Обеспечение сохранности документов презентация

Содержание

Обеспечение сохранности документов Лекция 5.

Слайд 1«АРХИВОВЕДЕНИЕ»: курс лекций

Слайд 2Обеспечение сохранности документов
Лекция 5.

Слайд 31. Проблема старения документов. Основные факторы старения документов

Слайд 4Специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемой

Что хранить?
Как хранить?
Где хранить?

Слайд 5«Старение документов» – сложный, недостаточно изученный процесс, зависящий от многих факторов.
Различают

объективные и субъективные факторы старения документов.

«Старение документов»

Слайд 6

«Старение документов»

Слайд 7Цель всех архивов (государственных, ведомственных, частных):

комплекс мероприятий, исключающих хищение и

утрату документов и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

Слайд 8Обеспечение сохранности документов

Слайд 9Комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ)

Слайд 10Комплекс мер по надлежащей организации хранения

Слайд 11Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов

Слайд 122. Оптимальные условия хранения документов

Слайд 13строительством (реконструкцией, ремонтом) зданий архивов;
оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны

и сигнализации;
применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.);
другими мерами.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

Слайд 14В идеале все госархивы и крупные ведомственные архивы должны размещаться в

специально построенных (или приспособленных) зданиях (помещениях).
К сожалению, во всем мире этот идеал пока не достигнут.
Многие здания архивов, которые на момент строительства соответствовали требованиям, в настоящее время являются устаревшими.

Требования к помещениям и оборудованию:

Слайд 15Примеры:
Здание РГДА (построено в Москве в 1886 г.) специально для Московского

архива Министерства юстиции (в н.в. считается условно приспособленным);
Здание Архива Государственного совета (построено в СПб. в 1888 г.; сейчас в нем располагается РГА ВМФ) было новаторским по конструкциям и оборудованию (в н.в. считается устаревшим, часть архива переведена в новое здание);
Комплекс зданий «Архивного городка» (построено в 1934 г.), в котором располагается ГАРФ и РГАЭ (в н.в. считается устаревшим).

Слайд 16РГИА – одно из передовых современных зданий
Комплекс зданий для РГИА построен

в 2004 г. с учетом мирового опыта. Включает три блока (в том числе: полностью изолированное архивохранилище с перемещаемыми металлическими стеллажами, современной системой регулирования климата, охранной и противопожарной сигнализацией, автоматизированной системой пожаротушения и т.д.).

Слайд 17В н.в. строительство и реконструкция архивных зданий производится в соответствии со

специальными правилами и нормами, содержащими требования к зданиям и оборудованию.
Вся проектная документация согласуется с ФАА (или органом управления архивным делом региона).
В приспособленных зданиях и помещениях архивы размещаются только после проведения экспертизы (пожарных, охранных, санитарных и др. служб) на пригодность помещения (2 степень огнестойкости, категория пожароопасности "В", прочность конструкций, техническая укрепленность, наличие отопительных и вентиляционных систем).

Слайд 18«Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях

или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы».

«Основные правила работы архивов организаций» (2002) о зданиях и помещениях архива:

Слайд 19не допускаются:
ветхие, сырые, не отапливаемые помещения;
вблизи служб общественного питания и организаций,

хранящих пожароопасные вещества;
наличие магистральных тепло-, водо-, газо-, электрокоммуникаций;
наличие в помещениях хранилищ запасного выхода;
электропроводка в хранилищах – скрытая, штепсельные розетки – герметичные, рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Требования к помещениям и оборудованию:

Слайд 20Стационарные (передвижные) металлические стеллажи:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см


проход между стеллажами - 75 см
расстояние между наружной стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Средства хранения:

Слайд 22Вспомогательные средства хранения (металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.);
Первичные защитные средства

хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и т.п.):
бумажные документы в картонных коробках, папках, в связках
микрофильмы и фотодокументы на пленочных носителях – в конвертах и кассетах и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92

Средства хранения:

Слайд 24 Документы размещаются в порядке, обеспечивающем их:
комплексное хранение в соответствии с

учетными документами;
оперативный поиск.
Документы размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах с учетом жесткости переплета.


Требования к размещению документов:

Слайд 25Не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах.
P.S.: Размещение

секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.


