- Главная
- Разное
- Дизайн
- Бизнес и предпринимательство
- Аналитика
- Образование
- Развлечения
- Красота и здоровье
- Финансы
- Государство
- Путешествия
- Спорт
- Недвижимость
- Армия
- Графика
- Культурология
- Еда и кулинария
- Лингвистика
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Маркетинг
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Роль делопроизводства в управлении презентация
Содержание
- 1. Роль делопроизводства в управлении
- 2. Понятие и сущность информационного общества Информационные
- 3. Понятие и сущность информационного общества
- 4. Понятие и сущность информационного общества Информационное
- 5. Понятие информации Информация – сведения о лицах,
- 6. Справка Законодательство Беларуси составляет более 94
- 7. ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТ Человечество вошло в Эру
- 8. ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТ Правильно составленный документ – это краеугольный камень надлежащей защиты ваших интересов
- 9. ДОКУМЕНТ В ОРГАНИЗАЦИИ Умение работать с
- 10. Современное управление основано на следующих процессах получение
- 11. Документы в управленческом процессе: отражают
- 12. Типовая структура предприятия Любое предприятие (подразумевается широкий
- 13. Основные подразделения предприятия Внешняя среда Предприятие
- 14. Информационные связи предприятия Предприятие имеет: внутренние
- 15. Внешние связи предприятия Предприятие Внешняя среда
- 16. Управление предприятием как информационный процесс Вышестоящие
- 17. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
- 18. Основные задачи службы ДОУ организация делопроизводства ведение делопроизводства совершенствование делопроизводства
- 19. Структурные подразделения службы ДОУ управление делами
- 20. Основные принципы работы с документами единый
- 21. Для эффективной работы с документами должны быть
- 22. Для эффективной работы с документами должны быть
- 23. Виды делопроизводства В зависимости от выполняемых в
- 24. Виды делопроизводства Каждый из видов
- 25. Организационно-распорядительные документы организационные – положения, уставы,
- 26. Жизненный цикл документа Каждый документ в процессе
- 27. Документооборот на предприятии
- 28. Принципы организации документооборота движение документов должно иметь
- 29. Внешний и внутренний контуры документооборота
- 30. Функции традиционной организации делопроизводства документационное и
- 31. Функции традиционной организации делопроизводства использование
- 32. Функции традиционной организации делопроизводства списание документов в
- 33. Функции традиционной организации делопроизводства создание надлежащих условий
- 34. Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими
- 35. Выводы Традиционные методы работы с документами становятся
- 36. Проблемы традиционного бумажного документооборота потери документов (в
- 37. Справка (оценка американских экспертов компании Delphi
- 38. Три основные задачи автоматизации ДОУ документирование (создание
- 39. Что дает внедрение системы электронного делопроизводства (СЭД)
- 40. Тенденция перехода к электронному делопроизводству Соотношение количества
- 41. Отрицательные моменты в работе с электронными документами
- 42. Особенности современных технологий делопроизводства западная технология
- 44. Национальные особенности отечественного делопроизводства древнее происхождение
- 45. Понятие электронного документа Бумажный документ (или «твердая
- 46. Требования к электронному документу создается, обрабатывается,
- 47. Преимущества электронного документа простота внесения изменений;
- 48. Недостатки электронного документа недолговечность хранения по
- 49. Юридическая сила электронного документа Требует решения
- 50. Электронный документооборот Это процесс движения, обработки ,
- 51. Автоматизация документооборота В процессе автоматизации документооборота можно
- 53. Бумажный документооборот Все этапы документ проходит
- 54. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК
- 55. Смешанный документооборот Компьютеры, объединенные в локальную
- 56. Типичная схема смешанного документооборота
- 57. Безбумажный документооборот Все операции с документами производятся в электронном виде.
- 58. Юридическая сила электронного документа
- 59. Преимущества электронного документооборота При замене бумажного
- 60. Полный переход на безбумажные технологии требует решения
- 61. Классификация систем автоматизации делопроизводства (По отношению
- 62. Сегодня на рынке существует довольно большое число
- 63. Проблемы внедрения системы закупка необходимой техники, установка
- 64. Сводная таблица систем автоматизации документооборота и делопроизводства по различным классификационным признакам
- 65. —
- 66. Вопросы ?
