Excel 2010 презентация

В левой части строки формул находится поле имен, где содержится адрес выделенной ячейки или размер выделяемого диапазона. После выделения диапазона в поле имен будет указана ячейка, с которой начиналось выделение. Если в рабочей книге присутствуют именованные ячейки или диапазоны ячеек, то их список можно получить, нажав кнопку со стрелкой, расположенную правее поля имени. С помощью этого списка осуществляется быстрый переход к именованным ячейкам и диапазонам.
В средней части строки формул расположены три кнопки, предназначенные для ввода и последующей обработки содержимого ячейки. При вводе данных и их обработке эти кнопки активизируются.
Первая кнопка (с крестиком) позволяет отменить последнее действие по вводу или редактированию содержимого ячейки.
Средняя кнопка (с галочкой) служит для подтверждения ввода данных. Посредством третьей кнопки (со знаком равенства) можно активизировать панель формул и редактировать формулы.
Правая часть предназначена для отображения содержимого выделенной ячейки. Данные в момент их ввода в ячейку отображаются в правой части строки формул. Для редактирования содержимого ячейки необходимо выполнить щелчок мышью в правой части строки формул. Чтобы отредактировать содержимое прямо в ячейке, следует нажать клавишу [F2] или дважды щелкнуть мышью на этой ячейке.

После щелчка на этой кнопке на экран будет выведено диалоговое окно с четырьмя вкладками

Элементы управления вкладки Поля предназначены для того, чтобы обозначить границы печатной зоны листа, отвести необходимое место под колонтитулы и задать параметры выравнивания выводимого на печать изображения относительно полей. Мы не будем описывать назначение этих элементов управления, оно очевидно.

Элементы управления вкладки Колонтитулы перечислены ниже.

Элементы управления вкладки Лист перечислены ниже.

а остальное пространство таблицы оказывается свободным. Вы можете выделять мышью необходимый диапазон ячеек прямо в таблице, не утруждая себя непосредственным вводом значений. После того как необходимый диапазон выделен, а значения его границ автоматически введены в поле ввода, возвращение к окну Параметры страницы в его полном размере производится повторным щелчком на кнопке, находящейся в конце поля ввода.

В области Печатать на каждой странице имеются поля Сквозные столбцы и Сквозные строки. Два этих поля позволяют указать те столбцы или строки, которые являются в таблице заголовочными и должны печататься на каждой странице. Так же как и в случае выбора печатаемого диапазона, адреса можно задать, непосредственно вводя значения в соответствующие поля, а можно щелчком на кнопке, расположенной в конце поля ввода, перейти к выделению диапазона в таблице.

Группа из двух переключателей Последовательность вывода страниц позволяет выбирать порядок вывода страниц на печать и не нуждается в комментариях, поскольку проиллюстрирована рисунком.

Выделение ячеек

Прежде, чем делать что-то ячейками, необходимо выделить одну или несколько ячеек. Выделение можно проводить мышью. Если вы хотите расширить выделение, используйте клавишу Shift, можно выделить первую ячейку, и при нажатой Shift – последнюю. Для выделения нескольких несмежных диапазонов ячеек используйте клавишу Ctrl. Для выделения целого столбца или ряда щелкните по номеру ряда и столбца. Можно в поле номера активной ячейки ввести с клавиатуры диапазон выделяемых ячеек (через двоеточие). Выделенный диапазон можно перемещать (вместе с содержимым) за верхний левый угол выделения.

Изменение ширины и высоты ячеек, объединение ячеек

Выполните одно из следующих действий.
В группе Видимость выделите пункт Скрыть или отобразить, а затем выберите команду Скрыть строки или Скрыть столбцы.
В группе Размер ячейки выберите пункт Высота строки или Ширина столбца и введите 0 в поле Высота строки или Ширина столбца.

СОВЕТ.   Можно щелкнуть правой кнопкой строку или столбец (либо несколько выделенных строк или столбцов) и выбрать команду Скрыть.

СОВЕТ.   Эту ячейку можно выделить также с помощью диалогового окна Перейти. На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и заменить и выберите команду Перейти. В поле Ссылка введите значение A1 и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ.   Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши выделенный диапазон видимых строк и столбцов, окружающих скрытые строки и столбцы, и выбрать пункт Отобразить.

Типы информации

Ввод и редактирование данных может выполняться по-разному в зависимости от типа
данных. MS Excel позволяет вводить в ячейку информацию, одного из следующих типов:
Текст;
Числа;
Денежная информация;
Дата и время;
Формулы.

По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) внутри ячейки необходимо нажать комбинацию клавиш [Alt]+[Enter].
Чтобы ввести в виде текста данные другого типа необходимо начать ввод с символа апостроф (‘). Этот символ отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке и не выводится на печать
Чтобы MS Excel воспринимал любые данные, вводимые в ячейку, как текст необходимо предварительно в ячейке задать текстовый формат данных (вкладка Главная -> группа Число -> в списке Числовой формат выбрать Текстовый).
MS Excel автоматически выравнивает текст по левому краю ячейки.

