Электронный интерактивный учебник по работе с Access презентация

2
Занятие 3
Занятие 4
Часть 3 «Запросы»
Занятие 5
Занятие 6
Часть 4 «Формы»
Занятие 7
Занятие 8
Часть 5 «Отчеты»
ПРИЛОЖЕНИЕ
Данные результат

На титульный лист

называется самоучителем, так как ее цель — последовательно шаг за шагом научить вас пользоваться богатейшими возможностями системы управления базами данных (СУБД) Access 2000. Вы начнете процесс обучения с проектирования структуры базы данных — самой важной части любого приложения, связанного с обработкой данных. Выполняя предложенные упражнения и задания для самостоятельной работы, вы в конце цикла занятий создадите вполне законченное приложение, работающее с базой данных.
Чтение этой книги — непростое занятие. Оно потребует от вас внимания, терпения и времени. Разбирая примеры, приведенные в книге, вы получите опыт, необходимый для самостоятельного решения задач, стоящих перед вами.

Содержание

На сегодняшний день Microsoft Access 2000 — один из компонентов семейства офисных приложений Microsoft Office 2000 — является одной из самых популярных настольных (desktop) СУБД. Это связано с тем, что СУБД Ассеss предоставляет пользователю очень широкие возможности для ввода, обработки и представления данных. Эти средства являются не только удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Система управления базами данных Асcеss обладает рядом уникальных возможностей:
• объединение информации из самых разных источников (электронных таблиц, текстовых файлов, других баз данных);
• представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, диаграмм, отчетов;
• интеграция с другими компонентами Microsoft Office.

Эта книга предназначена для того, кто впервые начинает работать с этой СУБД и хочет узнать, что и как он может сделать с ее помощью. Именно для него приготовлены все упражнения и задания.
Предполагается, что пользователь, даже будучи новичком в Ассеss, имеет опыт работы в среде Microsoft Windows, умеет пользоваться мышью и клавиатурой, кнопками панели инструментов и контекстным меню. Поэтому здесь не описываются подробно простейшие операции типа перемещения окна или перетаскивания объекта с помощью мыши.

книга
Электронная книга структурирована таким образом, чтобы постепенно познакомить читателя со всеми основными возможностями Ассеss, как связать все компоненты, созданные пользователем, в единое приложение, имеющее стандартный интерфейс и удобный доступ к каждому из компонентов. Она состоит из 5 частей, части состоят из занятий, нумерация занятий сквозная.
Часть 1 «Знакомство с Microsoft Access 2000» состоит из одного занятия.
На Занятии 1 вы познакомитесь с основными понятиями баз данных, в том числе реляционных баз данных, узнаете, как их проектировать и как создать файл базы данных Ассеss 2000, пользуясь готовыми шаблонами. Вы познакомитесь также с новым понятием Ассеss 2000 — файлами проекта. На этом занятии вы создадите пустой файл базы данных, который будет затем наполнять по мере выполнения упражнений следующих занятий.
Остальные части построены таким образом, чтобы подробнее познакомить вас со всеми объектами Ассеss. Каждая часть посвящена одному или двум объектам.

состоит из трех занятий.
Занятие 2 посвящено созданию таблиц базы данных и связей между этими таблицами. На этом занятии вы создадите все таблицы приложения Библиотека которое мы должны с вами разработать.
На Занятии 3 вы узнаете о различных способах ввода данных в таблицы базы данных. Вы познакомитесь с основным режимом работы с таблицами, научитесь копировать данные через буфер обмена, в том числе между разными приложениями Ассеss и даже Ехсеl. Вы выполните импорт данных в вашу базу данных из готовых таблиц, которые присутствуют в демонстрационном примере. Вы познакомитесь с таким специфическим объектом, как связанные таблицы.
На Занятии 4 вы научитесь сортировать данные в таблицах, выполнять поиск нужной записи и устанавливать разные виды фильтров для отбора нужных записей.

