Презентация на тему Технологии обработки текстовой информации

Технологии обработки текстовой информации

вопросы

1. Назначение и классификация программ обработки текстов.
2. Текстовый процессор Microsoft Word
a) функциональные возможности MS Word;
b) пользовательский интерфейс MS Word;
c) настройка рабочей среды MS Word;
d) технология создания документа MS Word.
3. Технология создания и редактирования таблиц.
4. Графические возможности в среде MS Word; деловая графика.
5. Дополнительные средства автоматизации; возможности создания составного документа.

1. Назначение и классификация программ обработки текстов.

Программы обработки текстов

представляют собой приложения для создания, обработки, хранения и печати документов различной сложности.
Функциональные возможности этих программ варьируются от простейших редакторов текстов, предназначенных для создания текстов простой структуры до сложных издательских систем, позволяющих создавать документы для типографского издания.

В зависимости от функциональных возможностей
программные продукты обработки текстов
принято делить на:
a) редакторы текстов;
b) редакторы документов;
с) издательские системы.

Редакторы текстов

предназначены для обработки простых текстов, в том числе текстов программ, написанных на языках программирования.
Они обычно встраиваются в соответствующие системы программирования (редакторы программ) или операционные системы и их оболочки (текстовый редактор Блокнот, встроенный в операционную систему Windows).

К основным функциям этих редакторов относятся:
набор и редактирование текста,
просмотр текста,
распечатка текста.
Достоинства редакторов текстов программ в том, что они проверяют синтаксис программ, написанных на конкретном языке программирования, облегчая пользователю поиск ошибок в программе.
Иногда они совмещают в себе и функции отладки.

Т.о., редакторы текстов позволяют:

создание текстового документа и сохранение его на диске;
перемещение фрагментов текста из одного места в другое;
добавление, удаление и редактирование текста;
контекстный поиск и автозамена фрагментов текста;
печать всего документа и фрагмента.

В группу редакторов текстов входят редакторы для языков Бейсик, Паскаль, Си и др.
Эти редакторы можно использовать не только при работе с текстами программ, но и для подготовки небольших, несложных документов.
Для более сложных и объемных документов, используются редакторы документов.

Редакторы документов

предназначены для работы с текстом, имеющим структуру документа, т.е. состоящим из разделов, параграфов, абзацев, предложений и слов.
Существует большой класс редакторов документов, например: Word Perfect, LaTex и др. Представителем данного класса является и текстовый процессор Microsoft Word.

Текстовые процессоры - это общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования, форматирования простых и комплексных текстовых документов

Текстовые процессоры

возможность использования различных шрифтов;
задание произвольных промежуточных интервалов;
выравнивание краев абзацев;
печать колонтитулов;
обработку и нумерацию сносок;
создание таблиц, рисунков, построение диаграмм;
вставка в документ различных объектов;
проверка правописания;
создание макрокоманд и гиперссылок.

Издательские системы

можно разделить на два основных типа:
1. Для подготовки небольших документов с иллюстрациями, графиками, диаграммами (Page Maker).
2. Ориентированные на создание больших документов (Ventura Publisher).

Издательские системы

- это программные средства, которые служат для окончательной верстки документа, т.е. размещения текста на странице, вставки рисунков, использования разных шрифтов или, другими словами, подготовки его в виде, близком к типографскому.

Эти системы могут выполнять:
обтекание рисунков, таблиц;
макетировать текст (разбивать текст на колонки и др.), т.е. компоновать текст и рисунки на странице.

Системы используются в крупных издательствах и типографиях, значительно сокращая затраты и сроки выхода печатной продукции.

Программное обеспечение издательских систем составлено из:
мощного редактора документов,
разнообразных графических вспомогательных программ,
программ для оформления страниц с версткой полос.

2. Текстовый процессор Microsoft Word

Функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word

Широкий спектр функциональных возможностей обеспечили текстовому процессору Microsoft Word высокий уровень популярности среди пользователей.
По своим характеристикам он приближается к настольным издательским системам.

К основным функциональным возможностям по работе с документом можно отнести:

использование шрифтов различных размеров и начертаний символов и различных способов их выделения;
установка параметров абзаца;
задание междустрочных интервалов;
проверка правописания и подбор синонимов;
автоматическую нумерацию страниц;
автоматический перенос слов на новую строку;
поиск и замена слов;
печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);

установка сносок;
построение оглавлений, указателей; набор текста в несколько колонок;
создание таблиц, рисунков и построение диаграмм;
просмотр документов перед печатью;
установка размеров бумажного носителя и параметров печати;
отмена и повторение предыдущих действий пользователя;
вставки полей с информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.);
создание макрокоманд и гипертекстовых ссылок;
включение в документ различных объектов (файлов, формул и др.);
импорт документов, созданных в других приложениях и т.д.

