Памятка по оформлению документов по командировке презентация

отчета о служебной командировке в пределах России

Предоставление авансового отчета о служебной командировке за пределы России

Находясь в командировке ПОМНИТЕ!

Контактные лица ОБУиО

*

* Все ссылки в Памятке работают в режиме «Показ слайдов»

заявку на командировку.
Порядок и требования к оформлению заявок изложены в Инструкция «Порядок выполнение действий инициатора/командируемого сотрудника при работе в модуле «Заявки на командировку».
Инструкция размещена в СЭД DocTrix в разделе «Нормативные документы»

Как сделать?

В случае, если планируется командировка с целью участия в конференции или прохождения обучения необходимо оформлять заявки на непроектные командировки

!

заявки останутся незаполненными сотрудник Административного управления направит варианты рейсов и гостиниц в рамках утвержденных Компанией лимитов и условий проезда

Самостоятельно найти необходимые рейс и предпочтительные варианты размещения и указать их в соответствующих разделах заявки в СЭД DocTrix

Электронные авиабилеты и ваучеры отеля размещаются в заявке на командировку (вкладка «Вложения») и направляются с комплектом документов командируемому сотруднику уведомлением из СЭД DocTrix

!

Оформление проездных документов и бронирование гостиниц осуществляется в соответствии с утвержденными в Компании лимитами и условиями проезда

!

Самостоятельное приобретение билетов и бронирование гостиниц запрещено, за исключением случаев, когда поставщик Компании не может обеспечить размещение по безналичному расчету

рабочих дней с момента возвращения из командировки в соответствии с «Регламентом командирования сотрудников компании» необходимо сформировать авансовый отчет по командировке и вместе с первичными документами предоставить его в ОБУиО (ДФ -1, 10 этаж):
Московские сотрудники предоставляют оригиналы;
Сотрудники регионов направляют по электронной почте (СБТ_Командировки_ОБУиО ) скан отчета и всех первичных документов с последующим предоставлением оригиналов в срок не более 10 рабочих дней.

!

Что предоставить

Как заполнить?

Приказ о направлении в командировку

Проездные документы (билеты, посадочные талоны и др.)

Документы за проживание

Проездные документы до аэропорта (вокзала, если вокзал
за пределами города) и обратно

Авансовый отчет

Отчет о выполнении задания по командировке

страниц загранпаспорта о пересечении границ(ы) + первый лист паспорта, приглашение с переводом на русский язык

Документы по оплате визы

Документы по оплате обязательной медицинской страховки

!

В течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из командировки в соответствии с «Регламентом командирования сотрудников компании» необходимо сформировать авансовый отчет по командировке и вместе с первичными документами предоставить его в ОБУиО (ДФ -1, 10 этаж):
Московские сотрудники предоставляют оригиналы;
Сотрудники регионов направляют по электронной почте (СБТ_Командировки_ОБУиО ) скан отчета и всех первичных документов с последующим предоставлением оригиналов в срок не более 10 рабочих дней.

Приказ о направлении в командировку

Авансовый отчет

Проездные документы (билеты, посадочные талоны и др.)

Документы за проживание

Проездные документы до аэропорта (вокзала, если вокзал
за пределами города) и обратно

Отчет о выполнении задания по командировке

электронной почте (DocTrix):

Ознакомление с Приказом осуществляется в электронном виде через задачу ознакомления с приказом СЭД DocTrix.
Завершить задачу ознакомления должен лично командируемый сотрудник в течение одного рабочего дня.

Оригинал приказа подписывается Ответственным сотрудником АУ у руководителя организации или у уполномоченного лица на основании доверенности.
Скан подписанного приказа размещается в заявке СЭД DocTrix

Важно!!! Все задачи ознакомления с приказами о командировании и изменении условий командирования должны быть завершены до передачи отчета на проверку в ОБУиО

по командировке необходимо распечатать из заявки на командировку.

2. По возвращении из командировки необходимо заполнить отчет о выполнении задания:
наименования организаций (графа 1),
города (графа 2),
периоды командирования (графы 3-4)
ID проекта-спецификация-этап для проектных командировок (графа 5)
развернутый отчет о выполненных в рамках командировки работах (графа 6).

3. Сотрудник заверяет отчет личной подписью в графе «Подотчетное лицо».

4. Руководитель СП утверждает отчет личной подписью в графе «Руководитель подразделения».

2

автоматически в системе DocTrix:

Структурное подразделение
Ф.И.О. командированного сотрудника (полностью)
Табельный номер
Должность
Назначение аванса: Командировочные расходы

2

3

5

На основании Распоряжения № 89-Р от 30.12.2013г. авансовый отчет утверждается главным бухгалтером.

!

1

4

итого оставить пустым

В авансовый отчет включаются расходы, оплаченные за наличные, суточные.

6

7

8

10

9

11

Необходимо заполнить столбцы:

билет (маршрут/квитанция) и посадочные талоны
Ж/д проезд - электронный билет (контрольный купон) и посадочный купон, если посадка в поезд без него не возможна, что указывается в контрольном купоне

Приобретенные самостоятельно за наличный расчет либо по банковской карте:
- Билет (за наличные) или
- Билет электронный - распечатка электронного билета и посадочные талоны
Электронные билеты должны быть составлены на русском языке или иметь построчный перевод

Стоимость утраченных либо испорченных проездных документов (билетов), документов строгой отчетности, приобретенных работником, не возмещается.
Не подлежит возмещению стоимость дополнительной добровольной страховки, не являющейся страховым взносом на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте в соответствии с законодательством РФ

При наличии дополнительных сервисных сборов, не вошедших в стоимость билета, необходимо предоставить:
квитанцию разных сборов и чек ККТ с расшифровкой сборов (при наличном расчете)

электронный документ, подтверждающий наличие сервисного сбора, и выписку со счета карты (при оплате посредством банковской карты)

!

