Документ, его функции и способы документирования презентация

создания, становления и развитие систем документации и систем документирования.

методы: описание, анализ, синтез и т.д.
Специальные методы:
Методы унификации и стандартизации документов
Минимизации путей и процедур документооборота
Однократности в делопроизводственных операциях и документировании
Выявления и отбора документов
Экспертиза ценности документов

гетерогенности управления и связи

05.05.2014) «Об обязательном экземпляре документов»
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 23.06.2014) «О техническом регулировании»
Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О библиотечном деле»

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (отменен)

и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

представления

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»

с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»

физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

физическая возможность измерения заданных параметров изделия-документа (содержания, атрибутов, технологий) определенными сектором действенности средствами в заданных точках «пространства - времени» в течение конечного времени с момента возникновения потребности в его предъявлении
Подлинность – при любом предъявлении сообщения (документа) значения его считанных физических параметров при сравнении их с эталонными (заданными сектором) должны находиться в допустимом диапазоне, заданном при его создании (в начальной точке жизненного цикла)
Легитимность – предъявляемое сообщение, рассматриваемое как документ, должно содержать параметры, объективно подтверждающие правомерность использованных на протяжении жизненного цикла документа технологий

информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов»

объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
Документ – это выделенная информация по определенной цели (назначению) субъекта, зафиксированная в любой знаковой форме с установленными реквизитами, позволяющими её идентифицировать и представляемая на любом носителе.
Документ - (document, records): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)

удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Документ:
Содержание
Форма
Носитель

общества в систему адекватных ей управляющих воздействий (предписаний), осуществляющих ее реализацию (внедрение) в текущую жизнь общества в рамках установленного правового поля

материализации и выполнения заданных требований по обеспечению ее достоверности, сохранности и конфиденциальности в целях последующего правомочного использования для обеспечения деятельности общества.
Подфункциями является архивная функция и функция исторического источника.

действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологией его изготовления и оформления.

информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую).

(силлабическое);

4. буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

В результате текстового документирования возникает текстовой документ.

название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д.

Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине.

в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов

ГОСТ 51141-98

форме

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ
"Об электронной цифровой подписи"

и программных средств, документа, фиксируемого в цифровом коде в форме материальной записи идентифицируемого именного файла (файлов) или идентифицируемой записи в файле (файлах) базы данных, доступных для использования, копирования, передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи и последующей обработки при визуальном или ином восприятии их или их производных форм с помощью этих средств.

документа – файла, базы данных или электронной записи
Электронный документ включает содержание и реквизиты в аналоговой или цифровой записи
Электронный документ представлен на материальном носителе, позволяющем передавать информацию документа по каналам связи и получать его визуальное отображение и воспроизводить его путем копирования

носитель информации, способ записи, элементы оформления

Внутренние признаки документа – язык, стиль, юридическая и управленческая сила

подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу;
копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;
заверенные копии - копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;
выписки. Выписка - это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставится подпись должностного лица и печать организации;
дубликаты. Это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом.
Беловик – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа.

определенной технологией его изготовления и имеющий признаки подлинности

и реквизитов
Полная фальсификация документов

контроль с использованием простейших приборов
Высокотехнологичный приборный контроль
Профессиональный технологический контроль
Лабораторный контроль подлинности

и все его внешние признаки или часть их.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. Оформлять копию следует на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

«Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения…

оригинала;

дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;

выписка - копия части документа;

копия с копии - создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

или при перепечатке на пишущей машинке;


автоматические - представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

написании через копировальную бумагу);


позднейшие копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;

на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;

согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

определенным образом
Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.