- 67. Конец!
Понятие и сущность
информационного общества Информационные революции в истории развития цивилизации: Первая – изобретение письменности; Вторая (середина XVI в.) – изобретение книгопечатания; Третья (конец XIX в.) - изобретение электричества; Четвертая
Слайд 1РОЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ
Проблемы и задачи автоматизации современного национального делопроизводства
Слайд 2Понятие и сущность
информационного общества
Информационные революции в истории развития цивилизации:
Первая –
изобретение письменности;
Вторая (середина XVI в.) – изобретение книгопечатания;
Третья (конец XIX в.) - изобретение электричества;
Четвертая (70-е годы XX в.) – изобретение микропроцессорной технологии, появление персонального компьютера;
Последняя информационная революция – активное развитие информационной индустрии (всех видов информационных и телекоммуникационных технологий) для распространения новых знаний
Вторая (середина XVI в.) – изобретение книгопечатания;
Третья (конец XIX в.) - изобретение электричества;
Четвертая (70-е годы XX в.) – изобретение микропроцессорной технологии, появление персонального компьютера;
Последняя информационная революция – активное развитие информационной индустрии (всех видов информационных и телекоммуникационных технологий) для распространения новых знаний
Слайд 3Понятие и сущность
информационного общества
Информационное общество:
разновидность постиндустриального общества;
построено на использовании информации
и знаний с помощью новейшей информационной техники и технологий;
информационные и телекоммуникационные технологии приобрели глобальный характер, охватив все сферы деятельности человека;
обеспечено информационное единство всей человеческой цивилизации.
информационные и телекоммуникационные технологии приобрели глобальный характер, охватив все сферы деятельности человека;
обеспечено информационное единство всей человеческой цивилизации.
Слайд 4Понятие и сущность
информационного общества
Информационное общество характеризуется тем, что в нем
главным продуктом производства являются знания.
Это определение отражает главное – приоритет информации как объекта и результата общественного производства.
Это определение отражает главное – приоритет информации как объекта и результата общественного производства.
Слайд 5Понятие информации
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления.
(Закон Республики Беларусь «Об информатизации»)
Информация - это единственный неубывающий ресурс жизнеобеспечения. Ее объем с течением времени только возрастает.
В 70-е годы объем информации удваивался каждые 5-7 лет.
В 80-е годы удвоение происходило уже за 20 месяцев.
В 90-е - ежегодно, в настоящее время - каждые 5-6 месяцев.
Такой хлынувший лавинообразный поток информации не позволяет человеку воспринять ее в полной мере.
Слайд 6Справка
Законодательство Беларуси составляет более
94 000 документов, или более 300 000
страниц.
Динамика появления новых документов достаточно высока - ежемесячно в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь (НРПА) регистрируется в среднем около 300 правовых документов, или почти 1000 страниц новой информации.
(по состоянию на сентябрь 2009 года)
Динамика появления новых документов достаточно высока - ежемесячно в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь (НРПА) регистрируется в среднем около 300 правовых документов, или почти 1000 страниц новой информации.
(по состоянию на сентябрь 2009 года)
Слайд 7ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТ
Человечество вошло в Эру Информации. Кто владеет информацией –
владеет миром.
Проблемы сбора, накопления и обработки информации решаются на новом, более качественном уровне.
Вся получаемая и создаваемая вновь информация соответствующим образом фиксируется.
Проблемы сбора, накопления и обработки информации решаются на новом, более качественном уровне.
Вся получаемая и создаваемая вновь информация соответствующим образом фиксируется.
Документы являются материальными носителями фиксируемой информации.
Слайд 8ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТ
Правильно составленный документ – это краеугольный камень надлежащей защиты
ваших интересов
Слайд 9ДОКУМЕНТ В ОРГАНИЗАЦИИ
Умение работать с документами, правильное построение делопроизводства и делопроизводственных
потоков в организации оказывают прямое определяющее воздействие на результаты и эффективность ее деятельности.
Любая организация начинается с документов.