Требования к размещению документов:

Слайд 26

Порядок выдачи дел:

Слайд 28до 1 месяца: пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме

ОЦД, выдаваемых на срок не более двух недель);
до 3 месяцев: фондообразователям;
до 6 месяцев: судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;
для экспонирования: осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки
P.S. продление сроков выдачи – с разрешения руководства архива.

Правила (2007):

Слайд 29при возврате проверить состояние дел в присутствии лица, возвращающего документы;
при

обнаружении недостачи дел (листов), повреждений дел и документов составить акт в 2-х экз.

ВАЖНО:

Слайд 30Охранный режим обеспечивается:
выбором места размещения архива в здании;
техническими средствами

защиты;
организацией системы охраны (сигнализации);
соблюдением мер пропускного режима и порядка доступа в хранилище;
опечатыванием помещений.

Нормативные режимы хранения документов

Слайд 31наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные

запоры;
на доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки;
помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются);
хранилища в рабочее время закрыты на ключ;
право доступа в хранилище имеют сотрудники архива, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении;
P.S.: вынос документов из архива ограничен!

Охранный режим:

Слайд 33должен быть оптимальным без резких колебаний температуры и влажности с учетом

особенностей разных видов документов:
для бумажных документов: t° – 17-19° С, ОВВ – 50-55%;
для пленочных материалов: черно-белых (t° – 5°С, ОВВ – 40-55%) и цветных (t° – 2-5° С, ОВВ – 40-55%);
для документов на магнитных лентах и дисковых носителях: t° – 15-20°С, ОВВ – и 50 50-65%).

ОВВ- относительная влажность воздуха

Температурно-влажностный режим

Слайд 34климат не регулируется => мероприятия по оптимизации климатических условий (рациональное отопление

и проветривание помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха)
регулярное измерения параметров воздуха:
в кондиционируемых помещениях – раз в неделю;
в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю;
при нарушениях режима хранения – ежедневно.

Температурно-влажностный режим

Слайд 35Для контроля за температурно-влажностным режимом помещение архивохранилища должно быть оснащено контрольно-измерительными

приборами (термометры, психрометры, гигрометры). Они должны располагаться в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Показатели контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Температурно-влажностный режим

Слайд 36постоянное хранение документов осуществляется в темноте, а работы с документами проводятся

при ограниченных уровнях освещения.

Световой режим

Слайд 37Помещения архива должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых,

грызунов, пыли:
должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха;
окна должны открываться, вентиляционные отверстия в стенах и потолках защищены сетками (диаметром ячеек не более 0,5 мм);
Запрещается: пребывание в архивохранилище в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранение и использование пищевых продуктов, курение;

Санитарно-гигиенический режим

Слайд 38влажная уборка + не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей

и средств хранения;
полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей должны регулярно обрабатываться водными растворами антисептиков (2% формалин, 5% катамин АБ и т.п.);
в начале (по окончании) отопительного сезона документы (выборочно) необходимо обследовать для выявления насекомых и плесневых грибов; при обнаружении надо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.


Санитарно-гигиенический режим:

Слайд 393. Хищения и преднамеренное уничтожение архивных документов и их предотвращение

Слайд 40В проблеме обеспечения сохранности документов есть и «человеческий фактор». Это хищения

и преднамеренное уничтожение документов.
Хищения документов сопровождали архивы в течение всего их существования.

Слайд 41Исторические примеры

Вторая половина XVIII в.: немецкий профессор Х.Маттеи прибыл в Россию,

исследовал греческие и латинские рукописи Московской синодальной библиотеки. Украл одну из ценнейших рукописей библиотеки. Потом подарил ее библиотеке Лейденского университета. В 1945 г. она была возвращена в Россию.
1817 г.: историки-архивисты К. Ф. Калайдович и П. М. Строев, описывая архивы и библиотеки подмосковных монастырей, обнаружили в одном из них единственный известный до сих пор список Судебника 1497 г. Оценив историческую значимость уникального памятника и опасаясь за его дальнейшую судьбу, они украли его и передали на хранение в Московский архив Коллегии иностранных дел (ныне РГАДА).

