Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота презентация

системам электронного документооборота

Храмцовская Наталья Александровна
ведущий  эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

СЭД

Перечисляются функциональные возможности, необходимые для организации юридически значимого электронного документооборота в государственной организации
Требования достаточно общие, без излишней детализации. Требования не определяют технологию
Отдельные общие нефункциональные требования (к производительности, удобству работы и т.п.)

к СЭД

Повышение эффективности расходования государственных средств

Открытая единая техническая политика государства в отношении СЭД
Повышение качества продукции и конкурентоспособности отечественных производителей как на внутреннем, так и на внешних рынках

организации имеют право закупать только те СЭД, которые соответствуют требованиям
Желательно иметь государственную программу сертификации

свой счёт разрабатывают функциональные возможности, необходимые государственным организациям для управления электронными и неэлектронными документами
Требования заставляют поставщиков ПО учитывать в своих продуктах национальные особенности российского делопроизводства и документооборота.

информационную совместимость и возможность взаимодействия закупаемых государством СЭД различных видов и типов.

Повышается уровень закупаемых государством программных продуктов

ПО вынуждены повышать уровень своих продуктов и приближать его к мировому, что, в итоге, делает их более конкурентоспособными, как на внутреннем, так и на мировом рынке
Соответствие СЭД государственным требованиям даёт ей конкурентное преимущество
Возможность планировать работу по развитию своих систем на перспективу

значительно упрощает для многих организаций выбор программного обеспечения
При составлении собственных требований к СЭД и при её выборе как государственные, так и коммерческие организации могут использовать обязательные государственные требования в качестве ориентира

показывают:
каких специалистов ИТ и ДОУ нужно готовить
какие знания нужно дать этим специалистам
направления развития ИТ в государственном секторе
Требования могут быть использованы в качестве учебных материалов

- DoD 5015.2; DOE-STD-4001-2000; требования ЦРУ 2005; ANSI/ARMA/AIIM TR-48 2004
Евросоюз – MoReq, 2001
Англия - PRO (TNA), 2002
Германия – DOMEA–Konzept 2.0, 2005
Австрия - ELAK 3.0, 2005
Швейцария – GEVER, 2004
Норвегия - NOARK-4, 1999
Голландия – ReMANO, 2004
Австралия – VERS, 2003

стандарта DoD 5015.2 опубликован в ноябре 2005 года, принятие ожидается в 2006 году
Евросоюз - стандарта MoReq2 с программой сертификации выйдет в 2007 году
Англия - закрытие программы сертификации по стандарту PRO, и переход на MoReq2
Норвегия – завершается разработка NOARK5
Германия – ежегодное обновление концепции DOMEA

Перспективы и направления развития стандартов

систем электронного документооборота (ERMS) и электронно-информационных систем (EDMS)
Усиление роли специалистов ДОУ («системных технологов») в администрировании СЭД
Использование языка XML
Модульная структура

Евросоюза
Концепция новой версии одобрена на конференции DLM-форума в Будапеште в октябре 2005 года
Предполагается, что разработка MoReq2 будет завершена к 2007 году, при этом появится отсутствующая сейчас программа сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта

схема(электронная номенклатура дел)
Средства обеспечения безопасности документов
Хранение в течение установленного срока, передача и уничтожение документов
Ввод документов в систему
Идентификаторы объектов
Поиск, извлечение и вывод документов
Административные функции
Другие функциональные возможности
Нефункциональные требования
Требования к метаданным
Эталонная модель

MoReq и добавить четко сформулированные требования в отношении новых аспектов разработки и применения СЭД
Обеспечить проверяемость требований, разработать документы, позволяющие проводить тестирование ПО на соответствие требованиям
Разбить требования на модули, с тем, чтобы облегчить их использование в различных условиях.

MoReq2

Интеграция с системой управления контентом
Работа с тематическими делами
Распределенные системы
Удаленная/автономная работа
Процессы хранения документов
Сканирование
Интеграция с факс-системой
Расширенные средства поиска

включая оценку соответствия стандарту ISO 15489
Интеграция с системами управления контентом, в т.ч. управление размещёнными на веб-сайтах материалами
Управление неэлектронными (физическими) документами и гибридными делами
Workflow, работа с тематическими делами

глава)

Каждая страна сама будет решать, что войдёт в «нулевую» главу. Скорее всего, эта глава будет содержать:
Влияние национального законодательства

Влияние национальных традиций в области делопроизводства и документооборота (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.)
Перевод терминов и т.п.

Министерством обороны США
Имеет программу сертификации (с 1999 года). Ряд сертифицированных продуктов представлен на российском рынке.
Неофициальный национальный стандарт США

Разработка плана размещения документов (т.е. электронной номенклатуры дел)
2.2.2. Управление сроками хранения и решением судьбы документов по истечении срока хранения
2.2.3. Регистрация документов в системе
2.2.4. Регистрация сообщений электронной почты
2.2.5. Регистрация документов, которые впоследствии будут передаваться на архивное хранение в NARA.
2.2.6. Хранение документов в системе
2.2.7. Управление процессом хранения и важнейшими документами
2.2.8. Управление доступом
2.2.9. Аудит системы
2.2.10. Требования к составным системам (у которых модуль управления документами – отдельный).
2.2.11. Требования к управлению системой
2.2.12. Дополнительные базовые требования

Управление секретными документами
Глава 4 – Закон о защите персональных данных (Privacy Act) и закон о свободе доступа к государственной информации (FOIA)
4.1. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о защите персональных данных (обязательны только для систем управления SOR-документами)
4.2. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о свободе доступа к государственной информации (обязательны только для СЭД, поддерживающих исполнение требований FOIA)
Глава 5 – Передача документов

СЭД отсутствуют, хотя регулярно выделяются бюджетные средства на их разработку
Важнейшие мировые стандарты требований на русский язык не переведены, и известны только узкому кругу лиц
Пора осваивать мировой опыт, обогащая его собственными идеями, отражающими особенности делопроизводства и документооборота в России

разработке требований

Представители государственных организаций (службы ДОУ, ИТ, ИБ)
Представители производителей и поставщиков СЭД
Специалисты в области делопроизводства, архивного дела, информационных технологий
Юристы
Кто-то ещё?

СЭД

Введение обязательных государственных требований:
не должно остановить нормально хода закупок ПО государственными организациями,
не должно привести к снижению конкуренции на «государственной» части рынка СЭД и её монополизации
Все новые СЭД должны быть способны экспортировать документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате (форматах)
Требования должны ужесточаться постепенно

Москва, ул. Электрозаводская, 52

Телефон/факс: 580-75-15

Электронная почта:
Отдел консультационных услуг: antoshechkina@EOS.RU

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