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. Стоящий перед числом знак плюс (+) игнорируется. Символ, используемый в качестве разделителя целой и дробной частей числа, зависит от параметров Региональных настроек ОС (Regional Options).
При первоначальном вводе числа в ячейку (до изменения ширины столбцов) может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться. При вводе большего числа, оно будет отображено в экспоненциальном формате – 1,11Е+5.
При уменьшении ширины столбца, в случае если число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы решеточка (#). При этом число корректно отображается в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку.
Для удобства представления больших чисел группы разрядов (триады) при вводе можно
разделять пробелами. Например, число 6899786925 можно ввести как 6 899 786 925. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами. Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число.
Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 9,99999999999999 × 10307. Точность представления чисел — 15 разрядов (значащих цифр). Все разряды после 15-го преобразуются в нули (0).

MS Excel автоматически выравнивает числа по правому краю ячейки.

Дата и Время

В MS Excel дата и время интерпретируются как числа. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется встроенным форматом даты или времени. Время суток и даты могут быть использованы в вычислениях.

ДАТА

Microsoft Excel воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата — 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. При этом все данные вводятся в числовом виде. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-) или дробь (/). Точка в конце не ставится.

Для ввода в ячейку текущего времени воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl]+[:].
Для ввода даты и времени суток в одну ячейку, необходимо в качестве разделителя даты и времени ввести пробел.
MS Excel автоматически выравнивает время по правому краю ячейки.

Вы можете вставить специальные знаки, выбрав закладку Специальные знаки.

Введите информацию в первую ячейку диапазона.
Подведите указатель мышки к маркеру заполнения до появления черного плюсика +.
Удерживая нажатой ЛКМ, протащите выделенную ячейку в направлении заполнения. При автозаполнении числовыми данными первоначально будут отображены одни и те же числа.
Нажмите на кнопку смарт-тега Автозаполнения и выберите из меню нужное действие

Автозаполнение на основе арифметической прогрессии

В арифметической прогрессии Шаг, представляющий собой разницу между начальным и следующим значением ряда, добавляется к каждому последующему члену прогрессии.

В две первые ячейки заполняемого диапазона введите начальные значения для тренда.
Выделите эти две ячейки.
Подведите УМ к маркеру автозаполнения до появления черного плюсика +.
Удерживания нажатой ЛКМ, протащите выделенный диапазон в направлении заполнения.
Чтобы заполнить ячейки увеличенными на Шаг значениями, перетащите маркер в направлении вниз или вправо;
Чтобы заполнить ячейки уменьшенными на Шаг значениями, перетащите маркер в направлении вверх или влево.
Отпустите ЛКМ.

В две первые ячейки заполняемого диапазона введите начальные значения для тренда.
Выделите эти две ячейки.
Подведите УМ к маркеру автозаполнения до появления черного плюсика +.
Удерживая нажатой ПКМ, перетащите маркер заполнения в нужном направлении для заполнения ячеек возрастающими или убывающими значениями.
Отпустите ПКМ. Отобразится контекстное меню с дополнительными командами: Линейное приближение, Экспоненциальное приближение и Прогрессия.

В контекстном меню выберите команду Экспоненциальное приближение.

Выделите ячейку, в которой находится первое значение создаваемой прогрессии.
Подведите УМ к маркеру автозаполнения до появления черного крестика +.
Удерживая нажатой ПКМ, перетащите маркер заполнения в нужном направлении для заполнения ячеек возрастающими или убывающими значениями.
Отпустите ПКМ.
В контекстном меню выберите команду Прогрессия.
В окне диалога Прогрессия задайте необходимые параметры:

Нажмите кнопку ОК.

Команда Прогрессия удаляет из ячеек прежние данные, заменяя их новыми.

Формулы в программе Excel — это выражения, с помощью которых производятся вычисления. Если к выделенной ячейке добавлена формула, она отображается в строке формул, а ее значение показывается в ячейке электронной таблицы. Если выделен диапазон ячеек, отображается формула, заданная для левой верхней ячейки диапазона. Формулу удобнее всего вводить в строку формул.

Запись формулы в Excel начинается со знака равенства (=), например: =5/5+4*2. Приведенная формула (если она записана в ячейке таблицы) выполняет арифметические действия над константами 5, 4 и 2 и заносит результат (9) в ячейку, в которой она записана.

Более сложная формула, например, такая:

=5-М10+СУММ(М6:М9),

Константа — это "готовое" (не вычисляемое) значение. Константами являются, например, число 210, дата 01.10.2007, и текст "Иванов Иван Иванович". Выражение и его вычисляемое значение константами не являются. Формулы, которые содержат только константы, не являются интерактивными и могут изменить значения в своей ячейке, только если вы измените саму формулу, а не данные в каких-либо других ячейках.

Оператор — знак или символ, задающий вид вычислений в выражениях. В Excel используется четыре типа операторов: арифметические (+, -, *, /, % и ^), операторы сравнения (=, >, <, >=, <= и <>), текстовый оператор объединения (конкатенации) строк (&) и операторы ссылок (:, ; и пробел). Если в одной формуле используется несколько различных операторов, действуют правила приоритета их выполнения. Чтобы изменить порядок выполнения операторов, установленный по приоритету, модно заключить часть формулы, которая должна выполняться первой, в круглые скобки.

