Ведение юридически значимой контрактной корреспонденции презентация

«ЗСНХ»

ООО «СИБУР»

значимый электронный документ

Раздел 4 Официальная и неофициальная корреспонденция

Раздел 5 Процедура обмена корреспонденцией

Раздел 6 Преимущества электронного документооборота

Раздел 7 Митигация рисков непринятия документов к
рассмотрению в случае судебной перспективы

Содержание

51-ФЗ (ред. от 29.12.2017) Статья 165.1. Юридически значимые сообщения (введена Федеральным законом от 07.05.2013 N 100-ФЗ)
«Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю».
Юридически значимые документы :
внешние — необходимые для обеспечения деятельности организации, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.;
внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия;
подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии / документы с нотариальным заверением, печатью организации;
по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые договоры, протоколы разногласий, решения, протоколы совещаний, трудовые договоры;
письма: гарантийные письма, претензионные письма, пр.;
документы на бумаге и электронные документы.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2).

вестись на русском языке. Устная коммуникация должна осуществляться на русском языке. Обмен корреспонденцией в рамках Договора ведется в электронном виде согласно Приложению №ххх к настоящему Договору («Процедура обмена корреспонденцией»).

Корреспонденция проекта определяется как обмен всей письменной информацией между Сторонами и включает в себя протоколы совещаний, электронную почту, письма, а также передачу или запись коммерческой, процедурной, технической, стратегической, договорной и т.п. информации.

и о защите информации» от 27.07.2006 даёт понятие электронного документа:
«электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 даёт понятие электронной подписи:
«электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».
Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434 ГК РФ).
Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования юридически значимых электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.11.1996 регулирует использование электронных юридически значимых первичных учетных документов (ст. 9).
Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами

ящика, является официальной корреспонденцией. Вся официальная корреспонденция, отправляемая Заказчиком Генподрядчику, должна отправляться с одного из официальных почтовых ящиков Заказчика по данному проекту в зависимости от объекта строительства:
ZSZS2-ZS2-PEZS2-PE-ZS2-PE-CNTZS2-PE-CNT@ZS2-PE-CNT@siburZS2-PE-CNT@sibur.ZS2-PE-CNT@sibur.ru - в части строительства трансформаторных подстанций 3740, 4740 установок ПЭ;
ZSZS2-ZS2-LPZS2-LP-ZS2-LP-CNTZS2-LP-CNT@ZS2-LP-CNT@siburZS2-LP-CNT@sibur.ZS2-LP-CNT@sibur.ru – в части строительства объектов «Зона отгрузки в железнодорожный транспорт», «Логистическая платформа» титул 4360;
ZSZS2-ZS2-UIOZS2-UIO-ZS2-UIO-CNTZS2-UIO-CNT@ZS2-UIO-CNT@siburZS2-UIO-CNT@sibur.ZS2-UIO-CNT@sibur.ru - в части строительства объектов ОЗХ титулы 1945 и 1960.
Вся официальная корреспонденция, отправляемая Генподрядчиком Заказчику, должна отправляться с одного официального почтового ящика Генподрядчика по данному проекту:
ECEECE-ECE-ZSECE-ZS2-ECE-ZS2-PEECE-ZS2-PE@ECE-ZS2-PE@eraECE-ZS2-PE@era-ECE-ZS2-PE@era-crossECE-ZS2-PE@era-cross.ECE-ZS2-PE@era-cross.com
Неофициальная корреспонденция используется для ежедневного рутинного информационного обмена между Сторонами, а также для предварительных рабочих переговоров.
Неофициальной корреспонденцией считается любая переписка, ведущаяся с иных ящиков помимо официальных ящиков Сторон. Неофициальные письма электронной почты не нумеруются, и они не должны использоваться в качестве официальных доказательств или подтверждения любого достигнутого соглашения. Также такая корреспонденция не может рассматриваться как любой вид инструкций, согласований, утверждений Заказчиком и т.д. Неофициальная электронная почта не налагает никаких обязательств на любую из Сторон.
Запрещено отправлять сообщения с личных почтовых адресов Сторон на официальные ящики Сторон.

