из модуля «Аудиты»)«Комментарий» - в открывающейся форме присутствует информация по жалобе, введенная в поля «Описание» и «Объект» при регистрации исходной жалобы (форма «Регистрация», модуль «Жалобы»
«Жалоба» - открытие формы «Регистрация» жалобы, которая послужила источником несоответствия

“Дата” – автоматически определяется системная дата ПК на момент ввода записи несоответствия
«Устранение несоответствия»/«Проверка выполнения»
«Действия» - ввод корректирующих либо предупредительных действий для устранения либо недопущения в дальнейшем несоответствия
«Дата план.» - дата выполнение корректирующего действия (поле «Дата», грид «Корректирующие действия», форма «План корректирующих действий»
«Выполнено?» - выбором «Да» («Нет») подтверждает факт устранения несоответствия
«Дата план..» - планируемая дата устранения несоответствия (перенос из модуля «Аудиты»)«Комментарий» - в открывающейся форме вводится необходимая дополнительная информация по несоответствию

Для того, чтобы «убрать» дату из поля «От» («До»), достаточно кликнуть на поле один раз
Если даты в полях «От» и (или) «До», программа включает в анализ ВСЕ несоответствия без временных ограничений по дате регистрации несоответствия

«Показать!» - вывод списка несоответствий, «отфильтрованных» по определенным параметрам, в Главной Форме несоответствий, «Отчет» - генерирование документа-отчета по результатам выборки

Выбор параметров для анализа (построения графика) производится в поле «Параметры графика»
Ось У – выбор из двух возможных значений:
Общее количество несоответствий
«Общий вес» несоответствий
Ось Х – выбор комбинации «временных» и «параметрических» значений
«Период» - выбор отрезка времени - периода, для которого будет проводиться анализ зависимости обнаруженных несоответствий (выбор из значений «Неделя», «Месяц», «Квартал», «Пол-года», «Год»)
«Параметр» - выбор «не-временного» параметра («Тип несоответствия», «Подразделение», пр.)
«Диаграмма Парето» - при наличии отметки в этом поле строится зависимость типа «Диаграммы Парето»
«Значение» - при наличии отметки в этом поле на диаграмме указываются количественные значения параметров

Сравнение количества «критических» несоответствий, обнаруженных при проведении аудитов с 01.01. 2005 по 12.02.2006 г., которые не были устранены на момент анализа (12.02.2006), по каждому подразделению отдельно, сгруппированные «поквартально» - «Показать!»

Сравнение двух подразделений – «Производство» и «Технический» - с точки зрения обнаруженных в их деятельности числа несоответствий, нарушающих требования потребителей типа «Безопасность», которые не были устранены на момент проведения анализа – «Показать!»

«Серьезность (последствий проявления опасного фактора)»
В данной вкладке вводится информация, необходимая для определения уровней серьезности последствий проявления опасного фактора, необходимых для расчета степени значимости опасного фактора (риска)
«Число» - численное значение, «вес» показателя серьезности
«Описание» - название степени серьезности
«Комментарий» - необходимое объяснение описания значения серьезности
можно ввести до 5 значений- уровней серьезности

Численные значения уровней вероятности и серьезности риска используются далее при вычислении степени значимости опасного фактора во вкладке «Оценка риска»

Работа в модуле «НАССР» начинается с заполнения всех форм в режиме «Установки»

Форма представляет из себя двумерную матрицу, по вертикали которой фигурируют численные значения вероятности (проявления опасного фактора), а по горизонтали – численные значения серьезности (последствий проявления опасного фактора (введенные во вкладках «Вероятность» и «Серьезность»)
Численные значения оценки риска (опасного фактора) автоматически определяются как произведение численных значений вероятности и серьезности опасных факторов
Задача Координатора – выбрать (путем клика на клетке матрицы с соответствующим числом) число (в демо-версии 8- ) - «пороговый” уровень значимости опасного фактора
В последующем – при анализе опасных факторов – только те опасные факторы, уровень значимости которых будет равен или выше определенного в данной форме, будут классифицированы как «значимые» и участвовать в процессе определения ККТ
Зона «значимых» значений опасного фактора выделяется красным цветом
В демо-версии все опасные факторы с уровнем значимости 8 и выше, рассматриваются как «значимые»

Реализация требований этапа «Ответственность высшего руководства»

Клавиша «Отчет» - автоматическое формирование отчета «Описание продукта» в полном соответствии с требованиями НАССР

«Подготовка» «Описание продукта»

Реализация требования НАССР о необходимости описания каждого продукта, входящего в систему НАССР, и потенциальных опасностей для потребителей, возникающих при неправильном использовании продукта

