Перечень организационно-правовой документации презентация

деятельность организации
Структура организации
Состав структурных подразделений
Положение об отделах
Устанавливает статус, функции, права и обязанности и ответственность структурного подразделения
Должностные инструкции работников
Регламентация организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности , а также обеспечение условий для его эффективной работы
Номенклатура дел
Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения
Инструкция по делопроизводству
Установление единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организации документов
Альбом унифицированных форм
Содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в организации

к оформлению документов;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Инструкция по документационному обеспечению управления, утвержденная распоряжением главы администрации г.Тюмени от 03.02.2011 № 163;

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105;

органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации, от 25.08.2010 № 558
(Основной нормативный документ при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение и должен быть использован при подготовке других документов по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов )

функции и права предприятия, организации, учреждения

Основными видами уставов являются:
1. Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом).
2. Устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией).
3. Устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом).
4. Устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

функции и права предприятия, организации, учреждения

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, предмет деятельности.
3. Правовой статус.
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6. Учет и отчетность.
7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников.
9. Порядок ликвидации и реорганизации

устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий.
Во-вторых, как свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и т.д.)
Положения бывают типовые и индивидуальные.
Типовые разрабатываются для систем учреждений и предприятий, индивидуальные разрабатываются для конкретных организаций и предприятий, комиссий
Структура Положения о подразделениях:
1.Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
7. Дополнительно могут быть разделы: «Руководство» (управление); «Организация работы».

организацией в котором для работника организации определяются функции, обязанности, права, ответственность и взаимоотношение с другими работниками и подразделениями работника предприятия

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Служебное взаимодействие.

Название должностей должны соответствовать перечню, представленному в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих

установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организации документов, совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами

В качестве примера можно руководствоваться инструкцией по документационному обеспечению управления, утвержденной распоряжением главы администрации г.Тюмени от 03.02.2011 № 163

Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований Инструкции в отделах возлагается на начальников отделов или ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях (указано в должностных инструкциях или приказом директора)

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству, обязательны для всех сотрудников

наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме

Назначение номенклатуры дел
- обоснованно распределять документы в дела;
- формировать дела;
- обеспечить поиск документов и учет дел;
- предварительно определять сроки хранения
документов

и предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных учреждениях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций, например, в министерствах и ведомствах. Для рядовых учреждений, подчиненных этим структурам, она служит образцом при создании единой системы ведения документов

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных учреждений, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным учреждениям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему хранения документов

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ разрабатывается в каждом учреждении. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у образовательного учреждения нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру оно разрабатывает самостоятельно

документов, которые могут возникнуть в деятельности в предстоящем году. При этом необходимо учитывать документы, не только создаваемые организацией, но и поступающие из других учреждений

Номенклатура дел составляется на каждый календарный год. Работа по ее составлению начинается в последнем квартале текущего года, а с 1 января будущего года она вводится в действие

Сводная номенклатура дел хранится постоянно

организации

Номенклатура дел может согласовывается экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Тюменской области не реже одного раза в пять лет

В случае значительных изменений в делопроизводстве организации номенклатура дел составляется вновь, подлежит согласованию и утверждению, независимо от даты предыдущего согласования
Номенклатура дел уточняется, перепечатывается и утверждается ежегодно, вводится в действие грифом утверждения руководителя

А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).


Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа
 

товарный знак (знак обслуживания)
04 Код организации
05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 Код формы документа
08 Наименование организации
09 Справочные данные об организации
10 Наименование вида документа
11 Дата документа
12 Регистрационный номер документа
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 Место составления или издания документа
15 Адресат
16 Гриф утверждения документа
17 Резолюция
18 Заголовок к тексту
19 Отметка о контроле
20 Текст документа
21 Отметка о наличии приложения
22 Подпись
23 Гриф согласования документа
24 Визы согласования документа
25 Оттиск печати
26 Отметка о заверении копии
27 Отметка об исполнителе
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 Отметка о поступлении документа в организацию
30 Идентификатор электронной копии документа

печать, гриф утверждения

время его создания и/или подписания, утверждения, принятия решения. На документе проставляются и другие даты: согласования, поступления, резолюции и т. п.; правила их оформления во всех случаях аналогичны
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
Стандартом установлены два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой.
01.11.2004 или 01 октября 2004 г.

присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
№ 01/У – документы по личному составу - ученики
№ 01-ОК- общие вопросы по кадрам

подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, если на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
документ оформлен на бланке:

Директор Личная подпись В.В. Щербаков
при подписании документа несколькими должностными лицами:

Директор Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
 документы коллегиального органа:
Председатель Личная подпись В.И. Кирсанов
Секретарь Личная подпись И.А. Курникова
 

А.И. Кирилов
Члены комиссии Личная подпись С. П. Комаров
Личная подпись О. В. Громов
Личная подпись А.Б. Городина
при подписании документа несколькими лицами одного ранга
Заместитель директора Заместитель директора
по общим вопросам по финансовым фопросам
 
Личная подпись И. И. Химина Личная подпись Э.А. Чернин
документ может быть подписан исполняющим обязанности
И. о. директора Личная подпись В. С. Мингалев
или
Заместитель директора Личная подпись А.И. Шурыгин

или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
Документ утверждается должностным лицом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «ВОДА»
Личная подпись Л.Н. Русакова
01.09.2013

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом
УТВЕРЖДЕН
решением общего сотрудников
ООО «ВОДА»
от 05.03.2014 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора ООО «ВОДА»
от 07.06.2013 № 94

оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы, а также оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи

могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Наименование организации должно строго соответствовать тому наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется, шрифтом меньшим, чем название организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или за ним.

для коммуникации. Они включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.). Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код. Например:
30 лет Победы ул., д. 102, Тюмень, 625051.
Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации).

ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА,…
В бланке письма наименование вида документа не указывается

на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда.
Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим лицам.
При адресовании наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например
Росархив
Отдел информатизации
При адресовании документа должностному лицу :
Директору Департамента ЖКХ
Тюменской области
П.А. Перевалову
Или
Департамент ЖКХ Тюменской области
Директору
П.А. Перевалову

длинной строке:
Главному редактору
Издательского центра «Полиграф
Н.В. Овчинниковой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.
При адресовании документа физическому лицу:
А.А. Иванову
ул. Республики , д. 6, корп. 4, кв. 17,
г. Заводоуковск, Тюменский р-н,
Тюменская обл., 625051

или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др.
В.Н. Чернову
С.Н. Матюниной
Прошу подготовить проект
контракта с АО «Глобус»
к 16.12.2014
Л.П.
24.11.2014

содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? –
Приказ - О создании ликвидационной комиссии;
чего (кого)?-
Должностная инструкция- главного инженера

решения. Текст документа оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Анкета –это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков.
Таблица – форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков.
Связный текст, он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.
Текст документа отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

текста и может быть оформлена:
Если приложение названо в тексте письма:
Приложение: на 7л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте:
Приложение:
1. Положение об Отделе финансового контроля на 6 л.. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Отдела
финансового контроля на 8 л. в 2 экз.
Если приложение в свою очередь также имеет приложение:
Приложение: письмо Банка России от 01.11.2004 №12 и приложения к нему,всего на 5л.
Если приложения к письму сброшюрованы
Приложение: в 2 экз. или
Приложение: техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

другой организации (не автора) с содержанием документа.

СОГЛАСОВАНО
Директор Департамента ЖКХ
Тюменской области
Личная подпись П.А. Перевалов
24.11.2014
Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО

Решение заседания
Правления Российской
Государственной страховой
компании «Росгосстрах»
от 01.09.2013 № 1

согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.

Руководитель юридического департамента
Личная подпись Н.С. Максимова
03.04.2014

при наличии замечаний по документу:
Замечания прилагаются
Личная подпись Н.С.Максимова
03.04.2014
Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой ДОУ.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Ниже реквизита «Подпись»


Верно

Инспектор отдела кадров
Личная подпись Н.В. Морозова
Дата


Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Б.Д. Бапасюкевич
334-48-69
ИЛИ
Банасюкевич Вячеслав Дмитриевич
334-48-69

максимальный эффект от деятельности организаций (структурных подразделений), входящих в его систему.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.
все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы предприятия делятся на две основные группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
- приказы по личному составу (персоналу предприятия).
Подготовка приказа включает стадии:
- изучения существа вопроса;
- сбор необходимых сведений;
- подготовка проекта приказа;
- согласование проекта;
- подписание руководителем;
- регистрация

вопрос о чем ?
Например:
О проведении аттестации персонала организации

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать
- ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Например:
В соответствии с приказом директора от 24.11.2014 № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников»
В связи с проведение конкурса …
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт.
Каждый пункт распорядительной части включает:
- наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или
исполнителей;
- поручение;
- срок выполнения поручения.

