Офисные технологии презентация

систем

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Технологии обработки текстовой информации
Лекция 3

Офисные технологии

Кривцов Александр Николаевич an.krivtsov@gmail.com

Технологии обработки текстовой информации.
3. Технологии обработки табличной информации.

как
внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и
других современных средств передачи и обработки информации

– первый текстовый процессор Wordstar;
1983: (Microsoft) - первый текстовый редактор (Multi-Tool Word ) DOS-версия,
1984 - версия для Apple Macintosh;
1989 – версия для Microsoft Windows

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

таблицы, каждая клеточка (ячейка) которой предназначена для хранения различных значений. При этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы. Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как инструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированной информацией.
1985 (Microsoft ): Excel-версии для ПК и Macintosh.

Эволюция офисного программного обеспечения

PowerPoint 1 для Apple Macintosh => Microsoft;
1988: Windows-версия программы РР
1988: Первый пакет Microsoft Office для компьютеров Macintosh
1992(!): . Первая версия MS Office 3 для Windows 3.х (Word 2.0, Excel 4.0, РР 3.0,  Mail)

Эволюция офисного программного обеспечения

к конкретному виду делопроизводства
Организация делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).
При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей. Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики предприятия и т.п.
Особенность интегрированных офисных пакетов - в них нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей.

Эволюция офисного ПО

задач;
• повышает производительность труда;
• предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.
Улучшение принимаемых менеджерами ре­шений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

документов.
Он позволяет сложную обработку текста (использовать различные элементы оформления, осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа, проверку правописания, перемещать предложения и абзацы, изменять формат, манипулировать элементами текста и режимами, и т.д.
Текстовый процессор - эффективный вид пись­менной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру посто­янно оценивать ситуацию на фирме.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

пользователю получать, хра­нить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.
Имеет место только однонаправленная связь.
Для доступа сообщений всем пользователям, его следует поместить на компьютерную доску объяв­лений.
Для внедрения на фирме электронной почты есть две возможности. Первая - купить собственное техническое и программ­ное обеспечение и создать собственную сеть компьютеров, реа­лизующую функцию электронной почты. Вторая - купить услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую пла­ту.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Реализуется в сети.
Может успешно использоваться для группового решения проблем.
Главным преимуществом является то, что она проще письменной - при ее использовании не нужно вводить дан­ные с клавиатуры.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

в табличной форме:
ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы вычислений, агрегирование и т.д.);
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления дан­ных, оформление данных в виде диа­грамм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов, математическое моделирование и др.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

манипулиро­вания рабочим расписанием управленцев и других работников орга­низации.
Техническое и ПО электронного календаря полностью соот­ветствует аналогичным компонентам электронной почты и часто является составной частью ПО электронной почты.
Система имеет дополнительные возможности управления коллективным календарем.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

инфор­мацией между участниками группы, решающей определенную про­блему. Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Ко­личество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. (пример: заочные дистанционные научные конференции)
Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио + видео + компьютерную.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

графических данных на экране монитора.
Три возможно­сти получения информации в форме видеотекста:
создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
заключить договор со специализированной компанией на полу­чение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие фай­лы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или постав­ляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
заключить договоры с другими компаниями на получение дос­тупа к их файлам видео текста.
Пример: во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информа­ции.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

документов. Хранение в форме файлов – уже серьезная проблема. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в циф­ровой форме - перспективная офисная технология, основанная на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение доку­мента или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

или под­разделениями фирмы.
(телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам)
Не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудио-связи между ее уча­стниками.
Облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.
Эффективность аудио-конференций повышается при вы­полнении следующих условий:
предварительное обеспечение возможности участия в ней всех заинтересованных лиц;
определение количества участников конференции;
забла­говременное сообщение программы;
организация записи конференции и ее хранение;
отправка распечатка записи конференции всем ее участникам.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

но с применением видеоаппаратуры.
Их проведение также не требует компьютера.
В процессе видеоконференции ее участники, уда­ленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизи­онном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
(телекамера+телевизор+микрофон)

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

документ на одном конце коммуникаци­онного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географиче­ского положения.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

также целый набор инструментов, общих для всех приложений
2) Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам

1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Интеграция приложений

что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей.
Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений").
VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.

1. Информационная технология автоматизации офиса. Интеграция приложений

только текст (например, Блокнот). Размер созданного в таком редакторе документа в байтах равен числу символов (букв) в документе. Такие текстовые редакторы могут использоваться для редактирования текстов программ и для подготовки HTML-документов.
Редакторы, с помощью которых можно редактировать и форматировать (оформлять) текст (например, WordPad). Документы, подготовленные в таких редакторах, содержат не только символы текст, но и информацию об их формате, то есть форме представления (размере, выделении курсивом и подчеркиванием и т.д.)