Текстовый процессор предлагает также широкий выбор средств придания документу привлекательного внешнего вида:
автоформатирование,
применение стилей,
библиотеки стилей и
шаблонов документов.

При помощи шаблонов можно автоматизировать процесс подготовки стандартных документов, таких, как: факсимильные сообщения, стандартная деловая переписка и документация.
Предоставляется возможность работы со структурой документа, процедурой слияния, подготовки документов-форм.

Некоторые функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word

Проверка орфографии.
В систему проверки орфографии включено множество слов, а также имена и фамилии.
Выбор нужного шрифта.
В MS Word желаемый шрифт появляется в виде списка ниспадающего WYSIWYG-меню. Название шрифтов в списке воспроизводится самим этим шрифтом.

Множественный буфер обмена. Достоинством офисного пакета Office 2000 является наличие множественного буфера обмена, позволяющего размещать до 12 -24 фрагментов данных.
Буфер обмена вызывается командой Вид► Панели инструментов►Буфер обмена).

Темы оформления
предназначены для автоматизированного оформления Web-страниц. Темы оформления предлагают фоновые рисунки, а также определяют шрифт, кегль, формат и цвет текста. Все темы доступны в приложении FrontPage, предназначенного для создания Web-страниц, и могут редактироваться с его помощью.

Средства для создания Web-страниц. Мастер по созданию Web-страниц позволяет использовать общие темы оформления и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов помогает строить профессиональные Web-страницы.
Интеграция с электронной почтой. Текстовый процессор Word предлагает возможности работы с электронной почтой. При использовании Word как редактора сообщений электронной почты пользователи получают возможности по использованию бланков, автоподписи почтовых сообщений и др.

b) Пользовательский интерфейс MS Word

После загрузки Microsoft Word на экране появляется окно со стандартной для приложений Microsoft Windows структурой: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, линейки, рабочая область документа, полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки, строка состояния.

Рабочее окно MS Word

Рабочее окно Microsoft Word

Основную часть окна процессора Word занимает область работы с текстом, называемая рабочей областью. Она обрамлена сверху и слева линейками, а снизу и справа полосами прокрутки, которые предназначены для быстрого перемещения по документу. Линейки служат для ориентации на странице, установки границ и позиций табуляции, абзацных отступов и полей страницы. К левому краю горизонтальной полосы прокрутки примыкают кнопки, управляющие режимами просмотра и правки документа.
Самая нижняя часть рабочего экрана Word – строка состояния, содержащая информацию о текущем состоянии текстового процессора и режимов работы с документом.

Строка заголовка выделена контрастным цветом. На ней расположены; кнопка системного меню, название рабочего документа, название приложения и кнопки управления окном.
После запуска текстового процессора Microsoft Word в строке заголовка отображается имя документа – Документ1.
Ниже строки заголовка размещается строка меню. Каждый пункт меню объединяет команды, реализующие определенную группу операций.

Панели инструментов (пиктографические меню) состоят из кнопок-пиктограмм, которые разделены на группы и соответствуют наиболее часто употребляемым командам обработки документов:·       
работа с файлами: создать новый документ, открыть существующий документ, сохранить, отправить сообщение;
подготовка к печати: печать, предварительный просмотр, проверка правописания;
работа с выделенным фрагментом: вырезать, копировать, вставить;

отмена команды: отменить ввод и вернуть назад;
работа со шрифтом: стиль, шрифт, размер шрифта;
вид букв: жирный, курсив, подчеркнутый;
расположение текста на странице: выравнивание строк по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.

При установке курсора мыши на кнопку панели инструментов появляется подсказка о назначении выбранной кнопки.

Основную часть окна процессора Word занимает область работы с текстом, называемая рабочей областью.
Она обрамлена сверху и слева линейками, а снизу и справа полосами прокрутки, которые предназначены для быстрого перемещения по документу.
Линейки служат для ориентации на странице, установки границ и позиций табуляции, абзацных отступов и полей страницы. К левому краю горизонтальной полосы прокрутки примыкают кнопки, управляющие режимами просмотра и правки документа.
Самая нижняя часть рабочего экрана Word – строка состояния, содержащая информацию о текущем состоянии текстового процессора и режимов работы с документом.

