Лекция 12_Электронный документооборот презентация

целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
 Основные понятия электронного документооборота
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ручном вводе
Системы потокового ввода, распознавание
Комплексное управление метаданными (карточками документов)
Контроль версий документов
Категоризация и пакетирование, формирование дел
Управление качеством данных
Процесс
Маршрутизация документов в соответствии с бизнес-процессами
Совместная работа над документами и управление шаблонами
Контроль поручений и связанных с документами задач
Протоколирование этапов движения документа и операций над ним
Хранение
Создание хорошо структурированных хранилищ документов
Управление политиками жизненного цикла документов
Эффективный полнотекстовый поиск и поиск по атрибутам
Реализация концепции электронного архива
Интеграция с информационными системами предприятия

документов
Мобильный офис руководителя

издания внутренних регламентирующих и информационных документов: политик, приказов, распоряжений и документации, которыми обмениваются сотрудники и подразделения.
СЭД позволяет организовать и эффективно контролировать работу с этими документами, обеспечивая процедуры рассмотрения, согласования, утверждения и маршрутизации

управлением в любой организации, формализуются путем издания внутренних регламентирующих и информационных документов  ̶  приказов, распоряжений, документации,  ̶   которыми обмениваются сотрудники и подразделения.
СЭД позволяет организовать и эффективно контролировать совместную работу над этими документами, обеспечивая процедуры рассмотрения, согласования, утверждения и маршрутизации.
Управленческий документооборот рассматривается нами как неотъемлемая часть других потоков документации, в таких областях деятельности организации как продажи, бухгалтерия и финансы, производственные процессы. Так же как и любые другие документы, они могут публиковаться на корпоративном портале, а так же содержать формализованные разделы, для целей управленческого учета и бизнес-анализа.
Результатом внедрения системы электронного документооборота становится максимальное упрощение и ускорение процесса движения документов, сохранение данных и истории этих документов для накопления знаний, закрепления ответственности, обучения персонала и проведения бизнес-анализа.

продаж, помогают оптимизировать маркeтинговую деятельность, повышают эффективность работы специалистов по продажам и маркетологов. 

внешней средой, а значит, должен быть обеспечен средствами оперативной поддержки, в полной мере пользоваться возможностями и информационными ресурсами своей организации.
Обратившись к нам для внедрения системы электронного документооборота для процессов службы продаж вы сможете:
Избавить сотрудников от рутинных операций, оставляя больше времени на основные задачи
Обеспечить быстрый поиск и категоризацию документов, что особенно полезно при командной работе и обеспечения взаимозаменяемости сотрудников, выполняющих одинаковые либо сходные функции
Упорядочить информацию по клиентам и продажам, что дает возможность не только оперативно управлять продажами, но и анализировать и принимать решения по направлениям маркетинговых стратегий.
Обеспечить учет ресурсов и контроль эффективности персонала
Обеспечить выполнение поручений, соблюдение сроков и стандартов организации
Организовать системное хранение информации о продажах, например, договоров, спецификаций, счетов, внутренних документов и всей связанной с ней статистики и обеспечить возможность для других служб использовать эту информацию.
Кроме того, расширяемая модель СЭД в области продаж и маркетинга предусматривает встроенные либо интегрируемые функции взаимодействия с внешней средой, такими как прием заказов через интернет или публикация и управление контентом на веб-сайте, а так же развитие системы до полноценной CRM или интеграции со специализированной системой.

продаж, помогают оптимизировать маркeтинговую деятельность, повышают эффективность работы специалистов по продажам и маркетологов.

должен быть обеспечен средствами оперативной поддержки, в полной мере пользоваться возможностями и информационными ресурсами своей организации.
Системы электронного документооборота для процессов службы продаж должны обеспечить:
Избавить сотрудников от рутинных операций, оставляя больше времени на основные задачи
Обеспечить быстрый поиск и категоризацию документов, что особенно полезно при командной работе и обеспечения взаимозаменяемости сотрудников, выполняющих одинаковые либо сходные функции
Упорядочить информацию по клиентам и продажам, что дает возможность не только оперативно управлять продажами, но и анализировать и принимать решения по направлениям маркетинговых стратегий.
Обеспечить учет ресурсов и контроль эффективности персонала
Обеспечить выполнение поручений, соблюдение сроков и стандартов организации
Организовать системное хранение информации о продажах, например, договоров, спецификаций, счетов, внутренних документов и всей связанной с ней статистики и обеспечить возможность для других служб использовать эту информацию.
Встроенные либо интегрируемые функции взаимодействия с внешней средой, такими как прием заказов через интернет или публикация и управление контентом на веб-сайте, а так же развитие системы до полноценной CRM или интеграции со специализированной системой.

документацию, обеспечивающих процесс производства товаров и создания услуг, контроль качества и обратную связь для различных звеньев управления – от рабочих-бригадиров до директоров.

контроль качества и обратную связь для различных звеньев управления – от рабочих-бригадиров до директоров.
Кроме того, в рамках согласования, утверждения и контроля исполнения поручений, производственные документы могут и должны подвергаться маршрутизации, контролю версий, закрываться необходимыми внутренними контрольными и бухгалтерскими документами.
СЭД в области производства поможет автоматизировать, ускорить и сделать более эффективными следующие основные процессы:
Командная работа и контроль версий при разработке конструкторско-технической документации, с передачей конечной документации в производственные подразделения и экономические службы.
Автоматическое формирование приходно-расходных ордеров, накладных на перемещение и других документов, необходимых для перемещения или отпуска материалов, полуфабрикатов и готовых изделий исходя из стандартизированных или полностью индивидуальных технических решений.
Формирование документов, связанных с выдачей производственных заданий (в т.ч. заданий на оказание и состав услуг)
Обеспечить контроль выполнения заданий
Накопление и хранение данных, содержащихся в документах для аналитических целей и измерений эффективности, выявления «узких мест», вплоть до оценки времени выполнения отдельных операций.

