Понятие о документе презентация

Содержание

  Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco» – учу, слово «doccumentum» – доказательство, свидетельство закрепилось в качестве специального термина. Считается, что термин «документ» в русский язык ввел

Слайд 1Документ
БПОУ Омской области «Медицинский колледж»

Слайд 2  
Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco» – учу, слово

«doccumentum» – доказательство, свидетельство закрепилось в качестве специального термина.
Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетель­ство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия

Слайд 3Управленческий характер документа как носителя инфор­мации, предназначенной для организации координации со­вместной

деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной Рос­сии, а затем в советское время вплоть до 20-х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся.

Слайд 4Позднее в 30-х годах XX в. в нормативных актах Совет­ской власти

появился термин «служебный документ», затем, по мере накопления знаний о закономерностях образования и функционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации, термин «документ».

Слайд 5
«доку­мент; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

по толяющими ее идентифицировать».

Слайд 6
Организационно-распорядительными документами (ОРД), под­разделяется на три подсистемы документов: организацион­ную, распорядительную и

справочно-информационную; протокол же как вид документа справочно-информацион­ной подсистемы ОРД в свою очередь имеет ряд разновидно­стей — протокол заседания, протокол разногласий, прото­кол допроса и т. д. К ОРД относится также подсистема кад­ровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

Слайд 7классификацию документов, использу­емых в большей или меньшей степени каждой организацией независимо

от ее масштабов и отраслевой специфики.
: По видам деятельности документы организации подраз­деляют на научно-технические, конструкторские, техноло­гические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (главным образом в виде организационно-распорядитель­ных документов),

Слайд 8
по личному составу, плановые, финансо­во-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию,

изобретениям и откры­тиям, социальному обеспечению и др.

Слайд 9По наименованию существует множество видов доку­ментов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики,

техно­логические и другие карты, приказы, распоряжения, указа­ния, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандар­ты, технические условия, платежные требования и поруче­ния, доверенности, исковые заявления

Слайд 10По способу документирования информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготов­ленные на множительных

аппаратах, электронные), графи­ческие и фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

Слайд 11По месту составления документы подразделяют на документы, используемые для решения внешних

и внутрен­них вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, де­лится на поступающую (входящую) и отправляемую (исхо­дящую) корреспонденцию.



Слайд 12
По степени сложности документы классифицируют на 1 простые и сложные. Простые

— документы, в которых рас­сматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов

Слайд 13
По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с

ограниченным до­ступом. Документы с ограниченным доступом бывают раз­ной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.)5 документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

Слайд 14  
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы

бывают действительные и недействительные. Недействительным доку­мент становится в результате истечения срока действия или
отмены его другим документом

Слайд 15
По срокам исполнения документы классифицируют на срочные и несрочные. Срочными являются

документы со
роком исполнения, установленным законом, и соответ- 1 | нующими правовыми актами, а также телеграммы и дру- * иг документы с грифом «срочно». Сроки исполнения не- ■ роч пых документов устанавливаются руководителем орга­низации.

Слайд 16
По стадиям подготовки документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик

— документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Под- линник (беловой документ) — единственный экземпляр

Слайд 17С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и

дубликат подлинника

Слайд 18Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск —копия документа,

остающаяся в делах предприятия. Как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

 

Слайд 19  
По степени полноты информации документы подраз­деляют на выписки из документа и

полные варианты изло­жения текста.

Слайд 20 По происхождению документы классифицируют на слу­жебные, подготовленные на предприятиях, в

организаци­ях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

Слайд 21  
 По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения.

Документы временно­го хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет

Слайд 22
По степени обязательности документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты

о произ­водственной и иной деятельности организаций, и директив­ные — обязательные для исполнения, носящие характер юри­дической или технической нормы.

Слайд 23  
По степени унификации различают документы индиви­дуальные, типовые, трафаретные,' примерные (образцы), в

виде анкет и таблиц.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа

Слайд 24Типовыми являются документы, рассчитанные на изло­жение однородных процессов и явлений: типовой

техноло­гический процесс, типовые правила внутреннего распоряд­ка и т. п.

Слайд 25Трафаретные документы имеют заранее напечатан­ный текст с пробелами, заполняются при окончательном

оформления документа,в зависимости от конкретной ситуации.

Слайд 26  
Примерные документы (образцы) носят ориентировоч­ный характер и используются для составления и

оформле­ния документов по аналогии

Слайд 27
По характеру содержания различают первичные и вто­ричные документы.
Первичный документ содержит исходную

информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных докумен­тах.

