ТОП-10 золотых правил управления задачами и временем презентация

что его всегда мало, но при этом должно хватать на все. Существуют правила, которые позволяют находить время для работы, увлечений, своей семьи, друзей, развлечений или просто отдыха.

О чем доклад

целей;
делегирование;
анализ временных затрат;
мониторинг;
составление списков;
определение приоритетов.

Что такое управление временем, организация времени, тайм-менеджмент?

и время, необходимое для их осуществления.
При составлении плана необходимо выделять время для каждой задачи и внимательно следить за тем, чтобы все шло по расписанию с самого утра. Вечером стоит проверить исполнение плана и составить его на следующий день. Это упражнение поможет понять, какие дела требуют больше времени, а какие нуждаются в меньшем внимании, и, в конечном счете, поможет лучше распределить время.

1. Планирование

Из практики известно, что, потратив 10 минут на планирование рабочего времени, можно ежедневно экономить до двух часов!

можете провести с пользой для себя. Подумайте о том, что вам предстоит сделать в ближайшие несколько дней, и выполните несколько задач «наперед». Таким образом, вы сможете предотвратить ситуации, когда на вас наваливается куча неотложных дел. Проявив мудрость и подумав об этом заранее, вы сможете не спеша решить все вопросы и избежать никому не нужного аврала.

2. Действуйте по плану

Ваш план уже готов – отлично! Действуйте по плану!

то необходимые предметы, папки, отчеты, документы будут всегда у вас под рукой. Вы не будете терять драгоценное время на их поиски.

3. Организуйте свое рабочее место

Беспорядок способствует угасанию энтузиазма и интереса к предстоящей работе

временем в вашем подразделении и в компании в целом.

4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных

Многие руководители страдают из-за плохой организации времени коллег и своих подчиненных. Для выявления причин нехватки времени периодически нужно проводить инвентаризацию времени.

отсутствует четкое расписание работы на текущий день;
секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;
из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;
большой поток рутинных дел не дает заниматься основной работой;
работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных

времени свободным, то есть 60% времени отвести на плановые работы, 20% – на непредвиденные, 20% – на спонтанно возникающие.
Необходимо постоянно фиксировать затраченное время и указывать, какие задачи при этом решались.
Необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные.
Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность.
Следует планировать такой объем задач, с которым реально справиться за один день.

4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных

общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели – около 65%.
Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели равна примерно 20%.
Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%.
Для использования такого анализа необходимо следовать следующим правилам:
составить список всех будущих задач;
систематизировать их по важности и установить очередность;
пронумеровать эти задачи;
оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
задачи категории А (15% общего их количества) решает первый руководитель;
задачи категории B (20%) можно перепоручить;
задачи категории C в силу своей малозначимости делегируют подчиненным.

4. Организация рабочего времени отдела или локальных подчиненных

правила работы с временем в команде – начните с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм- менеджмента. Например, при внедрении календарей используйте единый стандарт: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, вложения (повестка совещания, схема проезда на место встречи).

5. Система контроля над исполнением задач

в едином хранилище.
Разделение поручений в общей базе по тематической системе и по подчиненным.
Постоянный контроль. О задаче подчиненным не надо напоминать неоднократно, чтобы гарантировать ее выполнение в нужный срок.

5. Система контроля над исполнением задач

совещания, как готовит их, в каком виде и за какой срок участникам присылается повестка; по какому принципу выбираются участники, как они могут отказываться от участия или заменять себя заместителями.
Как ведется совещание исходя из его формата (планерка, мозговой штурм, информационное собрание, стратегическое совещание).
Как фиксируются в режиме реального времени решения, как они вносятся в систему контроля задач.
Как и кем отслеживаются принятые на совещании решения, кто контролирует их исполнение.

5. Система контроля над исполнением задач

что вы обязательно должны сделать сами. Поручите выполнение других задач кому-то еще. Таким образом, вы сэкономите свое время и дадите возможность проявить себя другим сотрудникам.

Не используйте принцип «хочешь сделать хорошо – сделай сам»

6. Делегирование

силы и ничего толком не добьетесь. Ваша задача – стать заметным профессионалом в своей нише. Только в этом случае вы добьетесь того, о чем мечтали. Не стоит отвлекаться на мелочи, искать проблему в работе или думать, что кто-то вместо вас организует вашу работу. Если вы постоянно развиваетесь и понимаете, что вы хотите, то найдете, как это получить. Если вы реально стали профессионалом, то сможете поменять все вокруг себя, а не тратить время на поиски чего-то нового.

Не все, что вы делаете, должно быть доведено до совершенства. Старайтесь хорошо выполнять свои обязанности, но не действуйте по принципу «все или ничего» – у этой цепи есть и промежуточные звенья.

7. Станьте профессионалом в своем деле

вы не запутались в том, что сами написали

8. Ставьте четкие цели, чтобы постоянно мотивировать себя на действия

рабочего дня и после его окончания? Когда офисы пустеют, клиенты не звонят, коллеги не забегают – только тогда можно сосредоточиться на «важном, но не срочном». А официальный рабочий день тратится на непрерывную отработку внешних сигналов, которые поступают в среднем раз в 8–10 минут.
В этом случае помогут правильно налаженные коммуникации, которые позволят существенно сократить бюрократический документооборот. Нет необходимости писать служебную записку, если e-mail в компании считается официальным документом, сохраняется на сервере (можно поднять историю в конфликтной ситуации), есть жесткие правила по срокам ответа.

Общение – один из важнейших факторов управления временем

9. Коммуникации

Обязательно нужно разделять профессиональную и личную жизнь. Такое размежевание позволит наслаждаться и работой, и отдыхом, а это главный принцип успеха в любом деле. Найдите баланс между этими сферами и получайте удовольствие от того, что вы делаете!

Не забывайте планировать время на отдых

10. Запланируйте время на отдых

устранять отвлекающие факторы
Промедление
Перегрузка
Отсутствие времени на отдых

10 распространенных ошибок в управлении временем