формула

результат

Ошибка #### появляется, когда вводимое число не умещается в ячейке. В этом случае следует увеличить ширину столбца.
Ошибка #ДЕЛ/0! появляется, когда в формуле делается попытка деления на нуль. Чаще всего это случается, когда в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую нулевое или пустое значение.
Ошибка #Н/Д! является сокращением термина "неопределенные данные". Эта ошибка указывает на использование в формуле ссылки на пустую ячейку.
Ошибка #ИМЯ? появляется, когда имя, используемое в формуле, было удалено или не было ранее определено. Для исправления определите или исправьте имя области данных, имя функции и др.

Щелкните ячейку, в которую нужно ввести формулу.
В строке формул введите = (знак равенства).
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы создать ссылку, выделите ячейку, диапазон ячеек, область на другом листе или область в другой книге. Такое действие называется псевдовыбором. Можно переместить границу выделения, перетащив границу ячейки, или перетащить угол границы, чтобы расширить выделение.

ПРИМЕЧАНИЕ.   Если в углу цветной границы нет квадратного маркера, значит это ссылка на именованный диапазон.
Чтобы ввести ссылку на именованный диапазон, нажмите клавишу F3, выберите имя в окне Вставка имени и нажмите кнопку ОК.

Нажмите клавишу ВВОД

Абсолютные ссылки

Абсолютная ссылка – это неизменная ссылка в формуле на ячейку, расположенную в определенном месте. При перемещении ячейки с формулой адрес ячейки с абсолютной ссылкой не корректируется. Абсолютная ссылка указывается символом $.
Например, абсолютная ссылка на ячейку $A$1 указывает на неизменность адреса ячейки А1 при копировании формулы вдоль столбца или строки.

Стиль трехмерных ссылок

Трехмерные ссылки – это ссылки на одну и ту же ячейку или диапазон ячеек, расположенные на нескольких листах одной книги. При этом трехмерная ссылка включает в себя имя листа.
Например, трехмерная ссылка Лист1:Лист5!А1 указывает на все ячейки А1, расположенные с Листа1 по Лист5.
Трехмерные ссылки нельзя использовать в формулах массива, а также сочетать с оператором.
При добавлении или удалении листов, попадающих в диапазон листов трехмерной ссылки, автоматически происходит учет всех изменений. То есть новые данные, расположенные на ячейках вставляемых или удаляемых листов, прибавляются или вычитаются.

Формула =C7+D7+E7 — складывает содержимое ячеек C7, D7 и E7.
Функция =СУММ(C7:E7) — суммирует диапазон смежных ячеек C7:E7.

Функции, используемые в программе MS Excel, имеют следующий синтаксис:
=ФУНКЦИЯ (аргумент1, аргумент2,...)

В некоторых случаях может потребоваться использование функции в качестве одного из аргументов другой функции. Следующий рисунок демонстрирует пример использования функций СРЗНАЧ и СУММ в качестве аргументов функции ЕСЛИ.

После вставки в ячейку имени функции Excel выведет всплывающую подсказку, содержащую список допустимых аргументов. Аргументы, показанные в квадратных скобках, являются необязательными.
Текст в экранной подсказке содержит гиперссылки. Гиперссылки отображаются, когда указатель мыши наводится на имя функции или ее аргументы.

Введите значения аргументов функции.

В зависимости от функции ее аргументами могут быть: число, текст, логическое значение(ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE)), ссылка на ячейку или диапазон ячеек (смежных или не смежных), формулы или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.

Нажмите клавишу [Enter].

MS Excel отобразит формулу в строке формул, как только вы ее введете. В ячейке отобразится результат вычисления.

Вкладка Главная группа Редактирование – кнопка Сумма ;
Вкладка Формулы группа Библиотека функций - кнопка Автосумма

Для вычисления суммы чисел в смежных ячейках:
Выделите суммируемый диапазон и свободную ячейку, в которой вы хотите видеть результат.
Нажмите кнопку Сумма. MS Excel произведет вычисления и поместит результат в ячейки результата.

Выполните одно из следующих действий:

Если выделен правильный суммируемый диапазон, нажмите клавишу [Enter] на клавиатуре;
Если выделен неправильный диапазон – с помощью мыши выделите нужные ячейки, используя правила выделения, и нажмите клавишу [Enter] на клавиатуре.

Среднее (функция СРЗНАЧ) — расчет среднего арифметического;
Число (функция СЧЁТ) — определение количества числовых значений;
Максимум (функция МАКС) — вычисление максимального значения;
Минимум (функция МИН) — вычисление минимального значения.

В строке формул нажмите кнопку Вставить функцию .
На вкладке Формула в группе Библиотека функций либо нажмите кнопку Вставить функцию, либо нажмите любую из кнопок и в меню выберите команду Вставить функцию или команду Другие функции.
На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите стрелку справа от кнопки Сумма и выберите команду Другие функции.