Слайд 28
Система документирования — принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения

документов
Служебный документ — официальный документ, ис­пользуемый в текущей деятельности организации

Слайд 29
Табель — перечень каких-либо показателей, составлен­ный в определенном порядке (например, табель

форм доку­ментов, отчетности и т. д.).
Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и вос­производимые по образцам документов.

Слайд 30Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный повторяющийся текст (часть текста)

и свобод­ное поле для нанесения содержательной части текста доку­мента непосредственно при его подготовке

Слайд 31
Электронный документ — документ, в котором инфор­мация представлена в электроннощифровой форме.
Юридическая

сила документа — свойство официаль­ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством.­

Слайд 32
Языковая формула (документа) — слово, словосочета­ние, предложение или сверхфразовое единство, организу­ющие

основной текст и закрепленные за конкретными вида­ми документов.

Слайд 33
Все виды управленческих документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов,

соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60* устанавливает три ряда потребитель­ских форматов А, В, С.

Слайд 34
Размеры левого поля второй и последу­ющих страниц многостраничных документов при

этом долж­ны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. рав­няться 20 мм.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на слу­чай износа бумаги, верхнее — для указания страниц в мно­гостраничных документах.

Слайд 35
Применяются два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ является

наиболее экономичным, по­скольку сокращает длину написания даты и может одновре­менно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими циф­рами, отделенными точками, без переносов в такой после­довательности: число, месяц, год. Например:. 1 сентября 2009 года — 01.09.2009.

Слайд 36
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновид­ностей. На документах со сведениями финансового характе­ра

предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года. Если обозначение даты в тексте со­стоит только из года, слово «год» пишется полностью: сме­та на 2010 год.

Слайд 37
Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они при­менены в датах

с обозначением месяца, квартала, полуго- пи и. Слово «год» опускается при его цифровом обозначении.

Слайд 38
Псе виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, от- и 1ны11 год), т.

е. начинающихся в одном году, а заканчивается в другом, пишут через косую черту: в 2006/2007, отчетный 2009/20 В остальных слу-
 

Слайд 39
Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2010

г.; во втором полуго­дии 2010 г. При римских цифрах падежные окончания (на­ращения) не ставятся: в Iквартале (но не в 1-м квартале).

Слайд 40
В названиях праздников и знаменательных дат с про­писной буквы пишутся первое

слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождества Христова. Если начальное порядковое числительное в та­ком названии написано цифрой, то с прописной буквы пи­шется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8Марта, 4Ноября

Слайд 41
Сокращения слов и словосочетаний в тексте
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а

также сокращения, оговоренные нормативными до­кументами.

Слайд 42
Общепринятые сокращения:
т. е. — то есть и др. — и другие
и т.

д. — и так далее _ и пр. — и прочие
и т. п. — и тому подобное н. э. — нашей эры

Слайд 43
Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста (с ука- мнием номера):
гл.—глава см.—смотрите
п.

— пункт ср. — сравните
подп. — подпункт ил. — иллюстрация
пп. — пункты кн. — книга
рис. — рисунок л. — лист
разд. — раздел

Слайд 44
Допускается использование сокращений, принятых не­посредственно в Данном документе. При этом в

скобках ука­зывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного напи­сания сокращенного слова или словосочетания. Однако со­кращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокра­щенно — не допускается

Слайд 45
Сокращения слов, допускаемые в библиографических указателях, не могут применяться в обычном

тексте

Слайд 46
Некоторые подходы к сокращению слов и словосочета­ний применять нельзя. Нельзя сокращать:

д/расчета (для расчета), хар-ка (характеристика), т. к. (так как), т. о. (та­ким образом), п. ч. (потому что), ур-ния (уравнения), ф-ла (формула), тр-р (трактор, трансформатор), мех. примеси (механические примеси).
с. г. — сего года
т. н. — так называемый

Слайд 47
Не допускаются также следующие сокращения:
ед. изм. — единица измерения
напр. — например
п/упр.

— под управлением
т. г. — текущего года

Слайд 48СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

Похожие презентации

Информационно-поисковые системы 1378
Классическая модель разработки программного обеспечения. Модификации модели, жизненный цикл, достоинства и недостатки 344
Табличные процессоры 553
Функциональные возможности ГИС 516
Haskell тіліндегі деректердің күрделі құрылымын өңдеу. Зертханалық жұмыс №6 364
Информационное моделирование. Модели объектов и их назначение. Разнообразие информационных моделей 347

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое ThePresentation.ru?

Это сайт презентаций, докладов, проектов, шаблонов в формате PowerPoint. Мы помогаем школьникам, студентам, учителям, преподавателям хранить и обмениваться учебными материалами с другими пользователями.

Для правообладателей

Яндекс.Метрика