Демонстрация возможностей модуля Управление электронными документами В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й. презентация

- У П Р А В Л Я Й

изменения, хранения и поиска различных неструктурированных документов (тексты, таблицы, рисунки, звуки, видео и т.д.).
Основное понятие, которым оперирует модуль – это электронный документ.
Электронный документ – это любая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она создана.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

П Р А В Л Я Й

Проводник системы обеспечивает удобную работу пользователей с электронными документами. В левой части проводника отображается структура папок, в правой – их содержимое.

Папка общих документов организации, доступ к объектам которой регулируется правами конкретного пользователя.

П Р А В Л Я Й

Личная папка пользователя. В ней пользователь может индивидуально настроить иерархию подпапок с содержащимися в них документами.

П Р А В Л Я Й

Система позволяет работать с документами через контекстное меню, с помощью «горячих клавиш», …

… а также через головное меню и панель инструментов.

создания документов как непосредственно в системе DIRECTUM, так и импортом из файловой системы или путем сканирования.
Каждый электронный документ состоит из содержимого и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (название, вид документа, номер, автор, дата создания, корреспондент и т.д.).

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание электронного документа

У П Р А В Л Я Й

… импортом из файловой системы (входящих писем, факсов, интернет страничек и пр.),…

… путем сканирования.

Новый документ можно создать непосредственно в системе DIRECTUM, …

У П Р А В Л Я Й

Процесс создания документа в системе начинается с заполнения его параметров – вида документа, типа карточки (реквизитов) и используемого шаблона.

У П Р А В Л Я Й

После выбора параметров документа, заполняются реквизиты карточки электронного документа.

Назначаются права доступа.

У П Р А В Л Я Й

Права доступа можно назначить как конкретным пользователям, так и группам пользователей.

Права доступа на документ могут определяться и автоматически, например, наследоваться из выбранного шаблона документа.

Дополнительно можно зашифровать документ на основе сертификата закрытого ключа пользователя или с помощью обычного пароля.

У П Р А В Л Я Й

При использовании модуля «Управление договорами» номер договора можно присваивать при регистрации в специализированной карточке договора.

У П Р А В Л Я Й

Номер автоматически переносится в поле «№ документа» в карточке документа.

Если модуль «Управление договорами» не используются, то существует возможность автоматического присвоения номера после сохранения карточки документа. Для этого необходимо предварительно в специальном справочнике задать правила формирования сложного номера с использованием реквизитов документа и текстовых символов.

У П Р А В Л Я Й

После заполнения реквизитов карточки, дальнейшая работа пользователей с документами системы DIRECTUM ничем не отличается от работы с обычными файлами.

Дополнительно, в DIRECTUM существует возможность интеграции с документами Microsoft Office.

У П Р А В Л Я Й

Существует возможность связывать документы, просматривать историю, вставлять в текст документа значения реквизитов карточки электронного документа DIRECTUM.

У П Р А В Л Я Й

Например, при выборе реквизита «Организация», автоматически его значением заполнится специально выделенное поле документа Microsoft Office.

У П Р А В Л Я Й

Это удобно при необходимости отслеживания изменений документа.
Для каждой версии документа можно указать стадию жизненного цикла – «в разработке», «действующая», «устаревшая». Стадии жизненного цикла указывают на каком этапе работ находится каждая из версий документа.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Создание версий документа

У П Р А В Л Я Й

При этом необходимо указать, на основе какой из существующих будет создана новая версия.

Также для каждой версии документа можно установить одно из состояний (в разработке, действующая, устаревшая).

При необходимости возможно создание очередной версии документа.

заменить традиционные печать и подпись на бумажном документе, гарантируя авторство и неизменность электронного документа после его подписания.
ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе DIRECTUM интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ и центром ФСБ России по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Электронная цифровая подпись

У П Р А В Л Я Й

Любую версию документа можно подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Для этого необходимо выбрать версию документа и сертификат ЭЦП для подписания.

У П Р А В Л Я Й

После подписания, версия документа становится доступной только для просмотра независимо от прав пользователя. При попытке ее редактирования выдаётся предупреждение.

У П Р А В Л Я Й

При необходимости удостовериться в подлинности подписанного документа, ЭЦП можно проверить.

При проверке появится окно с указанием списка лиц, подписавших документ, даты подписи и её достоверности.