Часть 3 «Запросы» посвящена сердцу любой СУБД — запросам и состоит из двух занятий.
На Занятии 5 вы будете создавать много разных запросов на выборку данных из базы данных. Вы узнаете, как задаются условия отбора записей и какие средства предоставляет Ассеss для упрощения процесса создания выражений в условиях отбора.
На Занятии 6 вы научитесь создавать запросы, позволяющие изменять данные в таблицах, использовать статистические функции для анализа результатов запроса, создавать запросы с параметрами, которые позволяют динамически изменять условия отбора записей. Вы узнаете, когда в результирующем множестве запроса можно выполнять изменение данных.

4 «Формы» посвящена основному объекту, обеспечивающему взаимодействие пользователя с данными, и состоит из трех занятий.
Занятие 7 знакомит вас с основными понятиями, связанными с формами. Вы познакомитесь со структурой формы, узнаете, что такое элементы управления и какие элементы управления могут быть помещены в форме. Вы создадите первую форму приложения Библиотека, используя Мастера форм.
На Занятии 8 вы создадите формы, имеющие более сложную структуру. Это составные формы, которые включают в себя подчиненную форму. Кроме того вы узнаете, как можно обеспечить синхронное функционирование двух разных форм, какие свойства имеет форма и как, изменяя значения этих свойств, изменить способ работы и внешний вид формы.
На Занятии 9 вы, уже получив навыки работы с элементами управления формы, ближе познакомитесь с основным средством создания форм — Конструктором, а также узнаете нюансы взаимодействия с данными в таблицах с использованием форм.

5 «Отчеты» знакомит вас с объектом Access «отчетами» и состоит из одного занятия.
Занятие 10 полностью посвящено отчетам. Вы создадите несколько отчетов для приложения Библиотека, как простых, так и сложных, включающих подчиненные отчеты. Вы научитесь красиво оформлять отчеты и выводить их на печать. Вы познакомитесь с новым средством публикации отчетов — снимками (snapshots). Снимки могут рассылаться по электронной почте и просматриваться на компьютерах, на которых не установлен Access 2000.

Содержание

большинства упражнений данного занятия вам не потребуется ничего, кроме установленной версии Microsoft Access 2000.
Базы данных — основные понятия
Чтобы начать создавать собственные базы данных, нужно иметь представление о них несколько большее, чем просто как о наборе таблиц. Поэтому в начале этого занятия мы познакомим вас с основными понятиями баз данных, которые понадобятся, чтобы грамотно с самого начала создавать свои приложения. Кроме того, неплохо бы знать, чем отличаются таблицы Ассеss от таблиц Ехсе1, с которыми вы, скорее всего, уже знакомы.
Реляционная модель данных
Microsoft Access относится к так называемым реляционным СУБД. Не пугайтесь этого иностранного слова. Оно происходит от английского relation— отношение.
Действительно, реляционная база данных представляет собой совокупность таблиц, связанных между собой определенными отношениями и предназначенных для хранения данных.

Содержание

между таблицами являются существенной частью этой модели данных. Однако когда говорят об Ассеss, под базой данных подразумевают более широкое понятие — приложение, которое основано на реляционной базе данных и имеет интерфейс, позволяющий работать с хранящимися в ней данными.
Основу реляционной модели данных составляют таблицы, которые содержат данные об однотипных объектах. В этом предложении очень важно слово «однотипных». Таблица реляционной базы данных состоит из множества строк и столбцов. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте и называется записью. Все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты (свойства) объекта. Каждое поле записи содержит некоторое свойство представляемого объекта. Все записи имеют одни и те же поля, поэтому каждый столбец таблицы содержит значения одного и того же свойства объектов, представляемых таблицей. А это значит, что данные в ячейках одного столбца должны быть одного типа, и в этом коренное отличие таблиц реляционной базы данных от таблиц Ехсе1.