корреспонденцией по проектам «Строительство трансформаторных подстанций 3740, 4740», «Строительство объектов «Зона отгрузки в железнодорожный транспорт», «Логистическая платформа» титул 4360», «Строительство объектов ОЗХ титулы 1945, 1960», а также:
Код отправителя
Генподрядчик использует код:
ECE-SS
Код вида работ/темы
CSL общестроительные работы (геодезический контроль)
MCL механомонтажные работы (монтаж металлоконструкций, трубопроводов)
ELT электромонтажные работы (КИП, вспомогательные системы)
CCT контроль затрат СМР и КС
PRC предпусконаладка
CTR контрактные вопросы
FIN финансовые вопросы
ADM административные вопросы
PRO поставки и складирование
HSE ОТ, ПБ и ООС
DCI документооборот (IFR/IFC)
SEC вопросы по безопасности и пропускному режиму
GEN общие вопросы

бланке
EMA пронумерованное сообщение электронной почты
Виды документов:
MOM протокол совещания
RFI запрос на инспекцию
TQS любой запрос с площадки (разъяснение, изменение, оптимизация и пр.)
PLS предписание
NCR отчет о несоответствии
ACT акт приема-передачи РД
SIN задание на стройплощадке
В ходе реализации проекта, при необходимости, коды могут быть добавлены

совещаний / Решения
Прием-передача рабочей документации
Претензионные письма
Протоколы разногласий
прочее

Бланки:
Бланк пронумерованного сообщения электронной почты Заказчика
Бланк исходящего письма Генподрядчика / Заказчика
Бланк предписания Заказчика
Бланк протокола совместного совещания
Бланк отчета о несоответствии Заказчика
Бланк запроса на инспекцию Генподрядчика
Бланк запроса с площадки Генподрядчика
Бланк акта приема-передачи Заказчиком рабочей документации в производство работ

Примеры официальной корреспонденцией

на подготовку и передачу документов и времени при применении бланков;
вероятность потери электронных документов существенно ниже, чем бумажных документов, а своевременное резервное копирование гарантирует сохранность документов;
 быстрый обмен документами и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать предоставлять / обмениваться информацией/документами/отчетностью с контрагентами;
общий доступ к базе данных и совместная обработка документов
форма электронных документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее автоматизировать, увеличить скорость обработки документов в целом;
применение электронного документооборота предполагает обмен электронными документами между контрагентами, например, накладными, актами, счетами-фактурами и первичными бухгалтерскими документами, причем с обеспечением их юридической силы
быстрый доступ к определенной категории документов, применение фильтра/системы поиска
обеспечение юридической силы документов
юридически корректное оформление документов увеличивает шансы в спорах с контрагентом

корреспонденцией только через официальные email, согласованные сторонами
Присвоение соответствующей кодировки всей входящей и исходящей корреспонденции с последующим архивированием
Оформление документов (протоколов совещаний, писем, пр.) на официальном бланке
Проставление на документах регистрационных штампов
Присвоение штрих-кодов договорам и дополнительным соглашениям
Подписание документов у уполномоченного лица
Обеспечение получения документа (Претензию можно вручить лично (нарочным). При этом обязательно нужно оставить себе экземпляр документа, с отметкой контрагента о получении (с указанием даты, печати, подписи и ее расшифровки, а также должности получившего ее работника). Отправлять по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении. Письмо нужно отправить как на юридический, так и на фактический адрес. На руках должны остаться почтовая квитанция, опись и вернувшееся уведомление; отправить по электронной почте либо по факсу. Для подтверждения необходимо распечатать электронное письмо или факсимильный отчет об отправке).
Направлять оригиналы документов на юридический адрес. Постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с достоверностью адреса юридического лица» в п. 1, равно как и ч. 3 ст. 54 ГК РФ, устанавливают, что юридическое лицо несет: риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ);
Применение электронной цифровой подписи
Протоколирование всех действий по передаче документов