с) Настройка рабочей среды MS Word

В текстовом процессоре Word существуют следующие виды отображения документа в рабочем окне или режимы для работы с документом:    
обычный;
Web-документа;
разметки страницы;
структуры документа;
схема документа;
во весь экран;
масштаб;
предварительный просмотр

В окне Microsoft Word при первоначальной загрузке присутствуют панели инструментов – Стандартная и Форматирование, содержащие кнопки наиболее часто употребляемых операций. Для выбора необходимых панелей инструментов используется команда Вид►Панель инструментов.

d) Технология создания документа MS Word

1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа. Одним из вариантов загрузки текстового процессора Word является использование Главного меню Windows. В этом случае надо выполнить следующие действия: [Пуск] ►Программы ►Microsoft Word. После этого создается документ с именем Документ1, и система будет настроена на последующий набор текста на клавиатуре, используя шаблон Normal.dot, устанавливаемый по умолчанию.

2. Установка параметров страницы. Страница – отдельный фрагмент документа, который определяется набором параметров: размером бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями и др. Полями страницы называются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Параметры устанавливаются командой Файл►Параметры страницы

4. Специальные приемы редактирования и форматирования

К специальным приемам редактирования и форматирования относятся

Создание маркированных и нумерованных списков
Работа со стилями
Вставка буквицы
Разбиение текста на колонки
Колонтитулы
Шаблоны

Создание маркированных и нумерованных списков

Имеется три вида списков:
Нумерованный
Маркированный
Многоуровневый
Команда Формат ? Список или кнопки
Нумерация и Маркеры на панели инструментов Форматирование

Работа со стилями

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев.
Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели элементов Форматирование.

Создание стиля выполняется командой Формат? Стиль

В данном окне следует:
Ввести название нового стиля в поле Имя
Выбрать тип стиля
Выбрать стиль, на котором основан новый стиль
Указать стиль следующего абзаца
Приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат

Вставка буквицы

Буквица – это особым образом оформлен-ная первая буква.
Команда Формат ? Буквица

Разбивка текста на колонки

Максимальное число вертикальных колонок – 12. Для формирования многоколоночного текста предварительно выделяется фрагмент текста, а затем используется команда Формат?Колонки или кнопка Колонки панели Стандартная.

Колонтитулы

Расположены вверху и(или) внизу страницы и чаще всего используются для помещения поясняющей или ориентирующей информации. Колонтитулы создаются командой Вид ? Колонтитулы

Шаблоны

Применение:
Использование шаблона для создания документа. Команда Файл? Создать, переключатель Документ
Изменение шаблона готового документа. Команда Сервис ? Шаблоны и надстройки
Создание нового шаблона на базе шаблона. Команда Файл? Создать, переключатель Шаблон
Создание нового шаблона на базе документа. Готовый документ сохраняется как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблоны документов в поле Тип файла.

5. Технология создания и редактирования таблицы

Создание таблицы

Кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная
Команда Таблица?Добавить таблицу
Команда Таблица ? Нарисовать таблицу

Редактирование содержимого таблицы

Редактирование содержимого таблицы осуществляется обычными средствами, как при работе с обычным текстом

Редактирование структуры таблицы

Добавление заданного количества строк
Добавление заданного количества столбцов
Удаление ячеек, строк, столбцов
Слияние выделенных ячеек
Разбивка выделенных ячеек

5. Деловая графика

Возможности текстового процессора

Вставка рисунка
Создание надписей с помощью WordArt
Работа с формулами
Вставка диаграмм

Вставка рисунка

Word допускает импорт в документ графических изображений различных форматов графики.
Вставку рисунков можно выполнить двумя способами:
команда Вставка? Рисунок ? Картинки
Команда Вставка ? Объект ? Рисунок Microsoft Word

WordArt

Для создания художественных графических надписей текстовый процессор имеет специальное средство WordArt. Доступ к нему осуществляется через специальную панель инструментов, которая открывается командой Вид ?Панели инструментов ? WordArt или кнопкой Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование

Работа с формулами

Для запуска редактора формул служит команда
Вставка ?Объект ? Microsoft Equation 3.0

Вставка диаграмм

Для работы с диаграммами используется команда
Вставка? Объект ? Диаграмма Microsoft Graph

Лекция закончена.

Спасибо за внимание!