Документ выступает в качестве средства взаимодействия, свидетельства отношений субъектов хозяйствования, материального выражения большинства их действий и закрепления юридических фактов.
Слайд 10Современное управление основано на следующих процессах
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка
и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Организация работы с документами является ключевой технологией управления в любом учреждении.
Делопроизводство и документооборот рассматриваются как документационное обеспечение управления (ДОУ), как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов.
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Организация работы с документами является ключевой технологией управления в любом учреждении.
Делопроизводство и документооборот рассматриваются как документационное обеспечение управления (ДОУ), как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов.
Слайд 11Документы
в управленческом процессе:
отражают деятельность организации
являются главным аргументом в
спорных ситуациях
служат основой для принятия управленческих решений
обеспечивают сохранение и накопление информации
служат основой для принятия управленческих решений
обеспечивают сохранение и накопление информации
Слайд 12Типовая структура предприятия
Любое предприятие (подразумевается широкий спектр различных организаций) состоит из
подразделений, то есть имеет некоторую организационную структуру.
Практически любая организация имеет производственные подразделения (производящие тот или иной продукт), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.
Практически любая организация имеет производственные подразделения (производящие тот или иной продукт), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.
Слайд 13Основные подразделения предприятия
Внешняя среда
Предприятие
Администрация
Службы управления
Канцелярия
Отдел
кадров
Бухгалтерия
Архив
Другие
службы
Службы
обеспечения и сбыта
Производственные
подразделения
Слайд 14Информационные связи предприятия
Предприятие имеет:
внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями);
внешние
информационные связи (взаимодействие с контролирующими органами, смежными предприятиями, потребителями и т.д.)
Слайд 15Внешние связи предприятия
Предприятие
Внешняя среда
Вышестоящие органы (министерства,
ведомства, главки, тресты и т.п.)
Контролирующие
органы (налоговая
служба, пожарная инспекция, органы
социальной защиты, экологическая
служба и др.)
служба, пожарная инспекция, органы
социальной защиты, экологическая
служба и др.)
Смежные предприятия ( поставщики,
заказчики, партнеры, вузы и др.)
Слайд 16Управление предприятием
как информационный процесс
Вышестоящие
органы
Администрация
Службы
контроля
Службы
управления
Исполнители
Отчеты,
планы
Законы, указания,
нормы, рекомендации
Решения
Акты,
протоколы,
заключения
Служебные
записки,
отчетность
отчетность
Приказы,
задания
Службы
делопроизводства
Слайд 17
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
- это структурное подразделение, на
которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.)
"Вот я сейчас отдам приказ, - сказал он и отворил дверь в канцелярскую комнату, всю наполненную чиновниками, которые уподобились сотам, если только соты можно уподобить канцелярским делам."
Н.В. Гоголь "Мертвые души"
Слайд 18Основные задачи службы ДОУ
организация делопроизводства
ведение делопроизводства
совершенствование делопроизводства
Слайд 19Структурные подразделения службы ДОУ
управление делами
управление делопроизводства
канцелярия
отдел ДОУ
секретариат (дирекция)
инспекция при руководителе
инспекция при руководителе
Слайд 20Основные принципы работы
с документами
единый порядок составления и оформления документов и
работы с ними;
четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками;
современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники);
целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа);
умелое сочетание документного управления с бездокументным.
четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками;
современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники);
целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа);
умелое сочетание документного управления с бездокументным.
Слайд 21Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены:
инструкция по делопроизводству предприятия
образцы
правильно оформленных документов (на ПК)
номенклатура дел предприятия
должностные инструкции работников
техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами
номенклатура дел предприятия
должностные инструкции работников
техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами
Слайд 22Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены:
методическое руководство со стороны
служб делопроизводства
информирование руководства о состоянии работы с документами
назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях
информирование руководства о состоянии работы с документами
назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях
Слайд 23Виды делопроизводства
В зависимости от выполняемых в управлении функций делопроизводство может быть:
административное (организационно-распорядительное);
бухгалтерское;
нотариальное;
кадровое;
техническое;
медицинское;
военное и т.п.
Слайд 24Виды делопроизводства
Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности,
однако, общим для любой функции управления является организационно-распорядительное (административное) делопроизводство.
Слайд 25Организационно-распорядительные документы
организационные – положения, уставы, инструкции, правила;
распорядительные – постановления, распоряжения,
приказы, указания, решения;
справочно-информационные – письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.
справочно-информационные – письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.
Слайд 26Жизненный цикл документа
Каждый документ в процессе своего жизненного цикла (ЖЦ) проходит
определенные стадии:
создание;
визирование, согласование;
подписание, утверждение;
регистрацию;
рассмотрение;
исполнение;
списание в дело;
хранение, уничтожение.
создание;
визирование, согласование;
подписание, утверждение;
регистрацию;
рассмотрение;
исполнение;
списание в дело;
хранение, уничтожение.
Слайд 28Принципы организации документооборота
движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени;
документы
должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Слайд 30Функции традиционной организации делопроизводства
документационное и организационное обеспечение деятельности организации;
организация единого порядка
работы с документами в подразделениях;
организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;
организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;
Слайд 31Функции традиционной организации делопроизводства
использование унифицированных форм представления и обработки документов;
регистрация
всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование) документов;
регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование) документов;
Слайд 32Функции традиционной организации делопроизводства
списание документов в архив и извлечение из дел;
обеспечение сохранности, учета и использования документов;
обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
контроль за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
проверка правильности и своевременности исполнения документов;
обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
контроль за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
проверка правильности и своевременности исполнения документов;
Слайд 33Функции традиционной организации делопроизводства
создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения
работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
получение отчетов, в том числе статистических, на основе информации о документах и состоянии их исполнения.
проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
получение отчетов, в том числе статистических, на основе информации о документах и состоянии их исполнения.
Слайд 34Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами
и нормативными материалами.
Это создает основу для их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.
В результате появляется возможность внедрения в работу предприятия систем автоматизации делопроизводства и документооборота.
Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами.
Это создает основу для их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.
В результате появляется возможность внедрения в работу предприятия систем автоматизации делопроизводства и документооборота.
Слайд 35Выводы
Традиционные методы работы с документами становятся неэффективными;
Все больше информации в мире
циркулирует в электронном виде (всемирная паутина опутывает Землю);
Автоматизация делопроизводства из простого желания превращается в суровую жизненную необходимость;
Устойчивая перспективная работа с документами в любой организации требует внедрения электронного делопроизводства, применения технологий информационно-поисковых систем.
Автоматизация делопроизводства из простого желания превращается в суровую жизненную необходимость;
Устойчивая перспективная работа с документами в любой организации требует внедрения электронного делопроизводства, применения технологий информационно-поисковых систем.
Слайд 36Проблемы традиционного бумажного документооборота
потери документов (в среднем 15% бумажных документов теряется
безвозвратно). Например, по сведениям компании Delphi убытки от потери документов в США составляют около 1 трлн долл. в год;
неясность источников и назначения некоторых документов;
переход документов к нежелательным лицам;
затраты значительного времени для поиска необходимого документа (до 30% рабочего времени тратится на поиск документации);
дублирование;
затраты времени на согласование, а также утверждение документов и их рассылку;
неясность источников и назначения некоторых документов;
переход документов к нежелательным лицам;
затраты значительного времени для поиска необходимого документа (до 30% рабочего времени тратится на поиск документации);
дублирование;
затраты времени на согласование, а также утверждение документов и их рассылку;
Слайд 37Справка
(оценка американских экспертов компании Delphi Consulting)
В США ежедневно генерируется более
1 млрд страниц документов;
В архивах хранится уже более 1,3 трлн документов;
12% деловой информации структурировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью СУБД;
15% информации неструктурировано, хранится в электронной форме (текстовая информация, используются технологии ИПС);
73% информации традиционно хранится на бумаге. Организация быстрого и эффективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой.
В архивах хранится уже более 1,3 трлн документов;
12% деловой информации структурировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью СУБД;
15% информации неструктурировано, хранится в электронной форме (текстовая информация, используются технологии ИПС);
73% информации традиционно хранится на бумаге. Организация быстрого и эффективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой.