«Процессы» - ввод названий процессов (чаще всего – в соответствие с технологической схемой), из которых состоит «цепь» производства/доставки выбранного пищевого продукта
В последующем каждый процесс будет рассматриваться как набор операций, продуктов-входов и выходов в рамках составления табличного варианта процессной диаграммы (блок-схемы процесса)

«Диаграмма процесса» - выбор файла, содержащего блок-схему введенного процесса
Выбор из перечня файлов, введенных в базу данных «Документы»
«Дата верификации» - определение даты, когда проводилась верификация (проверка «на местности») блок-схемы (процессной диаграммы) процесса
Должна проводиться с установленной периодичностью
Факт/дата верификации процессной диаграммы должны документироваться и утверждаться ответственным сотрудником (в идеале – лидером группа НАССР)

Реализация требования НАССР о необходимости построения и верификации (проверки) процессных диаграмм всех процессов, описывающих жизненный цикл продуктов, которые входят в систему НАССР

«Подготовка» «Процессная диаграмма»

«Продукты-входы и выходы операций» - для каждой введенной операции определяются (в случае необходимости) продукт-вход и/или продукт-выход, которые участвуют в данной операции
«Направление» - выбор вида стадии (продукт-вход либо продукт-выход)
Вводятся только те операции, продукты-входы и выходы, для которых впоследствии могут быть выделены опасные факторы для анализа опасных факторов
Продукт-выход одной стадии может служить продуктом-входом другой (следующей за ней) стадии
Введенные продукты-входы и –выходы записываются в специальную базу данных, список которых предлагается при вводе новой записи продукта-входа (выбор из ранее введенных продуктов-выходов)

Альтернативная табличному варианту возможность определения стадий процесса (операций, продуктов-входов и выходов) с учетом их взаимосвязей
Возможность выбора включения в блок-схему всех стадий процесса (операции, прродукты-входы и продукты-выходы) либо только операций
Управление процессом ввода записей осуществляется с помощью выпадающего меню, возникающего при клике правой клавишей мыши на рабочем поле блок-схемы на соответствующем уровне («напротив») прямоугольников операций, входов и выходов

Клик правой клавишей мыши на уровне прямоугольника «Закачка воды» - меню работы с операциями
«Добавить» - возможность добавления операции до либо после уже введенной
«Удалить» - удаление введенной операции
«Связь» - (пере)-определение связи введенной операции с другими операциями
«Обновить» - перерисовка диаграммы после обновления связи с другими операциями

Клик правой клавишей выши на уровне прямоугольника «Вода на выходе...» - меню работы с записями продуктов-входов и выходов
«Вход», «Выход» - операции добавления и удаления
«Обновить» - перерисовка диаграммы после переопределения связей входов-выходов с операциями

«Анализ опасных факторов»

После выбора процесса таблица “Стадии процесса” автоматически заполняется всеми записями стадий выбранного процесса
Пользователь может удалить (клавиша “Удалить») те стадии, для которых анализ рисков по каким-то причинам не будет проводиться
При необходимости (после удаления каких-то стадий процесса из списка) пользователь может добавить требуемые стадии двумя способами:
“Добавить операцию” – добавление отдельной стадии процесса (выбор операции, выбор типа стадии - продукт-вход/выход, ввод названия стадии)
«Добавить все стадии» - автоматическое заполнение формы «Стадии процесса» всеми записями входов/операций/выходов, которые были введены в форме «Процессная диаграмма»
Следующий шаг – определение опасных факторов (рисков), связанных со стадиями процесса (идентификация опасных факторов) – заполнение таблицы «Опасные факторы»)
Ввод опасных факторов в таблицу – клавиша «Добавить», выбор пункта выпадающего меню «Добавить опасный фактор»

Реализация требования Принципа 1 НАССР «Анализ опасных факторов»

«Анализ» - анализ опасных факторов

В столбцах формы «Анализ опасных факторов» последовательно определяются:
Вероятность проявления опасного фактора (число от 1 до 5, в соответствии с определенными в «Установки» - «Вероятность» значениями)
Серьезность последствий проявления опасного фактора (число от 1 до 5, в соответствии с определенными в «Установки» - «Серьезность» значениями)
Значимость, или степень риска анализируемого ОФ – автоматическое количественное определение как произведение значений вероятности и серьезности
Программа сравнивает полученное численное значение степени риска (значимости ОФ) с «пороговым значением, определенным в форме «Установки» - «Оценка риска»; если полученное значение рвно либо больше порогового, опасный фактор относится к значимым
Записи-строки значимых опасных факторов (и соответствующих им стадий процесса) выделяются красным цветом
«Комментарий» - ввод информации, объясняющей причины определения уровня значимости проанализированного опасного фактора
«Отчет» - генерирование документа-отчета, отражающего результаты проведенного анализа опасных факторов

