Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів презентация

що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman.

Деякі реквізити (код організації ЄДРПОУ, довідкові дані про заклад, заголовок до тексту документа, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про наявність документа в електронній формі) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).

через 1 - 1,5 міжрядкового інтервала,

а формату А5 (146 х 210 мм) - через 1 міжрядкового інтервалу

— ліве;
10 мм — праве;
20 мм — верхнє та нижнє.

тексті;
92 міліметри — для реквізиту «Адресат»;
104 міліметри — для реквізитів «Гриф затвердження»;
125 міліметрів — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

тексту документа»,
«Текст» (без абзаців),
«Відмітка про наявність додатків»,
«Прізвище виконавця і номер його телефону»,
«Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи»,
найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження»,
засвідчувального напису «Згідно з оригіналом»,
«СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ» тощо.

і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків.
Перша сторінка не нумерується.

тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

логічному порядку.

За обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

українською мовою. Документи, що надсилають закордонним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

складний текст, анкета, таблиця або як поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовуватися під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Зазвичай тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатувальної, лист — прохання без пояснення.

за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:  1,2,3 й т. д. 
Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.  Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.  Після номера підрозділу крапку не ставлять:  1.1, 1.2 й т. д. 
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.  Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:  1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д. 

додатків, порядковими номерами.  Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:  1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д. 

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:  1.1.3, 1.2.1 й т. д. 

Після номера підпункту крапку не ставлять.  Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують. 

третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.

 Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

відмінку, що вказують на виконавця дії.

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...