Слайд 38Три основные задачи автоматизации ДОУ
документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую
деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
Слайд 39Что дает внедрение системы электронного делопроизводства (СЭД)
создаются условия для слаженной работы
всех подразделений;
упрощается работа с документами, повышается ее эффективность;
увеличивается производительность труда в офисе на 25-50%;
сокращается время обработки и поиска документов более чем на 75%;
увеличивается оперативность доступа к информации;
уменьшаются на 80% расходы на оплату площади для хранения документов.
упрощается работа с документами, повышается ее эффективность;
увеличивается производительность труда в офисе на 25-50%;
сокращается время обработки и поиска документов более чем на 75%;
увеличивается оперативность доступа к информации;
уменьшаются на 80% расходы на оплату площади для хранения документов.
Слайд 40Тенденция перехода к электронному делопроизводству
Соотношение количества бумажных и электронных документов через
5 лет составит 50 на 50%, через десять лет – 30 на 70%;
Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7% (данные компании XPLOR)
Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7% (данные компании XPLOR)
Слайд 41Отрицательные моменты в работе с электронными документами
наличие даже нескольких отдельных
компьютеров не обеспечивает хранения, а главное, обработки всей документации;
неэффективное применение компьютеров в большинстве организаций. Чаще всего им отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура существует лишь для тривиального обмена файлами;
крайне слабая организация коллективной работы. Спустя всего несколько месяцев пользователи оказываются не в состоянии разобраться не только в чужих файлах и документах, но и в своих собственных.
неэффективное применение компьютеров в большинстве организаций. Чаще всего им отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура существует лишь для тривиального обмена файлами;
крайне слабая организация коллективной работы. Спустя всего несколько месяцев пользователи оказываются не в состоянии разобраться не только в чужих файлах и документах, но и в своих собственных.
Слайд 42Особенности современных технологий делопроизводства
западная
технология
отечественная
технология
западная
технология
вертикальный характер движения документов (руководитель
исполнитель
руководитель)
централизованный контроль
специализированные службы
высокая степень стандартизации
делопроизводство отделено от непосредственной работы с документами
важность бумажного документооборота
централизованный контроль
специализированные службы
высокая степень стандартизации
делопроизводство отделено от непосредственной работы с документами
важность бумажного документооборота
горизонтальный характер движения документов (документ
исполнитель)
отсутствие централизованного контроля
регистрация документов непосредственными исполнителями
отсутствие специализированных служб
жесткая схема автоматизации деловых процедур
руководящее звено владеет компьютерными технологиями
Слайд 44Национальные особенности
отечественного делопроизводства
древнее происхождение и соблюдение традиций, накопленных за последние
175 лет;
более строгое законодательство, требующее четкого документального подтверждения всех шагов предприятий практически в любых областях деятельности;
последовательное и постепенное внедрение компьютерных технологий, обеспечивающих:
сопровождение бумажного документооборота
снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.
более строгое законодательство, требующее четкого документального подтверждения всех шагов предприятий практически в любых областях деятельности;
последовательное и постепенное внедрение компьютерных технологий, обеспечивающих:
сопровождение бумажного документооборота
снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.
Слайд 45Понятие электронного документа
Бумажный документ (или «твердая копия») написан или отпечатан на
бумаге.
Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
При использовании электронного документа НЕ ТРЕБУЕТСЯ предоставления его копии на бумажном носителе.
Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
При использовании электронного документа НЕ ТРЕБУЕТСЯ предоставления его копии на бумажном носителе.
Слайд 46Требования к электронному документу
создается, обрабатывается, хранится, передается и принимается с
помощью программных и технических средств;
содержит реквизиты, подтверждающие его подлинность и целостность;
отображается в форме, понятной для восприятия (на экране дисплея, на бумажном носителе).
содержит реквизиты, подтверждающие его подлинность и целостность;
отображается в форме, понятной для восприятия (на экране дисплея, на бумажном носителе).
Слайд 47Преимущества
электронного документа
простота внесения изменений;
использование заготовленных форм документов (с реквизитами и
стандартными фразами);
экономия затрат при считывании информации с экрана монитора без распечатки на бумаге;
оперативность передачи информации по электронной почте на любые расстояния;
возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;
возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.