таблица хранит данные о людях — сотрудниках предприятия, студентах или пациентах поликлиники. Один из столбцов таблицы может содержать дату рождения каждого человека. В этом случае столбец будет иметь тип данных «дата». Это означает, что в нем не может быть никакой другой информации, кроме дат. Другой столбец, содержащий, например, вес человека, будет иметь числовой тип данных и не может хранить ничего, кроме чисел. Можно сказать, что в таблице реляционной базы данных количество полей в каждой строке одинаковое, в каждом столбце хранится однотипная информация, в каждой строке хранится информация только об одном объекте, причем в других строках сведений об этом объекте быть не может. Каждая таблица должна иметь один или несколько столбцов (атрибутов), которые однозначно идентифицируют каждый объект в таблице, то есть позволяют четко отличить один объект от другого. Такие столбцы образуют первичный ключ, и если столбцов несколько, то говорят, что первичный ключ является составным. Поле, представляющее первичный ключ или являющее частью первичного ключа, называется ключевым полем.

рисунке приведена таблица Товары. Первый столбец этой таблицы Код товара является ключевым, так как код товара уникален для каждого товара, то есть для каждой записи. Это означает, что в таблице Товары не может держаться двух записей с одним кодом товара.

модели очень важным является понятие связи между таблицами. Связь — это логическое отношение между объектами, представленными таблицами. Связь между записями двух таблиц основана обычно на совпадении значений атрибутов, по которым эта связь устанавливается. Чтобы было понятно, о чем идет речь, рассмотрим еще одну таблицу — Типы (см.рисунок).

Эта таблица также имеет ключевое поле — Код типа. А теперь сравните таблицы Товары и Типы. Несомненно, эти объекты связаны между собой. В таблице Товары есть столбец Тип. Товар с кодом 1 имеет тип 2 — приправы. Товар с кодом 2 имеет тип 3 — кондитерские изделия. Итак, первая запись таблицы Товары связана со второй записью таблицы Типы, вторая запись таблицы Товары связана с третьей записью таблицы Типы и т. д. Столбец Тип может содержать только та­кие значения, которые совпадают со значениями кодов типа таблицы Типы, и никакие другие. Таким образом, связь между таблицами устанавливается по полям Тип и Код типа.
Обратите внимание, что значение 3 содержится в столбце Тип несколько раз, то есть несколько товаров имеют тип 3 (относятся к кондитерским изделиям), несколько раз встречается значение 5 — молочные продукты и т. д. Значит, одной записи в таблице Типы соответствует несколько записей в таблице Товары.

Такая связь называется «один-ко-многим». На стороне «один» находится таблица Типы, а на стороне «многие» — таблица Товары. При этом таблицу Типы принято называть главной, а таблицу Товары — подчиненной.
Отношение «один-ко-многим» — только один из видов отношений между таблицами. Рассмотрим, как могут быть связаны таблицы Товары и Заказы, если предположить, что таблица Заказы содержит записи о товарах, заказанных клиентами. Очевидно, что один и тот же товар может содержаться в разных заказах и в то же время один заказ может содержать много товаров. Такой тип отношения между таблицами называется «многие-ко-многим». Если каждой записи в одной таблице соответствует только одна запись в другой таблице, то это от­ношение «один-к-одному». Такой тип отношений встречается реже. Обычно это бывает в следующих случаях. Объект содержит большое число атрибутов, и оказывается удобнее разнести их по разным таблицам, которые оказываются связанными отношением «один-к-одному». Или нужно определить дополни­тельные атрибуты для некоторых записей в основной таблице. Тогда эти дополнительные атрибуты помещают в другую таблицу и связывают с первой отношением «один-к-одному».

Любая СУБД позволяет выполнить следующие простейшие операции с данными:
• добавить в таблицу одну или несколько записей;
• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запроса может быть либо некоторое множество записей, которое Часто называют результирующим набором, либо изменение данных в таблицах. Запросы к базе данных формулируются на специально созданном для этого языке, который называется язык структурированных запросов (Structured Query Language, SQL).
Важной функцией СУБД является также управление данными, под которым понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными, обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые определены его правами. Средства многопользовательского доступа не позволят нескольким пользователям одновременно изменить одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных предотвращают их некорректные изменения, то есть такие изменения, которые могут привести к нарушению целостности например, добавление записи, у которой не определено значение ключевого поля или удаление записи в главной таблице, если эта запись имеет связанные записи в подчиненной таблице.
Различия между базами данных Ассеss и таблицами Ехсеl
На первый взгляд, таблицы Асcеss очень похожи на электронные таблицы Excel. Однако между ними существуют принципиальные различия. Одно из них мы уже отмечали — для каждого столбца таблицы Ассеss определен тип данных, тогда как в столбец таблицы Ехсеl можно вводить разнородные данные. Другие различия не менее важны

