Технология внедрения систем электронного документооборота презентация

документооборота

Москва, 01 октября 2009 г.

- 2009 гг. – СЭД внедрена в более чем 60 компаниях, более 5 000 АРМ. 2009 - 2011 гг. – планируется внедрение в более чем 180 компаниях, более 10 000 АРМ.

Технология внедрения систем электронного документооборота

система классического делопроизводства и бумажного документооборота

Совершенная нормативная база делопроизводства

Развитая IT-инфраструктура Компании

Навыки работы сотрудников с электронной почтой

Ясное понимание целей и ожидаемых результатов
Мнимые цели
Экономия бумаги и расходных материалов
Сокращение персонала
 

автоматизации процессов документирования, подготовки и принятия управленческих решений
внедрения электронных форм работы документами
обеспечения прозрачности документооборота
стандартизации процессов работы с документами
электронного документооборота между компаниями

Повышение эффективности внутрикорпоративного управления и качества информационного обеспечения производственной деятельности за счет:

Технология внедрения систем электронного документооборота

команды

Анализ текущего состояния делопроизводства и документооборота,
оснащения рабочих мест и уровня квалификации сотрудников

Разработка основных требований к СЭД

Выбор промышленного решения

Развертывание СЭД

Разработка и издание нормативных документов

Создание системы дистанционной поддержки и обучения пользователей

Обучение пользователей

Опытная эксплуатация системы с дублированием электронных
документов бумажными

Переход к промышленной эксплуатации системы с отменой
использования бумажных документов во внутреннем документообороте

руководитель высшего звена, курирующий реализацию проекта и заинтересованный в его результатах

Руководитель проекта – эксперт ДОУ со знаниями в области управления проектами и применения современных информационных технологий
При отсутствии такого специалиста в Компании, целесообразен найм Руководителя проекта (с опытом внедрения аналогичных проектов) на условиях срочного контракта (1 год)

Рабочая группа проекта внедрения СЭД в составе:
- руководители и ключевые специалисты службы ДОУ;
- специалисты службы информационных технологий;
- специалисты службы информационной безопасности;
- делопроизводители ключевых подразделений.

внедрении СЭД, закрепление ответственности руководителей за работу по внедрению системы в подразделениях

Утверждение плана развертывания системы в подразделениях и обучения пользователей

Установка СЭД на рабочих местах всех сотрудников службы ДОУ и их обучение

Установка СЭД на рабочих местах делопроизводителей (секретарей) подразделений и их обучение

Установка СЭД на рабочих местах руководителей и их заместителей, обучение производится на месте их секретарями

Планомерное подключение к СЭД ключевых пользователей и их самостоятельное обучение с помощью системы дистанционного обучения и службы технологической поддержки ДОУ

необходимо разработать и довести до пользователей проекты следующих нормативных документов:
инструкцию по документационному обеспечению управления
приказ об обмене внутренними документами, подписанными электронной цифровой подписью в СЭД
положение о внутреннем электронном документообороте
порядок организации внутреннего электронного документооборота
порядок распределения ответственности по сопровождению системы электронного документооборота между службой ДОУ и подразделением информационных технологий

бумажными

Закрепление навыков работы в СЭД делопроизводителями и руководителями подразделений, а также наиболее подготовленными сотрудниками.
Практическое управление системой техническими и технологическими администраторами.
Отработка механизмов функционирования системы.
Плановая установка рабочих мест пользователей и подключение к системе.
Приобретение практических навыков работы с СЭД пользователей и закрепление знаний, полученных в результате самостоятельного обучения.
Периодическое информирование о наиболее успешных подразделениях, выделение лучших и инициативных сотрудников.
Контроль руководителями подразделений процесса освоения работы в СЭД и доклад о готовности к промышленной эксплуатации системы.
Доработка нормативных документов с учетом опыта эксплуатации СЭД.

создании рабочей группы и назначение руководителя проекта
Анализ организации делопроизводства и технического оснащения рабочих мест
Настройка СЭД с учетом локальной специфики Компании
Установка типового решения СЭД на рабочие места работников службы ДОУ и их обучение
Внедрение регистрации и сканирования документов в службе ДОУ
Назначение ответственных за делопроизводство в подразделениях компании, утверждение плана установки рабочих мест СЭД и обучение
Опытная эксплуатация СЭД в службе ДОУ и на рабочих местах ключевых подразделений
Разработка инструкции по ДОУ Компании на основе типовой инструкции для дочерних Обществ OOO «Межрегионгаз»
Приказ об утверждении инструкции по ДОУ и переходе к промышленной эксплуатации СЭД
Организация рабочего места по приему-передаче электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью
Заключение соглашения о подключении к корпоративной системе электронного документооборота OOO «Межрегионгаз»

9

и региональных структур Компании.

Электронная рассылка организационно-распорядительных документов позволяет оперативно ознакомить с их содержанием сотрудников вне зависимости от расположения офиса

Использование СЭД делает прозрачным механизм согласования и исполнения документов, повышает эффективность контроля исполнения

Система электронного документооборота повышает эффективность производственной деятельности Компании в целом

35
Опыт внедрения систем автоматизации документооборота:
Группа компаний ООО “Межрегионгаз”, проект корп. СЭД (Oracle+1С, 5000 р.м.), 2008 г.
ООО “Межрегионгаз”, проект внедрения СЭД (Oracle, 450 р.м.), 2007 г.
ЗАО Международный Московский Банк, проект внедрения СЭД (Lotus,1600 р.м.), 2005 г.
Страховая компания “А-М-С”, проект внедрения САД (Lotus, 60 р.м.,) 1997 г.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

???