Слайд 42Современные примеры
1970-е гг.: сотрудник Центрального государственного архива древних актов СССР Апостолов

единолично совершил масштабную кражу из архива уникальных документов (в т.ч. русский оригинал Тявзинского мирного договора России со Швецией 1595 г.).
1970-е гг.: самая массовая в новейшей истории архивного дела России кража ценных документов из РГИА (организатор - питерский коллекционер Файнберг: был подкуплен сотрудник охраны архива, который по графику своих ночных дежурств впускал сообщников в архив, отключал сигнализацию, открывал хранилища, и воры беспрепятственно выбирали, что украсть. Всего было украдено свыше 10000 документов. Некоторые всплыли на антикварном рынке Германии; многие были возвращены в архив. Файнберг был арестован, выпущен под залог в 50 млн. руб. и благополучно уехал в Израиль.

Слайд 43Современные примеры
1980-е гг.: оператор микрофильмирующей установки Российского государственного архива социально-политической истории,

не заботясь об элементарном "воровском прикрытии", украл несколько десятков почтовых открыток-писем начала XX в., и, не представляя их истинной ценности, продал их едва ли не за "бутылку водки".
2000 г.: сотрудница РГАЛИ похитила 18 документов (рисунки И. Е. Репина, М. А. Врубеля). Для сокрытия кражи она переоформляла обложки, перенумеровывала дела и даже заменяла рисунки копиями. Кража была раскрыта, оригиналы вернулись в архив.Похитительница, находясь под подпиской о невыезде, скрылась и объявлена в федеральный розыск



Слайд 44Проблема хищений обострилась в постперестроечный период.
Значительный приток документов (в 1991-2004 гг.

в федеральные архивы принято свыше 3,4 млн ед.хр.) и рост количества пользователей (в 2,5 раза выросло количество обращений к архивным документам) актуализировали проблему.
При этом штатная численность отделов обеспечения сохранности документов сохранилась прежней. Невысокая зарплата ? текучка кадров ? на работу в архив приходят случайные люди.



Слайд 45крайне низкое финансирование архивного дела (стоимость услуг вневедомственной охраны постоянно возрастает

⇨ администрация экономит на охране);
низкая заработная плата специалистов ⇨кадровый кризис;
не соблюдение нормативных требований обеспечения сохранности.

Причины хищений:

Слайд 46наличие системы контроля за движением документов;
выдача документов из хранилища только для

ограниченных целей и на строго определенный срок с обязательной фиксацией в специальных учетных документах (акты, книги);
на место выданного дела кладется карта-заместитель, на которой указывается архивный шифр дела, кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело;

Предотвращение хищений

Слайд 47при возврате дел в присутствии пользователя производится осмотр на предмет повреждений

(при обнаружении составляется акт, который является основанием для привлечения пользователя к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности);
регулярное проведение проверки наличия (состояния) архивных документов.

Предотвращение хищений

Слайд 48Проверка – это важнейшая часть работы по сохранению архивных документов.
Задачи проверки

наличия и состояния документов:
Установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов;
Выявление отсутствующих архивных документов для организации их розыска;
Выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;
Выявление и учет архивных документов, требующих консервационно-профилактической и технической обработки) реставрации, консервации, дезинфекции, дезинсекции и др.).

Проверка наличия и состояния документов

Слайд 49При проверки наличия и состояния документов все единицы хранения, входящие в

данный фонд, подвергаются визуальному осмотру непосредственно по месту их хранения.
Проверку наличия и состояния архивных документов проводят, как правило, два сотрудника.

Слайд 50Регулярность проверки наличия и состояния документов зависит от следующих факторов:
ценности документов

(уникальные документы проверяются ежегодно, особо ценные бумажные документы – один раз в 10 лет);
вида носителя (аудиовизуальные и электронные документы – один раз в 5 лет, кинодокументы на нитрооснове – один раз в 2 года).

Регулярность проверки наличия и состояния документов

Слайд 51Цикличность плановых проверок определяется экспертно-методической комиссией (или иным совещательным органом) с

учетом интенсивности использования и состояние учета архивных документов (но не менее одного раза в 25 лет для федеральных архивов, одного раза в 15 лет для государственных библиотек, одного раза в 10 лет для муниципальных архивов и библиотек).

Регулярность проверки наличия и состояния документов

Слайд 52Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
После стихийного бедствия;
после

перемещения дел в другое помещение;
после ЧП, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.

Регулярность проверки наличия и состояния документов

Слайд 53История архивов знает и случаи массового преднамеренного уничтожения документов
Постановление междуведомственного совещания

НК РКИ РСФСР о сборе бумажной макулатуры для нужд промышленности

Исторический пример: «макулатурные кампании» конца 1920 -1930-х гг.