Последние 10 недавно использованных функций находятся в соответствующей категории — 10 недавно использовавшихся

Чтобы в качестве аргументов ввести ссылки на ячейки, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно , находящуюся рядом с тем аргументом, который необходимо ввести (диалоговое окно будет временно скрыто), выделите ячейки на листе, а затем нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно .
Чтобы в качестве аргумента ввести другую функцию, выберите ее из списка функций, доступных в поле имени или самостоятельно введите функцию в поле аргумента. Например, можно добавить функцию СУММ(G2:G5) в поле ввода значение_если_истина функции ЕСЛИ.

Нажмите кнопку ОК.

Кнопка Недавно использовались предоставляет список функций, которые вы недавно использовали. В мастере функций эта категория называется 10 недавно использовавшихся.
Кнопка Финансовые предоставляет список функций, которые используются для финансовых вычислений. Данные функции включают в себя платежи, величину, количество лет, или стоимость на настоящий момент, или значение амортизации. Например, вы можете использовать функцию ПЛТ из списка финансовой категории для вычисления выплаты ссуды на покупку автомобиля.
Кнопка Логические отображает список логических функций, которые вы можете применить к данным. Это функции: И, ИЛИ, НЕ, ЕСЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ. Например, вы можете использовать функцию ЕСЛИ, для того чтобы вычислить, можете ли вы себе позволить взять ссуду на покупку автомобиля.

Категории Полный алфавитный перечень и Работа с базой данных доступны только в окне диалога Мастер функций.
Категория Работа с базой данных содержит функции, которые позволяют выполнять различные вычислительные операции с элементами базы данных.

Примеры Математических и статистических функций

Примеры функций даты и времени

Примеры финансовых функций

СЧЁТЕСЛИМН(диапазон_условия1, условие1, *диапазон_условия2, условие2+…) - Применяет условия к ячейкам в нескольких диапазонах и вычисляет количество соответствий всем условиям.
=СЧЁТЕСЛИМН(A2:A7, "<5",B2:B7,"<03.05.2008")
Подсчитывает количество строк, содержащих числа меньше 5 в ячейках с A2 по A7 и даты раньше 03.05.2008 в ячейках с B2 по B7.

СРЗНАЧЕСЛИМН(диапазон_усреднения; диапазон_условий1; условие1; *диапазон_условий2; условие2+; ...) - возвращает среднее значение (среднее арифметическое) всех ячеек, которые соответствуют нескольким условиям;

Создание пользовательских форматов

Пользовательские форматы позволяют изменить стандартные отображения данных в форматах Microsoft Excel, а также применять собственные способы отображения данных. Например, можно добавлять собственные единицы измерения, изменять цвет представления положительных, отрицательных или нулевых значений, добавлять текст к значениям и т. д.

Для создания пользовательского формата выполните следующие действия:

При вводе ошибочных кодов формата выйдет сообщение об ошибке. Необходимо нажать кнопку ОК, а затем в поле Тип внести исправления.
Созданный числовой формат сохраняется только в той книге, в которой был создан. Для переноса формата в другие книги следует воспользоваться копированием.

Полож.число;Отриц.число;Ноль;Текст

Если указаны только два раздела, первый из них используется для форматирования положительных и нулевых значений, а второй – для отрицательных.
Если указан один раздел, то ко всем числам применяется этот формат.
Если раздел пропущен, должна присутствовать завершающая его точка с запятой.
Каждый раздел может включать в себя коды, определяющие следующие параметры: способ отображения числа; цвет шрифта; условие; текст.

Отображение чисел

Способ отображения числа задается шаблоном. В шаблоне можно использовать следующие символы:

Примеры числовых шаблонов

Символы используемые в шаблоне даты и времени

Примеры текстовых форматов

Если в ячейку с текстовым форматом вводится число или дата, то MS Excel воспринимает это число как текст.
Текстовый раздел также может присутствовать в формате наряду с другими разделами. В этом случае он всегда является последним разделом.

Цвет шрифта можно указывать для всего формата. Например, формат
[Синий]Основной
устанавливает отображение любых чисел синим шрифтом.

Можно устанавливать различный цвет шрифта для различных разделов формата. Например, формат:
[Красный]Основной;[Зеленый]Основной
устанавливает отображение положительных чисел и нулевых значений красным цветом, а отрицательных – зеленым.

Дальнейшее оформление ячейки не сможет изменить установленный цвет шрифта.

Значение условия задается числом. Оператор сравнения и значение указываются в
квадратных скобках. Например, формат:
[Синий][<=36,6];Основной[Красный][>36,6]Основной
устанавливает отображение чисел меньших или равных 36,6 синим цветом, а чисел более 36,6 – красным цветом.

Текст

Текст, отображаемый в ячейке вместе с числом, должен быть заключен в двойные кавычки ("текст"). Для отображения одиночного символа можно поставить перед ним обратную косую черту (\).

Текст может располагаться и перед числом и после числа, а также одновременно перед числом и после числа.