2. Технологии обработки текстовой информации

есть такие, которые содержат не только текст, но и другие объекты – картинки, диаграммы, звук и т.д. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами (Word Procession).
функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска и др.
функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм

2. Технологии обработки текстовой информации

все традиционные действия по редактированию текста
постоянно поддерживает формат текста
обладает широким набором встроенных символов
имеет возможность автоматически строить содержание, списки рисунков и литературы, различные указатели, проставлять колонтитулы и т.д.
строит математические формулы, вставляет в текст рисунки, графики, таблицы и т.д.

2. Технологии обработки текстовой информации

языков программирования. Программа располагает широким набором опций и отличается минимальным потреблением ресурсов процессора.
Среди «продвинутых» опций Notepad++ — опция подсветки текста и возможность сворачивания блоков, согласно синтаксису языка программирования. Пользователь может самостоятельно определить синтаксис языка программирования. Есть возможность настроить режим подсветки. Доступно выделение цветом директив и операторов языка программирования.

2. Технологии обработки текстовой информации

изменение окон просмотра.
Автоматическое определение состояния файла
Увеличение и уменьшение (масштабирование).
Поддержка большого количества языков.
Заметки о документе.
Выделение скобок при редактировании текста.
Запись макроса и его выполнение.

2. Технологии обработки текстовой информации

инструмент создания профес­сионально оформленных документов.
Шрифты двадцати одного языка мира.
Автоматическая коррекция текста по границам.
Автоматический перенос слов. Проверка правописания.
Сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени.
Наличие мастеров текстов и шаблонов.
Поиск, замена, удаление заданного слова или фрагмента текста, замена по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам.
Наличие закладок в тексте
Автоматическое включение в текст даты, времени создания, обратного адреса и имени написавшего текст. Включение в текст базы данных или объектов графики, музыкальных модулей в формате *.wav. Паролирование текста.
Многооконное редактирование
…..

2. Технологии обработки текстовой информации

Page Maker - для подготовки небольших ма­териалов с иллюстрациями, графиками, диаграммами, различными шрифтами в тексте, например газет, небольших журналов
Ventura Publisher (Corel Ventura) для подго­товки больших документов, например книг
Основная операция – верстка
Основные функции : использо­вание различных видов шрифтов, которые отображаются на экране так же, как при печати; размещение фрагментов в документе, изменения и корректировка ри­сунков и диаграмм; растягивание букв в тексте (разрядка), сближе­ние их друг с другом; подготовка таблиц; выравнивание нижнего края текста на странице на заданную границу; набор формул и т.д.

2. Технологии обработки текстовой информации

и требуют таблич­ной компоновки данных с подведением итогов по различным груп­пам и разделам данных, например при составлении баланса, справок, финансовых отчетов и т.п.
Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы
(SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc)
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами.
Они позволяют автоматизировать обработку табличных данных. С их помощью можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моде­лировать и оптимизировать решение различных хозяйственных си­туаций и многое другое.

3. Технология обработки табличной информации

диаграмм и решение экономи­ческих задач графическими методами;
работу с электронными таблицами как с базами данных;
создание итоговых и сводных таблиц;
использование информации из внешних баз данных;
решение экономических задач типа «что - если»;
решение оптимизационных задач;
статистическую обработку данных;
разработку макрокоманд с использованием VBA
настройку среды под потребности пользователя и т.д.

3. Технология обработки табличной информации

и выходные данные, расположенные в ячейках).
Этапы процесса проектирования ЭТ :
формирование заголовка ЭТ;
ввод названий граф документа;
ввод исходных данных;
ввод расчетных формул;
форматирование ЭТ;
подготовка к печати и печать.

3. Технология обработки табличной информации

Перечислить основные компоненты офисных технологий
4. Дать краткую характеристику компьютерным средствам и технологиям автоматизации офиса.
5. Какие технологии относятся к некомпьютерным средствам автоматизации офиса? Их назначение.
6. Чем различаются программы обработки текстовых данных? Поясните их назначение
7. Приведите примеры текстовых процессоров и их основные особенности
8. Охарактеризуйте издательские системы. В чем их принципиальное отличие от текстовых процессоров?
9. Что означают термины «электронная таблица» и «табличный процессор»? В чем их различие?
10. Перечислите основные функции табличных процессоров
11. Назовите базовые элементы и этапы проектирования электронных таблиц.