внешних по отношению к производству документов (например, отгрузка товара на основании заключенного договора путем автоматической генерации соответствующих документов). Система так же должна работать и в обратную сторону, например, заключение договоров может производиться на основании предварительно разработанной конструкторской и технической документации.
Выбор направления для разных документов может быть разным. Но независимо от направления,  Itransition всегда фокусируется на ключевых параметрах: настраиваемость, гибкость, масштабируемость системы и интеграция с другими процессами в организации.
Являясь, с одной стороны, отражением производственных процессов, и, с другой, регулятором этих процессов, производственный документооборот должен быть максимально интегрирован в системы планирования ресурсов и учета в организации, кроме непосредственной цели регулирования производственных процессов, поставляя своевременную и точную информацию для целей бизнес-анализа и контроля производственных процессов.

и однозначную финансовую информацию. Бухгалтерские и финансовые службы как никто нуждаются в упрощении учета и обработки первичных документов, особенно при потоковых процессах.
Именно поэтому мы уделяем особенное внимание процессам бухгалтерского и финансового учета и, в особенности, автоматизации передачи данных в специализированные бухгалтерско-финансовые программные комплексы, а также обеспечению эффективной обратной связи. 

Бухгалтерские и финансовые службы как никто нуждаются в упрощении учета и обработки первичных документов, особенно при потоковых процессах. Именно поэтому мы уделяем особенное внимание процессам бухгалтерского и финансового учета, и, в особенности, автоматизации передачи данных в специализированные бухгалтерско-финансовые программные комплексы и обеспечению эффективной обратной связи.
Наша концепция разработки, внедрения и развития системы электронного документооборота, с одной стороны, предоставляет возможности максимально оперативного обмена информацией для бухгалтерского и финансового учета, и, с другой стороны, максимально вовлекает эти службы в процессы оперативного управления и контроля, что, в свою очередь, позволяет своевременно предпринимать корректирующие действия.

вашими бухгалтерскими и финансовыми подразделениями:
Существенно сократить количество, и даже исключить ситуации, когда не оформляются документы, необходимые для ведения бухгалтерского и налогового учета
Обеспечить своевременное получение бухгалтерией таких документов
Автоматизировать процесс передачи данных из первичных документов в специализированные программные комплексы, снижая нагрузку рутинного труда на сотрудников и уменьшая вероятность ошибок
Обеспечить категоризацию и быстрый поиск необходимых документов и автоматизировать контрольные операции по выявлению расхождений
Эффективно транслировать требования к оформлению документов для различных подразделений организации
Использовать актуальную информацию для управленческого учета 
Устали от отсутствия взаимопонимания между оперативными службами и бухгалтерией? Плотнаяинтеграция с комплексами генерации и хранения первичной документации различных подразделений, например в продажах, бизнес-анализе и производственном документообороте, позволит до минимума сократить время прохождения информации, исключить разногласия по сферам ответственности, четко определить сроки выполнения тех или иных задач, установить и использовать единые стандарты отчетности.

времени испытывает острую нехватку информации в процессе принятия как оперативных, так и стратегических решений.
Информация должна извлекаться из первичных источников, максимально приближенных к соответствующему процессу и рассматриваем системы электронного документооборота как один из таких источников, предоставляя возможности автоматизированного расчета и визуализации показателей.

информации в процессе принятия как оперативных, так и стратегических решений. Мы уверены в том, что аналитичемкая информация должна извлекаться из первичных источников, максимально приближенных к соответствующему процессу, и рассматриваем системы электронного документооборота как один из таких источников, предоставляя возможности автоматизированного расчета и визуализации показателей.
Ответственные за формирование и расчет аналитических данных подразделения, будь то бухгалтерско-финансовые службы либо выделенные экономико-аналитические отделы, могут сталкиваться с серьезными трудностями при формировании оперативных и аналитических отчетов:
неполнота либо отсутствие информации, необходимость прилагать серьезные усилия на ее извлечение
неструктурированность информации и невозможность структурировать ее самостоятельно
отсутствие программных инструментов анализа, либо сложность и практическая неприменимость уже имеющихся инструментов
Эти факторы приводят к вынужденному использованию информации недостаточно высокого качества и принятию во многом интуитивных решений.
Зачастую создаваемые в рамках различных бизнес-процессов (продажи, производство, бухгалтерия,менеджмент) документы, содержащие необходимую для анализа информацию, обрабатываются в этих подразделениях для своих, локальных, целей. Аналитические службы вынуждены либо приводить промежуточную отчетность к удовлетворительному виду, либо дублировать уже проделанную работу, включая в структуру информации необходимые категории и признаки.
Решающим преимуществом СЭД для целей бизнес-аналитики является то, что документы не просто хранятся в "текстовом", неформализованном виде, но являются источником структурированных статистических данных, легко поставляемых в существующие аналитические комплексы или извлекаемых с помощью таких привычных средств как Excel. Например, использование в качестве основной платформыMicrosoft SharePoint сводит к минимуму затраты на обучение, одновременно централизируя и систематизируя работу в уже привычных приложениях MS Office.
Вы планируете внедрение полноценной аналитической системы, базирующейся на электронном документообороте или испытываете трудности при обмене данными между уже имеющимися решениями? Используйте наши знания, опыт и профессионализм для интеграции  используемых  информационных систем и хранилищ данных.