данные в таблицы, но и контролировать правильность этих данных. Для этого устанавливаются правила проверки на уровне таблиц. При этом, как бы вы ни вводили данные – прямо в таблицу в форме или на странице, — Ассеss не позволит сохранить в записи данные, нарушающие эти правила.
• С таблицами Ехсеl удобно работать, когда они содержат ограниченное количество строк. Таблицы Ассеss могут содержать очень большое число строк, и при этом СУБД имеет средства, позволяющие эффективно извлекать из этого хранилища нужные данные.
• В таблицах Ехсеl часто приходится держать повторяющиеся данные. Структуру таблиц базы данных разрабатывают таким образом, чтобы избежать дублирования информации. Это позволяет не только экономить память, но увеличить скорость и точность обработки данных. |
• Хотя Ехсеl и позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одним документом, однако эти возможности весьма ограничены. Ассеss 2000 может поддерживать одновременную работу с данными до 50 пользователей, и при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.

защиты от несанкционированного доступа, позволяя разным пользователям или группам пользователей назначать разные права на доступ как к данным, так и к элементам интерфейса: формам, командам меню, отчетам.
• В то же время Ехсеl обладает прекрасными возможностями выполнения раcчетов и анализа данных. Причем данные могут извлекаться не только из книг Ехсеl, но и из базы данных Ассеss.
Таким образом, СУБД Ассеss обычно используется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Примером может служить задача складского учета. Электронные таблицы Ехсеl являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Ехсеl предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Теперь, когда вы познакомились с основными понятиями реляционных баз данных, можно приступить к созданию своей собственной базы данных. Чтобы максимально облегчить этот процесс неопытному пользователю, разработчики Access кроме учебной базы данных Борей создали несколько шаблонов для общеупотребительных задач. Новички могут воспользоваться этими шаблонами и затем адаптировать их к своим потребностям. Главное — это изучить, как правильно разрабатывать структуру таблиц и устанавливать связи между ними, так как грамотно спроектированная база данных — залог успеха всей работы. Познакомимся с одним из таких шаблонов.
1. Запустите Microsoft Access, но в диалоговом окне Microsoft Access установите переключатель Мастера, страницы и проекты баз данных и нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно Создание, которое имеет две вкладки: Общие и Базы данных.

вкладку Базы данных, на ней вы увидите ярлыки с на званиями имеющихся шаблонов ( см.рис.).

ярлык Заказы на работы и нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных с содержимым папки Личная или Мои документы (см.рис.). В этом окне можно выбрать папку, в которой будет сохранен файл базы данных, и задать имя этого файла.
4.Можете оставить все предлагаемые по умолчанию значения и нажать кнопку Создать. Запускается Мастер создания базы данных и появляется первое диалоговое окно, в котором приводятся краткие сведения о содержимом базы

с этой информацией, нажмите кнопку Далее. Появляется второе диалоговое окно (см.рис). В нем вы видите список таблиц, которые включены в шаблон базы данных. В правой части диалогового окна показывается список полей для выделенной в списке таблицы. Когда выделена первая таблица - Сведения о клиентах, справа видны поля этой таблицы.

список полей, и вы увидите, что почти все поля помечены установленными флажками. Эти поля будут включены в таблицы вашей базы данных. Можно установить флажки и остальных полей (в данной таблице это одно поле — Заметки), тогда они тоже включаются в таблицу. Затем нажмите кнопку Далее. Появится следующее диалоговое окно (см.рис.). 7. В этом окне можно выбрать вид оформления экранных форм. По умолчанию предлагается стиль Стандартный. Перемещайте курсор, выде­ляя разные стили, и наблюдайте в левом поле, как будут выглядеть формы. Выберите любой понравившийся стиль и нажмите кнопку Далее.