Слайд 541928 г. - постановление Коллегии Наркомата РКИ «О порядке изъятия из

учреждений и предприятий архивной и иной бумажной макулатуры для нужд бумажной промышленности».
Положение было обязательным для всех учреждений и предприятий. За невыполнение постановления предусматривалось привлечение к суду.
Формальный повод - «бумажный голод» в стране.
Современные историки считают, что глубинный смысл макулатурных кампаний был связан с чисткой архивов от идеологически чуждых документов.

Слайд 55В макулатуру в ускоренные сроки сдавались документы, датированные до 1917 г.


Были составлены разнарядки по учреждениям (в некоторых архивах – плановые задания исчислялись в тоннах бумаги).
Планы выполнялись и перевыполнялись (напр., Центральный архив Красной Армии в 1935 г. в макулатуру сдал почти 53 000 ед. хр., а в 1937 г. – еще 5 тонн сдано вне плана; по Центральному архиву внешней политики в 1936 г. при плане в 560 кг было сдано почти 4 тонны макулатуры).


Слайд 56В результате проведения первой макулатурной кампании к концу 1929 г. в

макулатуру было сдано до 20 тыс. тонн документов. К 1937 г. было уничтожено около 28 млн. дел периода до 1917 г.

Слайд 57Нормативно-методические требования к системе комплектования архивов и экспертизы ценности документов.
Система комплектования

архивов и экспертизы ценности документов, закрепленная в нормативно-правовых актах, позволяет сохранить наиболее ценные документы и предотвратить намеренное уничтожение архивных документов.

Предотвращение преднамеренного уничтожения документов

Слайд 584. Стабилизация, реставрация, консервация и дезинфекция документов

Слайд 59До поступления в архив документы могли находится в неблагоприятных условиях.
Хранение документов

в архивах также может сопровождаться различными катаклизмами и нарушениями оптимальных условий их хранения.
Профилактические меры, предпринятые архивными работниками, тоже не гарантируют документы от повреждения.
Идет процесс естественного старения документов.
Все это требует целого комплекса мероприятий по стабилизации и реставрации документов.

Слайд 60Стабилизацию и реставрацию документов проводят с учетом характера и степени повреждений,

а также с учетом последующей эксплуатации.
При реставрации документа должны быть сохранены все признаки его подлинности.
Методы и материалы, используемые при реставрации и консервации, должны быть безвредны для документов, обеспечивать обратимость процессов, сохранение и / или улучшение возможности их использования.

Слайд 61Способы очень различны по простоте-сложности.
Даже элементарное подклеивание надорванных листов (обклеивание всего

листа прозрачной бумагой, доливка бумажной массы, расщепление листа и др.).
Способы реставрации и консервации документов на бумажных носителях постоянно развиваются (напр., от ламинирования уже отказались). Идет постоянный поиск новых способов.

Способы реставрации и консервации документов на бумажных носителях

Слайд 62нейтрализация кислотности бумаги,
хранение в контейнеров из нейтрального (бескислотного) картона,
обеспыливание,
химические

способы борьбы с угасанием текста,
Переплет и брошюровка дел с поврежденным или пришедшим в негодность переплетом.



Способы реставрации и консервации документов на бумажных носителях

Слайд 63обеспыливание и обработка антистатиком;
замена склеек;
оформление рулонов магнитной пленки защитной лентой с

двух сторон;;
периодическая перемотка пленки;
электрохимическая очистка грампластинок,
регулярная перезапись электронных документов.

Реставрация и консервация аудиовизуальных и электронных документов

Слайд 64Агенты биоповреждений – крысы, насекомые, микроорганизмы (плесень).
Для борьбы с ними

используют различные виды обезараживания.

Обеззараживание архиворанилищ

Слайд 65Методы дератизации и дезинсекции архивохранилищ не отличимы от тех, что используются

в быту.
Особое внимание уделяется дезинфекции, поскольку плесень может губительно влиять на документы и привести к их полному уничтожению.
Методы дезинфекции:
обработка документов в специальных камерах парами формалина;
прокладка документов листами бумаги, пропитанных формалином (используется для уникальных документов);
обработки документов в камерах токов высокой частоты (опасный способ).

Слайд 66Для предотвращения опасности заражения архивных фондов документами, поступающими в архив из

других источников извне и зараженными вредителями, практикуется помещение их в изолятор.
В изоляторе выявляются поврежденные документы и проводится их обеззараживание.
Главный способ контроля за физико-химическим и техническим состоянием документов является регулярное проведение проверки наличия состояния документов.

