Слайд 1Создание текстовых документов сложной структуры. Использование стилей, форм и шаблонов. Оформление
деловой корреспонденции. Рассылка документов .
Слайд 2План
1) Создание текстовых документов сложной структуры.
2) Использование стилей, форм и шаблонов.
3)
Оформление деловой корреспонденции.
4) Рассылка документов .
Слайд 3 В MS Word можно создавать текстовые документы, включающие разделы,
колонтитулы, границы, сноски, примечания, а так же формулы и графические объекты, созданные с помощью других приложений.
Слайд 4
Колонтитулы
Колонтитулы– постоянная информация, размещаемая в верхнем и/или нижнем полях
каждой страницы печатного документа. Чаще всего колонтитулы содержат номера страниц, название раздела, элементы графики, дополнительную информацию, системное время и дату.
Слайд 5
Границы и заливка
В документе Word имеется возможность задавать границы
и цвет фона (заливку) не только для таблиц, но и для абзацев, любых выбранных фрагментов текста, а также для страниц.
Слайд 6Форматирование с просмотром непечатаемых символов
В документе Word кроме символов,
отображаемых на экране или при печати, присутствуют так называемые непечатаемые символы. Эти символы образуются в результате нажатия некоторых клавиш или их комбинаций и подачи определенных команд форматирования.
Слайд 8
Разделы документа
Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе
может использоваться своя нумерация страниц, параметры страницы, оформление колонтитулов, границ и т.п.
Слайд 9Примечания
В электронный документ Word можно вставить примечание для отдельного слова или
фразы в качестве пояснения.
Слайд 10
Сноски
Сноски используются в документах для оформления различных уточняющих сведений.
Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа и используются для разъяснения помеченного термина. Концевые сноски помещаются в конец документа или раздела и применяются в основном для ссылки на первоисточники.
Слайд 11
2) Использование стилей, форм и шаблонов.
Стиль – это совокупность параметров
форматирования, имеющая свое название.
Слайд 12 С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за
один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование.
Слайд 13Шаблоны и документы
По умолчанию все документы основаны на обычном
шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов авто текста.
Слайд 14 Если вы собираетесь использовать созданный шаблон для какого-то определенного
типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.
Слайд 153) Оформление деловой корреспонденции.
В структурном отношении корректно подготовленное письмо выглядит,
как правило, следующим образом:
Адрес отправителя пишется в правом верхнем (либо в левом нижнем) углу и воспроизводится на конверте.
Слайд 16 Дата, включающая число, месяц и год написания (как правило,
в сокращенном виде не воспроизводится), ставится под адресом отправителя.
Адрес получателя помещается ниже адреса отправителя только в левом верхнем углу письма.
Слайд 17 Текст письма всегда начинается с красной строки и с заглавной
буквы (несмотря на то, что следует после запятой или двоеточия).
Слайд 184) Рассылка документов .
Рассылка конфиденциальных документов осуществляется на основании
разнарядок, подписанных руководителем учреждения и руководителем службы делопроизводства, с указанием учетных номеров экземпляров, которые рассылаются (отправляются).
Слайд 19 Рассылка проводится ценными или заказными почтовыми отправлениями или курьерами,
которые доставляют документы под расписку в реестре.
Слайд 20 Документы, которые рассылают в другие учреждения, должны быть вложены
в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключить возможность доступа к ним.