домой, поработать, потом вернуть в систему), получать оповещение об освобождении документа, если этот документ уже редактируется одним из пользователей. Также существует возможность просмотреть историю работы с документом.
Интеграция с модулем Управления деловыми процессами позволяет пересылать документы в качестве вложения в задачи для внутренних пользователей.
Интеграция с электронной почтой позволяет пересылать документы за пределы организации и сохранять письма в системе DIRECTUM.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Дополнительные возможности

П Р А В Л Я Й

Экспорт электронных документов из системы.

П Р А В Л Я Й

При экспорте документа с блокировкой, он становится доступным в системе только для чтения, что позволяет предотвратить его изменения. Экспорт без блокировки никак не ограничивает доступ к документу.

При экспорте в структурированный электронный документ, документ экспортируется вместе с ЭЦП.

У П Р А В Л Я Й

История работы с документом.

У П Р А В Л Я Й

Также в системе реализована возможность
просмотра истории работы с документом,
т.е. всех действий пользователей,
производимых с документом.

П Р А В Л Я Й

Система DIRECTUM позволяет пересылать документы как внутренним пользователям для исполнения или ознакомления (вложением в задачу), так и за пределы организации (копией в письме).

Причем при отправке документа как структурированного, вместе с документом передается и дополнительная информация, например, ЭЦП.

П Р А В Л Я Й

Отправка копии документа в письме может осуществляться с помощью любой почтовой программы, установленной у пользователя.

П Р А В Л Я Й

Интеграция с Microsoft Outlook позволяет быстро и просто выбрать получателей из списка контактных лиц. Или сохранить входящие электронные письма в системе DIRECTUM.

П Р А В Л Я Й

При попытке открытия документа, если его уже редактирует один из пользователей, система DIRECTUM выдаст соответствующее предупреждение с предложением выслать оповещение об освобождении документа.

П Р А В Л Я Й

После того, как документ будет освобожден, система DIRECTUM выдаст оповещение о его освобождении.

DIRECTUM позволяет быстро находить нужные документы по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти электронный документ по содержимому текста с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа.
Имеется возможность осуществлять специализированный поиск, используя предопределенные, заранее заданные условия. Например: последние измененные документы.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Поиск электронных документов

У П Р А В Л Я Й

В системе предоставляются различные варианты для поиска информации. Это могут быть специализированные поиски, …

… специально настроенные поиски, …

…или поиск документов по произвольным критериям.

У П Р А В Л Я Й

Который может осуществляться как по значениям реквизитов карточки, …

У П Р А В Л Я Й

… так и по содержимому документа, с учетом всех грамматических форм слов.

У П Р А В Л Я Й

Параметры поиска можно в любой момент скорректировать.

У П Р А В Л Я Й

В окне результатов поиска отобразится
полный список документов, доступных
пользователю и удовлетворяющих
заданным критериям поиска.

При необходимости критерии поиска можно скорректировать или изменить.

режим работы с документами, облегчает администрирование системы и значительно сокращает объем хранимой информации.
Пользователь может организовать удобную иерархию папок. Это возможно благодаря тому, что в папках хранятся ссылки, а не сами документы. В результате чего один документ может лежать в неограниченном количестве папок или не лежать ни в одной папке. Также пользователь может связывать, группировать документы и устанавливать автофильтры.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Группировка документов

П Р А В Л Я Й

Для группировки документов по темам используются папки.

П Р А В Л Я Й

В карточке создаваемой папки указывается ее название и назначаются права доступа.

П Р А В Л Я Й

Еще один удобный способ группировки документов - связывание документов друг с другом.

П Р А В Л Я Й

Например, если документы связаны одной темой или если на основании данного документа составляется еще один. Это позволяет в дальнейшем получить быстрый доступ к документам.

П Р А В Л Я Й

Также реализована возможность
группировать ссылки на документы …

П Р А В Л Я Й

… и устанавливать автофильтры по определенным полям.

которым необходим доступ к актуальным данным, например, во время командировок, разработан сервер веб-доступа. Каждый сотрудник организации с помощью Internet Explorer может обратиться к документам системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль. При этом, разграничение прав доступа к документам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника.
Для работы через Internet не требуется установка дополнительного программного обеспечения на клиентский компьютер, достаточно наличия Internet Explorer. При этом, работа с документами ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали, находясь в офисе.

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Удаленная работа с документами через веб-браузер

- У П Р А В Л Я Й

Р А В Л Я Й

Компания DIRECTUM
тел. в Москве: +7 (4997) 94-56-60
тел. в Ижевске: (3412) 505-500
present@directum.ru www.DIRECTUM.ru
www.DIRECTUM-Journal.ru