О стандартах и эффективности документационного обеспечения управления в отечественном бизнесе презентация

– исполнительный директор
РОО «Гильдия Управляющих Документацией»

Октябрь 2007 года

документационного обеспечения управления (ДОУ). Не поддается учету число таких систем созданных силами ИТ служб самих предприятий и организаций.

Беспорядок и бессистемность документооборота воспринимается его обладателями как собственный индивидуальный путь в обеспечении управления документации.

Существует ли шаблон, по которому можно определить каких элементов не достает в технологии документооборота, что следует усилить или расширить, где решения слишком громоздки и не достаточно эффективны?

Рынок программных продуктов
по автоматизации ДОУ предлагает
многочисленные решения

может сообщить в своих рекламных проспектах об уникальности своих разработок, их абсолютной универсальности поскольку единых стандартов качества не существует.

Как помочь руководителям общих отделов и секретариатов выбрать требуемую систему электронного документооборота, подработать технологию управления документацией соответствующую российским и международным требованиям, потребности самого аппарата управления.

Качество программных
продуктов для автоматизации ДОУ

документами (ЕГСД), существовал шаблон, по которому можно определить проблемы или наоборот абсолютное соответствие нормативным требованиям любой технологии или системы документооборота.

Нужны ли универсальные регламенты сегодня для формирования систем электронного документооборота в государственных учреждениях, коммерческих структурах?

Единые требования к
технологиям и
системам автоматизации ДОУ

характер, и даже государственные аппараты могут придерживаться, а могут и не придерживаться существующих правил.
Второе - неизбежная интеграция в международные экономические и политические процессы заставляют сверять наши регламенты и стандарты с аналогичными документами, применяемыми в международной практике.

Система стандартов
в области ДОУ

функционирования делопроизводственных структур и технологий.
Переведены на русский европейские «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота» (MoReq). Отечественные автоматизированные системы ДОУ показали абсолютную адекватность европейским требованиям MoReq, и после доработки могли бы соответствовать таким требованиям полностью.

Международные стандарты
в области ДОУ в России

международные стандарты и после определенной доработки, а может быть и без доработки, принимать их в качестве национальных стандартов.

Разрабатывать собственные стандарты исключительно хлопотное дело. Существует реальная возможность на базе международных стандартов создавать собственную базу, естественным образом интегрироваться в правовое и экономическое международное пространство.

Пути развития базы
стандартов в области ДОУ

России.
«Гильдия Управляющих Документацией» работает в команде с ведущих европейских компаний и профессиональных ассоциаций по разработке второй, более совершенной версии MoReq-2.

Сегодня не существует четкой государственной позиции в вопросе развития стандартной базы ДОУ. Решением «Гильдии Управляющих Документацией» начата работа по переводу международных стандартов, приведения их в статус «стандартов организации» с целью их дальнейшего использования в практической деятельности.

Европейские требования
к электронному документообороту

группой специалистов ведущих компаний: IBS, IT, ВНИИДАД, Гранит-Центр, ИнтерТраст, НТЦ ИРМ, ЭОС.

Предложенные механизмы, позволяют создать единое информационное пространство, т.е. сделать реальным взаимодействие различных систем, установленных в различных предприятиях и государственных учреждениях, имеющих различные принципы и платформы построения без астрономических капиталовложений и существенной переделки работающих систем.

Стандарт «Взаимодействие
автоматизированных систем ДОУ»

рамках которого будут функционировать представленные на рынке системы электронного документооборота.

Технологически и экономически второй путь предпочтительней. Создать единый и совершенный программный продукт, отражающий особенности каждого отдельного аппарата управления практически невозможно и весьма дорого.

Возможные пути решения
задачи взаимодействия
различных систем

крайней мере, органы власти могли общаться в едином информационном пространстве в рамках, имеющихся систем электронного документооборота, обмениваясь информацией, как по горизонтали, так и по вертикали.

Стандарт существует 3 года и все это время «Гильдия Управляющих Документацией безрезультатно пытается предоставить стандарт Мининформсвязи России Росинформтехнологии для практического применения.

Правительство России об
информационном
взаимодействия органов власти

организации», т.е. «Гильдии Управляющих Документацией». В случае успеха, дорабатывать его и расширять сферу применения, добиться, чтобы стандарт стал рабочим и жизнеспособным, добиваться придания ему статуса национального стандарта.

Гранит-Центр, НТЦ ИРМ, Электронные Офисные Системы уже применяют стандарт в своих новых разработках

Роль профессиональной
общественности в продвижении
стандартов

продуктов и делопроизводственных технологий, без каких либо ссылок на общепринятые нормы и требования. Маркетинговая политика компаний скрывает недостатки и несет потребителю, зачастую, недостоверную, искаженную информацию.

Влияние стандартов на
рынок систем автоматизации ДОУ

поэтому не могут влиять на качество программных продуктов. Нужен независимый орган, который будут давать объективную оценку тому или иному продукту, общественный орган, сертифицирующий качество продуктов и технологий делопроизводственной сферы.

«Гильдией Управляющих Документацией» зарегистрирована система добровольной сертификации «Документационное Обеспечение Управления» (ДОУСЕРТИФИКАТ), призванная привести в соответствие единых требований рынок программных продуктов и технологий в области ДОУ.

Система добровольной
сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ»

новой редакции будет более глубокий анализ систем с применением механизмов MoReq, будут даны рекомендации пользователю, выбирающему или модернизирующего систему электронного документооборота.

Принято решение о формировании единого реестра внедрений систем электронного документооборота в стране.

Аудит систем
автоматизации ДОУ»

работы с документами, поскольку являются элементами единого государственного механизма управления.

Закон «О делопроизводстве в органах государственной власти» мог бы исключить неопределенности связанные с отсутствием жестких требований выполнения стандартов, заставит строго исполнять государственные регламенты в делопроизводстве государственного аппарата.

Нужен ли Закон о ДОУ?