Можно добавлять различный текст для различных разделов формата. Например, формат:



устанавливает отображение положительных чисел с текстом Прибыль, отрицательных – с текстом Убыток, а нулевых значений без текста.

Текст можно добавлять и в форматы с условиями. Например, формат
[<=36,6]0,0" Нормальная";[>36,6]0,0" Повышенная"
устанавливает отображение чисел меньших или равных 36,6 с текстом Нормальная, а чисел более 36,6 – с текстом Повышенная.

Выделите ячейку или группу ячеек, атрибуты форматирования которых нужно скопировать.
Щелкните на кнопке Формат по образцу в группе Буфер обмена. (Указатель мыши изменит вид — к нему добавится изображение кисточки.)
Нажав левую кнопку мыши, перетащите указатель по ячейкам, которые нужно отформатировать аналогичным образом.
Отпустите кнопку мыши, и указанные ячейки будут отформатированы так же, как и исходные.

Оформление с помощью стиля ячеек

Применение стиля ячеек

Для быстрого оформления выделенного диапазона выполните следующие действия:
Выделите диапазон, который необходимо оформить.
На вкладке Главная в группе Стили нажмите кнопку Стили ячеек.
В галерее стилей выберите подходящий стиль оформления ячеек диапазона. При наведении УМ на выбираемый стиль срабатывает функция динамического просмотра.

Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать все встроенные стили.
Отменить удаления стиля невозможно.
Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем копировать из нее все стили.

Применение темы

По умолчанию к каждому вновь создаваемому документу применяется тема Стандартная. Вы можете изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа. Для этого:
На вкладке Разметка страницы в группе Темы нажмите кнопку Темы.
В галерее Тем выберите нужную тему документа. При наведении указателя мыши на тему срабатывает функция динамического просмотра, и таблица отображается с указанным оформлением.

Для изменения шрифтов темы нажмите кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов. При наведении указателя мыши на набор шрифтов срабатывает функция динамического просмотра.
Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты.
Для изменения цветового оформления темы нажмите кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов. При наведении указателя мыши на набор цветов срабатывает функция динамического просмотра.
Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета.

Выполните действия, описанные ниже.
Чтобы найти текст или числа, нажмите кнопку Найти.
Чтобы найти и заменить текст или числа, нажмите кнопку Заменить.

В поле Найти введите текст или числа, которые требуется найти, или щелкните стрелку в поле Найти, а затем выберите одну из последних строк поиска в списке.

 СОВЕТ.   Для поиска в данных листа звездочек, знаков вопроса и знаков тильды (~) перед ними следует поставить знак тильды в поле Найти. Например, чтобы найти данные, содержащие «?», в качестве условия поиска следует ввести ~?.

Нажмите кнопку Параметры для дальнейшего определения поиска и выберите одно из действий, указанных ниже.

Для поиска на текущем листе или во всей книге можно выбрать в поле Искать вариант на листе или в книге.
Для поиска данных в конкретных строках или столбцах в поле Просматривать выберите по строкам или по столбцам.

Если требуется найти текст или числа, которые также имеют конкретное форматирование, нажмите кнопку Формат и задайте параметры формата в диалоговом окне Найти формат.

СОВЕТ.   Чтобы найти ячейки, только имеющие определенное форматирование, можно удалить все условия в поле Найти, а затем выбрать формат конкретной ячейки в качестве примера. Чтобы задать в качестве примера имеющийся формат, нажмите стрелку рядом с кнопкой Формат, выберите команду Выбрать формат из ячейки, а затем выберите ячейку, которая имеет искомое форматирование.

СОВЕТ.   После нажатия кнопки Найти все будет выдан список всех совпадений с условием. При выделении элементов в этом списке соответствующая ячейка становится активной. Нажав заголовок столбца в списке Найти все, можно отсортировать найденные ячейки, щелкнув заголовок столбца.

Чтобы заменить текст или числа, введите знаки для замены в поле Заменить на (или оставьте это поле пустым, чтобы ничем не заменять знаки), а затем нажмите кнопку Найти далее или Найти все.

ПРИМЕЧАНИЕ.   Если поле Заменить на недоступно, откройте вкладку Заменить.

Если необходимо, можно прекратить процесс поиска, нажав клавишу ESC.

Чтобы заменить одно или все совпадения с введенным текстом, нажмите кнопку Заменить или Заменить все.

Данные листа
Диаграмма, созданная на основе данных листа

Пример смешанной диаграммы, в которой сочетаются гистограмма и график.

Область диаграммы.
Область построения диаграммы.
Точки данных для ряда данных, отмеченные на диаграмме.
Оси категорий (горизонтальная) и значений (вертикальная), вдоль которых строится диаграмма.
Легенда диаграммы.
Названия диаграммы и осей, которые можно использовать в диаграмме.
Метки данных, с помощью которых можно обозначать сведения точки данных в ряду данных.

Добавьте на лист данные, на основе которых необходимо построить диаграмму.

Данные можно расположить в виде строк или столбцов — Excel автоматически определит лучший способ построения диаграммы. Для некоторых типов диаграмм, таких как круговые и пузырьковые, требуется расположить данные определенным образом.

Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо использовать для построения диаграммы.

СОВЕТ    Если выбрать только одну ячейку, Excel автоматически построит диаграмму на основе смежных с ней ячеек, которые содержат данные. Если нужные ячейки не входят в смежный диапазон, можно выделить несмежные ячейки или диапазоны; при этом выделение должно представлять собой прямоугольник. Можно также скрыть ряды и столбцы, которые не требуется отражать на диаграмме.

Совет    При наведении указателя мыши на тип или подтип диаграммы появляется всплывающая подсказка с его названием. Дополнительные сведения о поддерживаемых типах диаграмм см. в статье Типы диаграмм.

По умолчанию диаграмма добавляется на лист как внедренная диаграмма. Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист диаграммы, измените ее расположение, выполнив указанные ниже действия.

На вкладке Конструктор в группе Расположение нажмите кнопку Перемещение диаграммы.

В разделе Разместить диаграмму выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы добавить диаграмму на отдельный лист, установите переключатель на отдельном листе.

СОВЕТ    Если необходимо заменить предложенное имя для диаграммы, введите новое имя в поле на отдельном листе.

Если требуется внедренная диаграмма на листе, установите переключатель на имеющемся листе, а затем выберите лист в поле на имеющемся листе.

СОВЕТ    При необходимости щелкните значок Свойства в группе Свойства, чтобы развернуть ее.

Введите новое имя.
Нажмите клавишу ВВОД.

ПРИМЕЧАНИЯ    
Чтобы быстро создать диаграмму, основанную на типе диаграммы, используемом по умолчанию, выделите нужные данные и нажмите клавиши ALT+F1 или F11. При нажатии клавиш ALT+F1 создается внедренная диаграмма, при нажатии клавиши F11 диаграмма отображается на отдельном листе диаграммы.
Если диаграмма не нужна, ее можно удалить. Щелкните диаграмму, чтобы выделить ее, а затем нажмите клавишу DELETE.

Применение готового макета диаграммы

Щелкните в любом месте диаграммы, к которой требуется применить готовый макет.
Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.
На вкладке Конструктор в группе Макеты диаграммы щелкните макет диаграммы, который следует использовать.

Применение готового стиля диаграммы

Щелкните в любом месте диаграммы, к которой требуется применить готовый стиль.
Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.
На вкладке Конструктор в группе Стили диаграмм выберите стиль, который требуется использовать.

Примечание    При уменьшении размера окна Excel стили диаграмм становятся доступными в коллекции Экспресс-стили в группе Стили диаграмм.

Совет    Для просмотра всех готовых стилей нажмите кнопку Дополнительно 

На вкладке Макет в группе Подписи, Оси или Фон нажмите кнопку элемента диаграммы, соответствующую выбранному элементу, а затем выберите нужный макет.

Изменение формата элементов диаграммы вручную

Щелкните элемент диаграммы, формат которого требуется изменить, или выполните указанные ниже действия, чтобы выбрать его из списка элементов диаграммы.
Щелкните в любом месте диаграммы, чтобы отобразить средства Работа с диаграммами.
На вкладке Формат в группе Текущий фрагмент щелкните стрелку в поле Элементы диаграммы, а затем выберите нужный элемент диаграммы.

ПРИМЕЧАНИЕ    После применения стиля WordArt формат WordArt удалить нельзя. Если примененный стиль WordArt не подходит, можно выбрать другой стиль WordArt или нажать клавишу Отменить на панели быстрого доступа, чтобы вернуться к прежнему формату текста.

Выберите пункт Название по центру с перекрытием или Над диаграммой.
В текстовом поле Название диаграммы, появившемся в диаграмме, введите нужный текст.

Для форматирования текста выделите его, а затем выберите необходимые параметры форматирования на мини-панели инструментов.
СОВЕТ    Можно также воспользоваться кнопками форматирования на ленте (вкладка Главная, группа Шрифт). Чтобы отформатировать все название, щелкните его правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Формат названия диаграммы и задайте нужные параметры форматирования.

Добавление названий осей

Щелкните в любом месте диаграммы, к осям которой нужно добавить названия.
Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.
На вкладке Макет в группе Подписи нажмите кнопку Названия осей.

В текстовом поле Название оси, появившемся в диаграмме, введите нужный текст.
СОВЕТ    Для вставки разрыва строки установите указатель в место предполагаемого разрыва и нажмите клавишу ВВОД.

Для форматирования текста выделите его, а затем выберите необходимые параметры форматирования на мини-панели инструментов.
Совет    Можно также воспользоваться кнопками форматирования на ленте (вкладка Главная, группа Шрифт). Чтобы отформатировать все название, щелкните его правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Формат названия оси и задайте нужные параметры форматирования.

ПРИМЕЧАНИЯ    
При переключении на другой тип диаграммы, который не поддерживает названия осей (например, круговую диаграмму), названия осей перестают отображаться. Названия снова будут отображаться, если переключиться обратно на тип диаграммы, поддерживающий названия осей.
Названия, отображаемые для вспомогательных осей, будут потеряны при переключении на тип диаграммы, который не отображает вспомогательные оси.