экономия затрат при считывании информации с экрана монитора без распечатки на бумаге;
оперативность передачи информации по электронной почте на любые расстояния;
возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;
возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.
Слайд 48Недостатки
электронного документа
недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;
необходимость наличия технических
средств для прочтения;
возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи - ЭЦП или других средств защиты).
возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи - ЭЦП или других средств защиты).
Слайд 49Юридическая сила
электронного документа
Требует решения ряда вопросов:
разработка форм электронных документов;
учет движения электронных документов;
обеспечение регистрации электронных документов;
создание механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП), имеющей юридическую силу подписи на бумажном носителе.
обеспечение регистрации электронных документов;
создание механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП), имеющей юридическую силу подписи на бумажном носителе.
Слайд 50Электронный документооборот
Это процесс движения, обработки , хранения и обмена электронными документами.
Электронный
документооборот ориентирован на :
максимальное использование электронных документов;
изменение существующих традиций делопроизводства;
постепенный отказ от бумажных носителей информации;
повышение квалификационных требований к персоналу.
максимальное использование электронных документов;
изменение существующих традиций делопроизводства;
постепенный отказ от бумажных носителей информации;
повышение квалификационных требований к персоналу.
Слайд 51Автоматизация документооборота
В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии:
-
бумажный документооборот;
- бумажный документооборот с использованием автономных ПК;
- смешанный документооборот;
- безбумажный документооборот.
- бумажный документооборот с использованием автономных ПК;
- смешанный документооборот;
- безбумажный документооборот.
Слайд 53Бумажный документооборот
Все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще недавно
данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, которые по истечении определенного срока сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.
Слайд 54Бумажный документооборот с использованием автономных ПК
ПК используется для подготовки
и регистрации документов. Возникает понятие электронного документа, который хранится исключительно в ПК
Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.
Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.
Слайд 55Смешанный документооборот
Компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи
и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде.
Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.
Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.
Слайд 58
Юридическая сила
электронного документа
Обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП -
механизма, который позволяет доказать, что автор электронного документа является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.
ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица.
ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица.
ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Слайд 59Преимущества электронного документооборота
При замене бумажного процесса на цифровой сокращается время
отдельных этапов работы с документами.
Слайд 60Полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а
также вложения средств. На сегодня можно встретить все перечисленные виды документооборота.
Большинство предприятий и учреждений используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети
Сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п.
Основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Слайд 61Классификация систем автоматизации делопроизводства (По отношению к задачам делопроизводства и применяемым
ИТ)
СУД – Системы управления документами (DMS);
САДП – Системы автоматизации деловых процессов (WMS);
СОГР – Системы организации групповой работы (GroupWare);
Электронные архивы;
АСКИД – Автоматизированные системы контроля исполнения документов.
Слайд 62Сегодня на рынке существует довольно большое число различных систем автоматизации, в
той или иной степени автоматизирующих делопроизводство организации.
Они имеют разные названия, например, САД – Система автоматизации делопроизводства, СЭДО – Система электронного документооборота и т.п.
Как бы ни называлась система, каких бы громких слов о ней не говорилось, нужно всего лишь внимательно выяснить, какие операции делопроизводства и в каком объеме система автоматизирует. И только после такого рода экспертизы можно решить, что представляет собой данная система и насколько она подходит организации.
Они имеют разные названия, например, САД – Система автоматизации делопроизводства, СЭДО – Система электронного документооборота и т.п.
Как бы ни называлась система, каких бы громких слов о ней не говорилось, нужно всего лишь внимательно выяснить, какие операции делопроизводства и в каком объеме система автоматизирует. И только после такого рода экспертизы можно решить, что представляет собой данная система и насколько она подходит организации.
Слайд 63Проблемы внедрения системы
закупка необходимой техники,
установка серверной и клиентских частей программного обеспечения,
настройка системы на делопроизводство организации,
обучение пользователей,
первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроизводства.
обучение пользователей,
первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроизводства.
Слайд 64Сводная таблица систем автоматизации документооборота и делопроизводства по различным классификационным признакам