задание с одним сроком исполнения.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части приказа, если действия носят организационный характер, например:
Утвердить Положение о бухгалтерии

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например:
Признать утратившими силу приказ директора от 21.11.2014 № 75 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»

Последний пункт приказа - пункт о контроле, например:
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по работе с персоналом Иванова А.А.
До представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой.
Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки
Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе

составляются в основном по вопросам:
информационно-методического характера;
повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;
связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:
о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;
о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.


Правила оформления распоряжения как и приказа

Часто в тексте распоряжения слова "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)" опускают, указывая только действие, например:
Всем сотрудникам пройти инструктаж

воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ.

Выписка из приказа оформляется следующим образом:
в наименовании документа указывается «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»;
воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть);
из распорядительной части текста приказа выписывается только тот пункт, который необходим;
воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);
проставляется реквизит «Отметка о заверении копии (26 реквизит).

Верно

Секретарь
Л.П. А.А.Иванова
04.03.2014
При необходимости поставляется печать.

на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

Существует два вида протоколов: полные и краткие.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Дата в протоколе – это дата проведения собрания, заседания, совещания.

Текст протокола состоит из двух частей:
первая — вводная, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторая — основная, фиксирующая ход заседания.

ФИО
Секретарь –(:) ФИО
Присутствовали —(:) ФИО присутствующих в алфавитном порядке . Если присутствующих более 15 человек, то указывается их общее количество, например:
Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях, где принятие решения требует кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Например:
Всего 234 человека, присутствуют 229, что составляет 98% (список прилагается).

Фамилия и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова Приглашенные. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, фамилии по алфавиту.

ПОВЕСТКА ДНЯ.
Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»), например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.Об итогах работы ООО «ВОДА» за 2013 год. Доклад директора Русаковой Л.Н.

раздела располагается по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Слово СЛУШАЛИ начинает каждый пункт повестки дня. Оно пишется вслед за порядковым номером вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки, с абзаца.

ВЫСТУПИЛИ - содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.
Завершающая часть каждого пункта повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления)- РЕШИЛИ.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
В голосовании приняли участие 12 акционеров , что составило 95% голосов .
«За» - 10 голосов.
«Против» - 0 голосов.
«Воздержалось» - 2 голоса.
Недействительных бюллетеней – 0.
Решение принято 10 голосами.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

его часть и заверенная в установленном порядке.

Выписка из протокола оформляется следующим образом:
в наименовании документа указывается «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА»;

воспроизводится полностью вводная часть текста протокола;

из основной части текста протокола выписывается только решение;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личных подписей);

проставляется реквизит «Отметка о заверении копии» (26 реквизит).


Верно

Секретарь
Л.П. А.А.Иванова
04.04.2008

При необходимости поставляется печать.

составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте

Текст акта состоит из двух частей:
во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии
в основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта

уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя

Широкое распространение получили документы, называемые служебными записками, которые используются для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении

записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера и может составляется по поручению руководства

Докладные записки отчетного характера содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов

Докладные записки делятся на внутренние и адресованные во внешнюю среду

записке должен кратко отвечать на вопрос «о Чем? О рекламно-издательской деятельности

Текст докладной записки, обычно включает два логически связанных между собой блока: описание события и предложения или выводы автора.

Внешнюю докладную записку, оформленную на бланке организации, подписывает руководитель или его заместитель, внутреннюю — исполнитель документа

положений выполняемой работы

Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения

Кроме того, объяснительные записки составляются для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, объяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ как средство принятия к работнику определенных административных санкций

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КАК В ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКЕ
Текст объяснительной записки, обычно включает два логически связанных между собой блока: описание события и причины этого события

или событий.
Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка о финансировании в I полугодии 2014 г.
.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.
Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем.

действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Доверенности могут быть:
• служебными;
• личными.
Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.


В тексте доверенности указываются:
• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего
свои полномочия или полномочия организации;
• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;
• паспортные данные уполномоченного должностного лица;
• перечисление предоставляемых полномочий;
• срок действия доверенности.

Дополнительно может быть указан образец подписи уполномоченного
лица.

Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:
• при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;
• при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).