СОВЕТ    В строку формул можно также ввести ссылку на ячейку листа. Введите знак равенства, имя листа и восклицательный знак, например =Лист1!F2.

Нажмите клавишу ВВОД.

Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.
На вкладке Макет в группе Подписи нажмите кнопку Подписи данных, а затем выберите нужный параметр отображения.

Чтобы удалить название диаграммы, выберите команду Название диаграммы и пункт Нет.
Чтобы удалить название оси, выберите команду Название оси, щелкните тип названия оси, которое требуется удалить, и выберите пункт Нет.
Чтобы удалить метки данных, выберите команду Подписи данных и пункт Нет.

СОВЕТ    Чтобы быстро удалить название или метку данных, щелкните их, а затем нажмите клавишу DELETE.

Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы скрыть легенду, выберите пункт Нет.

СОВЕТ    Чтобы быстро удалить из диаграммы легенду или элемент легенды, выберите ее и нажмите клавишу DELETE. Можно также щелкнуть легенду или элемент легенды правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить.

Перемещение диаграммы

Чтобы переместить диаграмму, перетащите ее в нужное место.

Изменение размера диаграммы

Чтобы изменить размер диаграммы, выполните одно из указанных ниже действий.
Щелкните диаграмму и перетаскивайте маркеры изменения размера, пока она не примет нужный размер.
На вкладке Формат в группе Размер введите размер в поля Высота фигуры и Ширина фигуры.

В поле Имя файла введите имя шаблона.

Совет    Если не задана другая папка, CRTX-файл шаблона сохраняется в папку Диаграммы. При этом шаблон становится доступен в разделе Шаблоны как в диалоговом окне Вставка диаграммы (вкладка Вставить, группа Диаграммы, кнопка вызова диалогового окна), так и в диалоговом окне Изменение типа диаграммы (вкладка Конструктор, группа Тип, Изменить тип диаграммы).

Для удаления принудительно установленных разрывов страниц в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Разрывы и выберите команду Сброс разрывов страниц

В группе Параметры страницы нажмите кнопку Печатать заголовки.
Во вкладке Лист окна Параметры страницы поставьте курсор в поле сквозные строки и на листе выделите строку, которую следует печатать на каждой странице; поставьте курсор в поле сквозные столбцы и на листе выделите столбец, который следует печатать на каждой странице.

Область печати на листе в режиме просмотра Обычный и Разметка страницы отделяется от остальных частей листа тонкой пунктирной линией. В режиме просмотра Страничный область печати отображается на обычном фоне и выделена синей линией границы страницы, в то время как остальная область листа затенена. При необходимости размеры области печати можно изменить перетаскиванием границы страницы.

Для печати диаграммы в одном экземпляре достаточно в меню кнопки Файл выбрать команду Печать. Однако, как и при печати листов с данными, не рекомендуется сразу печатать диаграмму. В большинстве случаев диаграмма перед печатью требует определенной настройки.

Организация списка

Чтобы успешно использовать все перечисленные выше возможности работы со списочной информацией, данные должны быть введены в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:

Избегайте создания более чем одного списка на листе.
Спроектируйте список так, чтобы каждый столбец содержал подобные (однотипные) данные.
Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

Диапазон ячеек оформленных в виде Таблицы по умолчанию является Списком.

Кнопки сортировки доступны также и на вкладке Главная в группе Редактирование.
Для отмены сортировки, нажмите кнопку Отменить на панели быстрого доступа.

В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
В группе Порядок выберите последовательность, в которой необходимо осуществлять сортировку:

Чтобы отсортировать ячейки на основании их значений выберите вариант – От А до Я или От Я до А (для символьных данных); По возрастанию или По убыванию (для числовых данных); От новых к старым или От старых к новым (для значений даты);

Для задания сортировки по следующему столбцу нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по шестой.
Для удаления сортировки по некоторому столбцу, выделите его запись и нажмите кнопку Удалить уровень.
В списке необходимо оставить хотя бы один столбец.

Нажмите OK.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.
Для повторного применения сортировки после изменения данных на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить или нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[Alt]+[L] на клавиатуре.
Максимальное число столбцов для сортировки — 64.

Для сортировки данных по столбцам Таблицы установите переключатель строки диапазона;
Для сортировки данных по строкам Таблицы установите переключатель столбцы диапазона.

Простая фильтрация данных в списке

Для отбора данных из списка с помощью фильтра выполните следующие шаги:
Выделите любую ячейку внутри списка.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр. В заголовках столбцов появятся кнопки Автофильтра обозначающие, что фильтрация включена, но не применена.
Нажмите кнопку Автофильтра, в столбце, по которому вы хотите фильтровать данные.
Установите флажки возле тех элементов данных, в соответствии с которыми вы хотите произвести фильтрацию.

Если в столбце содержатся текстовые данные, выберите команду Текстовые фильтры.
Если в столбце содержатся числа, выберите команду Числовые фильтры.
Если столбец содержит даты, выберите команду Фильтры по дате.

