Корпоративный документооборот. Системы электронного документооборота. (Тема 7) презентация

сказал – сделали»

1. Имеет место определенный формализм в управлении компанией.
2. Возникает необходимость вводить упорядоченную документарную основу
3. В результате возникает документооборот

«каменный век»,
внедрить электронную систему.

Две возможности решения проблем документооборота:

выполнение того, для чего документ готовился.

в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив

В зависимости от специфики программного продукта существуют следующие стандарты средств автоматизации:
DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;
DocFlow-системы - системы маршрутизации документов;
WorkFlow-системы - системы автоматизации бизнес-процессов. Имеется и другой перевод данного термина – Системы поддержки управления;
Document Warehousing - хранилища документов;
Knowledge Management - управление знаниями.

технологий и компьютерных технологий;
технологическая цепочка документооборота не может быть изолирована от бизнес-процессов организации;
документооборот тесно связан с другими подзадачами, решаемыми КИС;
необходим интерфейс для передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организации.

организовывать работу предприятия.
Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину.
Экономия времени на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами.
Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе.
Обеспечение информационной безопасности.
Экономическая целесообразность нововведения.
Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений.

специализированных систем автоматизации групповой работы;
Отчеты, порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов.

соответствующей международным нормам;
Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации;
Протоколирование деятельности предприятия в целом;
Оптимизация бизнес-процессов;
Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
Существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов.

хранения;
Наличие формализуемых процедур;
Необходимость автоматизации административного управления организацией;
Наличие территориально распределенных подразделений;
Наличие бумажного архива большого объема
Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота;
Необходимость в развитой маршрутизации документов;
Потребность в поддержке бизнес-процессов;
Требования по срокам хранения документов;
Требования к «открытости», расширяемости системы;
Необходимость хранения изображений документов;
Необходимость развитых средств поиска информации;
Требования к безопасности;
Требования по соответствию определенным стандартам.

переобучаться.
Фактор директора «советского типа» .
Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
Необходимость обеспечения юридической силы документов.
Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром.

FileNet, Hummingbird. Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами (включают технологии работы с образами, управления документами и потоками работ)
Корпоративные системы (Enterprise-centric EDM) – Lotus, Opent text, Oracle (Context). Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания и совместной работы над документами.
Системы управления контентом (Content management) – Adobe, Excalibur. Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации.

Lotus, Microsoft Office SharePoint Portal Server. Обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet и intranet.
Системы управления образами (Imaging) - Definiens Imaging (eCognition). Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат.
Системы управления потоками работ (Workflow management) – Lotus, FileNet, Staffware. Обеспечивают систематическую маршрутизацию работ.

и системы обработки образов документов;
Системы управления стоимостью хранения документов;
Системы маршрутизации документов;
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

хранения документов;
Системы делопроизводства;
Системы смешанного типа (являются комбинацией функционала систем первых трех типов).

Notes/ Domino;
Ника;
ZoDB;
MS Access.

массового ввода;
Системы позволяющие производить редактирование и просмотр документов, хранящихся в системе электронного документооборота.

Open - фирма Hummingbird;
Documentum - В России ее представляет компания «Документум Сервисиз» ;
LanDocs;
Microsoft SharePoint Portal Server;
Optima Workflow;
«БОСС-Референт» - компания АйТи;
«Дело» - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС);
«DocsVision»;
«Евфрат» - компания Cognitive Technologies.

связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221

СЭД ФОИВ должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий уровень производительности и надежности:
Доступ к СЭД – не более 3-х секунд
Доступ к карточке документа – не более 5 секунд
Время простоя при сбоях и перезагрузке – не более 30 минут
Восстановление электронного документа из резервной копии – не более 30 минут
Автоматическое уведомление должностного лица о сбое СЭД
Объем базы данных для хранения – за период не менее 5 лет.

по сохранению документа или сведений о документе, определяющих место документа в СЭД и позволяющих управлять им
Доведение документа до пользователя СЭД
Согласование документа
Подписание документа
Фиксация ведения протоколов действий, выполняемых в СЭД
Передачу документов
Хранение и учет документов.

Процессы в СЭД, в зависимости от способа приема, передачи документов делятся на группы:
Обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе
Обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте
Обработка внутренних документов