Слайд 675. Создание страхового фонда и фонда пользования

Слайд 68Даже при создании оптимальных условий хранения и использования архивных документов не

всегда удается сохранить их. Стремясь решить эту проблему, наиболее важные и восстребованные документы издавна начали копировать.
Первоначально это были рукописные списки.
Значительно позднее с появлением фотографии, начали изготавливать фотокопии.
Однако по-настоящему массовый характер копирование документов приобрело, когда была разработана технология микрофильмирования, позволяющая сравнительно быстро и недорого изготовить копии, занимающие еще и мало места.

Слайд 69Целенаправленно массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны.
Именно тогда появилось

понятие «страховой фонд».
Страховой фонд документов – это совокупность страховых копий документов, созданных с целью сохранения документной информации на случай утраты или повреждения документов.
Страховой фонд документов является неприкосновенным и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда

Слайд 70Очевидно, что создать страховой фонд на все документы Архивного фонда РФ

невозможно и не целесообразно.
Поэтому для страхового фонда отбираются документы наиболее ценные, информативные и часто используемые.
Ценность (информативность) документа в определенный момент времени может быть не востребована (конъюнктура меняется). Решение при отборе документов на страховое копирование принимают профессиональные архивисты, исходя из непреходящей ценности документов.

Слайд 71Главная задача такого отбора заключается в том, чтобы выбрать сравнительно небольшое

количество документов, составляющих наиболее ценную часть АФ РФ и содержащих в наиболее концентрированном виде как можно большую часть информации этого фонда.
Считается, что отобранные таким образом несколько процентов документов АФ РФ могут содержать не менее половины всей информации, содержащейся в генеральной совокупности АФ РФ.
Как правило, для страхового копирования фонды отбираются целиком. Отдельные дела или документы подлежат копированию в исключительных случаях.

Слайд 73Микрофильм – это уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Процесс изготовления

микрофильма называют микрофильмированием.
Достоинства микрофильмов: долговечность, компактность, удобство транспортировки, простота в эксплуатации, возможность сочетания с другими способами переформатирования.
В процессе микрофотокопирования используется два типа носителей (стандартная микрофиша; рулонная фотопленка).
Каждый тип носителей имеет свои особенности.


Слайд 74Рулонный микрофильм
Относится к линейным микрооригиналам, информация на которых располагается последовательно по всей длине рулона (страница

за страницей).
Достоинство: возможность снять большое количество кадров-документов и при этом исключить возможность утраты части документов.
Эта особенность позволяет рулонному микрофильму иметь статус юридического документа.

Слайд 75Микрофиши
Предполагают покадровое экспонированием форматной пленки. Изображение располагается построчно или колонками. Возможна

кратность уменьшения 21х; 24х; 29х.
Высокая плотность записи, но и высокая уязвимость к механическим повреждениям.

Слайд 76Фонд пользования – это копий документов АФ РФ, выполненных на различных

материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается одновременно с созданием страхового фонда, а также в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации выставок архивных документов, копировании документов по заказам организаций и исследователей.

Слайд 77Фонд пользования – это копий документов АФ РФ, выполненных на различных

материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается одновременно с созданием страхового фонда, а также в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации выставок архивных документов, копировании документов по заказам организаций и исследователей.

Слайд 78В настоящее время широкое развитие получает сканирование документов как способ изготовления

копий.
Важнейшее преимущество сканирования – возможность использования копий в режиме удаленного доступа.
Однако Международный совет архивов не признает сканы в качестве полноценных страховых копий (из-за опасности легкой фальсификации документов).
Поэтому сканированные копии являются в первую очередь не копиями страхового фонда, а копиями фонда пользования.

Похожие презентации

Государственные служащие, как субъекты административного права. (Тема 7) 490
Основы права. Теория права. (Лекция 1) 304
Повышение эффективности государственной политики в сфере социального обслуживания инвалидов и лиц пожилого возраста 256
Работа для полицейского. Вакансии 204
Злочини та проступки. Як не стати жертвою злочину 503
Избирательные системы 280

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое ThePresentation.ru?

Это сайт презентаций, докладов, проектов, шаблонов в формате PowerPoint. Мы помогаем школьникам, студентам, учителям, преподавателям хранить и обмениваться учебными материалами с другими пользователями.

Для правообладателей

Яндекс.Метрика