ИССЛЕДОВАНИЕ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ МИНЕРАЛ презентация

Евграфова
Анастасия Елисеева
Дарья Исаева

Методология консалтинга

Москва,
20 января 2009

данные, гипотезы
Анализ результатов исследования: симптомы и причины
Рекомендации

исследования

утверждение графика работ Заказчиком
Кабинетные исследования: анализ вторичной информации
Разработка вопросов для интервью (полевые исследования)
Полевые исследование:
интервью с ключевыми сотрудниками: начальниками отделов (АХО, отдел кадров, юридический, отдел маркетинга, СКС)
консультации с Исполнительным Директором и Директором по развитию молодежных программ
Анализ полученной информации, выявление причинно-следственных связей
Согласование предварительных выводов и результатов с Заказчиком
Выработка рекомендаций
Оформление документов проекта
Представление результатов проекта.

продукции, управление компанией
Главный офис – в Москве, производство - Соликамск
Продукция:
Химическая продукция: пищевая соль, каменная соль, минеральный галит, противогололедный материал
Минеральные удобрения: хлористый калий
Поставка трейдерам-перекупщикам, напрямую компаниям (VIP клиенты), небольшим клиентам напрямую (spot)
Распространение калия хлористого – через биржу (дефицитный продукт)
Распространение только на внутреннем рынке
Инновационность: разработка и вывод новых продуктов

ответственности за его ведение
произвольная циркуляция документов внутри компании: договора поступают не к тем людям и не вовремя, никто не отслеживает путь документа, если он передается от одного лица другому
отсутствие единых стандартов и регламента оформления многих документов
незаинтересованность сотрудников в контроле над документооборотом
нет хорошо сформированного механизма делового общения между отделами.
постоянные изменения субординации

затруднений в движении документов
Дать рекомендации по улучшению существующего процесса создания, движения, и контроля за документами

Особые требования Заказчика:
Практичность рекомендаций
Анонимность анкетирования
Конфиденциальность полученной при первичных исследованиях информации

детализация трудностей и понимание ценностей и культуры компании
Формирование предварительных гипотез
Интервью с начальниками отделов:
роль отдела в процессе создания и движения документов
выявление проблем конкретного отдела
пожелания к улучшению текущей ситуации
возможные пути решения
Формирование основных гипотез: что и кто разрушает процессы документооборота
Глубинный анализ причинно-следственной связи
Подтверждение или опровержение гипотез

коммуникациями
Низкий уровень осведомленности о правилах движения документов

для всех отделов
Требование к анонимности будет нарушено вопросом об отделе и деятельности

Полевые исследования - в формате интервью

договора
Исполнитель ответственен за весь процесс движения документов (прохождение листа согласования)
Некоторые функции отделов дублируются => «двойная работа» (СКС и секретари)
Отсутствие понимания проблемы у исполнителей: «мы так привыкли работать и не хотим ничего менять»
Решение проблем и адаптация сотрудников происходит на уровне отдела – «замкнутые королевства»
Руководители отделов не могут сосредоточиться на тактических заданиях и целях, т.к. загружены рутинной работой
Отсутствует система маркетинга (внешнего и внутреннего)

на основе анализа рынка

персонала
Юридическое и правовое консультирование
Информационное и технологическое оснащение организации
Поддержание инфраструктуры
Обеспечение движения документов, оформляющих все процессы

и взаимоотношений.
Решение на 4 уровнях:
Уровень отдела
Перераспределение ресурсов, ограничение обязанностей и полномочий
Коммуникаций между отделами
Совершенствование корпоративного портала
Управленческие решения
Система адаптации новых сотрудников, систематический найм практикантов
Внутренняя, единая культура
Мероприятия для сотрудников

деятельность

Рекомендации: Расширение штата сотрудников и перераспределение обязанностей внутри отдела для концентрации ключевых сотрудников на стратегических вопросах, а не текучки из-за смещения функций

нового сотрудника
создание корпоративной странички на информационном портале, где отдел персонала будет давать информацию о новом сотруднике
приветственные письма для новых сотрудников и письмо о новом сотруднике для персонала
информационные материалы, представляющие сотрудников (кто есть кто, должностные функции, увлечения сотрудников)
материалы о деятельности компании, ее конкуренты, анализ рынка присутствия

несвоевременная подпись документов
Проблемы документооборота в «ТК Минерал»
документы теряются
накапливается множество документов
документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа
создается несколько копий одного и того же документа
на подготовку и согласование документов тратится много времени
Рекомендация: Внедрение системы электронного документооборота.

в деятельность компании

Рекомендация: Формирование запросов на практикантов и подготовка для них плана работ

внутреннего PR.
Рекомендация: Назначение ответственного сотрудника из отдела управления персонала за внутренние коммуникации:
совершенствование корпоративного портала, который должен содержать информацию о грядущих событиях, новости, как внутреннего уровня так и новости о рынке, доска объявлений.

уровне
Рекомендации: Мероприятия по укреплению корпоративного духа
Обоснование: Из-за недавнего создания ООО «ТК Минерал», корпоративная культура в компании не была сформирована должным образом. В компании присутствует культура различных отделов, на уровне компании «ТК Минерал» она отсутствует

– Лист «взял/вернул»
Обеспечение доступности регламента составления и согласования документа – Портал
Назначение ответственного секретаря для каждого отдела (определенный секретарь отвечает за определенные отделы)
Обновление статус-отчета о получении/отправлении/подписании корреспонденции на Портале
Формализация отправки корреспонденции – точное время в определенные дни

«Управление документами. Общие требования»
Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения»

января 2009

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
ВАШИ ВОПРОСЫ