Документационное обеспечение управленческой деятельности презентация

Документ, информация которого представлена в электронной форме.
письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

времени и пространстве.
Общие функции документа
Специальные функции документа

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

Термины и определения:

оформление документа
служебный документ
официальный документ  
документ подлинный
копия документа
юридическая сила документа

правилам,
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки),
оперативное хранение - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения),
использование документов.

приказы и приказные избы.

имело общую длину столбца 309 м.

Подпись на документах растягивали во всю ширину.

Боярская дума издавала приговоры.
Была распространена форма: «Царь указал и бояре приговорили».

кабинет и личная канцелярия царя.

В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные.

После смерти Петра I кабинет был упразднен.

установил очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей.


Генеральный регламент ввёл систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа — коллегий.

его императорского величества.

Введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя».

министерствами.
В 1812 г. было учреждено восемь министерств.
Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом.
Дела делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», и обычные.

курсы подготовки секретарей.

Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Выходили специальные журналы 1884 год — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

«молочный» цвет.
Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом.

Е.Д.Стасова, Л.А.Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие – секретари-машинистки.

стандартов по отношению к документальному фонду организации.

документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

документов - архивное дело.

типовые,
трафаретные
По срокам хранения: постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет
По происхождению: официальные, личные
По гласности: секретные (ДСП, сов. секретно, конфиденциально), несекретные
По срочности: срочные, несрочные

личному составу или по кадрам;
финансовая документация;
документация по информационному обеспечению деятельности и др.

и документации;
2.  Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3.  Правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
4.  Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
5.  Государственные стандарты на документацию;
6.  Унифицированные системы документации;
7.  Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
8.  Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
9.  Нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

51-ФЗ (ред. от 13.07.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2015)
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "О техническом регулировании»
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 31.12.2014) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014)"О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О государственной тайне"
Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.10.2014) "Об архивном деле в Российской Федерации"

организаций.

времени;
– максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
– порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

(секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

(отправляемых в другие организации)
внутренних (созданных и действующих в пределах организации)

плакаты, программы совещаний и т.п.;
первичные документы бухгалтерского учета;
учебные планы, программы, копии;
месячные, квартальные и др. отчеты;
формы статистической отчетности;
сообщения о совещаниях и заседаниях;
поздравительные письма и пригласительные билеты, телеграммы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
телеграммы и письма о разрешения командировок;
научные отчеты по темам;
прейскуранты;
нормы расхода материалов;
документы, оформленные ненадлежащим образом.

на выполнение данной работы, установленный по сборнику нормативов;
К - сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%).

и закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.
Ч = Нвр.*О*К/М-(М*А)

где, Ч - норматив численности (необходимое количество сотрудников);
Нвр. - средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа;
О - количество документооборота (корреспонденция 1 год);
К - коэффициент измерения трудоёмкости работ;
М - годовой номинальный фонд рабочего времени;
А - коэффициент неявок на работу = 0,3.

Уд – объем документооборота;
вх. – входящая документация;
исх.- исходящая документация;
вн. – внутренняя документация.

гибкость.
• Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
• Формализации деятельности работников.
• Управление и доступ к информации.
• Оптимизация процессов.
• Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
• Автоматизация механизма их выполнения и контроля.