Методы проведения самооценки деятельности организации презентация

материалам Т.А. Салимовой и Л.И. Бирюковой

метод проформы;
метод матричных таблиц;
метод рабочего совещания;
метод анкетирования;
метод равного участия (привлечение экспертов).

Данные методы не являются полностью независимыми и, как правило, используются в сочетании друг с другом.

- это метод имитации участия в конкурсе на соискание премии в области качества, так как он предполагает осуществление процесса самооценки аналогично тому, что необходим для участия в конкурсе, включая подготовку отчета (полномасштабного текстового документа объемом до 75 страниц) в соответствии с выбранной моделью управления качеством.
Использование метода имитации участия в конкурсе требует наличия команды опытных экспертов.
При этом при проведении самооценки деятельности одного из структурных подразделений экспертами могут быть сотрудники других подразделений и / или филиалов организации, в случае же, когда оценивается деятельность организации в целом, целесообразно привлекать независимых экспертов.

предполагает последовательное выполнение следующих действий:
- принятие решения об использовании метода имитации участия в конкурсе;
- назначение управляющего проектом, который будет осуществлять управление процессом самооценки и готовить итоговую версию отчета;
- формирование специальной команды для написания отчета, закрепление ответственных за анализ по отдельным критериям модели;

самооценки;
- сбор членами команды необходимой информации и подготовка отдельных разделов отчета;
обобщение информации и подготовка окончательного отчета управляющим проектом;
- предоставление отчета руководителю предприятия, который должен подтвердить объективность полученной информации (согласие топ-менеджера является важнейшим этапом процедуры самооценивания);
- формирование и обучение команды экспертов;
- определение сильных сторон и областей для совершенствования деятельности каждым из экспертов, подсчет баллов;

заключения, в том числе резолюции о выявленных проблемах; экспертное заключение может уточняться и дополняться в ходе бесед с управляющим проектом;
- представление результатов самооценки и экспертного заключения руководству организации;
- упорядочение руководством организации сильных сторон и областей дня совершенствования деятельности с точки зрения их важности;
- формирование организацией плана мероприятий по результатам самооценки и выделение ресурсов, необходимых для его реализации;
- систематический контроль выполнения плана мероприятий в течение 12 месяцев вплоть до следующей самооценки.

в конкурсе на соискание премии в области качества, обеспечивающего всесторонний анализ деятельности организации и точность получаемых результатов, представлена на рисунке 1.

с самооценкой, можно посредством использования типовых формуляров (проформ) для регистрации данных (фактов и заключений) по самооценке.

Проформа может разрабатывается для каждой составляющей критерия, по которому проводится оценка.
Строгих правил по структуре данного инструмента самооценки не существует.

Пример специального бланка (проформы) для оценки по критериям премии по качеству представлен в рисунке 2.

специалистами организации, входящими в состав рабочей группы по проведению самооценки, по ним составляется отчет по самооценке, характерный для данного метода.

Такой отчет позволяет получить развернутую картину состояния организации (как качественную, так и количественную), ее сильных и слабых сторон, возможностей совершенствования, а также разработать план первоочередных улучшений.

По полноте и детальности исследования данный метод близок к фактическому участию организации в конкурсе на соискание премии в области качества.

разработку на основе определенной модели специальной таблицы (матрицы) достижений организации.
Она должна содержать сведения о достижениях организации, представленные в порядке возрастания или убывания их значимости по выбранной шкале, как правило, от 0 до 10.
Разработка таблицы (матрицы) предшествует проведению самооценки и осуществляется специалистами, хорошо знающими выбранную модель и реальное состояние дел в организации.
Пример матричной диаграммы самооценки деятельности организации представлен на рисунке 3.

организации по уровням шкалы, выражая свое согласие или несогласие с представленными формулировками.
Метод матричных таблиц может применяться на любом уровне организации, он может осуществляться либо руководством организации, либо группой сотрудников из оцениваемого подразделения. Метод матричных диаграмм подходит для использования небольшими командами.
Недостатками являются снижение точности оценки по сравнению с двумя предыдущими методами и отсутствие возможности сопоставить собственные результаты с оценкой организаций - лауреатов той или иной премии в области качества.

слабые и сильные стороны деятельности своих подразделений и области, где можно ввести улучшения.

На семинаре или общем рабочем совещании проводится анализ и обсуждение полученных результатов, определяются мероприятия по совершенствованию деятельности каждого конкретного подразделения.