Для получения наилучших результатов не смешивайте в одном столбце данные разных типов (например, текст и числа или числа и даты), поскольку для каждого столбца доступен только один тип команд фильтрации.
Если столбец содержит данные разных типов, Автофильтр будет отображать команду фильтрации для того типа, который встречается чаще. Например, если столбец содержит четыре текстовых значения и девять — значений дат, отображается команда Фильтры по дате.

Нажмите кнопку списка в левом верхнем поле и выберите оператор сравнения, на основе которого будет производиться отбор данных, удовлетворяющих критерию.
В поле справа от поля оператора сравнения выполните одно из следующих действий:
Введите значение, которое вы хотите использовать при сравнении.
Нажмите на стрелку, и выберите значение из списка, которое вы хотите использовать при сравнении.

Если необходимо повторите шаги 5-6 для задания второго условия отбора данных и выполните одно из следующих действий:
Выберите И — если вы хотите, чтобы оба критерия сравнения применялись.
Выберите ИЛИ — если вы хотите применить отдельные критерии сравнения.

Нажмите OK. MS Excel отобразит результат фильтрации данных на листе.

Фильтрация по цвету ячеек, цвету шрифта или набору значков

Если диапазон ячеек отформатирован вручную или с помощью условного форматирования по цвету ячеек или шрифта, его можно фильтровать по этим цветам. Можно также выполнять фильтрацию по набору значков, созданному с помощью условного форматирования.

Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, отформатированные по цвету ячеек, цвету шрифта или набору значков.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр.

Если вы использовали фильтрацию больше чем по одному столбцу для отмены фильтрации на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Очистить.

При необходимости отобразить результат фильтрации в отдельной области на текущем листе желательно также подготовить Диапазон результата.

Условия могут представлять собой данные или элементы данных, они могут содержать операторы сравнения (больше или меньше), либо могут быть формулами, например, формулой, которая фильтрует все значения в столбце, превышающие среднее значение.
Условия могут содержать подстановочные знаки «?» или «*».
Условия, находящиеся в одной строке MS Excel рассматривается, как объединенные оператором И.
Условия, находящиеся в разных строках MS Excel рассматривается, как объединенные оператором ИЛИ.

Диапазон результата может находиться только на том же рабочем листе, на котором находится исходный диапазон.

В поле Исходный диапазон укажите диапазон фильтруемых ячеек (Список или Таблицу). Диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов.
В поле Диапазон условий укажите диапазон сформированных ранее условий: он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов.
В случае размещения результатов фильтрации в Диапазоне результата убедитесь, что в поле Поместить результат в диапазон содержатся все ячейки Диапазона результата.
Нажмите кнопку ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.

Существует два способа структурирования данных на рабочем листе – автоматически и
вручную:
Для автоматического структурирования данных рабочего листа, в них должны содержаться итоговые строки (или столбцы), которые расположены рядом с подробными данными. Эти итоговые строки (или столбцы) должны включать итоговые формулы со ссылками на ячейки, находящиеся внутри диапазона данных.

Выберите ячейку в диапазоне.
Отсортируйте столбцы (строки) для формирования групп данных.
Вставьте собственные итоговые строки (столбцы) с формулами рядом с детальными данными.
На вкладке Данные в группе Структура нажмите стрелку справа от кнопки Группировать и выберите команду Создание структуры.

На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Группировать.
Если вы выделили не целиком строки (столбцы), а диапазон ячеек будет отображено окно диалога Группирование. В этом окне укажите что именно вы хотите сгруппировать – строки или столбцы.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Продолжайте выделение и группировку внутренних строк (столбцов) до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Для настройки параметров выполните следующие действия:
На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку запуска окна диалога Структура. Откроется окно диалога Настройка.

Нажмите кнопку ОК.

Определить параметры многоуровневой структуры можно как перед ее созданием, так и после.

Перейдите на вкладку Файл и выберите команду Параметры.
На странице Дополнительно в группе Показать параметры для следующего листа выберите лист, на котором размещаются структурированные данные.
Установите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

Разворачивание или сворачивание структуры до определенного уровня

Для управления всеми группами определенного уровня выполните следующие действия:
Среди символов структуры нажмите кнопку с номером необходимого уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты. Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Удаление многоуровневой структуры

Для отмены многоуровневой структуры выполните следующие действия:
Выделите любую ячейку внутри многоуровневой структуры.
На вкладке Данные в группе Структура нажмите стрелку слева от кнопки Разгруппировать и выберите команду Удалить структуру.

Разгруппировка отдельных элементов многоуровневой структуры

Для разгруппировки элементов многоуровневой структуры выполните следующие действия:
Выделите те элементы многоуровневой структуры, которые должны быть исключены из группы.
Для выделения всех элементов группы, удерживая нажатой клавишу [Shift], щелкните соответствующую группе кнопку или .

Разгруппировка строк (столбцов)

Для разгруппировки строк (столбцов) выполните следующие действия:
Выделите строки (столбцы), которые должны быть разгруппированы.
На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.