следующем диалоговом окне (см.рис.) точно так же выберите стиль отчетов и снова нажмите кнопку Далее.

еще одно диалоговое окно (см.рис.), в котором можно задать название базы данных и файл логотипа, вставляемый в отчеты. Оставьте в этом окне предлагаемый вариант установки значений и сразу нажмите кнопку Далее.

все сведения собраны, и в последнем диалоговом окне предлагается либо сразу открыть созданную базу данных, либо отказаться от открытия (см.рис.). Нажмите кнопку Готово.

подождать, так как на создание базы данных требуется некоторое время. В конце процесса Мастер потребует ввести сведения о вашей организации, для чего будет выведена специальная форма (см.рис.). Заполните эту форму произвольным образом и закройте ее.

Главная кнопочная форма (см.рис.). Это окно является одной из форм созданной базы данных. Такая форма используется в приложениях Ассеss для выполнения различных функций.
ЗАДАНИЕ В нижней части главного окна Ассеss должно быть видно окно базы данных в свернутом виде. Разверните его. Изучите списки объектов. Вы убедитесь, что имеете полноценное приложение, в котором присутствуют все основные объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты. Если вы не видите окна базы данных, нажмите кнопку Окно базы данных на панели инструментов.

базы данных выполните команду меню Сервис – Схема данных. Появится диалоговое окно Схема данных, в котором в графическом виде представлены все таблицы базы данных и связи между ними. На рис. показана эта схема. Только, чтобы сделать ее нагляднее, мы переместили таблицы в поле окна. Таблицы легко перемещаются мышью, если схватывать их за заголовок. Все таблицы связаны между собой отношением «один-ко-многим». Связь со стороны «один» помечена значком 1, а со стороны «многие»–значком (бесконечность). ЗАДАНИЕ. Разберитесь в структуре этой базы данных для закрепления сведений первой части занятия.
 

Теперь начнем создавать свое собственное приложение, что называется, с нуля. Для этого нужно создать пустой файл базы данных. Наше приложение будет предназначено для хранения данных о книгах в домашней или какой-то другой небольшой библиотеке. Поэтому назовем этот файл (и приложение) Библиотека.
1.Сначала закройте файл базы данных Заказы на работы, с которым работали до этого.2. Выполните команду меню Файл–Создать или нажмите кнопку Создать на панели инструментов Ассеss. 3.Появляется диалоговое окно Создание .4. На вкладке Общие этого окна выберите ярлык База данных и щелкните на кнопке ОК. Появится уже знакомое вам окно Файл новой базы данных с содержимым папки Личная. 5. В раскрывающемся списке Папка выберите папку, в которой будет храниться создаваемая база данных. Можете сделать это прямо в папке Личная. 6. В поле ввода Имя файла введите имя Библиотека и нажмите кнопку Создать. Появится окно Библиотека: база данных.
По умолчанию в окне базы данных открыт список таблиц, который содержит только три ярлыка, позволяющие тремя разными способами создавать таблицы. Но таблицы мы будем создавать на следующем занятии.

Библиотека

При создании новой базы данных вы могли обратить внимание, что на вкладке общие диалогового окна Создание кроме ярлыка База данных присутствуют и другие ярлыки. Один из них используется для создания страниц доступа к данным, а два других - для проектов Ассеss 2000.
Проект Ассеss 2000 - это новый тип файла Ассеss (имеет расширение .аdр) который позволяет создавать приложения в архитектуре «клиент-сервер». Разработка таких приложений выходит за рамки данной книги, давайте все-таки хотя бы кратко познакомимся с этим типом файлов. Основным отличием файла проекта от файла базы данных является то, что файл проекта не содержит таблиц. Таблицы должны быть размещены на сервере базы данных, и как правило, это Microsoft SQL Server.

Библиотека

• создавать новые файлы баз данных Ассеss 2000;
• использовать Мастер баз данных для создания базы данных по шаблону.
• познакомились с основными понятиями реляционных баз данных и проектами Ассеss 2000.

Содержание