Организационно-распорядительная документация (ОРД). Лекция № 8 презентация

ОРД.

3 Состав реквизитов ОРД.

4 Правила оформления реквизитов служебных писем.

5 Особенности оформления писем за рубежом.

так и его структурного подразделения.

⃞ Практически все работники предприятия не только прямо связаны с ОРД, но и причастны своей повседневной деятельностью к их созданию.

⃞ В общем случае ОРД представляют собой и реализуют:

а) права и обязанности предприятия в целом;

б) документацию, касающуюся взаимоотношений с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями;

в) документы, регламентирующие процесс управления на предприятии, в структурных подразделениях;

предприятия,
в структурных подразделениях предприятия, включая оформление приказом приема на работу, увольнения
с работы, поощрения и наказания, ухода в очередной отпуск конкретного работника;

д) информационное обеспечение автоматизированных систем управления (АСУ).

⃞ Формы всех документов, используемых в АСУ, должны отвечать определенным требованиям, что достигается их стандартизацией и унификацией.

как в АСУ, так и в условиях традиционных ручных методов.


УСОРД представляет собой комплекс национальных стандартов, правил и положений, устанавливающих требования к оформлению документов, используемых для решения управленческих задач в условиях применения экономико-математических методов, средств вычислительной техники и традиционных методов обработки документов.

оперативное и качественное составление и
исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- упорядочение документооборота и сокращение его
объема;
- автоматизацию процессов создания и обработки
документированной информации;
- снижение расходов на изготовление бланков
документов;
- повышение культуры управления.

решения по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти различного уровня (федерального, регионального, местного), а также предприятий различной организационно-правовой формы вида деятельности - государственной, частной, акционерной, др.

правила,
инструкции, регламенты, директивы);
- распорядительные (указы, приказы, постановления,
решения, распоряжения, указания, предписания);
- справочно-информационные (протоколы, акты
письма, служебные записки, удостоверения, др.).

Организационные документы по сравнению с другими группами документов являются основополагающими и обладают высшей юридической силой, так как распорядительные и справочно-информационные документы создаются на их базе.

следующие 30 реквизитов (обязательных элементов конкретного документа):
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта РФ;
03 - эмблема организации или товарный знак;
04 - код организации (код ОКПО);
05 - основной государственный регистрационный номер
юридического лица (ОГРН);
06 - идентификационный номер налогоплательщика
(ИНН)/код причины постановки на учет (КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложений;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;

отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и отправлении
его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

⃞ Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: с 01 по 10 включительно,
а также отметки для расположения реквизитов с 1 по 13, 15, 18, 19.
при оформлении документов используют реквизиты: с 11 по 14, с 15 по 30.

автора документа;
- наименование вида документа или унифицированной
формы документа (включая заголовок);
- заголовок к тексту;
- дата;
- регистрационный номер документа;
- текст;
- гриф утверждения (при необходимости);
- подпись;
- печать (при необходимости).

части:
а) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
б) основную часть (реквизиты «текст» и «отметка о наличии приложения»);
в) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложений).

⃞ Документы изготовляют на бланках бумаги формата А4 размером (210 х 297) мм и А5 размером
(148 х 210) мм. Допускается изготовление бланков на формате бумаги А3 размером (297 х 420) мм.

⃞ Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
левое - 20, правое - 10, верхнее и нижнее - 20.

заголовочной части:
- угловой;
- продольный.
Реквизиты ОРД располагаются в пределах границ зон их расположения согласно ГОСТ Р 6.30-2003.
В пределах границ зон расположения реквизитов заголовочной части, а также реквизиты «УТВЕРЖДАЮ», «СОГЛАСОВАНО» и «Подпись», размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, бланк структурного подразделения или должностного лица.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк включает реквизиты 01, 02,03, 08.
Бланк письма (структурного подразделения, должностного лица) включает все реквизиты заголовочной части документа.

Бланк конкретного вида документа не содержит реквизит «справочные сведения».

написании даты используют 6 знаков, разделенных точкой: два знака - для указания порядкового числа дня месяца, два знака – порядкового числа месяца в году, четыре знака – года.
Используют два варианта формата написания даты:
ДД.ММ.ГГГГ, например, 23.04.2010; 09.05.2010;
ГГГГ.ММ.ДД, например, 2010.04.23; 2010.04.09.
⃞ Формат написания времени: Час: Минута: Секунда.
Примеры: 12 часов 5 минут московского времени - 12:05:00 мск; 12 часов 5 минут по Гринвичу – 12:05:00Z.
⃞ Во всех случаях сначала указывают имя (инициалы),
а только затем фамилию адресанта или отправителя (кроме отправления письма физическому лицу).

(рисунок 1):

01 - наименование организации-отправителя (угловое или
продольное расположение);
02 – справочные сведения о фирме (почтовый адрес, номера телефонов и факсимильного аппарата, e-mail и др.);
03 - Ref: (от слова «reference» или Our ref:) - регистрационный номер письма (размещается в левой части письма);
04 - Your ref.: - ссылка на № и дату письма (размещается в левой части письма);
05 - Date: - дата написания письма (располагается в правой части письма в буквенно-цифровой форме,
например: May 19, 2010);

почтовый адрес (или имя и фамилия отправителя, должность, название фирмы, почтовый адрес); адрес указывается в нижеуказанной последовательности: улица, номер дома, город, регион, индекс, страна;
07 - указание на конкретное лицо (Attention of Mr. - т.е. вниманию господина … или Сare of или C/O - т.е на попечение …);
08 - вступительное обращение: Dear Mr.
Вместо Mr. возможны следующие варианты:
Sir, Madam - неизвестен пол получателя;
Mrs. - замужняя женщина;
Miss - незамужняя женщина;
Ms. - замужняя или незамужняя женщина;

слова Regarding -
относительно) или In re: (от слов In regard - касательно);
10 – тема письма (Subject);
11 - текст письма;
12 - заключительная форма вежливости (окончание текста),
например:
Sincerely yours – искренне Ваш;
Yours faithfully – преданный Ваш;
13 - подпись;
14 - расшифровка подписи в нижеуказанной
последовательности отдельными строками (столбиком):
- имя и фамилия;
- должность;
- ученое звание и/или ученая степень;

например,
specification No. 1 and No.2;
16 - указание на рассылку копий (с/с - от слов carbon copy,
то есть бумажная копия).

⃞ Реквизиты 12 – 14 могут располагаться как в левой, так и в правой части письма.

⃞ Реквизит 02 может располагаться в нижней части бланка письма.