ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. презентация

документами.

индекс документа, дата поступления или создания);
второй раздел – реквизиты резолюции;
третий раздел – отметки о контроле и об исполнении документа.

документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце

КК документов, неисполненных в срок

КК документов, срок исполнения которых не был определен

КК документов, срок исполнения которых перенесен

(процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
причины задержек исполнения документов:
слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей;
недисциплинированность сотрудников;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
недостаток технических средств.

выполнения.
Мониторинг задания.
Извещение о нарушении сроков исполнения
История выполнения заданий.
Контроль качества исполнения

рецепты

стоимостные показатели,
результаты исследования рынка,
списки клиентов,
экономические прогнозы,
стратегии действий на рынке

отражать негативные стороны деятельности организации, нарушения законодательства;
информация не должна быть общедоступной и общеизвестной;
возникновение и получение информации должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового и интеллектуального потенциала организации;
персонал должен знать о ценности такой информации и обучен правилам работы с ней;
руководством организации должны быть выполнены действия по защите этой информации.
Собственная ценная информация не обязательно является конфиденциальной.

списки держателей акций и др.
Ценная конфиденциальная техническая информация
сведения о производстве и продукции,
сведения о научных разработках,
сведения о системе безопасности фирмы и т.д.

специальном перечне.
В каждой позиции перечня указываются:
гриф конфиденциальности сведений;
фамилии и должности сотрудников, имеющих к ним доступ;
срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение;
виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

информация»;
второй уровень – «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально – особый контроль»;
третий уровень – «Коммерческая тайна особой важности».
Гриф конфиденциальности присваивается документу:
исполнителем на стадии подготовки проекта документа;
руководителем на стадии согласования или утверждения документа;
адресатом документа на стадии его первичной обработки.
Основания для изменения или снятия грифа конфиденциальности:
соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений;
истечение установленного срока действия грифа;
наступление события, при котором гриф должен быть изменен или снят.

распорядительная документация;
служебная, обычная деловая и научно-техническая информация, содержащая общеизвестные сведения;
рабочие записи сотрудников, их личные рабочие планы, переписка по коммерческим и служебным вопросам;
личные архивы сотрудников;
публикации об организации и ее разработках, рекламные издания, выставочные материалы;
физические поля, волны, излучения, сопровождающие работу вычислительной и другой офисной техники, различных приборов и оборудования.

включают в себя:
деловые, управленческие, торговые, научные и другие коммуникативные регламентированные связи;
информационные сети и другие естественные технические каналы.
Канал распространения информации представляет собой путь перемещения информации из одного источника в другой в санкционированном режиме или в силу объективных закономерностей.

требований по защите информации;
работа с конфиденциальными документами при посторонних;
несанкционированная передача конфиденциального документа другому сотруднику;
использование конфиденциальных сведений в открытой печати, личных записях;
самовольное копирование сотрудником документов в служебных целях.

технологических средств, методов и мер, препятствующих несанкционированному доступу к информации.
Система защиты состоит из различных элементов:
правовых,
организационных,
технических,
программно-математических.

обязательств по защите сведений, составляющих тайну организации/предприятия;
формулирование механизма правовой ответственности за разглашение конфиденциальных сведений;
страхование ценной информации от различных рисков.

защиты и обработки конфиденциальных документов;
построение технологии документирования ценной информации – составления, оформления, изготовления и издания;
организацию архивного хранения конфиденциальных документов;
порядок и правила работы персонала с конфиденциальной информацией, контроль над исполнением этих правил

средств связи, копировальных аппаратов, принтеров и других приборов и оборудования;
средства защиты помещений от визуальных и акустических способов технической разведки;
средства охраны помещений от проникновения посторонних лиц;
средства противопожарной охраны;
средства обнаружения приборов и устройств технической разведки (подслушивающих и передающих устройств, звукозаписывающей и телевизионной аппаратуры).

другими простейшими методами защиты;
наличие специальных средств и продуктов программной защиты;
регламентация криптографических методов защиты информации в ЭВМ и вычислительных сетях, шифрования текста документов при передаче их по каналам связи.

доступом к информации;
привязанной к специфике деятельности организации;
открытой для регулярного обновления;
надежной в обычных и нештатных ситуациях.

уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых и управленческих операций.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

и полномочий по управлению документами;
установление и распространение процедур и руководящих указаний;
предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;
проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

с документом
Передача документа по инстанциям
Хранение документа
Поиск документа
Уничтожение документа

Стадия разработки документа

Стадия опубликованного документа

организационного управления
Технологичный обмен данными с другими документными системами
Строгая регламентация доступа к неструктурированной корпоративной информации
Контроль исполнения бизнес-процессов.

файлы разных типов);
правила их обработки;
связи с другими электронными документами;
информацию о маршруте движения документа.
Электронный документооборот (ЭД) – это процесс движения электронных документов с использованием программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего создание, обработку, передачу и хранение информации.

одного документа.
Стоимость (время) поиска необходимой информации – определяется системой индексации документов.
Стоимость коллективного использования информации – определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.
Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому.

Факторы применения различных носителей информации

производительности труда
Снижение затрат на делопроизводственные операции и хранение информации

бумаге;
за последние три года доля электронных сообщений выросла с 29% до 44% от общей доли сообщений;
соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50 на 50%, а через 10 лет - 30 на 70%.

теряется, и рабочие группы тратят до 30% своего времени в попытках их найти (компания Delphi);
компании делают 19 копий каждого документа и что 7.5% всех документов теряется безвозвратно (компания Сoopers&Lybrand);
среднестатистический исполнитель по 2,5 часа в неделю разыскивает пропавшие документы, а у делопроизводителей на поиск нужных документов уходит 20-30% рабочего времени. Это приводит к увеличению затрат предприятия на $3,2 млн. в год на 1000 служащих. При производстве 100 папок с документами в неделю $18,7 тыс. в год расходуется на восстановление потерянных документов (Association for Information & Image Management);
11-13% европейских руководителей высшего звена периодически теряют важную документацию или хранят так, что ее невозможно найти (The Survey Shop).

25-50%;
уменьшение времени обработки одного документа более чем на 75%;
уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов в 80%.
Nortan Nolan Institute
Ernst & Young

надо затрачивать часы на поиск необходимого документа.
Миф 2.
Надежное хранение документов — значительно снижается вероятность потери документа или несанкционированного доступа.
Миф 3.
Содержание бумажных архивов на 80% дороже, чем электронных архивов.
Миф 4.
Внедрение системы управления документами резко увеличивает эффективность управления бизнес-процессами.