гостиницы и организации
Номер счета
Дата заезда
Дата выезда
Ф.И.О.
Наименование услуги должно быть «Проживание», «Ранний заезд», «Поздний выезд»
Сумма
Подписи
Печать должна соответствовать наименованию орг-ции

Счет за проживание в гостинице с чеком контрольно-кассовой техники (ККТ)

1

3

5

6

7

8

9

Бланк строгой отчетности (в соответствии с законодательством РФ) или

4

2

ККТ

При получении документа (БСО) на проживание обратить внимание на:

Наименование документа, номер и серия
Наименование, адрес, ИНН организации
Название организации
Вид услуги с датами заезда и выезда, ФИО
Сумма
Дата
Подписи
Печать
Изготовленный типографским способом бланка должен содержать сведения об изготовители (сокращенное наименование, ИНН. Адрес, номер заказа и год выполнения, тираж)
(Постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359)

1

получении документа (счета) на проживание обратить внимание на:

Документ на проживание необходимо перевести на русский язык. Перевод должен быть заверен подписью сотрудника, осуществившего перевод.

!

или вокзала (если вокзал находится за пределами города или время отправления/прибытия поезда приходится в ночное время с 23.00 до 7.00), возмещаются при предоставлении следующих документов:
Такси:
Чек ККТ и маршрутная квитанция (с указанием маршрута поездки).
Маршрутная квитанция (бланк строгой отчетности), содержащая обязательные реквизиты (Постановление Правительства РФ от 14.02.09 № 112):
Наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси (квитанции разных сборов). Серия и номер печатаются типографским способом.
Сведения об изготовителе БСО: сокращенное наименование типографии, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Наименование организации (фрахтовщика) – наименование, адрес, номер телефона и ИНН.
Дата выдачи квитанции (дата поездки) и маршрут поездки.
Стоимость пользования легковым такси – цифрами и прописью.
ФИО и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов (водителя).
Печать., в случае если типографский бланк подразумевает проставление печати (М.П.)
Аэроэкспресс:
Чек ККТ с расшифровкой маршрута
Купленная через интернет квитанция не подлежит возмещению (см. «Я согласен с правилами покупки» при покупке билета через интернет)

Неверно оформленные документы к учету не принимаются!
Вносить исправления в документы запрещено!

!

!

к учету не принимаются!
Вносить исправления в документы запрещено!

Для возмещения расходов на использование парковки на территории аэропорта к авансовому отчету по командировке необходимо приложить следующие документы:
Копия свидетельства о собственности автомобиля или доверенности (иного документа) на право управления данным автомобилем,
Копия ПТС с указанием государственного номера автомобиля
Чеки на оплату парковки автомобиля с тем же государственным номером, указанием времени начала и окончания парковки, при этом время начала парковки не может быть ранее, чем за три часа до времени вылета, указанного в билете, время окончания – не позднее двух часов от времени прибытия, указанного в билете.

выписку по счету карты
Квитанцию посольства
Ксерокопию страницы заграничного паспорта с визой

Для возмещения расходов на визу необходимы следующие документы:

получение страхового взноса страховой компании

Для возмещения расходов на обязательную медицинскую страховку необходимы следующие документы:

на самолет! Оплата услуг аэропорта по доставке опоздавших пассажиров на рейс не оплачивается Компанией.
Помните, Вы можете воспользоваться такси по маршруту: до аэропорта и от аэропорта и получить возмещение только в случае, если данный автомобиль такси оборудован контрольно-кассовым аппаратом и/или фирма, предоставляющая данные транспортные услуги, выдает клиентам маршрутные квитанции с номером и печатью (бланк строгой отчетности). Рекомендуем оговорить это с диспетчером такси при заказе, чтобы машину подали с уже заполненными документами.
При оплате проживания в гостинице обратите внимание на документ: он должен именоваться «Счет» или бланк строгой отчетности (БСО). Должен иметь печать (штамп) гостиницы и подпись сотрудника гостиницы. Наименование услуги - «проживание». Счет не действителен без предъявления чека контрольно-кассовой машины на указанную в нем сумму (терминальные чеки списания средств с Вашей банковской карты чеками контрольно-кассового аппарата не являются).
Всегда сохраняйте посадочные талоны, билеты, чеки за услуги такси, проживания, транспорт до места командирования, их необходимо сдать в Отдел бухгалтерского учета и отчетности (ДФ-1, 10-й этаж) после возвращения в составе авансового отчета.

Рекомендуем распечатать памятку перед отправкой в командировку

ЭТАЖ)

Тарасенко Светлана тел. 7898-7904,
электронный адрес SVTarasenko.SBT@sberbank.ru

Файбишенко Елена тел. 7898-7905,
электронный адрес EVFaybishenko.SBT@sberbank.ru

Войнова Анастасия тел.22-183,
электронный адрес AAVoynova.SBT@sberbank.ru

Ждамирова Наталья тел.18-806,
электронный адрес NKZhdamirova.SBT@sberbank.ru

Зайцева Наталья тел.18-109,
электронный адрес NAZaytseva.SBT@sberbank.ru

Анна Алексеевна тел. 8-557-18-152,
электронный адрес SBT-Ignatenkova-AA@mail.ca.sbrf.ru

Федорова Виктория Викторовна тел. 8-557-18-149,
электронный адрес SBT-Fedorova-VV@mail.ca.sbrf.ru

Адрес для предоставления сканов
СБТ_Командировки_ОБУиО
электронный адрес SBT-KOM-BUH@mail.ca.sbrf.ru

Горелова Светлана Михайловна тел. 8-7898-7975,
электронный адрес SBT-Gorelova-SM@mail.ca.sbrf.ru