Для одного опасного фактора можно определить несколько методов контроля («Добавить» - «Добавить метод контроля»)
Для каждого метода контроля можно определить несколько документов («Добавить» - «Добавить документ»), описывающих выбранный метод контроля
«Отчет» - генерирование документа-отчета, отражающего результаты проведенного определения методов контроля для опасных факторов

Реализация требования Принципа 2 НАССР «Определение ККТ»

Реализация требования Принципа 2 НАССР «Определение ККТ»

«Показать!» - вызов документа, содержащего текст/последовательность вопросов дерева ККТ; «Применить» - запуск выбранного дерева решения для определения ККТ
Возможны 3 варианта процесса определения ККТ.
ККТ (критическая контрольная точка)
КТ (контрольная точка)
«Изменить процесс» (критичный случай, требующий немедленного изменения процесса)
«Управление» - переход в форму «Управление ККТ», реализующей требования последующих принципов НАССР
Предметом дальнейшего рассмотрения («Управление») будут стадии-ККТ
При желании Координатор может включить и стадии-КТ для последующего рассмотрения в форме «Управление» (хотя, строго говоря, «классический» НАССР этого не требует)
«Только ККТ»/ «Все точки» - показываются либо записи-ККТ, либо все записи значимых опасных факторов
«Отчет» - формирование документа, суммирующего результаты проведенного определения ККТ

Реализация требования Принципа 3 НАССР «Установление критических пределов мониторинга ККТ»

Записи в поля «Продукт», «Процесс», «Операция» и таблицы «Значимый опасный фактор - ККТ» и «Предупреждающие действия» вносятся автоматически, идентифицируя выбранный опасный фактор, для которого была определена ККТ (КТ), и методы контроля, определенные для данного опасного фактора (форма «Анализ»)

Для каждого метода контроля опасного фактора-ККТ во вкладке «Критические пределы» (таблица «Параметр измерения» определяются:
параметр измерения (мониторинга)
единица измерения
критические и рабочие пределы для данного параметра
Таблица «Документ» - выбор соответствующего документа(ов) из списка документов, введенных в Главной Форме документов
«Отчет» - генерирование документа-отчета (на выбор) «Критические пределы» либо «План НАССР»
«Документ» - вызов файла документа для просмотра

Для каждого метода контроля опасного фактора-ККТ во вкладке «Мониторинг» (таблица «Мониторинг») определяются:
название метода мониторинга
частота осуществления мониторинга
ответственный за проведение мониторинга (выбор из списка пользователей)
Таблица «Документ» - выбор соответствующего документа(ов) из списка документов, введенных в Главной Форме документов
«Отчет» - генерирование документа-отчета (на выбор) «Мониторинг» либо «План НАССР»
«Документ» - вызов файла документа для просмотра

После определения параметров продуктов/процессов и пределов, в которых они должны находиться, необходимо определить систему мониторинга ККТ, которая позволит наблюдать и определять, находится ли данная ККТ в состоянии контроля

Во вкладке «Корректирующие действия» определяются:
название корректирующего действия
Ответственный за осуществление корректирующего действия (выбор из списка пользователей)
Таблица «Документ» - выбор соответствующего документа(ов) из списка документов, введенных в Главной Форме документов
«Отчет» - генерирование документа-отчета (на выбор) - «Корректирующие действия» либо «План НАССР»
«Документ» - вызов файла определенного документа для просмотра

Логическое продолжение предыдущего шага – определение корректирующих действий, которые должны быть предприняты, если в результате мониторинга ККТ обнаружено, что параметр мониторинга (измерения) «вышел» за критические пределы

Реализация требования Принципа 6 НАССР «Определение процедур проверки и утверждения плана НАССР»

Во вкладке «Проверка» определяются:
название действия по проверке
Ответственный за осуществление действия (выбор из списка пользователей)
Дата выполнения действия
Поле «Выполнено?» - подтверждение факта выполнения действия
«Ведение записей» - выбор соответствующего документа(ов)-записей из списка документов, введенных в Главной Форме документов, и ответственного пользователя, который должен заполнять эти записи

Определение действий по проверке плана НАССР

«Принятые решения» – для каждого заседания группы НАССР вводятся:
Принятое решение
Срок его выполнения
Ответственные за выполнение (подразделение и пользователь)
«Отчет» - автоматическое формирование документа, суммирующего всю введенную информацию по заседаниям группы НАССР; может быть использован как официальный документ системы .НАССР организации