Основное преимущество метода заключается в том, что он требует активного участия руководителей подразделения, осуществляющего самооценку.

риска получения неточных оценок, что может быть связано с организационными трудностями и недостаточной подготовленностью руководителей, участвующих в самооценке.
Поэтому для повышения эффективности данного метода целесообразно привлекать опытных экспертов-консультантов. При этом при проведении самооценки деятельности одного из структурных подразделений в качестве экспертов могут привлекаться сотрудники других подразделений и / или филиалов организации.
В случае когда оценивается деятельность организации в целом, целесообразно привлекать независимых экспертов. Такой подход к проведению самооценки кроме всего прочего обеспечит повышение уровня межфункционального сотрудничества в организации и объективность оценок.

связанной с составлением анкет, их распространением и обработкой. Анкеты разраба­тываются на основе критериев выбранной модели самооценки, при этом вопросы могут быть сформулированы с использованием:
- множественного выбора ответов;
- шкалы Ликерта (например, от 1 - очень плохо до 10 - отлично);
- письменных комментариев;
- рейтингов;
принудительного выбора (например, верно - неверно; да - нет).

организации на основе анкетирования является возможность широкого привлечения персонала. В то же время это повышает требования к его подготовленности, поскольку данный метод не всегда дает возможноесть уточнения и обсуждения вопросов, непонятных респонденту.
На сегодняшний день метод анкетирования является одним из наиболее часто используемых. Разработано большое количество типовых анкет, содержащих исчерпывающий список вопросов, необходимых для оценки реального положения дел в организации. Причем для обеспечения более сбалансированной оценки данный метод, как правило, применяют одновременно с методом рабочего совещания.

Метод равного участия подразумевает проведение самооценки, ориентированной на особую роль экспертов из числа персонала, не работающего в данном подразделении, или экспертов из другой организации, которые собирают материалы для самооценки, проводят их анализ, что позволяет организации или подразделению увидеть себя с независимой, объективной позиции. Эксперты должны помочь организации объективно оценить свою деятельность, но при этом в их обязанности не входит вынесение какого-либо суждения, предоставление совета или консультации.

подразделений, участвующих в самооценке, укрепление взаимосвязей между ними, всестороннее функциональное изучение экспертами деятельности организации и, как следствие, независимость и объективность оценок. Кроме того, применяя метод равного участия, организация получает исчерпывающий список сильных сторон и областей деятельности, требующих дальнейшего совершенствования.
С точки зрения полноты предоставляемой информации, затрат времени и ресурсов этот метод сравним с методом имитации участия в конкурсе. Его отличительной особенностью является то обстоятельство, что он обеспечивает абсолютную свободу в подготовке документов, на основании которых осуществляется анализ.

недостатками. Основные из них представлены в таблице.

Сравнительная характеристика методов проведения самооценки

приемлемые для нее или составлять из них комбинации, необходимые для получения наибольшей отдачи от проведения самооценки.
Выбор того или иного метода зависит от влияния целого комплекса факторов, например от размера организации, имеющихся в ее распоряжении ресурсов, сферы ее деятельности, масштаба и целей самооценки, а также прогресса, достигнутого в деле самооценивания.

масштабов самооценки

пробная самооценка, затем она проводится на уровне более крупных подразделений или на корпоративном уровне, т.е. на уровне всей организации, при этом для каждого уровня разрабатывается свой метод, учитывающий имеющиеся возможности, потребности и цели самодиагностики.
Типовые варианты выбора методов проведения самооценки для разных структурных уровней организации представлены в таблице.

возможности максимально использовать существующие данные, в том числе собранные для административных задач;
- вместо сбора дополнительных данных максимально эффективно проводить анализ, используя графики и диаграммы для их лучшего понимания, представления, поиска тенденций и выявления динамики;
- активно использовать различные инструменты и механизмы управления качеством и делового совершенства, заложенные в моделях самооценки.

модели и метода ее проведения будет эффективной лишь в том случае, если она нацелена на определенные улучшения в деятельности организации.
Если самооценка предполагает «оценку ради оценки», силы и средства, затраченные на ее осуществление, значительно превосходят полученный результат. Реальный эффект от ее проведения может быть получен лишь в том случае, когда ее результаты, интерпретированные надлежащим образом, используются для планирования улучшений в организации. При этом оценка работы организации может проводиться как на качественном уровне (идентификация сильных сторон деятельности и областей для улучшений), так и на количественном (выставление баллов по каждому критерию).