по содержанию, служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами
Директивные или инструктивные письма, такие письма по своем характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции
Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания, они сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии, с их помощью пропагандируется деятельность организации
Гарантийные письма обеспечивают исполнение изложенных в них обязательств, выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг
Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка представления услуг
Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов
Письма-рекламации или претензионные письма, содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения ею каких-либо условий
Сопроводительные письма информируют адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Зорин!
Игорь Леонидович!
Уважаемый г-н Зорин!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Большинство писем продолжаются далее словами:

В связи с...
Согласно договору от... №... «…..»
Нами рассмотрены Ваши предложения
В соответствии с Вашей просьбой..

(направляем на согласование, просим рассмотреть);
от первого лица единственного числа
(прошу перечислить, считаю необходимым);
от третьего лица единственного числа
(компания не возражает)

груза, документа
Отправляем Вам...
Направляю Вам...
Высылаем Вам.. .
В соответствии с Вашей просьбой направляем...
Согласно нашей договоренности направляем Вам...

Напоминание
Напоминаем Вам, что...
По истечении ... срока предложение нашей школы теряет силу

Подтверждение
Администрация школы подтверждает получение...
Подтверждаю, что партия товаров народного потребления получена …

Мы очень заинтересованы в решении этого вопроса...
К сожалению, в связи с временными трудностями предлагаем перенести решение вопроса на более поздний срок.
В соответствии с нашей договоренностью просим Вас...

Благодарность
Мы будем благодарны…
Выражаем благодарность за…
С благодарностью подтверждаем…

Письма могут заканчиваться фразами:
Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.
Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.
С уважением.
и т. п.

оплата продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста

Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организаций и главным бухгалтером

Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации

адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей


Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить).
Требуем незамедлительно выполнить …. и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции..
В противном случае мы не несем ответственности за последствия …. и т.п.

адресной части

Сопроводительное письмо информируют адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов

Сопроводительное письмо- это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Начинаются эти письма словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., а далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа

Сопроводительное письмо всегда имеет приложение

У сопроводительного письма всегда отсутствует заголовок к тексту

установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе

Регистрация необходима:
для обеспечения сохранности документов;
для удобства поиска документов;
для учета и контроля исполнения документов

Формы регистрации документов:
централизованная;
децентрализованная;
смешанная

отдельно:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
договоры (контракты) коммерческие;
документы, имеющие гриф ограничения доступа

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие:
из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения
структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое
будет подшит документ или его копия

Виды регистрации: журнальная; карточная; компьютерная

Примерный список нерегистрируемых документов включает:
поздравительные письма;
приглашения;
рекламные письма, прайс-листы, каталоги;
печатные издания (журналы, брошюры);
извещения, сообщения о встречах, переговорах;
письма с пометкой "лично";
программы конференций, совещаний и т. п.

документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.
Содержание контроля исполнения:
занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в
учетные формы;
установление промежуточных контрольных сроков для напоминания
исполнителям;
извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе
исполнения;
фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
информирование руководства о результатах контроля;
снятие документов с контроля по указанию руководителя;
подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на
оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют: руководители; заместители руководителя;
специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
работники службы делопроизводства; секретари-референты.
Сроки исполнения документов делятся на : типовые;
индивидуальные.
Сроки исполнения считаются:
для входящих документов — с даты поступления;
для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения. Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
журналы регистрации;
персональный компьютер.

«Об улучшении сохранности документов по личному составу»

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовано организациям независимо от форм собственности «включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица»,

а также в соответствии с пунктом 1 статьи 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральными законами, или иными нормативными правовыми актами РФ»

Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. и пунктом 2 статьи 13 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов»
Необходимо разработать комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов - архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (Положение об архиве)

В соответствии пунктом 2 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ - если организация не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив, заключив с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение

Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации»

одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным дело субъектов Российской Федерации

Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.
Архив осуществляет функции:
ведет списки структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение
Экспертиза ценности проводится по критериям : происхождения, содержания, внешних особенностей
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
номенклатуры дел

и подготовке к передаче на постоянное хранение документов образующихся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК)

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив, председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива

хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями

дел постоянного хранения;
временного (свыше 10 лет) хранения;
по личному составу;
акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

(Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2008 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2012г.)

соответствии с номенклатурой дел
При формировании дел необходимо соблюдать основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий; документы учебных заведений;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см

по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять

обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются)

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела (запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа)

Листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно

дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле

Внутренняя опись и обложка дела оформляются по установленной форме

в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи
Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания

Описи составляются отдельно:
на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу;
дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

непосредственным методическим руководством архива

По описям документы передаются в архив

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение