Технология построения и оптимизации логистики корпоративного учебного центра презентация

ОБРАЗ,
Идеолог клуба Директоров учебных центров

показателями ведет к:
-Арифметическому восприятию бизнеса
-Предпочтению сиюминутной выгоды – стратегическому успеху (Агентская проблема)
-Потере персонала
-Падению качества услуг
3.Учебная Бюрократия приводит к:
-Неповоротливости и негибкости
-Устареванию
-Клиенто - неориентированности
-Размытию ответственности
4.Застой:
-часто путают со Стабильностью
-теряется чувство Опасности
-становится невозможным эволюционное развитие
-потеря Имиджа

4 основных проблемы уч. центра:

БЮРОКРАТИЕЙ

УЦ (неупорядоченный)
2.Вводятся критерии разбиения работ на
группы
3.Работы разбиваются на группы
4.Проводится оценка стоимости
выполнения групп работ – обязанностей
5.Группы (модули) работ собираются в
Должностные инструкции и обяз-ти,
и формируют Должности
6.Аналогичным образом получаются
размеры зарплат сотрудников (цифра)
7.Формируется структура и МВО

Процедура изменения:
1.Выделить должности, требующие
изменения
2.Перераспределить группы-модули работ
(3) и размеры оплат (6)
3.Сформировать новые Должности и
должностные обязанности
4.Отразить изменения в структуре

Модульный подход

Принципы образования Критериев:
А. Средняя величина и разброс зарплат
В. Квалификационный барьер
С. Минимальность пересечений
D. Количество групп и должностей
E. Объемы работ на должность
F. Типы работ (аналитическая, организационная,...)
G. Традиционность – инновационность
H. Горизонтальные связи

Т.е. Структуры – конструктора всех остальных структур УЦ

проведения курсов, а также (годовую) отчетность
Согласование графика курсов со всеми заинтересованными сторонами
Контроль исполнения графика
Принятие решений о переносе, изменении, отмене курсов
Контроль качества проведения курсов
Контроль корректности и аккуратности ведения необходимого учета
Контроль функционирования и адекватности обратной связи по качеству курсов
Контроль бюджетов и платежей, связанных с курсами
Контроль соблюдения мотивационных схем сотрудников и выплат преподавателям и УЦ
Контрактацию и учет договоров
Оперативное управление и контроль персонала УЦ
Контроль и организацию Учета хозяйственно-технических средств УЦ и склада УЦ
Функционирование и развитие Web-сервера и необходимого Software
Четкое исполнение запланированных дел сотрудниками УЦ
Поиск партнеров: преподавателей и учебных организаций
Проведение переговоров
Отбор, в том числе и конкурсный, преподавателей и учебных организаций
Организацию методического взаимодействия с преподавателями и учебными организациями
Организацию и поддержание круга постоянно взаимодействующих с УЦ преподавателей и учебных организаций
Участие в стратегическом планировании, прогнозировании УЦ в рамках общей стратегии Компании
Выработку рекомендаций по развитию и изменению УЦ
Годовое планирование работ в рамках УЦ
Выработку необходимых стандартов, шаблонов, процедур и процессов и их согласование и внедрение
Постоянный методический анализ деятельности УЦ и выработку рекомендаций по её развитию
Выработку методических стандартов и требований к курсам, учебным материалам, процессу обучения, учебному оборудованию и т.п.
Контроль адекватности стандартов
Контроль следования принятым стандартам, нормативам и рекомендациям
Предоставление руководству необходимой отчетности с должным качеством, в должном формате и в установленные сроки
Установление и поддержание профессиональных горизонтальных связей
Участие в составлении Должностных инструкции и требований
Участие в поиске, собеседовании, отборе, найме, увольнении сотрудников
Участие в разработке мотивационных схем менеджеров и внутренних преподавателей, МВО
Участие в организации профессионального развития и обучения сотрудников УЦ
Помощь коллегам в их работе
Следование корпоративным правилам, принципам и духу всех сотрудников УЦ

ШАГ №1:
Список ВСЕХ обязанностей Директора

определению менеджмента
Анри Файоля (1841-1925):

По Файолю, Менеджмент это:

1. Прогнозировать и планировать = изучать будущее,
его оценивать и готовиться к нему (ставить цели);
2. Организовывать = создавать материальную и
человеческую структуру соответствующую
поставленным целям;
3. Руководить = отдавать распоряжения, быть
примером для подчиненных, воодушевлять их;
4. Координировать = работать вместе с
подчиненными, согласовывать деятельность
подчиненных с общим планом организации;
5. Контролировать = деятельность в соответствии с
правилами и распоряжениями.

Критерии разбиения:

Планирование
Организация
Распорядительство
Координация
Контроль

Координация
Контроль

Планирование:
Планирование и бюджетирование проведения курсов, а также (годовую) отчетность
Участие в стратегическом планировании, прогнозировании УЦ в рамках общей стратегии Компании
Выработку рекомендаций по развитию и изменению УЦ
Годовое планирование работ в рамках УЦ
Организация:
Контрактацию и учет договоров
Функционирование и развитие Web-сервера и необходимого Software
Поиск партнеров: преподавателей и учебных организаций
Отбор, в том числе и конкурсный, преподавателей и учебных организаций
Организацию методического взаимодействия с преподавателями и учебными организациями
Организацию и поддержание круга постоянно взаимодействующих с УЦ преподавателей и учебных организаций
Выработку необходимых стандартов, шаблонов, процедур и процессов и их согласование и внедрение
Постоянный методический анализ деятельности УЦ и выработку рекомендаций по её развитию
Выработку методических стандартов и требований к курсам, учебным материалам, процессу обучения, учебному оборудованию и т.п.
Участие в составлении Должностных инструкции и требований
Участие в поиске, собеседовании, отборе, найме, увольнении сотрудников
Участие в разработке мотивационных схем менеджеров и внутренних преподавателей, МВО
Участие в организации профессионального развития и обучения сотрудников УЦ
Координация:
Согласование графика курсов со всеми заинтересованными сторонами
Проведение переговоров
Установление и поддержание профессиональных горизонтальных связей
Распорядительство:
Принятие решений о переносе, изменении, отмене курсов
Четкое исполнение запланированных дел сотрудниками УЦ
Помощь коллегам в их работе
Следование корпоративным правилам, принципам и духу всех сотрудников УЦ
Контроль:
Контроль исполнения графика
Контроль качества проведения курсов
Контроль корректности и аккуратности ведения необходимого учета
Контроль функционирования и адекватности обратной связи по качеству курсов
Контроль бюджетов и платежей, связанных с курсами
Контроль соблюдения мотивационных схем сотрудников и выплат преподавателям и УЦ
Контроль и организацию Учета хозяйственно-технических средств УЦ и склада УЦ
Контроль адекватности стандартов
Контроль следования принятым стандартам, нормативам и рекомендациям
Предоставление руководству необходимой отчетности с должным качеством, в должном формате и в установленные сроки

Координация
Контроль

Оценка расходов на зарплату:

всего списка),
поэтому нельзя увидеть перераспределение групп работ
Цель №1 – просто проиллюстрировать принцип построения
снизу-вверх, его + и -; а также метод сверху-вниз.
Цель №2 – показать взаимосвязь между:
- Списком обязанностей руководителя
- Списками обязанностей подчиненных
- Группами обязанностей и формированием
схем ЗП и мотивации
На практике для старта используют заготовки структур
(комбинация методов сверху-вниз и снизу-вверх), + и -.
Итерационность процесса!

МВО;
Не забывайте о критериях SMART;

Методист
+ Инженер
+ Преподаватели

Влияние типа УЦ на структуру
Перераспределение работ
% ФОТ’а = const

СКО:

УЦ:

(БОР)
База потребителей
Web-сервер
Каналы “продаж”

пример

управление
Организация курсов
Организация обратной связи
Поиск и отбор преподавателей

Разработка внешних процессов

Разработка процессов взаимодействия

Отчет за прошедший год - Коррекция Концепции (Описания) – План на следующий год.
Документы: Описание, Бюджет, План дел, График.
Процедура: Собрания в течение Декабря.

2. Цикл оперативного планирования-учета-контроля:
Отчет за прошедший месяц - Коррекция годового плана – План на следующий месяц.
Документы: Бюджет, План дел, График.
Процедура: Собрания в последнюю Пятницу каждого месяца.

Цикл текущего планирования-учета-контроля:
Отчет за прошедшую неделю - План на следующую неделю.
Документы: мемка по собранию.
Процедура: Еженедельные получасовые летучки в 9-00 в Понедельник.

год, с помесячной разбивкой, с полями ПЛАН и ФАКТ
у каждой статьи
Группировка статей по признакам:
- по Департаментам
- Прямые и Накладные расходы
! - Дать правила разнесения Накладных (Косвенных) расходов по:
- Департаментам
- Курсам, приходящимся на департамент
! – Согласовать с Финансовой службой сроки и принципы разнесения

и на какие курсы привлекать?
Свободнопрактикующие преподаватели, УЦ ------ долгосрочные или краткосрочные проекты, типы курсов

2. Каналы поиска:
Trainings.ru, HRM.ru, Профильные конференции, Клубы тренеров, Вендоры, Web-серверы УЦ, Поисковики

3. Методики и процедуры поиска:
Маркетинг во время прогулки, Посещение мастер классов и открытых курсов, Отзывы коллег

4. Методики отбора:
Сравнение с образцом, Отзывы, Тендеры, Таблицы анализа критичных параметров

следование и исполнение договора по курсу
- Оповещение всех учащихся о начале курса или его отмене, или переносе
- Заказ и печать учебных материалов (если необходимо)
- Организация:
Питания,
Оборудованных и подготовленных классов,
Проживания в гостинице,
Проезда,
Пропусков.
Перед курсом, - Информирование слушателей о правилах поведения,
процессе обучения, обедах и т.п.
Во время курса, - решение организационных вопросов слушателей,
информационная поддержка
- По окончании курса: Сбор информации по обратной связи по курсу
Выдача слушателям необходимых учетных
документов и сертификатов
- Приведение класса в порядок
- Занесение необходимой информации в учетные файлы

Обратить внимание:

1.Взаимопонимание и отлаженность
взаимодействия с ХТУ, Столовой,
типографией у менеджера УЦ

2.Объяснить все шаги цикла,
какую форму на каком шаге и как
использовать. Почему именно так,
а не иначе.

3.Расставить акценты

4.Согласовать контрольные сроки.

5.Согласовать делегирование полно-
мочий

6.Первые 3-4 курса – ежедневный
контроль. Потом – покурсовой.

Департаментам:
- о графике курсов (предстоящие курсы и соотв. изменения)
- о возможных новых курсах (с целью – узнать интерес)
- опросы о необходимых темах обучения
- приглашения на внутренние презентации преподавателей
и встречи с УЦ
Маркетинг во время прогулки
Внутренние презентации и опросы
Налаживание обратной связи (ОС)
Цикл БОР (в “продажах”)
Информационные материалы

графика курсов
Доска контактов
Доска объявлений
Доска (и место) для собраний и списка дел на неделю
Тетрадь учёта входящих звонков
Место для внутренних организационных документов

Компании
-по корпоративной Культуре, правилам, нормам и процедурам,…
-”привязанное” к должности
Поддерживающее обучение
-поддерживающее необходимый уровень квалификации и компетенции
-обучение новым внедряемым практикам и технологиям
Развивающее обучение
-согласно тактическим планам, целям, задачам
-согласно стандартным карьерным планам развития персонала
Стратегически развивающее обучение
-согласно стратегическим целям, планам, стратегиям и задачам
-согласно Видению Будущего и места, занимаемого Компанией в нем
-Программы УКР, КРР, КРС, Мол. Спецы, Студенты, Корп. МВА, HiPo,…

Конструктор для создания новых и развития имеющихся курсов
Конструктор для создания новых и развития имеющихся дистанционных курсов

Информиирование,
Вовлечение,
Поддержка,
Время для привыкания
Проведение изменений
Изменение,
Поддержка и обучение,
Мониторинг
Замораживание
Укрепление приверженности,
Наставничество,
Узаконивание

их на xls-файлах в “ручном” режиме
Написание подробного ТЗ
Выбор исполнителя (на заказ / стандарт, своё / аутсорсинг)
Согласование сроков и стоимости выполнения ТЗ
Контрольные точки (и оплата!) привязываются, в первую очередь,
не к срокам, а к выполнению ТЗ
Оценка проекта по методу сопутствующих издержек